Etiket Bertelepon

1. Etiket Bertelepon Bertelepon merupakan satu bagian dari aktivitas berkomunikasi melalui telpon. Oleh karena aktivitas menerima telepon dan bertelpon merupakan aktivitas yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain, maka pedoman-pedoman pokok dalam menerima telepon yang telah diungkapkan di muka pun berlaku pada saat kita bertelepon. Namun demikian, secara khusus ada beberapa pedoman yang harus kita perhatikan pada saat kita bertelepon agar komunikasi yang kita lakukan senantiasa merupakan komunikasi yang manusiawi (komunikasi yang ditandai dengan saling mendengarkan, menghormati, dan menghargai). Hal ini untuk menjaga efektivitas dan efisiensi komunikasi itu sendiri, juga untuk menjaga citra diri dan citra organisasi. Beberapa pedoman tersebut adalah sebagai berikut. Apabila kita hendak bertelepon, lebih baik siapkan terlebih dahulu nomor telepon, nama orang yang akan kita hubungi, maksud, tujuan, atau kepentingan kita menelepon, serta hal-hal lain sesuai dengan kepentingan bertelepon, seperti apabila kita ingin melakukan janji temu, kita sudah mempersiapkan beberapa alternatif waktu yang bisa disepakati bersama atau kita telah mempersiapkan jadwal kegiatan kita atau kegiatan pimpinan. Hal ini penting dilakukan selain untuk menghindari pemborosan waktu dan biaya telepon, juga untuk mencegah pembicaraan yang tidak perlu ataupun kesalahpahaman di antara penelepon dan penerima telepon. Kita hendaknya memberikan respons atas salam dan kesediaan penerima telepon untuk membantu kita dengan ungkapan yang ramah dan sopan sekaligus kita ungkapkan identitas diri kita, orang yang hendak kita hubungi, dan maksud kita menelepon. Misalnya, “Selamat pagi, Ibu Anita, Afim di sini, sekretaris Bapak Humasio, PR Manager PT Graha Media Utama. Apakah kami bisa berbicara dengan Ibu Melia saat ini? Kami ingin menyaimpaikan informasi berkaitan dengan rencana kunjunan ke perusahaan kami”.Jangan lupa ucapkan terima kasih setelah penerima telepon bersedia menyambungkan telepon kita. Setelah kita dihubungkan dengan orang yang kita tuju, hendaknya kita bicara dengan jelas, sopan, dan seefisien mungkin. Misalnya, “Selamat pagi, Ibu Melia, afim di sini, sekretaris Bapak Humasio, PR Manager PT Graha Media Utama. Kami hendak menginformasikan bahwa surat ibu perihal permohonan kunjungan ke perusahaan kami sudah kami terima dan kami pelajari. Dengan senang hati kami menerima permohonan Ibu sebagaimana tertuang dalam surat yang Ibu kirimkan kepada kami.” Dengan demikian, pembicaraan lewat telepon tidak terpotong-potong, dalam arti kita tidak perlu secara bergantian mengungkapkan salam kemudian ditanggapi, berikutnya kita mengungkapkan identitas diri kita kemudian ditanggapi, lalu kita mengungkapkan keperluan kita, kemudian ditanggapi, dan seterusnya. Bila hal demikian terjadi, jelas akan butuh waktu relatif lebih lama dan ada kesan pembicaraan belum kita siapkan. Apabila penerima telepon belum menyebutkan identitas dirinya, kita bisa memintanya dengan sopan. Misalnya: “Selamat pagi Ibu, Afim di sini, sekretaris Bapak Humasio, PR Manager PT Graha Media Utama. Maaf kalau boleh tahu, kami berbicara dengan Ibu siapa?”. Selama berbicara lewat telepon, artikulasi harus jelas. Volume suara kita atur secara wajar, dalam arti tidak terlalu keras maupun tidak terlalu lembut. Tempo bicara juga diatur agar tidak terlalu cepat ataupun terlalu lambat sehingga tidak ada kesan terburu-buru ataupun terlalu santai. Semua ini untuk menhindari ketidakjelasan pembicaraan maupun kesalahpahaman. Hindari ungkapkan dengan kata-kata kasar, kotor, sombong, ejekan, atau makian yang mungkin bisa menyinggung perasaan penerima telepon, salah paham, maupun, menurunkan citra baik diri kita maupun image perusahaan/lembaga kita. Misalnya, “Gimana sih, itu kan masalah gampang, gitu aja nggak bisa ngatasi…” Gunakan kata-kata dan gaya bicara yang sopan selama dalam pembicaraan. Hindari bahasa prokem ataupun bahasa pergaulan seharihari, seperti gak, aja, iya deh, lu, gue, sih, aku, kamu, dan semacamnya. “Ana ada? Bilang aja temennya mau ngomong!” Pasti kita kesal bila kita menerima telepon seperti itu. Nah, tentu kita tidak akan melakukan hal seperti ini, bukan? Perhatikan dengan seksama informasi dan tanggapan penerima telepon sehingga kita tida perlu memintanya mengulang kembali. Hindari bertelepon sambil makan, minum ataupun merokok karena akan mengganggu kejelasan suara kita. Hindari bertelepon sambil berbicara dengan orang di sekitar kita. Apabila pada saat kita menelepon ada rekan kerja, pimpinan, atau bawahan yang hendak berbicara dengan kita, cukup beri isyarat dengan bahasa tubuh agar mereka bersedia menunggu kita selesai bertelepon. Hindari juga tindakan memutus pembicaraan telepon secara mendadak sebelum pembicaraan selesai. Bila hal ini terjadi tentu akan membuat lawan bicara kita tersinggung. Kita akan dinilai tidak tahu tata krama dan sopan santun, Sebelum kita mengakhiri pembicaraan hendaknya kita ucapkan terima kasih dan salam penutup misalnya, “Terima kasih, selamat siang”. Hendaknya kita menutup telepon setelah penerima telepon meletakkan gagang teleponnya. Setelah itu, kita letakkan gagang telepon dengan hati-hati dan benar. Hindari menggunakan telepon kantor untuk kepentingan pribadi, misalnya untuk menelepon teman, kekasih, relasi bisnis kita di luar, ataupun memantau anak-anak kita di rumah.