« Portes Ouvertes » Réunion préparatoire : 00 mois 2013 Réunion N°1 : 00 mois 2013

1. District VOTRE DISTRICT Equipe Mondiale des Effectifs « Portes Ouvertes »Réunion préparatoire : 00 mois 2013Réunion N°1 : 00 mois 2013 Zone ? Club ???? LE FANION DE VOTRE DISTRICT

2. « Portes Ouvertes » Information et méthodologie Pourquoi ? Pour qui ? Comment ? Procédure à suivre pour réussir votre« Portes Ouvertes » EME District 103 votre district

3. Pourquoi Préoccupation majeure des clubs : comment faire adhérer de nouvelles personnes ? Les Portes Ouvertes : une solution simple avec un mode d’emploi facile et complet impliquant l’ensemble du club EME District 103 votre district

4. Pourquoi Pourquoi « Portes ouvertes » ? C’est un concept connu du grand public, rassurant, sans engagement, … Nos invités acceptent sans réticence notre invitation EME District 103 votre district

5. Pour qui Toute personne ayant un esprit humaniste et solidaire Les 6 objectifs du Lions Clubs International : Créer et développer un esprit de compréhension entre les peuples du monde Promouvoir les principes de bon gouvernement et de civisme Participer activement au bien-être social et moral de la communauté Unirles membres des clubs par les liens d'amitié, de bonne camaraderie et de compréhension mutuelle. Créer un forum pour la pleine et libre discussion de tous les sujets d'intérêt général, sauf ceux de politique partisane et de religion sectaire Encourager la compétence professionnelles et le respect des principes moraux dans les relations d’affaires sans avoir pour but de procurer des avantages financiers aux membres des Clubs EME District 103 votre district

6. Pour qui Critères moraux : Esprit de compréhension et de tolérance Courtoisie et honnêteté Altruisme et service Aptitude au don de soi Curiosité d’esprit Sens des responsabilités Disponibilité pour les autres et pour le club EME District 103 votre district

7. Pour qui Critères sociaux : Honorabilité Représentation socio-professionnelle (ou non professionnelle) au sein du club Pas de lien de subordination avec un autre membre Représentativité EME District 103 votre district

8. Pour qui Toute personne ayant un esprit humaniste et solidaire, souhaitant se faire de nouveaux amis et vivre une expérience enrichissante Afin maintenir l’esprit d’amitié et la convivialité il est important d’inviter des personnes ayant le même profil que les lions du club EME District 103 votre district

9. Comment 4 réunions Réunion 1 : explication de la méthode Réunion 2 : choix des invités Réunion 3 : la soirée Réunion 4 : bilan de la soirée EME District 103 votre district

10. Comment Réunion 1 : explication de la méthode Entre Réunion 1 & Réunion 2 Etablir la liste des invités potentiels. Ne parlez pas de cette soirée à vos invités sans avoir l’accord de tous les membres. Cela pourrait poser des problèmes au sein du club EME District 103 votre district

11. Comment Réunion 2 : choix des invités Chaque membre remet sa liste d’invités potentiels au Président de la commission des effectifs qui les inscrits sur un tableau Ensuite chaque membre se prononce sans commentaire par oui ou par non sur chaque invité proposé EME District 103 votre district

12. Comment Entre Réunion 2 & Réunion 3 « Le parrain potentielle » contacte physiquement les personnes retenues pour les inviter verbalement. Une lettre sera adressée aux personnes ayant acceptées l’invitation. EME District 103 votre district

13. Comment Entre Réunion 2 & Réunion 3 La lettre (en-tête du club + coupon réponse) confirme l’objet de la réunion (information sur le Lions Clubs International et en particulier sur votre club), le lieu, le jour, l’heure de début et de fin, qu’elle sera suivie d’un apéritif dînatoire offert par le club, les conjoints sont invités. La lettre signée par le président est envoyée trois semaines avant la soirée par la « marraine potentielle». EME District 103 votre district

14. Comment Entre Réunion 2 & Réunion 3 Une semaine avant la réunion le « parrain potentiel » contactera par téléphone son ou ses « filleuls » afin d’avoir la confirmationde leur présence. La « parrain potentielle » devra insister sur : leur présence est souhaitée par l’ensemble du club la réunion est informelle : présentation du Lions Clubs International sans engagement pour les participants. EME District 103 votre district

15. Comment Réunion 3 : La soirée « Portes Ouvertes » Il est nécessaire que chaque membre du club soit présent pour accueillir ses invités. Les conjoints sont les bienvenus. Le chef de protocole (2mn) remercie les participants puis passe la parole au président Le président (3mn) souhaite la bienvenue aux invités présente les personnalités et les animateurs de la soirée EME District 103 votre district

16. Comment Réunion 3 : La soirée « Portes Ouvertes » Le président passe la parole aux animateurs de la soirée : présentation du Lions Clubs International et des Actions Nationales (30 mn) en utilisant des vidéos Les animateurs remercient l’auditoire et rendent la parole au président qui présente les actions et les manifestations du club (15mn) en utilisant un diaporama EME District 103 votre district

17. Comment Réunion 3 : La soirée « Portes Ouvertes » Le président propose (20mn) des Questions/ RéponsesDurée de la soirée (1h30). A la fin des Q/R : le chef de protocole invite les personnes à rejoindre le buffet et partager le verre de l’amitié. EME District 103 votre district

18. Comment Réunion 3 : La soirée « Portes Ouvertes »Les membres doivent s’occuper des invités, écouter leurs réactions, être attentif à leur comportement et comprendre leur motivation à rejoindre le club. Ne laissez jamais un invité seul Cette soirée doit être conviviale, on ne parle pas recrutement. Ce sont les invités qui vont vous demander : Comment devient-on lions ? EME District 103 votre district

19. Comment Réunion 3 : La soirée « Portes Ouvertes » L’animation : un membre ayant une parfaite connaissance du club et du Lions Clubs International, pédagogue, souriant et enthousiaste. Exclusivement réservée aux Portes Ouvertes. Le club organisateur seul : chaque membre doit analyser et se prononcer sur les invités (Lions potentiels) EME District 103 votre district

20. Comment Réunion 3 : La soirée « Portes Ouvertes » Périodes : 25/09 au 5/12 & 05/03 au 10/05 Préparation : environ 3 mois Une salle unique - Chaises en théâtre Avoir badges de 2 couleurs (les lions et les invités) Sono et 2 micros si possible Buffet debout obligatoire EME District 103 votre district

21. Comment Réunion 4 : bilan de la soirée 15 jours après la soirée « Portes ouvertes » Analyser et prendre une décision sur les invités Faire un tour de table : chacun donne son point de vue Si les invités ont bien été choisis, ils seront accueillis favorablement dans le club. Pour éviter une erreur de casting et avant d’accepter un futur lions, il doit y avoir un consensus sans réserve de tous les membres. EME District 103 votre district

22. Comment Après Réunion 4 : Courrier aux invités retenus : Remerciement et invitation à participer pendant 3 mois aux réunions, conférences et actions du club. Date de la prochaine réunion et coût de la participation EME District 103 votre district

23. Conclusion L’opération « Portes Ouvertes » : un projet du club permet de renforcer l’effectif du club faire découvrir le Lions Clubs International faire connaître notre club une meilleure intégration des impétrants Les impétrants informés des responsabilités c’est aussi une soirée conviviale avec les conjoints EME District 103 votre district

24. District 103 votre districtEquipe Mondiale des Effectifs Merci de votre attention