Sagsgang til håndtering af virksomheders anmodning om fritagelse fra Digital Post

1. Sagsgang til håndtering af virksomheders anmodning om fritagelse fra Digital Post http://www.digst.dk/Loesninger-og-infrastruktur/Digital-Post/Kom-godt-i-gang/Fritagelse

2. Fritagelse fra obligatorisk Digital Post • Fra 1. november 2013 bliver det obligatorisk for virksomheder at have en digital postkasse på Virk.dk • Fra 1. november 2014 forventes det at det bliver obligatorisk for borgere at have en digital postkasse på Borger.dk • Både virksomheder og borgere kan anmode om fritagelse ved henvendelse i borgerservice i deres kommune: • Virksomheder kan anmode fra 1. september 2013. Denne præsentation gennemgår sagsbehandlingen af sådanne anmodninger • Borgere kan anmode fra 2014. Procedure- og it-understøttelse for denne opgave er ikke fastlagt endnu. Når de er klar, vil der blive udarbejdet vejledninger til håndtering af denne opgave

3. Vigtige fakta om fritagelse • ”Lov om Offentlig Digital Post” betyder, at alle juridiske enheder med et CVR-nummer fra 1. november 2013 er forpligtet til at have en digital postkasse, hvor de kan modtage post fra offentlige myndigheder. Juridiske enheder med CVR-nummer er typisk erhvervsvirksomheder, men kan også være foreninger og øvrige organisationer, herunder offentlige myndigheder. • Loven giver de berørte virksomheder mulighed for at anmode om fritagelse ved personligt fremmøde i borgerservice i den kommune, hvor virksomheden har hjemstedsadresse. • Virksomheden kan kun blive fritaget, hvis det ikke er muligt at få etableret en internetforbindelse på mindst 512 kbit/s (0,5Mbit/s) via fastnet eller trådløst net for max. 3.000 kr. Det forventes, at færre end 1.000 virksomheder vil være berettiget til fritagelse fra Digital Post, men det er selvsagt umuligt at sige, hvor mange der vil anmode om fritagelse. • [INDSÆT evt. info om hvor du beskriver situationen i din kommune]. Eksempel: Som udgangspunkt vil ingen virksomheder i Frederiksberg Kommune kunne få fritagelse

4. Vigtige fakta om fritagelse • Hvem kan anmode om fritagelse? • Det kan en tegningsberettiget repræsentant for virksomheden. Fx en direktør for et selskab, en ejer af en enkeltmandsvirksomhed eller en formand for en forening. • Anmodningen sker via blanketten FD 005. Blanketten afleveres personligt i borgerservice: • Den tegningsberettigede kan selv aflevere blanketten, eller den tegningsberettigede kan give fuldmagt til en tredjepart til at aflevere blanketten. Fuldmagtshaveren kan fx være en medarbejder i virksomheden, eller det kan være en person eller et firma uden for virksomheden (fx en advokat eller et advokatfirma).

5. Vigtige fakta om fritagelse • Hvordan kan virksomheder undersøge, om det er muligt at få internetforbindelse på virksomhedens adresse? • Man går ind på følgende link:   • http://erhvervsstyrelsen.dk/soeg_bredbaand • Her klikkes på "Søg på bredbånd". Man kommer nu ind på en hjemmeside, hvor man kan finde teleudbyderne i et givent område. Her angiver virksomheden sit postnummer under "Dækning". Derefter vises udbydere af bredbånd i området, og hvad oprettelsesprisen er. Virksomheden skal herefter kontakte teleudbyderne og spørge, om de kan levere 512 kbit/s (0,5 Mbit/s) på virksomhedens adresse.

6. Oversigt over arbejdsgang ved sagsbehandling af anmodning om fritagelse

7. Er blanketten FD 005 udfyldt? • Hvis blanketten FD 005 er udfyldt - start sagsbehandlingen • Hvis nej: • Oplys om reglerne for fritagelse • Spørg, om virksomheden har undersøgt, om virksomheden er berettiget til fritagelse. Oplys evt. om dækningen i din kommune • Hvis fremmødte stadig fastholder at ville anmode om fritagelse, så udleverer du FD 005 Anmodning om fritagelse fra Digital Post for virksomheder • Udlever evt. også: ”Vejledning om fritagelse af virksomheder mv., der har et CVR-nummer, for tilslutning til den fællesoffentlige digitale postløsning Digital Post”. (Det kan være nyttigt at have printede eksemplarer klar)

8. Når FD 005 er udfyldt • Spørg, om fremmødte, er:  • tegningsberettiget repræsentant for virksomheden • eller tredjemand (fuldmagtshaver) • På de næset slides gennemgås først sagsbehandlingen hvis fremmødte er tegningsberettiget og derefter sagsbehandlingen hvis fremmødte er fuldmagtshaver

9. Tegningsberettiget repræsentant • Har den fremmødte gyldig legitimation? • Fremmødte dokumenterer sin identitet, som den fremgår af den udfyldte blanket, fx ved forevisning af sundhedskort, pas eller kørekort • Den pågældende skal ikke forevise dokumentation for at være tegningsberettiget for virksomheden • Hvis den fremmødte ikke har gyldig legitimation, afviser du anmodningen og beder den fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen kan sagsbehandles. Hvis fremmødte har gyldig legitimation, går du videre med sagsbehandlingen

10. Tegningsberettiget repræsentant • Er FD 005 korrekt udfyldt? - Hvis den fremmødte er en tegningsberettiget repræsentant for virksomheden, udfyldes kun den nederste del ”erklæring og underskrift” på første side af FD 005

11. Tegningsberettiget repræsentant • Du undersøger, om følgende oplysninger er korrekt angivet: • Navnet på den virksomhed, der anmoder om fritagelse. Det skal være samme navn, som optræder i CVR-registret • CVR-nummeret på den virksomhed, der anmoder om fritagelse. Dette tjekkes ved indtaste CVR-nummeret i fritagelsesmodulet i Digital Post Administrationsportalen og se, om det virksomhedsnavn, som fremgår heraf, stemmer overens med det virksomhedsnavn, der er angivet i blanketten • Fornavn og efternavn på den fremmødte. Oplys om, at det skal være samme navne, som optræder i Folkeregistret. Du behøver dog ikke tjekke, om dette er tilfældet • Der skal være opgivet en dato for udfyldningen af blanketten • Den fremmødte persons underskrift

12. Fuldmagtshaver • Har den fremmødte gyldig legitimation? • Fremmødte dokumenterer sin identitet, som den fremgår af den udfyldte blanket, f.eks. ved forevisning af sundhedskort, pas eller kørekort • Hvis fuldmagtshaver er en virksomhed (fx en advokatvirksomhed), skal den fremmødte person tillige forevise dokumentation for sit tilhørsforhold til denne virksomhed. Følgende dokumentation accepteres: •  Visitkort eller adgangskort til virksomheden, hvis dette indeholder: • Navn på den fremmødte person (fx en advokat) og • virksomhedens navn, som det fremtræder i CVR-registret. Du behøver dog ikke tjekke, om dette er tilfældet. • Hvis den fremmødte ikke har gyldig legitimation, afviser du anmodningen og beder den fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen kan sagsbehandles. Hvis fremmødte har gyldig legitimation, går du videre med sagsbehandlingen.

13. Fuldmagtshaver • Er FD 005 korrekt udfyldt? - Hvis den fremmødte er fuldmagtshaver, udfyldes kun anden side af FD 005 • Side to af FD 005 består af to dele: • Første del, som udfyldes af en tegningsberettiget repræsentant for den virksomhed, der søger fritagelse. Første del skal i sagens natur være udfyldt før fuldmagtshaverens personlige fremmøde. Den relevante sektion er markeret med blåt på næste slide. • Anden del, som udfyldes af fuldmagtshaver. Se 5.2 bilag I. Den relevante sektion er markeret med grønt på næste slide.

15. Fuldmagtshaver • I blå sektion tjekker du: • Navnet på fuldmagtshaver. Dette kan enten være et personnavn eller et virksomhedsnavn: • Hvis der er tale om en person, skal der opgives fornavn og efternavn. Du oplyser, at det skal være de samme navne, som optræder i Folkeregistret. Du behøver dog ikke tjekke, om dette er tilfældet • Hvis der er tale om en virksomhed, skal virksomhedens navn opgives. Du oplyser, at det skal være samme navn, som optræder i CVR-registret. Du behøver dog ikke tjekke, om dette er tilfældet • Hvis der er tale om en virksomhed, skal virksomhedens CVR-nummer opgives. Du behøver dog ikke tjekke CVR-registret • Adresse på fuldmagtshaver

16. Fuldmagtshaver • Navnet på den virksomhed, der anmoder om fritagelse. Det skal være samme navn, som optræder i CVR registreret. • CVR-nummeret på den virksomhed, der anmoder om fritagelse. Dette tjekkes ved indtaste CVR-nummeret i Digital Post Administrationsportalen. • Fornavn og efternavn på den person (fuldmagtsgiveren), som giver fuldmagt til fuldmagtshaveren. Fuldmagtsgiveren skal være tegningsberettiget for den virksomhed, der ønskes fritaget, og det skal være samme navne, som optræder i Folkeregistret. Du skal ikke tjekke, om navnet er korrekt, og om personen er tegningsberettiget for virksomheden, men blot tjekke, at personen har angivet fornavn og efternavn og skrevet under i blanketten på at være tegningsberettiget. • Der skal være opgivet en dato for udfyldningen af denne del af blanketten. Indleveringen af blanketten kan godt ske på en senere dato. • Underskriften fra den person, som giver fuldmagt til fuldmagtshaveren. • Hvis denne del af FD 005 ikke er korrekt udfyldt, afviser du anmodningen og beder fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen sagsbehandles yderligere.

17. Fuldmagtshaver • I grøn sektion tjekker du: • Navnet på den virksomhed, der anmoder om fritagelse. Det skal være det samme navn, som optræder i CVR-registret. Dette tjekkes under registrering af en evt. fritagelse. • Fornavn og efternavn på den fremmødte fuldmagtshaver eller person fra den fuldmagtshavende virksomhed (fx en advokat fra en advokatvirksomhed). Det skal være samme navne, som optræder i Folkeregistret. Du behøver dog ikke tjekke, om dette er tilfældet. • Der skal være opgivet en dato for udfyldningen af denne del af blanketten. • Fuldmagtshavers underskrift eller underskrift fra den fremmødte person fra den fuldmagtshavende virksomhed.

18. Tildel eller afvis fritagelse • Tildel fritagelse • Hvis DF 005 er korrekt udfyldt, og fremmødte fastholder, at virksomheden har undersøgt, om den kan få bredbånd, tildeles fritagelse • Afslå fritagelse • Hvis den virksomhed, som ønskes fritaget, ikke under strafansvar kan erklære at leve op til fritagelseskriteriet, kan virksomheden ikke opnå fritagelse

19. Fritagelse tildeles • Udfyld de dele af FD 005, der er forbeholdt kommunen • Fritagelse registreres i Digital Post. Gennemgås på senere slides. • Aflever afgørelseskvittering og vigtige meddelelser: • Print en afgørelseskvittering i forbindelse med registreringen af fritagelsen i Digital Post og udlever denne. • Udlever afgørelseskvitteringen på anden måde efter kommunalbestyrelsens nærmere bestemmelse. Se bilag II i vejledningen Vejledning til sagsbehandling af ansøgninger om fritagelse af virksomheder fra tilslutning til Digital Post.

20. Fritagelse tildeles • Husk at informere den fremmødte om følgende: • Fritagelsen gælder fra registreringsdatoen til d. 1. november i det 2. kalenderår efter registreringen. Den eksakte udløbsdato for fritagelsen står i afgørelseskvitteringen. • Forud for den 1. november, i det år hvor virksomhedens fritagelse udløber, vil virksomheden modtage besked om udløb af fritagelsesperioden. Det er endnu ikke besluttet, hvordan denne underretning vil ske. • Fritagelsen kan til enhver tid inddrages, hvis Erhvervsstyrelsen konstaterer, at forudsætningerne for fritagelsen ikke var til stede på anmodningstidspunktet. • Myndigheder kan sende post til virksomhedens digitale postkasse, når udløbsdatoen er overskredet, med mindre virksomheden har ansøgt om og opnået forlængelse af fritagelsen. • Det er virksomheden selv, der har ansvaret for at forny fritagelsen. • Om der ligger uåbnet post i den fritagne virksomheds digitale postkasse på registreringstidspunktet.

21. Fritagelse tildeles – registrering i Digital Post • Hvis en virksomhed har opnået fritagelse, skal fritagelsen registreres elektronisk i Digital Post • For at kunne registrere fritagelsen elektronisk i Digital Post skal du have en medarbejdersignatur og være oprettet som bruger med rollen ”Myndighedsmedarbejder” i Digital Post Administrationsportalen • Du logger på Administrationsportalen via dette link: • https://ekstranet.e-boks.dk • Du logger ind via din medarbejdersignatur og får adgang til ”Administrationsportalen”

22. Fritagelse tildeles – registrering i Digital Post

23. Fritagelse tildeles – registrering i Digital Post Rød markering:Vælg ”Virksomhed (CVR-nr.)” Blå markering:Skriv CVR-nummeret på den virksomhed, der skal fritages – i dette eksempel er Digitaliseringsstyrelsens CVR-nummer indtastet Grøn markering:Hvis der er tale om fritagelse via fuldmagt, sættes der flueben her Klik Næste

24. Fritagelse tildeles – registrering i Digital Post Rød markering: Det virksomhedsnavn, der er knyttet til det CVR-nummer, som blev opgivet i trin ét, vises. Tjek, at dette navn stemmer overens med det navn, der er angivet i FD 005. Hvis der er uåbnet post i virksomhedens digitale postkasse på fritagelsestidspunktet, vil ”Uåbnet post” være sat til ”Ja”. Det vil først være efter 1. november 2013, at dette kan blive aktuelt Blå markering: Hvis der er tale om fritagelse via fuldmagt, vil der stå ”Ja” her Grøn markering: Under ”fritagelse” vises, om der findes en nuværende fritagelse eller ej. Du markerer ”Opret midlertidig fritagelse” Klik Næste

25. Fritagelse tildeles – registrering i Digital Post Rød markering: Under ”Fritagelse” viser datoen, hvor fritagelsen udløber. Fritagelsen bliver registret, når du klikker på knappen ”Godkend".

26. Fritagelse tildeles – registrering i Digital Post Print en kvittering ved at klikke på ”Kvittering” Markeret med rød

27. Fritagelse tildeles – registrering i Digital Post Eksempel på kvitteringsside

28. Fritagelse tildeles – lokal arkivering • Hvis fritagelse tildeles, gemmer du den underskrevne blanket FD 005 • Det er vigtigt, at den underskrevne blanket arkiveres, så den senere let kan genfindes. Dette vil være vigtigt i forbindelse med Erhvervsstyrelsens kontrol med fritagelserne, hvor Erhvervsstyrelsen kan anmode om en kopi af blanketten fx til brug for en evt. politianmeldelse • Det er op til den enkelte kommune at fastlægge lokale procedurer, der sikrer dette. [INDSÆT LOKAL PROCEDURE]

29. Fritagelse tildeles – Om uåbnet post • Efter 1. november 2013 vil de virksomheder, der ikke allerede selv har oprettet en digital postkasse på Virk.dk, blive tildelt en sådan automatisk. Derefter vil virksomheden begynde at modtage post fra det offentlige digitalt • Hvis virksomheden opnår fritagelse efter 1. november, vil der derfor kunne ligge uåbnet post i den digitale postkasse • Virksomheder der bliver fritaget vil kunne få tilsendt denne post • Videreforsendelse kommer til at ske via en fjernprintløsning. Der vil blive udviklet et modul til Administrationsportalen, som gør det let at sende al uåbnet post til fjernprint, men dette modul er endnu ikke klar. Hvordan du i praksis anvender modulet, vil blive beskrevet senere. Ny vejledning vil blive sendt til alle kommuner, når modulet er klart

30. Fritagelse afslås – evt. kvittering og lokal arkivering • Hvis fritagelse afslås, og virksomheden insisterer på at få udleveret et skriftligt afslag, gives dette. • Udlevér det skriftlige afslag efter kommunalbestyrelsens nærmere bestemmelse. Se bilag II i vejledningen Vejledning til sagsbehandling af ansøgninger om fritagelse af virksomheder fra tilslutning til Digital Post. • Udfyld de dele af FD 005, der er forbeholdt kommunen, og gem en kopi af anmodningen og en kopi af det skriftlige afslag efter kommunalbestyrelsens nærmere bestemmelse. [INDSÆT LOKAL PROCEDURE] • Hvis fremmødte ikke beder om et skriftligt afslag afsluttes sagsbhandlingen uden arkivering af den udfyldte FD 005