Apskaita įgyvendinant vietos projektus

1. Apskaita įgyvendinant vietos projektus Pranešėja: Profesijos mokytoja Ona Čerbauskienė

2. Apskaitos politika- bendrieji apskaitos principai, apskaitos metodai ir taisyklės, skirti įmonės apskaitai tvarkyti ir finansinei atskaitomybei sudaryti bei pateikti. Apskaitos politika turi būti grindžiama visais apskaitos reikalavimais, išvardintais įvairiuose teisės aktuose bei įmonės vidaus dokumentuose.

3. Reikalavimai projekto apskaitai Įstaigos patvirtintoje projekto apskaitos politikoje turi atsispindėti: • Sąskaitų planas su projekto lėšoms apskaityti skirtomis sąskaitomis/subsąskaitomis; • Registrų paramos lėšoms apskaityti sąrašas; • Projekto apskaitoje taikoma IT apskaičiavimo metodologija; • Projekto dokumentų saugojimo tvarka; • Projektui gaunamos paramos, ūkinių operacijų ir ūkinių įvykių registravimo buhalterinėje apskaitoje tvarka.

4. Pagrindiniai teisės aktai, reglamentuojantys projektą vykdančios organizacijos apskaita ir projekto lėšų administravimą • LR buhalterinės apskaitos įstatymas • LR įmonių finansinės atskaitomybės įstatymas • Verslo Apskaitos standartai • Projektų administravimo ir finansavimo taisyklės (patvirtintos LR Vyriausybės 2007 -12-19 nutarimu Nr.1443)

5. Tinkamos finansuoti projekto išlaidos • Tiesiogiai susijusios su Projekto, kuriam teikiama parama, įgyvendinimu; • Išlaidos yra tinkamų finansuoti kategorijų ir neviršija Paramos sutartyje nustatytų dydžių kiekvienai išlaidų kategorijai; • Būtinos Projektui įgyvendinti ir atitinka skaidraus finansų valdymo, sąnaudų efektyvumo principus;

6. Tinkamos finansuoti projekto išlaidos • Tiesiogiai, o ne per tarpininkus, patirtos projekto vykdytojo ir/ar partnerių, išlaidos; • Išlaidos apmokėtos iki projekto veiklų įgyvendinimo pabaigos; • Būtinos projekto išlaidos – mažiausia sėkmingam projekto įgyvendinimui reikalinga išlaidų suma, kurią įgyvendinančioji institucija pripažino būtina ir kuri yra numatyta projekto finansavimo ir administravimo sutartyje;

7. Tinkamos finansuoti projekto išlaidos • Išlaidos yra realios, patirtos projekto vykdytojo arba partnerio, už atliktus darbus, suteiktas paslaugas ir neviršija rinkos kainų; • Suplanuotos efektyviai ir pagrįstai; • Projekto išlaidos nepažeidžia aplinkos apsaugos reikalavimų; • Patirtos nepažeidžiant ES ir LR teisės aktų; • Projektų išlaidos turi atitikti viešųjų pirkimų reikalavimus; • Užregistruotos projekto vykdytojų/partnerių apskaitoje ir gali būti identifikuojamos, patikrinamos ir patvirtinamos atitinkamais apskaitos dokumentais.

8. Netinkamos finansuoti projekto išlaidos • Neatitinka pagrindinių reikalavimų, išdėstytų išlaidų ir finansavimo reikalavimų atitikties taisyklėse; • Patirtos perkant prekes, darbus ar paslaugas projekto vykdytojui ir/ar partneriui nesilaikant Viešųjų pirkimų įstatymo nuostatų.

9. Netinkamos finansuoti projekto išlaidos(Nuostoliai ir užsienio valiutos keitimo išlaidos) • Organizacijų (įmonių, įstaigų) nuostoliai dėl užsienio valiutos kurso pokyčių, bankų ar kitų valiutos keitimo įstaigų už valiutos keitimą taikomi komisiniai mokesčiai; • Užsienio valiuta patirtos išlaidos turi būti perskaičiuojamos į nacionalinę valiutą pagal Lietuvos banko nustatytą oficialų lito ir užsienio valiutos santykį, vadovaujantys LR teisės aktais, Viešųjų pirkimų įstatymo nuostatomis.

10. Netinkamos finansuoti projekto išlaidos(Baudos, nuobaudos ir bylinėjimosi išlaidos) • Projekto vykdytojui/partneriui bei projektą administruojantiems ir vykdantiems asmenims paskirtos baudos, su administracinėmis, drausminėmis ir kt. • Nuobaudomis susijusios išlaidos, delspinigiai bei bylinėjimosi išlaidos( žyminis mokestis ir išlaidos, susijusios su bylos nagrinėjimu). • Pridėtinės vertės mokestis, jei paramos gavėjas šį mokestį gali susigrąžinti.

11. Netinkamos finansuoti projekto išlaidos(Nepiniginis įnašas) • Žemė ar kitas nekilnojamasis turtas, įranga. • Įrenginiai ar medžiagos, mokslo tiriamoji ar profesinė veikla, kuriais prisidedama prie projekto įgyvendinimo. • Naudoto turto, išskyrus naudotą nekilnojamą turtą įsigijimas.

12. Netinkamos finansuoti projekto išlaidos(Netinkamos, patirtos vykdant sutartis (jų atitinkamą dalį): • Kurios padidina projekto sąnaudas, proporcingai nepadidindamos jo vertės, t. y. išlaidos laikomos nebūtinos projektui sėkmingai įgyvendinti, rinkos kainas viršijančios ir patikimo finansų valdymo principo neatitinkančios išlaidos. Tinkamos išlaidos- tik rinkos kainų neviršijantį išlaidų dalis. • Sudarytos su tarpininkais ar konsultantais, kuriose darbų ar paslaugų kaina siejama su išlaidų dydžiu, nepagrįstu faktine atlikto darbo ar suteiktų paslaugų verte, t.y. faktine suteiktų paslaugų (atlikto darbo) verte nepagrįstas užmokestis (pvz., sėkmės mokestis, mokamas tarpininkams ar konsultantams už paraiškos parengimą) arba procentine išraiška (pvz., nuo visos projekto išlaidų sumos) išreikštas mokestis už suteiktas paslaugas (patiektas prekes, atliktus darbus).

13. Netinkamos finansuoti projekto išlaidos(Transporto priemonių, išskyrus tikslinių transporto priemonių, pirkimo išlaidos) Tikslinėmis transporto priemonėmis laikomos tokios priemonės, kurios būtinos projekto uždaviniams įgyvendinti bei rezultatams pasiekti ir nėra skirtos projekto administravimo veikloms vykdyti. Būtinybė įsigyti tikslinę transporto priemonę (-es), ypač lengvąjį automobilį, turi būti išsamiai pagrįsta projekto išlaidų pagrindime.

14. Netinkamos finansuoti projekto išlaidos(Žemės pirkimo ar nuomos išlaidos) Nekilnojamo turto (pastatų, kitų statinių ar patalpų ir žemės, ant kurios jie pastatyti) pirkimo, nuomos ar lizingo (finansinės nuomos) ir eksploatavimo išlaidos.

15. Tinkamos finansuoti projekto išlaidos o • Visos projekto vykdytojų patirtos išlaidos turi būti pagrįstos išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo dokumentais ir turi būti užtikrinamas šių dokumentų atsekamumas. • Siekiant užtikrinti dokumentų atsekamumą, būtina, kad dokumentų įrašai teiktų išsamia informaciją apie faktiškai patirtas išlaidas. • Išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo dokumentai turi būti saugomi 10 metų nuo galutinio apmokėjimo.

16. Reikalavimai apskaitos dokumentams Visos ūkinės operacijos ir ūkiniai įvykiai turi būti pagrįsti apskaitos dokumentais. Dokumentai surašomi ūkinės operacijos ir ūkinio įvykio metu arba jiems pasibaigus ar įvykus.

17. Reikalavimai apskaitos dokumentams Nuolatinių ir ilgalaikių paslaugų (energijos, dujų, ryšių, nuomos ir kitų) teikimo pagal sutartis, praėjusio laikotarpio, kuris negali būti ilgesnis kaip vienas mėnuo, apskaitos dokumentai išrašomi ir pateikiami (išsiunčiami) paslaugos gavėjui ne vėliau kaip iki kito mėnesio 10 dienos.

18. Reikalavimai apskaitos dokumentams Privalomi apskaitos dokumentų rekvizitai: • Apskaitos dokumento pavadinimas, numeris; • Ūkio subjekto surašiusio apskaitos dokumentą, pavadinimas, kodas; • Apskaitos dokumento data; • Ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio turinys; • Ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio rezultatas pinigine ir/arba kiekybine išraiška. Jeigu ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio rezultatas nurodomas kiekybine išraiška, turi būti nurodyti mato vienetai; • Asmens, kuris turi teisę surašyti arba pasirašyti apskaitos dokumentus, vardas arba pirmoji vardo raidė, pavardė, parašas, pareigos

19. Reikalavimai apskaitos dokumentams Už apskaitos dokumentų surašymą laiku ir teisingai, už juose esančių duomenų tikrumą ir ūkinių operacijų teisėtumą atsako apskaitos dokumentus surašę ir pasirašę asmenys

20. Reikalavimai apskaitos dokumentams Už apskaitos dokumentų išsaugojimą įstatymu nustatyta tvarka atsako ūkio subjekto vadovas.

21. Klaidų taisymas • Pinigų apskaitos dokumentus taisyti draudžiama. Jei padaryta klaida, pinigų apskaitos dokumentas anuliuojamas ir surašomas naujas. • Apskaitos dokumentuose draudžiama taisyti dokumento surašymo datą. • Galima taisyti kiekį, sumą ir tekstą. • Taisant klaidą, klaidingas tekstas arba skaičius perbraukiamas taip, kad galima būtų juos perskaityti, ir įrašomas teisingas tekstas arba skaičius. Šalia ištaisyto įrašo pasirašo taisomą apskaitos dokumentą pasirašę asmenys ir nurodoma data. Tokie taisymai daromi tik dokumento surašymo metu.

22. Reikalavimai apskaitos dokumentams Visos pateikiamos išlaidų pagrindimo ir apmokėjimo dokumentų kopijos tvirtinamos: • KOPIJA (viršutinėje dokumento dalyje). • Užrašu ,, kopija tikra”: pareigos A / V; parašas, vardas, pavardė; data. • Jeigu dokumentą tvirtina įgaliotas asmuo, būtina pridėti įgaliojimą.

23. Tinkamos finansuoti projekto išlaidos • Statybos, rekonstravimo, remonto ir kitų darbų išlaidos. • Įrangos, įrenginių ir kito kilnojamo materialiojo turto (ilgalaikio ir trumpalaikio) ir nematerialiojo turto pirkimo, nuomos ir lizingo išlaidos, bei įsigyto turto eksploatavimo išlaidos. • Įsigyto turto draudimo išlaidos ir pan. • Paslaugos. Būtinos paslaugos, kurių projekto vykdytojas/partnerisneturi galimybių ar teisės atlikti savo jėgomis, pirkimo iš paslaugų teikėjų išlaidos. • Projekto administravimo ir vykdymo išlaidos.

24. Tinkamos finansuoti projekto išlaidos • Darbo užmokestis projektą administruojantiems asmenims ir komandiruočių išlaidos. • Projekto administravimo paslaugų pirkimas ( kai projektui ar atskiroms jo veikloms administruoti samdomas išorinis paslaugos teikėjas)

25. Išlaidas pagrindžiantys dokumentai • Pirkimo dokumentai; • Pirkimo- pardavimo sutartys su tiekėjais; • Sąskaitos- faktūros; • Nuomos ar lizingo sutartys; • Įrangos, įrenginių ar kito turto perleidimo-priėmimo aktai; • Įsigyto turto draudimo dokumentai; • Vadovo įsakymai dėl ilgalaikio turto nusidėvėjimo skaičiavimo metodikos bei turto priskyrimo ilgalaikiam turtui, įsakymai dėl priemonių priskyrimo projekto reikmėms; • Trumpalaikio turo nurašymo aktai; • Paslaugų teikėjų sąskaitos –faktūros; • Sutartys su paslaugų teikėjais (įskaitant autorines sutartys).

26. Išlaidas pagrindžiantys dokumentai • Darbo sutartys, vadovo įsakymai; • Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai; • Darbuotojo darbo laiko ataskaitos (laikaraščiai); • Darbo užmokesčio priskaitymo žiniaraščiai, užmokesčio ir susijusių mokesčių mokėjimo dokumentai, • Pagrindinės darbovietės darbo laiko apskaitos žiniaraščiai ir/ ar pažymos apie darbo laiką.

27. Tinkamos finansuoti projekto išlaidos • Administracinis personalas ir specialistai gali būti tik pareiškėjo ir jo partnerių darbuotojai, dirbantys prie projekto pagal darbo sutartys. • Projekto vadovu gali būti tik paramos gavėjo darbuotojas. • Tinkamos išlaidos – tik ta dalis darbo užmokesčio, kuri tenka tiesiogiai susijusiam su projektu faktiškai atliktam darbui ir apskaičiuojama proporcingai dirbtų dienų skaičiui. • Atlygis už darbą prie projekto negali viršyti biudžete numatytu įkainių.

28. Tinkamos finansuoti projekto išlaidos Pagal darbo sutartis dirbančių projekto darbuotojų tiesiogiai su projektu susijusios tinkamos išlaidos: • Priskaičiuotas darbo užmokestis • Priskaičiuotos įmokos 30,98% Sodrai • Priskaičiuotos 0,1 % įmokos į Garantinį fondą (mokesčius priskaičiuoja ir sumoka darbdavys)

29. Klaidos • Darbo sutartyse nenurodoma darbo dienos/savaitės trukmė, ar sutartis terminuota ar ne, ar dėl papildomo darbo. • Darbo sutartyse bei biudžetuose numatomi įkainiai skirtingais mato vienetais (valandomis, dienomis ar mėnesinis atlyginimas). • Įsakymas dėl darbuotojų skyrimo projekte sudaromas ankstesne data negu sudaroma darbo sutartis su darbuotoju. • Nepateikiami vadovo įsakymai dėl darbuotojų skyrimo dirbti projekte arba nenurodomos dirbančio projekte pareigos.

30. Klaidos • Priskaitytas darbo užmokestis viršija darbo sutartyje numatytą įkainį ar biudžete numatytą įkainį. • Nesutampa laikaraščių ir darbo laiko apskaitos žiniaraščių duomenys. • Nesilaikoma maksimalios darbo laiko trukmės, dirbant nevienoje darbovietėje ar vienoje darbovietėje pagal kelias sutartis ( max. trukmė 60 val. per savaitę, max. 12 val. per dieną),

31. Tinkamos finansuoti projekto išlaidos( Komandiruočių išlaidos) • Dienpinigiai, • Gyvenamo ploto nuomos išlaidos, • Kelionių išlaidos, • Kelionės metu sunaudotų degalų išlaidos, • Registruoto bagažo mokestis, bagažo saugojimo ir pan.

32. Išlaidas pagrindžiantys dokumentai(Kelionės) • Kelionės automobiliu: organizacijos vadovo įsakymas dėl automobilio naudojimo projekto reikmėms, automobilio nuomos ar panaudos sutartis, kelionės lapai, įsakymas dėl kuro normos, kuro įsigijimą ir apmokėjimą už jį patvirtinantys dokumentai, kuro nurašymo aktai. • Lėktuvo bilietai tik ekonominės klasės.

33. Klaidos • Nenurodomi arba netiksliai nurodomi su projektu susiję kelionės tikslai. • Nurodomi kelionės tikslai nesutampa su darbuotojo laikaraščiuose pateikiama informacija. • Kelionės bilietų datos nesutampa su įsakyme ar darbo laiko apskaitos žiniaraštyje nurodytomis. • Kelionės lapuose nurodomas per didelis kiekis kilometrų, įvertinus kelionės maršrutą. • Deklaruojamos kuro išlaidos neįvertinus suteiktų nuolaidų.

34. Tinkamos finansuoti projekto išlaidos( Biuro išlaidos) • Patalpų nuomos, komunalinių patarnavimų, telefoninių pokalbių ir panašių išlaidų tinkama finansuoti yra tik tą dalis, kurį tiesiogiai susijusi su projekto vykdymu • Tik projekto reikmėms sunaudotos biuro prekės, kurios pagal įmonės apskaitos politiką nėra ilgalaikis turtas, yra tinkamos išlaidos • Biuro prekių įsigijimas turi būti pagrįstas protingumo, naudingumo ir efektyvumo principais

35. Išlaidas pagrindžiantys dokumentai(Biuro išlaidos) • Sąskaitos- faktūros; • mokėjimo dokumentai; • Nurašymo aktai.

36. Klaidos • Įsigyjamos projekto biudžete nenumatytos arba įgyvendinimui nebūtinos prekės. • Nepateikiami prekių nurašymo aktai. • Prekės nurašomos ankščiau negu įsigyjamos.

37. Tinkamos finansuoti projekto išlaidos( Viešinimas) Išlaidos informavimo ir viešinimo priemonėms įgyvendinti. Informacinės sklaidos ir reklamos išlaidas pateisinantys dokumentai: • sutartys, • sąskaitos-faktūros, • atliktų darbų aktai (straipsnių, spaudos pranešimų kopijos), • apmokėjimo dokumentai, • viešinimo renginių dalyvių sąrašai, • informavimo ir viešinimo priemonių pavyzdžiai, kopijos arba nuotraukos.

38. Klaidos • Nepateikiamos straipsnių, spaudos pranešimų, publikacijų kopijos. • Nepateikiami reklaminių bukletų išdalinimą patvirtinantis aktai.

39. Tinkamos finansuoti projekto išlaidos( Auditas) Projekto vykdytojas turi įvertinti kokiais projekto etapais (kartu su mokėjimo prašymais; patyrus pusę projektų išlaidų ar kt.) reikalinga atlikti projekto išlaidų auditą. Išlaidas pagrindžiantys dokumentai: • Sutartis su paslaugų tiekėju. • Paslaugų teikėjų sąskaitos-faktūros

40. Dėkoju už dėmesį Sėkmės įgyvendinant projektus