ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

1. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Pesquisas feitas em algumas empresas revelaram os seguintes dados: 30% a 60% do estoque de ferramentas ficam espalhados pelo chão das fábricas, perdidos, deterioram dentro de caixas de ferramentas pessoais, o que resulta em média de 20% do tempo dos operadores desperdiçado procurando por ferramentas. Se somarmos meia hora por turno, chegaremos em mais de três semanas de trabalho perdidas por ano.

2. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS O ideal é que o dinheiro que está investido em estoque seja necessário para a produção e o bom atendimento das vendas. Contudo, a manutenção de estoques requer investimentos e gastos elevados; evitar a formação ou, quando muito, tê-los em número reduzidos de itens e em quantidade mínimas, sem que, em contrapartida, aumente o risco de não ser satisfeita a demanda dos usuários é o conflito que a administração de materiais visa solucionar.

3. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS O objetivo, portanto, é otimizar o investimento em estoques , aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa, minimizando as necessidades de capital investido. A grande questão é poder determinar qual a quantidade ideal de material em estoque, onde tanto os custos, como os riscos de não poder satisfazer a demanda serão os menores possíveis.

4. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS O dilema do gerenciamento de estoques está fundamentado em dois fatores: O primeiro consiste em manter estoques a níveis aceitáveis de acordo com o mercado, evitando a sua falta e o risco de obsolescência; O segundo trata dos custos que esses proporcionam em relação aos níveis e ao dimensionamento do espaço físico. Assim nenhuma organização pode planejar detalhadamente todos os aspectos de suas ações atuais ou futuras, mas todas podem e devem ter noção para onde estão dirigindo-se e determinar como podem chegar lá, ou seja, precisam de uma visão estratégica de todo o complexo produtivo.

5. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS CONFLITOS A administração de materiais envolve vários departamentos, desde a aquisição até a venda para o consumidor, durante esse processo, é normal surgirem conflitos sobre a quantidade a ser adquirida, o prazo de entrega, os custos envolvidos, veremos agora em sentido estrito, o ponto de vista de alguns departa- mentos sobre a quantidade de matéria prima a ser adquirida.

6. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS CONFLITOS Departamento de compras: é a favor de grande quantidade, pois obtém grandes descontos, reduzindo assim, os custos e conseqüentemente aumentando os lucros. Departamento de produção: o maior medo deste departamento é que falte MP, pois sem ela a produção fica parada, ocasionando atrasos podendo até mesmo perder o cliente, portanto.

7. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS CONFLITOS Departamentos de vendas e marketing: é a favor de grande quantidade de matéria-prima, pois significa grandes lotes de fabricação , grande quantidade de material no estoque para que as entregas possam ser realizadas rapidamente, o que resultará em uma boa imagem da empresa, aumentará as vendas e conseqüentemente os lucros. Departamentos financeiro: è a favor de pequena quantidade de material no estoque, pois a medida que aumenta a quantidade significa: • alto investimento de capital - caso não venda, este capital fica inativo; • alto risco - as perdas podem ser maiores, obsolescência, • altos custos de armazenagem.

8. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS TRABALHO EM GRUPO • Quais são os custos envolvidos na manutenção dos estoques? • Quais são as perdas em função da falta de estoque? • Como resolver o dilema entre o excesso ou falta de estoque e os conflitos entre os interesses e visão de cada departamento envolvido direto ou indiretamente na manutenção de estoque? • Proponha ações nos processos das empresas seguindo a solução proposta anteriormente:

9. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Previsão de demanda A objetivo da Previsão de Demanda é prever com maior precisão possível qual a quantidade requerida de cada produto e no momento certo em que será necessário, ou seja, é uma ferramenta para diminuir a distância entre a necessidade e a disponibilidade de estoque.

10. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Previsão de demanda Para facilitar as análises de previsões, podemos classificar os produtos em tipos: • Produtos padronizados; • Produtos não padronizados.

11. Classificação e Codificação de Materiais

12. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Previsão de demanda E por Grupos ou família: Ex.: Montadora de automóveis: Criar Grupos como: • Carros populares; • Sedan médios; • Utilitários.

13. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES • Classificar um material é agrupá-lo utilizando critérios como gênero, finalidade, tipo, forma, dimensões etc. A boa classificação permite: • Perfeita identificação mesmo para materiais muito parecidos; • Tratamento adequado para cada gênero de material (produtos químicos versus alimentos). • A classificação é feita em etapas e gera o catálogo (impresso ou não). • Catalogação: consiste na criação do catálogo do estoque, onde constam todos os itens apresentados em conjunto, porém por classes.

14. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES • Simplificação: consiste na racionalização dos materiais, eliminando sempre que possível a diversidade de itens com uma mesma finalidade. • Especificação: descrição detalhada de cada item, com sua forma, material / composição, tamanho, peso etc. A especificação pode ser técnica e / ou comercial. A especificação facilita a compra dos itens, a verificação no recebimento e a identificação pelo requisitante / cliente. • Normalização e Padronização: define a maneira que os materiais serão utilizados e a forma única de identificação dos mesmos, tanto pelo Almoxarifado / Depósito quanto pelo Requisitante / Cliente.

15. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Exemplos de classificação de materiais PAPEL couché, 70g / m², bobina com 1,0 m largura. PARAFUSO de aço, M10 x 25 x 1,0, cabeça sextavada. CANETA esferográfica, ponta grossa, azul, marca BIC. CANETA esferográfica, ponta grossa, preta, marca BIC. CANETA esferográfica, ponta fina, azul, marca PILOTO.

16. Alfabético Numérico Alfa-numérico Sistemas de Classificação de Materiais

17. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Método da Media Móvel (média aritmética) (MMM) A previsão do próximo período é obtida por meio de cálculo da media aritmética do consumo dos períodos anteriores. Como resultado desse modelo teremos valores menores que os ocorridos caso o consumo tenha tendências crescente, e maiores se o consumo tiver tendências decrescentes, nos últimos períodos. P (MMM)= (C1+C2+C3+...............+ Cn) : n P = Previsão para o próximo período C1,C2,C3,Cn = Consumo nos períodos anteriores

18. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Método da Média Móvel Ponderada (MMP) A previsão é dada através de ponderação dada a cada período, de acordo com a sensibilidade do administrador, obedecendo algumas regras: 1ª O período mais próximo recebe peso de maior ponderação entre 40% a 60%, e para os outros haverá uma redução gradativa para os mais distantes. 2ª O período mais antigo recebe peso de menor ponderação e deve ser igual a 5%. 3ª A soma das ponderações deve ser sempre 100% (40 a 60 % para o mais recente e para o ultimo, 5%).

19. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Método da Média Móvel Ponderada (MMP) Este modelo elimina em parte algumas precariedades dos modelos anteriores, mas mesmo assim verifica alguns problemas como a alocação dos percentuais será sempre função da sensibilidade do responsável pela previsão portanto, se não for bem analisado as variáveis, poderá ocasionar erros de previsão.

20. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Método da Média Móvel Ponderada (MMP) P(MMP)= (C1 x P1) + (C2xP2) + C3xP3)+.......+(CnxPn) Onde P(MMP)= Previsão próximo período através do método da média ponderada. C1,C2,C3,Cn= Consumo nos períodos anteriores P1,P2,P3,Pn = Ponderação dada a cada período

21. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Método da Média dos Mínimos Quadrados (MMNQ) De fato é o melhor em relação aos outros relacionados, pois é um processo de ajuste que aproxima os valores existentes, minimizando as distâncias entre cada consumo realizado. Baseia-se na equação da reta [Y=a+bx] para o calculo da previsão de demanda, portanto permite um traçado bem realista do que poderá ocorrer, com a projeção da reta. Usando a equação da reta, teremos que calcular a,b e x. Para o calculo dos mesmos usaremos as equações normais, onde os dados são obtidos da tabulação dos dados existentes.

22. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Método da Média dos Mínimos Quadrados (MMNQ) P(MMQ)= a + bx Onde: a = valor a ser obtido na equação normal por meio da tabulação de dados; b = valor a ser obtido na equação normal mediante a tabulação de dados; x = quantidades de períodos de consumo utilizados para calcular a previsão. Para calcularmos os termos a e b, é necessário tabularmos os dados existentes para preparar as equações normais, dadas por: ΣY= (n x a) + (Σ x b) ΣXY= (Σx x a) + (Σx² x b)

23. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Previsão de demanda Séries Temporais Uma série temporal constitui-se em uma seqüência de observações da demanda, de uma variável qualquer ao longo do tempo. Se o período for suficientemente longo, o padrão de demanda resultante permite distinguir quatro comportamentos ou efeitos associados com uma série temporal:

24. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Previsão de demanda Séries Temporais Efeitos de tendências: Confere à demanda uma tendência a crescer ou a decrescer com o tempo. Pode ocorrer, também, de a demanda manter-se estacionária, variando sempre em torno do valor médio. Efeito sazonal (ou estacional). Representa o fato de que a demanda de muitas mercadorias assume comportamentos semelhantes em épocas bem definidas de ano.

25. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Previsão de demanda Séries Temporais Ciclo de negócios: Constitui-se em flutuações econômicas de ordem geral, de periodicidade variável, decorrente de uma multiplicidade de causas. São movimentos típicos das economias capitalistas modernas, de difícil previsão.

26. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Previsão de demanda Séries Temporais Variações irregulares ou ao acaso: Como o próprio nome indica, são variáveis devidas a causas não identificadas, que ocorrem no curto e no curtíssimo prazo, diferentemente do ciclo de negócios. Pelo simples fato de ocorrerem ao acaso, tais variações não podem ser previstas por nenhum modelo de previsão.

27. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Funções dos Estoques Estoque de antecipação: Os estoques de antecipação são criados, para atender demandas futuras, através das previsões, programas de promoções ou até mesmo diante de possíveis greves ou férias coletivas agendadas.

28. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Funções dos Estoques Estoque de tamanho de lote (Econômico): Os itens comprados ou fabricados em quantidade maiores que o necessário criam imediatamente estoque de tamanho de lote. É muito utilizado quando se quer tirar vantagem dos descontos sobre a quantidade, para reduzir despesas de transporte, os custos de produção e otimizar setups das linhas de produção, produzindo lotes mínimos que representam maximização do lucro desejado.

29. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Funções dos Estoques Restrições ao lote econômico Espaço de Armazenagem - uma empresa que passa a adotar esse método em seus estoques, pode deparar-se com o problema de falta de espaço, pois, às vezes, os lotes de compra recomendados pelo sistema não coincidem coma capacidade de armazenagem do almoxarifado; Natureza do Material - Pode vir a se constituir em fator de dificuldade. O material poderá tornar-se obsoleto ou deteriorar-se;

30. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Funções dos Estoques Restrições ao lote econômico Natureza de Consumo - A aplicação do lote econômico de compra, pressupõe, em regra, um tipo, de demanda regular e constante, com distribuição uniforme. Como isto nem sempre ocorre com relação à boa parte dos itens, é possível que não consigamos resultados satisfatórios ou esperados com os materiais cujo consumo seja de ordem aleatória e descontínua.

31. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Funções dos Estoques Lote Econômico de Compras – LEC: Como calcular o LEC: LEC = Raiz Quadrada de2 x CP x D/CA CP = custo de um pedido D= demanda/consumo CA= custo de armazenagem por unidade

32. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Sistemas de controles e avaliação de estoque independente Sistemas de duas caixas : também chamado de sistema de duas gavetas; é um método de controle de estoques em que os itens são armazenados em dois contenedores fisicamente diferentes, e as quantidades necessárias dos itens são retiradas da primeira caixa (ou gaveta) na medida da necessidade de utilização; consumo. Ao término dos itens da primeira caixa, inicia-se a retirada dos itens da segunda e, imediatamente, coloca-se um pedido para a reposição da primeira. A grande vantagem deste sistema está na substancial redução do processo burocrático de reposição de material. É um método simples recomendado para produtos classe “C”.

33. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Funções dos Estoques Estoque de segurança ou mínimo: É a quantidade mínima possível capaz de suportar um tempo de ressuprimento superior ao programado ou com um consumo desproporcional. Atingindo o estoque mínimo o produto chega ao seu ponto crítico, desencadeando providências que devem ser tomadas, tais como: nova compra, programação de produção ou ativação de encomendas, com objetivo de evitar a ruptura do estoque.

34. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Funções dos Estoques É a quantidade mínima que deve existir em estoque e que tem a função de cobrir eventuais atrasos no suprimento. Modelos de cálculo para estoque mínimo Fórmula simples: E. min = C x K C - consumo médio mensal K - fator de segurança arbitrário com o qual se deseja garantia contra risco de ruptura.

35. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Funções dos Estoques Estoque Mínimo com Variação E.min = T1 x (C2 - C1) + C2 x T4 Onde : T1 = Tempo para o consumo. C1 = Consumo normal mensal C2 = Consumo mensal maior que o normal T4 = Atraso no tempo de reposição

36. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Funções dos Estoques Tempo de Reposição (Ressuprimento, atendimento) Emissão do pedido - Tempo que se leva desde a emissão do pedido de compras até ele chegar ao fornecedor; Preparação do pedido - Tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos, separar, emitir faturamento e deixá-los em condições de serem transportados. Transportes - Tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento pela empresa dos materiais encomendados.

37. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Funções dos Estoques Tempo de Reposição (Ressuprimento, atendimento) Em virtude de sua grande importância, este tempo deve ser determinado de modo mais realista possível, pois as variações ocorridas durante esse tempo podem alterar toda a estrutura do sistema de estoques. Ponto de Pedido (PP) é uma quantidade de estoque que, quando atingida, deverá provocar um novo pedido de compra. PP = C x TR + E.minímo Onde: PP = Ponto de pedido C = Consumo médio mensal TR = Tempo de reposição E.minímo = Estoque mínimo (segurança)

38. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Funções dos Estoques Estoque Empenhado ou Reservado - quantidade de determinado item, com utilização certa, comprometida previamente e que por alguma razão permanece temporariamente em almoxarifado. Está disponível somente para uma aplicação ou unidade funcional específica; Estoque de Recuperação - quantidades de itens constituídas por sobras de retiradas de estoque, salvados ( retirados de uso através de desmontagens) etc., sem condições de uso, mas passíveis de aproveitamento após recuperação, podendo vir a integrar o Estoque Normal ou Estoque de Materiais Recuperados, após a obtenção de sua condições normais; Estoque Disponível - é a quantidade de um determinado item existente em estoque, livre para uso; Estoque Teórico - é o resultado da soma do disponível com a quantidade pedida, aguardando o fornecimento;

39. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Curva ABC Outra ferramenta fundamental para auxiliar no controle de estoque é a curva ABC, este método é antigo mas muito eficaz. É através da classificação da curva ABC que conseguimos determinar o grau de importância dos itens, permitindo assim  diferentes níveis de controle com base na importância relativa do item.

40. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Curva ABC Classe A: São os principais itens em estoque de alta prioridade, foco de atenção do gestor de materiais, pois são materiais com maior valor devido à sua importância econômica.Estima-se que 20% dos itens em estoque correspondem a 80% do valor em estoque. Classe B: Compreendem os itens que ainda são considerados economicamente preciosos, logo após os itens de categoria A, e que recebem cuidados medianos. Estima-se que 30% dos itens em estoque correspondem a 15% do valor em estoque.

41. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Curva ABC Classe C: Não deixam de ser importantes também, pois sua falta pode inviabilizar a continuidade do processo, no entanto o critério estabelece que seu impacto econômico não é dramático, o que possibilita menos esforços. Estima-se que 50% dos itens em estoque correspondem a 5% do valor em estoque. A partir desta classificação priorizamos aqueles de classe A nas políticas de estoques devido à maior importância econômica. Desta forma, os itens classe A receberão sistematicamente maior atenção do que itens classe C, em termos de análises mais detalhadas, menores estoques, maiores giros, menores lotes de reposição, mais contagem, etc.

42. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Estoques de Matérias-Primas (MPs) Os estoques de MPs constituem os insumos e materiais básicos que ingressam no processo produtivo da empresa. São os itens iniciais para a produção dos produtos/serviços da empresa.

43. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Estoques de Materiais em Processamento ou em Vias Os estoques de materiais em processamento - também denominados materiais em vias - são constituídos de materiais que estão sendo processados ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo da empresa. Não estão nem no almoxarifado - por não serem mais MPs iniciais - nem no depósito - por ainda não serem Pas. Mais adiante serão transformadas em Pas.

44. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Estoques de Materiais Semi-acabados Os estoques de materiais semi-acabados referem-se aos materiais parcialmente acabados, cujo processamento está em algum estágio intermediário de acabamento e que se encontram também ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo. Diferem dos materiais em processamento pelo seu estágio mais avançado, pois se encontram quase acabados, faltando apenas mais algumas etapas do processo produtivo para se transformarem em materiais acaba dos ou em PAs.

45. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Estoques de Materiais Acabados ou Componentes Os estoques de materiais acabados - também denominados componentes - referem-se a peças isoladas ou componentes já acabados e prontos para serem anexados ao produto. São, na realidade, partes prontas ou montadas que, quando juntadas, constituirão o PA. Estoques de Produtos Acabados (Pas) Os Estoques de Pas se referem aos produtos já prontos e acabados, cujo processamento foi completado inteiramente. Constituem o estágio final do processo produtivo e já passaram por todas as fases, como MP, materiais em processamento, materiais semi-acabados, materiais acabados e Pás.

46. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Tipos de Almoxarifados Almoxarifados de matérias-primas: Materiais diretos: são aqueles que entram diretamente na elaboração e transformação dos produtos, ou seja, todos os materiais que se agregam ao produto, fazendo parte integrante de seu estado. Podem também ser itens comprados prontos ou já processados por outra unidade ou empresa. Materiais indiretos (auxiliares) : são aqueles que ajudam na elaboração, execução e transformação do produto, porém diferenciam dos anteriores pois não se agregam a ele, mas são imprescindíveis no processo de fabricação.

47. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Tipos de Almoxarifados Almoxarifados de produtos em processos (intermediários) : são os itens que entraram no processo produtivo, mas ainda não são produtos acabados. Almoxarifado de produtos acabados: é o local dos produtos prontos e embalados os quais serão distribuídos aos clientes. O seu planejamento e controle é de suma importância tendo em vista que o não giro do mesmo irá onerar o custo do produto, além de forte injeção á obsolescência. Almoxarifado de manutenção: é o local onde estão as peças de reposição,apoio e manutenção dos equipamentos e edifícios ou ainda os materiais de escritório “papel e caneta” usados na empresa

48. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Inventário (controle de estoque) Periódicos – Contagem física Rotativo - É realizado no decorrer do exercício financeiro envolvendo grupos de itens específicos em determinados períodos (dias, semanas ou meses). Uma das vantagens deste inventario é que não tem necessidade de interromper o processo operacional. Geral - É realizado no final do exercício envolvendo todos os itens de uma só vez (“Fechado para balanço”). Uma das desvantagens é que interrompe o processo operacional. Permanente – Registra constantemente todas as entradas e saídas, há um controle contínuo dos estoques. Entre os métodos de avaliação e controle de estoques existentes, podemos destacar os seguintes:

49. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Custos de Estoque Custo de capital de giro: os custos associados ao capital de giro são os juros, que pagamos ao banco por empréstimo, ou os custos de oportunidades, de não reinvestirmos em outros locais; Custo de armazenagem: estes são os custos associados à armazenagem física dos bens. Locação, climatização e iluminação dos armazéns podem ser caros;

50. GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES Custos de Estoque Custo de armazenagem: Para calcular o custo de armazenagem de determinado material, podemos utilizar a seguinte expressão: Custo de armazenagem = Q/2 x T x P x I Onde: Q = Quantidade de material em estoque no tempo considerado P = Preço unitário do material I = Taxa de armazenamento, expressa geralmente em termos de porcentagem do custo unitário. T = Tempo considerado de armazenagem