Funkciju audita starpziņojums par atbalsta funkciju optimizēšanu

1. Funkciju audita starpziņojums par atbalsta funkciju optimizēšanu Zanda Ozola Funkciju audita grupas vadītāja Tālr.: 67082974 E-pasts: zanda.ozola@mk.gov.lv

2. Audita uzdevums identificēt un definēt atbalsta funkcijas novērtēt funkciju īstenošanai izmantotos resursus sniegt priekšlikumus: centralizācijai optimizācijai vienkāršošanai

3. Prezentācijas saturs dati ieteikumi: vispārējie specifiskie (katrai funkcijai) priekšnoteikumi vienotā pakalpojuma centra izveidei turpmākā rīcība

6. Personāla vadība Grāmat-vedība Finanšu vadība IT atbalsts Iepirkumi

7. Ieteikumi(vispārējie) centralizēt resoru ietvaros: personāla vadību, grāmatvedību, IT vadību, standartizētos iepirkumus, autoparka vadību centralizācija var nebūt uz CA, bet iespējami dažādi modeļi atkarībā no resora specifikas kas paliek iestādē? lēmumi personāla vadība – darba izpildes rezultātu vērtēšana finanšu vadība – resursu plānošana, analīze IT – daļēji iestādes specifisko IS uzturēšana, lietotāju atbalsts iepirkumi – nepieciešamo iepirkumu plānošana, vajadzību apzināšana, specifisko prasību definēšana, līgumu slēgšana autoparks – skat. iepirkumus

8. Personāla vadība katrā resorā veidot vienu personāla vadības centru ar šādām funkcijām: kopējā personāla politika, apmācība, kompetenču novērtēšana, karjeras plānošana, jaunu darbinieku piesaiste un atlase, amatu līmeņošana,atlīdzības sistēmas īstenošana un kontrole, kā arī personāla lietvedība (+atlīdzības administrēšana) ārpakalpojumi iespējami: personāla lietvedība (+atlīdzības administrēšana), apmācību organizēšana, darbinieku atlases organizēšana, kompetenču novērtēšana ieviest vienoto personāla vadības IS ar pašapkalpošanās moduli etalonrādītāji: personāla lietvedības un algu grāmatvedības speciālista apkalpoto darbinieku skaits – līdz pat 1000 (privātajā sektorā), bet valsts pārvaldē no 192 līdz 35

9. Grāmatvedība katrā resorā veidot vienu grāmatvedības centru ar šādām funkcijām: grāmatvedības politika, atlīdzības administrēšana (+personāla lietvedība), grāmatvedības uzskaite, norēķini, pārskatu gatavošana, vienots kontu plāns ārpakalpojumi iespējami: atlīdzības administrēšana (+personāla lietvedība), grāmatvedības uzskaite, norēķini, pārskatu gatavošana pāriet uz vienādu programmnodrošinājumu resoros ieviest vienoto grāmatvedības IS etalonrādītāji (privātais sektors): izmaksas uz vienu atlīdzības izmaksas transakciju (LVL 5.2) izmaksas un vienu rēķina apmaksu (LVL 3.3) izmaksas uz vienu uzskaitīto pamatlīdzekli (LVL 4.6) kļūdu īpatsvars – atlīdzības izmaksa (0,7%), rēķinu apmaksa (2,3%) Etalonrādītāji – mediāna, avots - PwC Global Best Practices Benchmarking - www.globalbestpractices.com

10. Finanšu vadība paliek iestādes vadītāja tiešā pakļautībā – centralizācija un ārpakalpojumu piesaiste nav aktuāla citi ieteikumi: pilnveidot finanšu plānošanu, balstoties uz iestādes funkcijām etalonrādītāji: budžeta pieprasījumu sagatavošana laiks (n.d.) budžeta plāna un faktiskās izpildes variācija (n.d.)

11. IT atbalsts katrā resorā veidot vienu IT vadības centru ar šādām funkcijām: IT resursu plānošana, servisa līmeņa noteikšana, resursu un risinājumu iepirkšana, IS uzturēšana, monitorings un novērtēšana ārpakalpojumi iespējami: IS risinājumu izstrāde, IS uzturēšana un kļūdu labošana, apmācības, palīdzības dienests citi ieteikumi – izstrādāt IT materiāltehnisko resursu katalogu etalonrādītāji: apkalpoto lietotāju skaits uz vienu IT speciālistu (41 (‘09) un 53 (’10)) IT izmaksas pret iestādes kopējo budžetu – vidēji ~4% IT sistēmu sadalījums (nereģistrēto sistēmu īpatsvars (samazinās)) - šobrīd 28% Etalonrādītāji no datiem par EM, FM, LM, TM, VM

12. Iepirkumi EIS regulāri papildina ar jauniem katalogiem, arī standartizētu pakalpojumu iepirkšanai EIS lietošana jāpadara obligāta iepirkumu (arī nestandarta) vadībai resoros veido iepirkumu centru ar šādām funkcijām: iepirkumu plānošana, procedūru organizēšana, dokumentācijas izstrāde citi ieteikumi – reitingot piegādātājus EIS sistēmā, vienkāršot vispārējo vienošanos aktualizēšanu Etalonrādītāji: Centralizēti veikto iepirkumu īpatsvars (līgumu summas īpatsvars no kopējā) – 19% (’09) Elektroniski veikto iepirkumu īpatsvars Iepirkumu procedūras vidējais ilgums (parastā kārtība VS elektroniskais iepirkums) (n.d.) Vidējās atlaides % EIS (n.d.)

13. Autoparka uzturēšana un administrēšana autoparka pakalpojumus iepirkt centralizēti ar pilnu servisu noteikt vienotu servisa līmeni valsts pārvaldē etalonrādītāji: slodžu skaits īpašumā esošo a/m uzturēšanai – 1 slodze uz 100 a/m (uzņēmumā ar centralizētu autoparka vadību) slodžu skaits nomātu (ar pilnu pakalpojumu klāstu) a/m līguma administrēšanai – 1 slodze uz 500 a/m (privātā uzņēmumā) šobrīd valsts pārvaldē – 5500 automašīnu un 439 slodzes (pieņēmums) = apmēram 12,5 automašīnas uz 1 slodzi

14. Vienots pakalpojumu centrs valsts pārvaldē definīcija – aģentūra vai TPI, kas nodrošina atbalsta pakalpojumu sniegšanu visām TPI personāla vadība, grāmatvedība, lietvedības IS uzturēšana, IT vadība, iepirkumi, autoparka vadība, iekšējais audits priekšnoteikumi: vienoti pakalpojumu centri resoru ietvaros vienotas atbalsta IT sistēmas funkciju attīstības plānošanas dokumenti pakalpojumu standarti, procedūru standartizācija, kvalitātes rādītāji likumdošanas izmaiņas (iestādes vadītāja atbildība) investīcijas, ekonomiskais pamatojums drošības jautājumi (palielinās riski)

15. Turpmāk risināmie jautājumi ziņojuma saskaņošana ieteikumu ieviešanas instrumenti – MK rīkojums par ieteikumu ieviešanu (citi NA grozījumi ) vienoto IS procesi * resoru ietvaros - vienošanās (standartizētas – paredz atbildības, pienākumu sadalījumu, servisa līmeņa nosacījumus) * centralizācijas metodoloģija (darbību secība, dokumentācija, atbildību sadalījums) etalonrādītāju uzraudzība (resoru pakalpojumu centri un attiecīgo atbalsta funkciju politikas veidotājas institūcijas)

16. Brīvības bulvāris 36, • Rīga, LV-1520 • Tālr.: 67082900, • fakss: 67280469 • E-pasts: vk@mk.gov.lv • www.mk.gov.lv Funkciju audita starpziņojums par atbalsta funkciju optimizēšanu Zanda Ozola, Funkciju audita grupas vadītāja, tālr.: 67082974, e-pasts: zanda.ozola@mk.gov.lv