ETCF -II is co- funded by the European Union and the Republic of Turkey

1. AB-TÜRKİYE ODA FORUMU II PROJESİ HİBE PROGRAMI Burcu Atılgan-Proje Hibe Uzmanı TOBB AB Daire Başkanlığı ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

2. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey Bu eğitim kapsamında; - Hibe Projelerinde Genel Raporlama süreci,- Teknik Rapor içeriği ve hazırlama sürecinde dikkat edilmesi gereken hususlar,- Teknik rapor ve destekleyici dokümanlar,- Malî Rapor içeriği ve hazırlama sürecinde dikkat edilmesi gereken hususlar,- Malî Rapora eklenmesi gereken destekleyici dokümanlar,- Raporlama sürecinde doldurulacak temel formlar hakkında bilgilendirme yapılacaktır. Eğitimin Amacı TOBB

3. Raporlama Süreci Hakkında Genel Bilgi • Nihai Teknik Rapor Hakkında Bilgi • Teknik Rapor İçeriği ve Hazırlanması • Teknik Rapor Destekleyici Dokümanlar • Nihai Mali Rapor Hakkında Bilgi • Mali Rapor İçeriği ve Hazırlanması • Mali Rapor Destekleyici Dokümanlar ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey İçerik TOBB

4. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey Raporlama Süreci Hakkında Genel Bilgi • Hibe Faydalanıcısı’nın (HF) akdî bir sorumluluk olarak Hibe Sözleşmesi Özel Koşulları (Madde 4)ve Genel Koşulları (Madde 2) doğrultusunda bir Nihai Rapor sunması gerekmektedir (Bu programda Ara Rapor istenmemiştir). • Nihaî rapor, teknik ve malî bölümler ile destekleyici dokümanlardan oluşmaktadır. TOBB

5. Sunulacak Nihai Raporlar TEKNİK RAPOR / MALİ RAPOR: • Ek-VINihaî Teknik Rapor şablonu / Ek-VIMalî Rapor-NihaîDönem • Mümkün olan en kısa sürede, tercihen proje bitiminden sonraki ilk ay içinde sunulmalıdır (Bu, nihaî ödemenin de o nispette erken alınması anlamına gelecektir). YMM RAPORU • Ek VII HARCAMA DOĞRULAMA (NİHAÎ) RAPORU;Nihaî Teknik ve Malî Raporla birlikte gönderilmelidir.

6. Önemli Not: Sunulan raporlara istinaden, MFİB ödeme taleplerini inceler ve projenin değerlendirilen uygun giderlerini dikkate alarak nihai ödeme miktarını tespit eder. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

7. Raporşablonlarınabağlıkalınmalıdır. Raporun dili İngilizce olarak hazırlanmalıdır. Raporlarda hiçbir soru boş bırakılmamalı,uygun değilse “Geçerli Değil (G/D) ifadesi kullanılmalıdır. Rapor anlaşılır olmalı, raporda kullanılan dil projede yürütülen çalışmaları ifade edecek nitelikte olmalıdır. Raporda açıklanması istenen konular için yetersizderecedekısa ifadeler ve açıklamalar kullanılmamalıdır. Tüm dokümanlarda projede imzaya yetkili kişi/kişilerin imzasıve her raporsayfasındaparafbulunmalıdır. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey Rapor Hazırlanmasına İlişkin Genel Kurallar TOBB

8. Nihai Rapor dönemi: Hibe Faydalanıcıları, nihai raporlarını projenin bitiminden itibarenen fazla 3 ay içinde MFİB’ye ulaştırmakla yükümlü olduğundan, ön kontrol ve olası eksikliklerin tamamlanabilmesi için Nihai Raporun Destek Ekibine (TOBB’a ) projenin bitimini müteakip 30 gün içinde resmi olarak sunulması tavsiye edilmektedir. Bir gecikme olması halinde, TOBB’a ve MFİB’ye gecikmenin gerekçelerini içeren yazılı bir açıklama yapmalıdır. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

9. Teknik Rapor: • Proje faaliyetlerinin uygulanması, • Proje yönetimi, • Ortakların katılımı, • Başlıca paydaşlarla ilişkiler, • Görünürlük, • Satın alma, • Performans göstergelerine ilişkin ilerleme, projenin genel değerlendirmesi ve • Sözleşme değişiklikleri konusunda bilgileri sunmaktadır. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

10. Teknik Rapor: • Teknik Rapor hazırlanırken Faaliyet Planı’na bağlı bir düzen izlenmelidir. • Belirtilen faaliyetlerin sırası aynı sırayı korunmalı ve faaliyetlerin tarihleri/gerçekleştirilme dönemleri belirtilmelidir. • Gerçekleştirilen faaliyetler tüm detayları ile Teknik Rapora yansıtılmalıdır. • Faaliyetlere ilişkin tüm destekleyici dokümanlar rapora eklenmelidir. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

11. Teknik Rapor: • Destekleyici dokümanlar faaliyetlere ilişkin somut çıktılar, tarihler, eğitimci isimleri, katılımcı listeleri, eğitim raporları, faydalanıcı isimleri vs. bilgilerini içeren dokümanlardır. • Tanıtım ve görünürlük faaliyetleri detaylı bir şekilde bildirilmelidir. Görsel materyaller, fotoğraflar ve somut çıktılar da destekleyici dokümanlar olarak sunulmalıdır. • Nihai Teknik Rapor ile birlikte beyanname, performans göstergeleri ve varsa ekipman mülkiyet devri belgeleri de sunulmalıdır. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

12. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey Teknik Rapor-Destekleyici Dokümanlar TOBB

13. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey Teknik Rapor-Destekleyici Dokümanlar TOBB

14. Mali Rapor: • Hibe Faydalanıcısı Teknik Rapor ile birlikte, projenin mali muhasebesini sağlayan bir Mali Rapor da sunmalıdır. • Mali Rapor ayrıca ödeme talebini (EK V) de içermelidir. • Rapor içinde sunulacak olan mali tablolarda verilen mali bilgilerin doğruluğundan Hibe Faydalanıcısı tek başına sorumlu olacaktır. • Mali Rapor için doldurulması gereken dokümanlar, www.etcf.org.tr adresinde yer almaktadır. • Rapor ekleri arasında “proje hesabına faiz işletilmediğini gösteren” Banka yazısı bulunmalıdır. Yazı ıslak imzalı olacaktır. Eğer faiz elde edilmiş ise bu tutarın proje kapsamında harcanıp harcanmadığı beyan edilmelidir.Bankadan, onaylı hesap dökümleri de alınacaktır. Bu belge de ıslak imzalı olacaktır. • Ekipman Mülkiyet Devri Belge(ler)si, olası devirlerin yapılacağı kurumların uygunluğunun tespiti için taslak olarak Nihai Raporda yer almalıdır. Uygun bulunduğu takdirde nihai ödeme aşamasında, ıslak imzalı ve ihtiyaç varsa Noter tasdikli olarak HF’lerden talep edilecektir. • Destekleyici belgenin sıra numarası: Hibe Faydalanıcılarının her bir bütçe başlığı ile ilgili olan belgeleri numaralandırmaları gerekmektedir. Örneğin, İnsan Kaynakları ile ilgili tüm belgelerin üzerine (el yazısı ile) İK-1, İK-2,...gibi. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

15. Raporların Mali Bölümü: • Mali rapor, proje sürecince gerçekleşen giderlerin yanı sıra orjinal bütçeler ve değişiklikleri de belirtilmelidir. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

16. Mali raporda sunulacak tüm tablolarda beyan edilen tüm harcamalarda “her aya ait InforEuro” kuru kullanılmalıdır. • Nihai Mali Raporda ve eklerinde yer alacak olan tüm giderlerin KDV ve ÖTV’den hariç tutularak girilmesi gerekmektedir. • Nihai Mali Rapora proje kapsamında yapılan tüm beyanlara ait destekleyici dokümanlar eklenmelidir. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

17. Mali raporda İK altında görevlendirilen kişilerin AB formatında özgeçmişleri, iş sözleşmeleri, bordrolar, gider pusulaları, zaman çizelgeleri, banka dekontları gibi destekleyici dokümanlar eklenmelidir. Tüm personel için doldurulmuş personel bilgi formu da eklenmelidir. • Seyahat ve harcırahlar bütçe başlığı için hazırlanan dosyaya gerçekleşen seyahatlere ait bilet, fatura, faturaların ödeme dekontları, uçak seyahati biniş kartları, bu bütçe kapsamında yapılan tüm harcamalara ait faturalar destekleyici dokümanlar eklenmelidir. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

18. Diğer tüm bütçe başlıkları için proje kapsamında yapılan tüm harcamalara ait faturalar, ödeme dekontları ve 10.000 Euro ve üstü tutarında yapılan hizmet ve mal alımları için hazırlanmış ihale dökümanları (ihaleyi kazanamayan tarafların da dokümanları ile birlikte) eklenmelidir. • İdari Giderler bütçe başlığı kapsamında yapılan harcamalara ait destekleyici doküman talep edilmemektedir. Ancak diğer tüm dokümanlar gibi, idari maliyetlerle ilgili destekleyici dokümanlar herhangi bir denetleme sırasında sunulmak üzere 7 yıl süre ile arşivlenmelidir. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

19. Sözleşmelerde; Ücret ve çalışma zamanı bütçe ile uyumlu olmalıdır İşe başlama zamanı ve süresi belirtilmelidir 1.İnsan Kaynakları Proje personeli özet listesi (ilk ve nihai hali-değişiklik olduysa) Kişiye ait İş Sözleşmesi veya Görevlendirme / İzin Yazısı Kişiye ait detaylı hazırlanmış aylık çalışma çizelgesi (Çalışan imzası + Hibe Faydalanıcısı imzası) Kişiye ait CV, Bordrolar veya Serbest Meslek Makbuzları veya Gider Pusulaları, kişiye ödeme yapıldığına dair dekont, vs. Sosyal güvenlik primlerinin ve ilgili vergilerin kesildiğini veya bunlardan muaf olunduğunu kanıtlayan belgeler ve açıklamalar Dokümanların, proje personelinin her biri için ayrı bir ayraçta sıralı olarak yerleştirilmesi uygun olacaktır. Proje ile ilgili seyahat durumunda, harcırah alınmış ise harcıraha (per diem) hak kazanıldığına (gece konaklamasının varlığına) dair otel faturası veya gidiş dönüş tarihlerini kanıtlayan herhangi bir belge Harcırah ödemelerinin yapıldığına dair belge (banka havale hesap belgesi, teslimat belgesi veya harcırahıyla giderlerinin tek elden karşılanmasına ilişkin dilekçe, vs.) ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

20. 2. Seyahat • Tüm katılımcılara ait uçak/otobüs/tren/vs. biletleri, faturalar, biniş kartları, araç kullanımı durumunda akaryakıt faturaları • Lütfen, her bir seyahat için ayrı bir karton ayraçta sıralı olarak yerleştiriniz. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

21. 3. Ekipman ve Malzeme • Satın alınan/kiralanan ekipmana ilişkin fatura veya ödeme belgesi • Banka dekontu • Menşei, Türk Malı veya derogasyon belgesi • Mülkiyet devrine ilişkin belgeler • 2000 TL üzeri alımlarda firma ile yapılan sözleşme gereklidir. • Her bir ekipman için ayrı bir ayraçta sıralı olarak yerleştiriniz. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

22. 4. Yerel Ofis • Araç maliyetleri, • Ofis kirası, • Sarf malzemeleri - ofis malzemeleri ve diğer hizmetlere (telefon/faks, elektrik/ısınma, bakım) ilişkin faturalar ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

23. 5. Diğer Giderler ve 6. Diğer • Yayınlar • Etüt, araştırma • Denetim maliyetleri • Değerlendirme maliyetleri • Tercüme, tercümanlar-Doküman çevirisi varsa dokümanların İngilizce ve Türkçe nüshaları eklenmelidir. • Mali hizmetler • Konferans/seminer maliyetleri • Tanıtım faaliyetleri • Bu başlıklarda yapılan harcamaların hangi proje amaçları ve faaliyetleriyle ilgili olduğuna dair kısa bir açıklama yapılmalıdır. Önemli not: 2000 TL üzeri alımlarda mali rapora firma ile yapılan sözleşmenin de eklenmesi gereklidir. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

24. Raporların Proje Destek Ekibi’ne (TOBB’a) iletilmesi : Hibe Faydalanıcısı raporu 3 nüsha olarak hazırlamalı, bir tanesini kendi kayıtları için saklamalı ve 2 nüshayı resmi yazı ile birlikte Destek Birimine (TOBB) göndermelidir.Raporun elektronik kopyası da (3 adet CD) TOBB’a gönderilmelidir. Destek Birimi, raporun 1 orijinal nüshasını, 2 adet CD ile birlikte MFİB’ye gönderecektir. MFİB tarafından raporlar onaylanacak ve CD’lerden bir tanesi Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonu’na gönderilecektir. Raporlar postaya verilmeden önce TOBB ile e-mail üzerinden (etcf@tobb.org.tr) paylaşılarak kontrol edilmesi yararlı olacaktır. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

25. Raporlar Teknik ve Mali olarak ayrı bölümlerde dosyalanmış şekilde sunulmalıdır. • Nihai raporlar hibe sözleşmesi gereği hazırlanıp sunulması gereken raporlar olduğundan, raporlar sözleşmeyi imzalayan veya imza yetkisi olan kişi tarafından imzalanmalıdır. • Tüm klasörlerin üzerine sözleşme numarası, Projenin adı ve Hibe Faydalanıcısı kurumun adı yazılmış olmalıdır. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

26. ÖNEMLİ NOT: • Üst yazısı olmayan dosyalar kabul edilemeyecek olup, yazıda kaç ek olduğunun da mutlaka belirtilmesi gereklidir • Projede yaptığınız son bir değişiklik varsa (aktivite planı, bütçe vb.) final raporunda onay için MFİB ye sunmanız mümkündür. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

27. Özetle, gönderilecek rapor paketinin aşağıdakilerden oluşması beklenmektedir. • Ön yazı 2. Nihai Rapor Kontrol Listesi 3. Birinci Klasör: Teknik Rapor ve Destekleyici Dokümanlar; 4. İkinci Klasör: Mali Rapor ve Destekleyici Dokümanlar; 5. Üçüncü Klasör: Görünürlük malzemeleri ve dizinde yer almayan diğer ilgili destekleyici dokümanlar. • Klasörlerin üzerine I, II, III şeklinde takibi kolaylaştırıcı bilgiler konmalıdır. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

28. Hibe projeleri nihai dönemde ödemelerini alabilmek için bir Ödeme Talebi hazırlamak ve Nihai Mali Rapor ile birlikte sunmak zorundadır. • Ödemenin yapılacağı hesap bilgileri değişen (hesap sahibi ismi, banka ismi, hesap no/ şube no değişikliği gibi durumlar) projelerin Ödeme Talebi ile birlikte güncellenmiş Mali Kimlik Formu’nu da düzenleyerek talep ile beraber ek olarak sunmaları gerekmektedir. • Ödeme Talebi projede imzaya yetkili kişi tarafından kaşeli ve ıslak imzalı olarak sunulmalıdır. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

29. Harcama Doğrulama Raporu (YMM) Raporu • Tüm hibe projeleri proje sonunda bir Harcama Doğrulama Raporu (Denetçi Raporu) hazırlatmak ve Nihai Mali Rapor ile birlikte sunmak zorundadır. • Söz konusu rapor hibe sözleşmesi EK VII’e uygun olarak hazırlanmalıdır. • YMM Raporu orijinal olarak, her sayfası paraflı, son sayfası kaşeli ve ıslak imzalı olarak sunulmalıdır. • YMM Raporu ekinde YMM’ye ait TÜRMOB Tasdik Sözleşmesi’nin ve faaliyet belgesinin de sunulması gerekmektedir. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

30. Elden ödeme kuralında 200 Avro limiti mevcuttur, elden ödeme tutanağı yazısı mali rapora eklenmelidir. • Elden 200 Euro üzeri alımlar uygun maliyet değildir. • Havale ücretleri uygun maliyet değildir. • İK altında Fatura kabul edilmemektedir. • “5- Diğer Giderler” başlığı altında Gider makbuzu uygun değildir. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

31. 6. YMM ile ilgili bir değişiklik söz konusu ise küçük değişiklik ile bildirilmiş olmalıdır. 7. Ödeme talebi sunulmadan projelere ödeme yapılmayacaktır. 8.İhale dokümanları arasında, kazanamayanlara gönderilecek yazı da bulunmalıdır. 9. MFİB tarafından projelerinizin nihai değerlendirilmesi final raporunuzdan sonra yapılacaktır. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

32. 10. Raporlarınızda eksiklikler olması durumunda bu eksikliklerin giderilmesi sizden istenecektir. Bu eksiklik düzeltmesi için sizlerden istenecek olan tüm yazışmalarda 45 günlük süreniz yeniden başlayacaktır. Bu nedenle raporlarınızın eksiksiz ve düzenli bir biçimde gönderilmesi projenizin final ödemeyi en kısa süre içerisinde almasını sağlayacaktır. ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB

33. Teşekkürler.. Burcu ATILGAN Proje Hibe Uzmanı burcu.atilgan@tobb.org.tr Tel:03122182387 ETCF-II is co-funded by the European Unionand the Republic of Turkey TOBB