UNIT 13

1. UNIT 13 Penilaian Perubahan

2. PENILAIAN PERUBAHAN Prof. Madya Dr. Jegak Uli

3. Objektif: Selepas membaca unit ini pelajar akan dapat: • Memahami kepentingan dan sebab menilai program perubahan. • Memahami konsep asas penilaian. • Memahami bagaimana menentukan kriteria. • Mengenal pasti punca bukti program perubahan • Memahami rekabentuk pengumpulan bukti program perubahan.

4. Pengenalan • Penilaian ialah suatu proses yang diusahakan untuk menentukan sejauhmana • perancangan dan • perlaksanaan berjaya dalam mencapai objektif sesuatu program perubahan.

5. Jenis Penilian • Penilaian boleh dibuat sama ada secara • formal atau • tidak formal

6. Penilaian Formal • Penilaian formal dibuat secara sistematik dan saintifik yang lengkap dengan maklumat yang diperlukan seperti • data, • bukti, • kriteria. • Seterusnya, pertimbangan dilakukan terhadap maklumat itu.

7. Penilaian Tidak Formal • Sebaliknya penilaian tidak formal adalah pengumpulan maklumat yang dibuat dengan cara pemerhatian secara langsung dan tidak langsung dan secara menyoal diri sendiri tentang sesuatu pengamatan. • Selalunya penilaian tidak formal kurang tepat dan terdapat kekeliruan dalam penafsiran.

8. Apa itu Penilaian Program Perubahan? • Penilaian program perubahan adalah satu proses menafsir/menganggar • nilai, • harga, • kebaikan/keburukan, • kepentingan sesuatu program perubahan • yang sedang, atau yang telah dijalankan.

9. Penafsiran • Penafsiran atau penganggaran ini dilakukan dengan • membandingbukti (evidence) yang terdapat pada program perubahan (apa yang ada pada program perubahan) dengan • kriteria/standard - (apa yang seharusnya atau sapatutnya ada pada program).

10. Sebab-sebab Membuat Penilaian • 1. Memberi maklumat mengenai sejauh mana program perubahan kita berjaya atau gagal supaya kita boleh membuat keputusan seperti berikut: • Sama ada untuk melanjutkan/meneruskan atau menghentikan sesuatu program perubahan. • Untuk memperbaiki amalan-amalan atau parutaran-peraturan program perubahan kita, • Sama ada untuk manambah atau membuang atau mengganti strategi dan teknik program perubahan yang khas.

11. Sebab-sebab Membuat Penilaian • 2. Membantu kita menumpukan matlamat program perubahan ke arah yang dikehendaki - kita berfungsi di keadaan perancangan yang sentiasa berubah.

12. Sebab-sebab Membuat Penilaian • 3. Membantu kita menentukan program perubahan dari segi aspek atau ciri yang berikut: • Kualiti Program Perubahan • Kesuaian Program (suitability) • Keberkesanan Program Perubahan (Effectiveness) • Kecekapan Program Perubahan (Efficiency) • Kepentingan Program Perubahan (Importance)

13. Faedah-faedah Penilaian • 1. Dapat mengetahui sama ada sesuatu pendekatan yang dipilih benar-benar dapat mencapai objektif program perubahan. • 2. Dapat menentukan supaya perlaksanaan berada dalam arah yang diingini atau tidak melencong. • 3. Dengan adanya catatan/rekod kemajuan yang sistematik mengikut peringkat yang tertentu akan meningkat profesionalisma. • 4. Untuk membolehkan agen perubahan beperasaan terjamin dalam melaksanakan tugas dengan sempurna, berpandukan kepada jadual kerja yang tersusun rapi.

14. Faedah-faedah Penilaian • 5. Hasil penilaian dapat digunakan sebagai asas untuk tindakan pembuat dasar atau polisi untuk rancangan program perubahan masa hadapan. • 6. Penilaian boleh memperbaiki sikap profesionalisma. Melaluinya agen perubahan mungkin akan mengamalkan sistem yang lebih saintifik dan praktik dalam pembentukan objektif, pengumpulan dan penganalisisan maklumat, mengkaji kemajuan dicapai dan penentuan tindakan seterusnya. • 7. Penilaian dapat menggambarkan tentang penggunaan sumber - yang telah, sedang dan yang akan dijalankan.

15. Konsep Asas Penilaian • Penilaian adalah satu proses membuat perbandingan untuk tujuan memperbaiki keputusan yang dibuat. • Penilaian menentukan sejauh mana sesuatu itu telah dibuat (how well something has been done?). • Penilaian membanding (compare) “apa yang telah dicapai” (bukti/evidence) dengan “apa yang sepatutnya dicapai” (kriteria) dan • kemudian membuat pertimbangan (judgement) mengenai sejauh mana sesuatu itu telah dibuat.

16. Konsep Asas Penilaian • Jadi penilaian mempunyai tiga konsep asas berikuit: • bukti, • kriteria dan • pertimbangan.

17. Konsep Asas Penilaian • Jadi pada asasnya penilaian adalah satu proses membuat keputusan yang melibatkan tiga (3) aktiviti berikut: • Menentukan Kriteria atau piawai/standard. • Mengumpul bukti daripada program perubahan dan • Membuat pertimbangan (judgements) mengenai perbandingan bukti yang telah dikumpul dengan Kriteria yang telah ditentukan.

18. Gambarajah 1: Konsep Asas Penilaian

19. Pertimbangan & Kesimpulan • Jika kita hanya mengumpul bukti dan membincangkannya, kita hanya memberi penerangan mengenai apa yang telah dicapai dan tidak ada dasar bagi kita untuk membuat keputusan mengenai kejayaan atau kegagalan sesuatu program perubanan. • Tetapi apabila terdapat kriteria atau standard untuk dibandingkan dengan bukti yang telah dikumpul, barulah pertimbangan boleh dibuat atau kesimpulan boleh dibuat mengenai kejayaan atau kegagalan sesuatu program perubahan.

20. Kriteria • Seperti yang telah disebut di atas penilaian ialah satu proses membuat pertimbangan mengenai sesuatu program perubahan berasaskan (berdasarkan) kriteria yang telah ditetapkan (established criteria).

21. Definisi Kriteria • Kriteria boleh berupakan • standard, • norma, • benda, • peraturan yang diamalkan atau • keadaan kelakuan atau gelagat (condition of behaviour) • yang dianggap "baik" atau "bagus".

22. Kriteria • Kriteria memberi kenyataan mengenai, apakah sesuatu program perubahan yang baik dan berguna? • Ia juga boleh berbentuk penerangan mengenai, apakah program perubahan yang berguna? (sesuai, berkualiti, berkesan, penting dan cekap)

23. Contoh • Dalam satu masyarakat terdapat beratus-ratus kriteria yang menguasai kehidupan seharian kita. • Misalnya: memandu kereta di sebelah kiri jalan, pejabat dibuka pada 8:00 pagi dan sebagainya. • Dalam satu organisasi juga terdapat banyak peraturan yang diamalkan seperti: ralat sifar (zero defect), tepat pada masa (JIT = Just in time), menurut spesifikasi teknikal dan lain-lain lagi.

24. Bagaimana Menentukan Kriteria • Semasa membuat penilaian seorang penilai perlu memilih dan/atau membentuk kriterianya sendiri. • Ada tiga cara untuk membentuk kriteria: • Memilih kriteria menggunakan kepitaran atau kebijiksanaan peribadi (The airchair approach). • Pendekatan empirikal (Empirical approach) - berasaskan bukti sainstifik - iaitu berasaskan keputusan-keputusan penyelidikan, atau pengalaman dalam memilih dan membentuk Kriteria. • Pendekatan Rasional (Rational approach) - ini termasuk analisis yang sistematik mengenai sesuatu situasi atau pembentukan kriteria berasaskan maklumat yang terbaik yang ada.

25. Perkara-perkara berikut boleh digunakan untuk Membentuk Kriteria dalam Penilaian Program Perubahan. • Persamaan (Parity) • Purata (Average) • Keputusan Penyelidikan (Research Results) • Teori/model teoritikal (Theory/theoretical model) • Perbandingan dengan program perubahan yang sama (Comparison of similar change programs) • Apa yang sepatutnya? (What should be?)

26. Apa yang sepatutnya? (What should be?)

27. Kaitan Kriteria dengan Objektif Program Perubahan • Objektif atau matlamat program adalah satu kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai (what is to be achieved). • Kriteria adalah berupa standard, norma, peraturan atau syarat-syarat yang patut dipenuhi. • Oleh yang demikian, objektif program perubahan adalah berupa kriteria-kriteria tertentu, dan ianya merupakan standard yang patut dipenuhi.

28. Kaitan Kriteria dengan Objektif Program Perubahan • Dan objektif tersebut boleh digunakan sebagai satu standard atau kriteria untuk menilai kejayaan atau kegagalan sesuatu program.

29. Kaitan Kriteria dengan Objektif Program Perubahan Objektif program perubahan boleh dinyatakan dengan spesifik dan dalam bentuk kuantitatif. Contohnya: • Supaya meninggikan hasil pengeluaran semen dari 2000 bag sehari ke 4000 bag sehari.

30. Kaitan Kriteria dengan Objektif Program Perubahan • Atau objektif program perubahan boleh dinyatakan dalam bentuk umum, tidak berbentuk kuantitatif. Contohnya: • Supaya pengawai/kakitangan meningkatkan tahap pengetahuan, sikap, kemahiran dan aspirasi mereka ke tahadap yang lebih tinggi selepas program latihan.

31. Kaitan Kriteria dengan Objektif Program Perubahan • Bagi objektif jenis kedua, objektif ini boleh dijadikan kriteria makro atau objektif makro. • Perlu ada kriteria lain (kriteria mikro) dibentuk untuk digunakan dalam menilai sama ada objektif makro telah tercapai. • Ini membawa kita kepada satu konsep yang baru - iaitu peranan penunjuk (indictors) dalam penilaian.

32. Kaitan Penunjuk (Indicator) dengan Kriteria • Penunjuk prestasi (performance indicator) dan kriteria adalah dua perkara yang berbeza. • Penunjuk mencadangkan “apakah bukti (evidence)” yang diperlukan untuk mempertimbangkan kejayaan atau kegagalan satu program perubahan. • Manakala kriteria mencadangkan “banyak mana (how much) bukti” diperlukan untuk mempertimbangkan kejayaan program perubahan tersebut.

33. Kaitan Penunjuk (Indicator) dengan Kriteria • Jadi penunjuk memberi kita “apakah maklumat yang diperlukan” dan kriteria memberi kita “banyak mana maklumat tersebut diperlukan”. • Penunjuk-penunjuk adalah sangat berguna dalam proses penilaian semua program perubahan. • Ia berguna untuk menilai program perubahan yang mempunyai objektif yang dinyatakan dalam bentuk kuantitatif dan bukan kuantitatif.

34. Contoh Jenis Perubahan Penunjuk Kriteria 1. Pengetahuan Dari rendah ke sangat memuaskan 2. Sikap Dari sikap negatif ke positif 3. Kemahiran Dari tahap rendah ke tinggi 4. Aspirasi Dari tahap rendah ke tinggi

35. Bukti (Evidence) • Tanpa bukti, seorang penilai akan menjadi hilang dalam membuat keputusan mengenai kesan atau impak (impact) sesuatu program perubahan. • Mendapatkan bukti adalah merupa satu aspek yang memerlukan banyak sumber seperti: wang, masa, tenaga dalam menjalankan kerja penilaian.

36. Definisi Bukti • Adalah tanda atau simtom sama ada dari luar atau dalam yang memberi • gambaran, • lukisan, • rupa kepada program perubahan kita. • Bukti menerangkan bagaimana rupanya program perubahan kita. (Description of what our change program is?)

37. Kualiti Bukti Ada dua bentuk: • a) Data "Keras" ("Hard" data) • b) Data "Lembut" ("Soft" data)

38. Data "Keras" • Data "Keras" adalah data yang dalam bentuk kuantitatif seperti bilangan atau frekuansi sebenarnya seperti: • (100 orang, 100kg dll), • peratusan (80%), • ¾, ½ dan sebagainya.

39. Data "Lembut" • Data "Lembut" adalah data yang dalam bentuk kualitatif atau “perceptual” (atau tanggapan). Contoh: • a) Apakah mutu prograrn yang dilaksanakan? • Tinggi, Sederhana, Rendah. • b) Berapa orang penerima yang disangka akan mengikuti program? (Soalan ini adalah berbentuk tangapan) • Jawapan: Kira-kira 10.

40. Bagaimana Mendapatkan Bukti? • 1. Pemerhatian • 2. Kajian tinjauan (Survey) • a) Bertemutanya • b) Secara pos • c) Secara sebaran/hantar sendiri • d) Secara kumpulan • 3. Kajian Kes, dan • 4. Kajian ujikaji atau 'experimental'

41. Pertimbangan (Judgement) • Setelah seorang penilai menetapkan kriteria dan memperolehi bukti, langkah seterusnya adalah untuk membuat satu kesimpulan tentang program perubahan tersebut.

42. Definisi Pertimbangan • Pertimbangan adalah satu kegiatan mental yang melibatkan kerja membuat perbandingan dan diskriminasi.

43. Proses Pertimbangan • Proses pertimbangan satu program perubahan adalah membuat keputusan mengenai sejauh mana programperubahan tersebut telah memenuhi kriteria yang telah ditetapkan.

44. Proses Pertimbangan • Pertimbangan adalah satu proses di mana • kesimpulan alternatif (alternative conclusions) ditentukan, • keputusan dibuat, dan • kepentingan dan nilai diberi kepada apa yang dipertimbangkan.

45. Proses Pertimbangan • Jadi proses pertimbangan sesuatu program adalah • keputusan yang dibuat mengenai sejauh mana program perubahan tersebut telah memenuhi kriteria yang telah ditetapkan, dan • juga memberi nilai kepada program perubahan tersebut.

46. Proses Pertimbangan • Pertimbangan adalah dibuat oleh manusia. • Oleh yang demikian, proses tersebut adalah dipengaruhi oleh • kepercayaan, • sikap, • pengalaman lepas seseorang individu.

47. Proses Pertimbangan • Pertimbangan yang dibuat mungkin ada kebolehpercayaan (reliable), sah, objektif atau • berat sebelah (biased) bergantung kepada bagaimana seseorang penilai boleh mengawal aktiviti mentalnya dan menapis faktor- faktor “baised” tadi.

48. Proses Pertimbangan • Walau bagaimanapun, pertimbangan yang tepat boleh diperolehi • jika kriteria dan bukti yang "reliable" digunakan.

49. Model Penilaian Untuk Mengukur Kesan Program Perubahan • Satu daripada model yang boleh digunakan sebagai panduan dalam membuat penilaian program perubahan adalah • model penilaian yang diperkenalkan oleh Bennett (1976).

50. Model Penilaian Bennett • Model ini menunjukkan tujuh (7) peringkat hirarki maklumat yang boleh diguna dalam proses penentuan kesan sesuatu program perubahan atau keberkesanannya.