ZASADA PARETO

1. ZASADA PARETO Paweł KOCH

2. Zasada PARETO • Zasada 80/20 głosi, że 80% wyników wypływa tylko z 20% przyczyn • inaczej mówiąc, skromniejszymi środkami i mniejszym wysiłkiem można osiągnąć większe efekty. • Schemat leżący u podstaw tej zasady został odkryty w 1897 r. przez włoskiego ekonomistę Vilfreda Pareto. • Zasada 80/20 jest tak cenna dlatego, że idzie na przekór intuicji. • Oczekujemy zwykle, że wszystkie przyczyny będą miały z grubsza taką samą wagę, • że wszyscy klienci są równie cenni,

3. Zasada PARETO • …że każda cząstka firmy, każdy produkt i każda złotówka przychodów ze sprzedaży jest równie dobra jak każda inna. • Tymczasem jest zupełnie inaczej. • Opierając się na tej zasadzie należy wyodrębnić tylko najbardziej kluczowe czynniki przyczyniające się do największej ilości wyników. • Kilka przykładów • 20% produktów firmy daje jej 80% zysków • 20% klientów przynosi 80% wartości sprzedaży • 20% kryminalistów popełnia 80% przestępstw

4. Zasada PARETO • 20% kierowców powoduje 80% wypadków • 20% słownictwa wystarczy by móc czytać 80% tekstów w języku obcym • 20% powierzchni dywanu przypada na 80% zużycia • 20% ubrań nosimy przez 80% czasu • 20% naszej pracy daje 80% efektów • 20% naszego życia daje nam 80% szczęścia • Liczb 80 i 20 nie należy traktować jako jedyne słuszne, są one tylko najczęściej pojawiającą się w obserwacjach, choć równie dobrze może to być inna proporcja.

5. Zasada PARETO • Słuszne w tej zasadzie jest to, że nie zdarza się aby 100% nakładów przynosiło 100% efektów. • Kierując się nią, należy wyszukiwać te czynności które przynoszą największe efekty, • pomijając inne mniej wartościowe. • Dlaczego powinniśmy troszczyć się o zasadę 80/20? • Bez względu na to, czy zdajemy sobie z tego sprawę, czy też nie, zasada ta stosuje się do naszego życia, naszej społeczności i miejsca pracy. • Zrozumienie zasady 80/20 daje nam wgląd w to, co rzeczywiście dzieje się w otaczającym nas świecie.

6. Zasada PARETO • Jak wykorzystać zasadę Pareto? • Żaden człowiek nie jest w stanie zrobić wszystkiego. • Dlatego dobrze jest wybierać te rzeczy i te czynności, które przynoszą największe efekty. • Taki optymalny wybór pozwala na osiągnięcie znacznie większych efektów, bo robimy tylko to co rzeczywiście jest potrzebne. • Załóżmy hipotetyczną sytuację, dwie osoby uczą się na egzamin: • Tomek, ma przed sobą dwie książki i notatki (30 stron) i ślęczy już od trzech dni, próbując wszystko zrozumieć i wszystkiego się nauczyć. • Dorota natomiast ma streszczone notatki (6 stron) i dwa rozdziały z książki, i nauczyła się wszystkiego na dzień przed egzaminem.

7. Zasada PARETO • Tomek ledwo zdaje egzamin na 3, a Dorota zdaje na 4. • Dlaczego? • Bo Tomek nie wiedział czego dokładnie trzeba się nauczyć, • a Dorota wiedziała i wybrała tylko to co rzeczywiście miało być na egzaminie. • Dorota wiedziała czym jest to 20%, którą częścią trzeba się zająć, aby uzyskać 80% efektów. • Tomek natomiast nie wiedział i próbował się nauczyć wszystkiego, co nie było możliwe w takim czasie. • Dorota zaoszczędziła czas i dostała lepsza ocenę, Tomek stracił masę czasu i ledwo zdał egzamin.

8. Zasada PARETO • W życiu ciężko jest rozpoznać, która część jest tą odpowiedzialną za wyniki. • Poprzez wyrobienie w sobie postawy analityka, należy zastanawiać się nad każdym działaniem i jego skutkami. • A następnie wybierać tylko te, które rzeczywiście są optymalne, które dają najwięcej efektów. • Zasada Pareto w biznesie • Większość małych biznesów boryka się z nieustannym brakiem czasu. • Natłok zdarzeń, telefonów, „pożarów”, które trzeba gasić, biurokracji itp. powoduje, że często trudno skupić się na podstawowej działalności, która generuje zyski. • Wykorzystanie zasady Pareto może pomóc podjąć decyzję na czym się skupić, a co odrzucić.

9. Zasada PARETO • Vilfredo Pareto w swoich badaniach nad rozkładem bogactwa w społeczeństwie odkrył, że ok. 80% ziemi we Włoszech jest w posiadaniu zaledwie 20% obywateli. • Idąc dalej zauważał, że podobne zależności występują również w innych dziedzinach. • Od tamtego czasu zasada Pareto została zaobserwowana w tak wielu sytuacjach, że uogólniono ją do przywołanego stwierdzenia, że: • 80% efektów wywołane jest przez 20% przyczyn • Zasada ta ma szczególne powodzenie w biznesie.

10. Zasada PARETO • Wiele przedsiębiorstw zauważa, że np. • 20% klientów generuje 80% przychodów, • 20% zadań zabiera pracownikom 80% czasu, • 20% sprzedawców generuje 80% przychodów, • 20% materiału zajmuje 80% powierzchni magazynu, itp. • Zasada Pareto nie jest wszechobecna. • Jest jednak na tyle często zauważalna, że warto brać ją pod uwagę prowadząc swój biznes. • Zasada ta nie działa z idealną precyzją. • Stosunek może wynosić 75% - 25%, • 90% - 10% • lub 95% - 5% itd.

11. Zasada PARETO • Ogólnym jej podsumowaniem jest jednak to, że mała część ze wszystkich przyczyn jest odpowiedzialna za większą część rezultatu. • Zasady Pareto nie można wykorzystać jako ostatecznej i jedynej wyroczni. • Prowadzi jednak do ważnych refleksji. • Obserwując własny biznes warto poszukiwać przejawów zasady 80/20 i wykorzystywać możliwości, które ze sobą niesie

12. Zasada PARETO • Przykładowo: • Czy jesteś w stanie wskazać czynniki kluczowe dla realizacji celów firmy? • Często okazuje się, że nie więcej niż 20% z ogółu działań przedsiębiorstwa ma 80% wpływu na jego rezultaty.  • To są czynniki sukcesu przedsiębiorstwa. • Na nich przede wszystkim powinna skupiać się uwaga właściciela/zarządu • i wokół nich powinna być tworzona strategia. • Wszystkie pozostałe aspekty są poboczne, i chociaż często niezbędne do działania, powinny być realizowane w taki sposób, aby angażować jak najmniej zasobów i uwagi.

13. Zasada PARETO • W wielu przedsiębiorstwach 20% klientów generuje 80% przychodów firmy. • Warto w takim przypadku zastanowić się nad następującymi sprawami: • Co odróżnia tych klientów od pozostałych? • Czy możemy zdobyć więcej właśnie takich klientów? • Które kanały reklamowe docierają do nich? Czy warto utrzymywać pozostałe? • Czy możemy sprawić, aby pozostali klienci dorównali im zamówieniami? • Czy opłaca nam się utrzymywać relacje ze wszystkimi klientami z pozostałych 80%, czy może niektórzy z nich zabierają zbyt wiele uwagi firmy w stosunku do przychodów jakie generują?

14. Zasada PARETO • Jeśli 20% sprzedawców generuje 80% przychodów to: • Czego inni powinni się od nich nauczyć, aby poprawić swoje wyniki? • Czy potrzebujemy wszystkich pozostałych sprzedawców? • Jeśli 20% komponentów produktu lub usługi generuje 80% kosztu, szukanie oszczędności w tych 20% da najlepsze rezultaty. • Warto zwrócić również uwagę na reklamę - często 20% wydatków na reklamę generuje 80% rezultatu. • W takim wypadku należy zadać sobie pytanie, czy pozostałe 80% środków nie może być lepiej wykorzystane.

15. Zasada PARETO • Z punktu widzenia pojedynczego menedżera - 20% czasu pracy poświęcane jest na zadania generujące 80% rezultatów. • Pozostała część spędzana jest na znacznie mniej produktywnych zajęciach. • Powyższe przykłady to tylko czubek góry lodowej rozważań, do których może skłonić analiza 80/20. • Jej największą zaletą jestzmuszenie zarządzających do rozważenia zależności przyczynowo skutkowych w ich przedsiębiorstwach. • Wymaga ona zadawania szczegółowych pytań na temat tego, co dokładnie wpływa na osiągane przez firmę rezultaty. • Zasada Pareto, choć czasem wydaje się nieco alchemiczna, bardzo często ułatwia „odsianie ziarna od plew" i skupienie się na tym, co naprawdę ma sens i daje wymierne rezultaty

16. Zasada PARETO • Pewien post na forum biznesowym: • „witam serdeczniemój post związany jest z takim pomysłem od 1,5 roku prowadzę sklep ogólnospożywczy, sklep prosperuje ale zawsze bardzo dużo towaru się marnuje przez co dużo naprawdę sporo pieniędzy tracę już myślałem na całkowitym zamknięciu sklepu gdyż nie daleko niecały kilometr jest duże centrum handlowe a w nim duży supermarket spożywczy oraz są ciężkie miesiące że trudno wyrobić się z opłatami a i są syte miesiące lecz ich jest zbyt mało ; ) zastanawiałem się na przebranżowienie sklepu i zaryzykowaniem sprzedaży innego odmiennego towaru w rejonie w którym działam a nie będącego i taki miałem dylemat co robić aż nie dawno wpadł mi artykuł pod tytułem "Jak poprawić zyskowność sklepu" oraz zasada z którą miałem do czynienia na studiach zasada Pareto.

17. Zasada PARETO • nigdy jej nie brałem pod uwagę w mojej działalności w tym artykule mówi ona że " 20 proc. produktów generuje aż 80 proc. obrotów" i produkty nie rentowne powinny być usunięte ze sklepu gdyż w dłuższej skali działalności prowadzi do zamknięcia sklepu. Zastosowałem tą zasadę do mojego sklepu i wyszło że najbardziej rentowne są ciasta na wagę a na drugim miejscu wszystkie rodzaje słodyczy potem napoje oraz piwa a następnie na trzeciej pozycji kawa, herbata i makarony reszta jest na samym szarym końcu i w tym towary o krótkiej przydatności, więc podjąłem decyzję że zaryzykuję z asortymentem jednego gatunku będzie to asortyment słodyczy czyli: ciastka na wagę (największa marża u mnie w sklepie i największy zysk) cukierki itd. oraz ciasta, bułki słodkie, przez napoje, piwo, kawy, herbaty, ale największe nastawienie na ciastka na wagę i przy głównym założeniu że ma być to sklep dużym asortymentem słodyczy,

18. Zasada PARETO • dlaczego z największym nastawieniem na ciastka na wagę gdyż jak zwróciłem uwagę w pobliskim supermarkecie oferowane są tylko ciastka paczkowane a nie ma na wagę przez co możliwe jest że dlatego to jest towar najbardziej rentowny w moim sklepie oraz zastanawiam się czy żeby do tego wprowadzić duży wybór win nie dla panów z pod monopolowego ale ... wiadomo i właśnie chciałbym się poradzić czy ktoś może prowadzi tego typu sklep zajmujący się oferowanie asortymentu słodyczy i czy to ma szanse bytu ? ? ? z góry bardzo dziękuję za posty z odpowiedziami. • I co my na to?

19. Zasada PARETO • Inne zastosowania zasady Pareto? • Nauka – formalne wykształcenie • 20% zagadnień z zadanego materiału będzie stanowić 80% egzaminu. • Dowiedz się, jakie pytania/zadania były na egzaminie rok temu i naucz się ich. Potem przejrzyj notatki, zaznacz najważniejsze fragmenty i skup się na nich. Dopiero jak będziesz je umiał w zadowalającym stopniu to zabierz się za mniej ważne fragmenty albo je zignoruj – prawdopodobnie i tak zaliczysz. • Nawet Richard Koch, biznesmen autor książki o zasadzie 80/20 usłyszał od opiekuna roku na początku swoich studiów na Oxfordzie, żeby nie chodził na wykłady, bo szybciej czyta się książki. • Ten sam opiekun powiedział mu, że nigdy nie czyta się książki akademickiej od okładki do okładki (chyba, że dla przyjemności),

20. Zasada PARETO • ale przegląda się o czym jest, czyta podsumowanie, wprowadzenie i jeszcze raz podsumowanie, a potem inne ciekawe fragmenty. • 80% wartości książki znajduje się w 20% książki i można przyswoić tę wiedzę w 20% czasu, który przeciętny człowiek poświęciłby na jej przeczytanie od okładki do okładki.

21. Zasada PARETO • Nauka – języki obce • 20% słów jest stosowanych podczas 80% rozmów i stanowi 80% tekstów. • W praktyce potrzeba nawet o wiele mniej słów. • Znajomość 1000 najczęściej stosowanych słów w danym języku pozwala na podstawową komunikację. • Oczywiście nie zbudujesz za ich pomocą dobrych zdań, póki nie poznasz gramatyki. • Jednak na początku warto poznać najczęściej stosowane słowa, aby później móc budować zdania, które będzie się wymawiać, słyszeć lub czytać najczęściej. • Doskonały sposób nauki takich słów nie musi koniecznie polegać na ich wkuwaniu jedno po drugim.

22. Zasada PARETO • Wg badań trzeba napotkać na dane obce słowo około 10 razy, żeby utrwaliło się na stałe. • Na początkowym etapie można słuchać kursów audio, oglądać proste filmy edukacyjne z danym językiem albo czytać artykuły z włączonym słownikiem. • No i oczywiście robić to z pasji, a nie z przymusu.

23. Zasada PARETO • Oszczędzanie • 20% przecieków finansowych powoduje 80% niepotrzebnych wydatków. • Nie staraj się załatać dziury finansowej, przez którą tracisz 50 zł rocznie, jeżeli masz nawyk, przez który tracisz 50 zł miesięcznie. • Najpierw kluczowe przecieki, potem te mniejsze. • Skontroluj swoje miesięcznie wydatki i odkryj, które 20% odpowiada za 80% niepotrzebnych wydatków. I usuń najpierw właśnie te.

24. Zasada PARETO • Osiągnięcia • 20% działań prowadzi do 80% osiągnięć. • Skup się na tych momentach, w których jesteś najbardziej produktywny i wykorzystuj je do maksimum. • Jeżeli podwoisz te 20% czasu, kiedy jesteś najbardziej produktywny, osiągniesz niesamowite efekty, i to pracując mniej. • Ograniczaj także te momenty podczas pracy, które powodują niską produktywność lub jej brak. • Pamiętaj, że każdy może być w czymś dobry, ale nikt nie jest dobry we wszystkim. • Wybierz te działania, które wychodzą Ci najlepiej i skup się na nich.

25. Zasada PARETO • Życie społeczne • 80% wartości ze stosunków międzyludzkich pochodzi od 20% stosunków międzyludzkich • Możesz znać wiele ludzi, ale najprawdopodobniej najbardziej lubisz spędzać czas z najbliższymi, znanymi od dawna, przyjaciółmi (20% stosunków międzyludzkich), którzy dają 80% wartości. • Dlatego powinieneś skupiać się na tym, żeby to ich obdarzać największą uwagą. • Ale oczywiście nie zamykać się na nowe znajomości.

26. Zasada PARETO • Minimalizm • 20% swojego dobytku używasz przez 80% czasu.  • Co znaczy, że pozostałe 80% albo w ogóle nie jest Ci potrzebne albo możesz je pożyczyć, gdy będziesz ich potrzebował. Nadmiar rzeczy pochłania naszą uwagę. • Blogowanie • 20% wpisów przyciąga 80% uwagi.  • Instrukcja jest prosta: przeanalizuj stare wpisy, sprawdź, które były najczęściej czytane i najczęściej komentowane. • Pisz więcej wpisów tego typu.

27. Zasada PARETO • Jeszcze raz o języku. • I tutaj kłania się reguła Pareto. • Poznając 20% słownictwa, będziesz w stanie zrozumieć 80% przekazu. • Czyli wystarczającą ilość, aby zrozumieć sens i porozumieć się z kimś w języku obcym. • Językoznawcy stworzyli listę 1000 najczęściej używanych słówek w języku angielskim, a potem dla kolejnych języków. • I tutaj zaczyna się bardzo ciekawa statystyka: • pierwsze 25 słów z tej listy tworzy ok. 30% wszystkich tekstów w języku angielskim • pierwsze 100 słów to już 50% tekstów

28. Zasada PARETO • pierwsze 300 słów tworzy 65% tekstów • i wreszcie całe 1000 słów to 80% tekstów • Aby jak najszybciej zacząć posługiwać się nowym językiem, trzeba zacząć od początku tej listy, a dopiero potem uczyć się kolejnych, rzadziej używanych słów. • To jest właśnie klucz do sukcesu, do zrozumienia języka obcego! • A więc jeśli chcesz nauczyć się nowego języka, to: • Na początku naucz się podstawowych czasowników • Zdobądź listę 1000 najpopularniejszych słów (znajdziesz je w Internecie) i ucz się ich, zaczynając od najpopularniejszych.

29. Zasada PARETO • Używaj gdzie tylko możesz tych słów: wieszaj karteczki, słuchaj muzyki, oglądaj filmy, czytaj artykuły i kawały, twórz zdania, etc. • Naucz się mnemotechnik, aby szybciej i łatwiej zapamiętać słówka. Zwłaszcza te, które wydają się trudne. • Stosuj optymalne powtórki aby mieć pewność, że nie zapomnisz tego, czego się nauczyłeś– patrz program 1000 słów.

30. Metoda ABC i zasada Pareto. • Metoda ABC wywodzi się z eksperymentów Vilfredo Pareto. • Jest to metoda analizowania zadań i polega na regule 15:65. • Mówi ona o tym, że w procesie produkcji usług wystarczy 5-20 % nakładów, aby osiągnąć wynik na poziomie 75-80 %. • Tylko 10-30 % czasu poświęconego wysiłkowi intelektualnemu wystarczy, aby uzyskać 60-80 % całkowitego sukcesu w dziedzinie zarządzania. • Istotne jest to, aby wszystkie to możliwości wykorzystać na zasadzie priorytetu zadań, a nie według pilności. • Znaczy to tyle, że na początku należy wykonać zadania najważniejsza, a potem dopiero najłatwiejsze

31. Metoda ABC i zasada Pareto • Opisaną wyżej regułę można zastosować przy pracy menedżera, która jest swoistym rodzajem pracy umysłowej. • Wynika z tego, że każdy zarządzający może osiągnąć 65 % "zwykłej" wydajności, wykorzystując zaledwie 15 % normalnego czasu pracy. • Aby uzyskać taki wynik, kierownik powinien podzielić swoje obowiązki i zadania na: • zadania A- to takie, których kierownik nie może przekazać nikomu innemu- ani swojemu zastępcy, ani podwładnym. • Są to najważniejsze decyzje, których podjęcie są istotne dla całej organizacji. • Wymagają one tylko około 5 % czasu, a ich wkład w ostateczny wynik wynosi aż 75 %;

32. Metoda ABC i zasada Pareto • zadania B- są to zadania pilne i zadania specjalne. • Można je jednak przekazać do wykonania komuś innemu. • Stanowią one około 20 % czasu i około 20 % wartości; • zadania C- są to najczęściej zadania z poprzedniego dnia. • Zazwyczaj są one pilne, ale można ( a nawet powinno się) je przekazać zastępcy lub pracownikom niższego szczebla. • Zajmują one aż 75 % czasu, a ich wartość wynosi tylko 5 %.

33. Metoda ABC i zasada Pareto • Kolejnym krokiem, jaki powinien uczynić kierownik, to spisać te zadania, które muszą być wykonane tylko osobiście przez niego, a pozostałe zadania (czyli B i C) przekazać właściwym osobom. • Przekazanie ich podwładnym sprawia, że kierownik odciąża się od niepotrzebnych obowiązków, a pracownikom pozwala na większą motywację do wspólnej pracy z menedżerem.

34. Dziękuję