Analisis Proses Bisnis

1. AnalisisProsesBisnis

2. Definisi • Proses • proses adalah “satu set aktivitas dan sumber daya yang terdefinisi dan menerima input serta merubahnya menjadi output.” • Ruang lingkup meluas dari yang paling besar dan kompleks kepada yang paling mendasar. Semua aktivitas pekerjaan adalah sebuah proses.

3. ContohProses • Menerima order dari pelanggan • Merencanakan rapat • Merakit komponen • Mengadakan audit • Memilih Pemasok • Mengelola stok gudang, dll.

4. Istilah-istilah(1) Ada beberapa istilah yang sering digunakan dalam pembahasan mengenai proses, yaitu: • Pemasok • Pemilik Proses • Pelanggan • Input • Output

5. Istilah-istilah(2) • Pemasok adalah pihak terkait sebelum proses yang menjadi objek observasi. Pemasok harus menyiapkan input sesuai dengan permintaan yang berasal dari pemilik proses. • Pemasok internal adalah pihak di dalam perusahaan yang memasok sesuatu (barang/jasa/informasi) kepada rekan kerja yang lain dalam perusahaan. • Pemasok eksternal adalah pihak diluar perusahaan yang memasok sesuatu ke dalam perusahaan.

6. Istilah-istilah(3) • Pelanggan adalah pihak terkait setelah proses yang menjadi objek observasi. Dengan kata lain, pelanggan adalah pihak yang menerima dan menggunakan hasil (output) dari proses. • Pelanggan internal adalah pihak dalam perusahaan yang menggunakan sesuatu yang dihasilkan proses (rekan kerja) sebelumnya di dalam perusahaan. Dengan kata lain pelanggan internal adalah proses selanjutnya dari proses yang diamati. • Pelanggan eksternal adalah pihak di luar perusahaan yang menggunakan sesuatu (barang/jasa/informasi) yang dihasilkan oleh perusahaan.

7. Istilah-istilah(4) • Input adalah segala sesuatu yang menjadi masukan awal ke dalam sebuah proses dapat berupa barang (material), jasa maupun informasi. Ada tiga macam input, yaitu : • Barang : Produk dengan karakteristik fisik • Jasa : Pekerjaan yang dilakukan • Informasi : Laporan, saran, instruksi, data. • Output adalahsegalasesuatu yang dihasilkanolehsebuahproses. Sepertihalnyadengan input, output juga dapatberupabarang (material), jasa maupuninformasi

8. DefinisiProsesBisnis • Proses bisnis dari sebuah perusahaan (organisasi) dapat dinyatakan sebagai sebuah kumpulan dari banyak proses dan aktivitas. Proses-proses tersebut dapat dibedakan menjadi dua kategori utama yaitu proses inti dan proses pendukung.

9. ProsesInti(1) • Proses Intiadalahproses yang dimulaidenganidentifikasikebutuhanpelanggan (customerneed), persyaratanpelanggan (customerrequirement) sertaharapanpelanggan (customerexpectation) dan diakhiridenganpengirimankepelanggan dan penerimaanpembayaran. • Karakteristik dari proses inti adalah sebagai berikut : • Merubah kebutuhan pelanggan menjadi produk yang diharapkan pelanggan • Proses-proses yang berlangsung berhubungan dengan produk yang diberikan kepada pelanggan • Proses-proses yang mentransformasikan kebutuhan pelanggan menjadi produk yang diinginkan.

10. ProsesInti(2) • Contoh beberapa proses yang merupakan proses inti : • Pemasaran • Penjualan • Desain produk • Pembelian • Perencanaan Produksi • Produksi • Penyerahan produk / Jasa • Penagihan dan Penerimaan Pembayaran

11. ProsesInti(3) • Proses inti dapat diidentifikasi dengan memeriksa setiap proses satu persatu. Pengujian dilakukan dengan mempertimbangkan akibat yang timbul apabila suatu proses tidak dikendalikan dengan baik. • Sebuah proses diklasifikasi sebagai proses inti apabila proses tersebut berdampak secara langsung dan signifikan terhadap : • Kepuasan pelanggan • Kinerja keuangan dan bisnis perusahaan • Keamanan produk • Memenuhipersyaratan yang ditetapkanolehperaturan.

12. ProsesPendukung • Proses pendukung adalah proses yang meskipun tidak secara langsung memberikan nilai tambah pada produk, namun perlu dilakukan untuk menjaga kelangsungan dari proses inti.

13. Tingkatan Pemetaan Proses Bisnis • Pemetaan Proses Bisnis Level 1 merupakan proses yang masih sangat global, untuk menjadikan nya lebih detail, maka level 1 harus dibreakdown menjadi aktifitas yang lebih rinci. Misalnya : • Level 1 : Proses Riset Pasar • Level 2 : Penjabaran dari proses riset pasar dimana terdapat aktivitas interview, aktivitas analisis, dst. • Level 3 : Penjabaran dari aktivitas interview, yaitu : siapkan daftar Tanya, ajukan pertanyaan, catat jawaban, dst.

15. Penggambaran Pemetaan Proses Bisnis • Teknik yang biasa digunakan dalam menggambarkan proses bisnis biasa nya adalah FlowMap. • FlowMap mudah dipelajari, namun bila digunakan secara tepat, akan menjadi metode yang sangat bagus dalam pemetaan proses bisnis.

16. SimbolPemetaanProsesBisnis • Ada sebanyak 7 macam simbol yang dapat umum digunakan dalam pemetaan proses bisnis. Selain ketujuh symbol tersebut ada beberapa symbol lain yang juga dapat digunakan dalam menggambarkan proses bisnis.

17. Mulai / Selesai : Menggambarkan awal atau akhir dari sebuah proses. Setiap awal dan akhir harus ditandai dengan tanda ini. Mulai / Selesai Menunjukan aliran dari suatu aktivitas atau proses Pelaksana Pelaksana : Menunjukan siapa yang melakukan aktifitas. Aktivitas : Menunjukan kegiatan yang dilakukan yang merubah input menjadi output Aktivitas Keputusan : Menunjukan adanya pilihan dari sebuah keputusan, yang jawaban nya adalah Ya / Tidak. Pertanyaan dituliskan di dalam simbol Y / N ? Dokumen : menunjukan dimana output atau input dari sebuah aktivitas ditulis dalam dokumen. Nama dokumen dituliskan dalam simbol. Dokumen Penghubung : menghubungkan satu bagan alur dengan bagan alur yang terputus karena berpindah halaman Penghubung Proses : untuk pemetaan level 1 menggunakan simbol ini, sedangkan untuk level selanjutnya menggunakan simbol ketiga. Proses

18. Output Perusahaan 1 2 3 4 Langkah-langkah penggambaran pemetaan proses bisnis level 1 (1) • Identifikasi output utama (major output) dari organisasi yang menjadi objek pemetaan.

19. Pelanggan Output 1 Perusahaan 2 X 3 4 Y Langkah-langkah penggambaran pemetaan proses bisnis level 1 (2) • Identifikasi pelanggan dari organisasi yang menjadi obyek pemetaan.

20. Input Pelanggan Output Perusahaan 1 A 2 X B 3 4 Y C Langkah-langkah penggambaran pemetaan proses bisnis level 1 (3) • Identifikasi input utama (major input) yang diperlukan organisasi untuk menghasilkan output atau produk.

21. Pemasok Pelanggan Input Output A Perusahaan 1 P 2 X B 3 Q C 4 Y Langkah-langkah penggambaran pemetaan proses bisnis level 1 (4) • Identifikasi pemasok utama dari organisasi, yang memberikan input ke dalam organisasi.

22. Pemasok Organisasi Output Pelanggan Input 1 A I P Proses A Proses E X 2 B F Proses D Q Proses B 3 Y C H G 4 Proses C Langkah-langkah penggambaran pemetaan proses bisnis level 1 (5) • Identifikasi hubungan yang terjadi di dalam organisasi (input/output) dan langkah satu sampai dengan empat diulang untuk proses internal

23. PenggambaranProsesBisnis Level 2 • Pemetaan proses bisnis level 2 menggambarkan bagaimana pekerjaan dapat dilakukan dalam organisasi. • Hal ini merupakan pendetilan dari pemetaan sebelumnya, dimana pada pemetaan proses bisnis level 1 hanya menggambarkan proses secara global sedangkan pada level 2 mendetilkan bagaimana proses tersebut dijalankan dalam organisasi.

24. Pemetaan proses bisnis level 2 secara umum • Input dan output dari setiap proses • Urutan dari setiap langkah kerja • Pelaksana, fungsi atau jabatan untuk melakukan proses

25. Ilustrasi (1) • Ilustrasi bagian-bagian tersebut digambarkan seperti pada gambar dibawah. Penjelasannya adalah : • P -> Merupakan suatu input dari aktivitas 1 • A -> Merupakan pelaksana atau fungsi yang melakukan aktivitas 1   • R -> Merupakan output dari aktivitas 5

26. 1 A P 2 3 B 4 C 5 D R Ilustrasi (2)

27. Penerimaan Order Operation Lkp? PPIC Review Order Pembelian Pemrosesan Order SALES Terima Order Pembelian Contoh (1)

28. Inventory Planner Penerimaan Order Operation Lkp? PPIC Review Order Pembelian Pemrosesan Order SALES Terima Order Pembelian Contoh (2)

29. Perencanaan Benchmarking • Menentukan apa yang akan dibenchmark • Tujuannya menentukan ruang lingkup aktivitas benchmarking • Penentuan ini tentunya berdasarkan keputusan manajemen yang merupakan hasil diskusi dan juga mempertimbangkan resources yang ada • Dalam penentuan ini juga harus mempertimbangkan needs dari customer serta arah perusahaan ke depan ( vision ).

30. Beberapa area benchmarking • Produk • Proses • Fungsipendukung • Performansiorganisasi • Strategi

31. Menentukan jenis benchmarking • Tujuannya adalah menentukan jenis benchmarking yang akan dilakukan. • Penentuan ini bergantung kepada beberapa hal yaitu apa yang akan dibenchmark / subject benchmark, yaitu yang telah ditentukan pada langkah pertama, sumber daya yang dimiliki perusahaan serta bergantung pada kebijakan perusahaan sendiri untuk menentukan seberapa jauh pelaksanaan benchmarking tersebut.

32. Jenis benchmarking (1) • Internal benchmarking • Membandingkan aktivitas di perusahaan kita dengan aktivitas yang sama di departemen, divisi, lokasi atau perusahaan lain di dalam satu group. • Keuntungan dari proses ini adalah adanya kemudahan dalam pengambilan data, sehingga hasil yang diperoleh akan maksimal. • Kekurangan dari proses ini yaitu keterbatasan improvement hanya pada proses yang sama sehingga tidak mampu mencapai world class university.

33. Jenis benchmarking (2) • Competitive benchmarking • Melakukan perbandingan terhadap kompetitor langsung. • Keuntungan dari proses ini adalah kemudahan untuk mentranslasikan proses bisnis kompetitor kepada proses bisnis perusahaan kita dikarenakan teknologi maupun prosesnya tidak terlalu berbeda jauh. Sedangkan kekurangannya yaitu adanya keterbatasan data yang diperoleh karena adanya confidentiality yang harus dijaga atar perusahaan.

34. Jenis benchmarking (3) • Functional / Generic Benchmarking • Melakukan perbandingan terhadap perusahaan lain yang diakui memiliki keunggulan performansi baik proses, produk maupun jasa. • Keuntungannya adalah memungkinkan perusahaan melakukan inovasi-inovasi berdasarkan ide dari perusahaan best practise. Selain itu akses data lebih mudah dan dapat menciptakan network dengan perusahaan tersebut. Kekurangan dari proses ini yaitu kesulitan untuk mentranslasikan proses maupun fungsi dari best practise, yang kemungkinan sedikit berbeda dengan perusahaan kita.

35. Pembentukan team benchmarking • Tujuan dari pembentukan team adalah menentukan personil-personil yang terlibat dalam aktivitas benchmarking, yang mana personil ini yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan aktivitas benchmarking di perusahaan.

36. Team benchmarking • Benchmarking Project Manager • Bertanggung jawab dalam merencanakan, mengatur, mengarahkan serta mengendalikan project benchmarking. Selain itu juga bertanggung jawab dalam melakukan koordinasi dengan organisasi lain yang terkait. • Data Collector Analysis • Bertanggung jawab dalam mengembangkan dan menggunakana teknik-teknik benchmarking untuk mengumpulkan, menganalisa dan merepresentasikan data. • Benchmarking Project Support • Memberikan support kepada benchmarking team jika diperlukan.

37. Pengumpulan data eksternal • Desk research dilakukan untuk mengumpulkan informasi sebanyak mungkin mengenai organisasi / perusahaan yang dapat dibenchmark sehingga kita siap pada saat melakukan kontak maupun visit kepada suatu perusahaan. Data-data yang dibutuhkan dapat diperoleh melalui annual report, database di internet, lembaga penelitian, pusat data bisnis, agen-agen, dsb. Berdasarkan data-data ini maka dapat diketahui perusahaan-perusahaan mana saja yang memiliki performansi terbaik dan layak untuk menjadi tujuan benchmark.

38. Mempelajari organisasi sendiri (1) • Data-data yang diperolehharusmencakup : • Ukuranperformansiatau metrics ( berapanilai yang dicapai ) • Cara untukmencapaiperformansi ( bagaimanadanmengapadapatmencapainilaiperformansitersebut ) • Tujuan yang ingindicapai : • Adalahuntukmengidentifikasi Critical Success Factors dariperusahaandanmelakukanpemotretankondisiperusahaansaatiniuntukmengetahuiukuranperformansidarifaktor-faktortersebut.

39. Mempelajari organisasi sendiri (2) • Langkah-langkah yang dilakukan : • Menentukan Critical Success Factor • Dalam proses menentukan definisi CSF dan alat ukurnya haruslah serinci mungkin. Hal tersebut dikarenakan : • Menentukan kedetilan informasi yang akan diperoleh dari hasil benchmarking • Membantu proses perencanaan benchmarking khususnya dalam hal alokasi resources yang ada ( time consumed, people dan effortnya ) • Membantu benchmarking partners mengerti data yang kita butuhkan dan menyediakan informasi sesuai keinginan kita.

40. Mempelajari organisasi sendiri (3) • Kerincian CSF dapat dibagi menjadi 3 level, • Tingkat 1 • Mendefinisikan secara luas area subjek benchmarking, misalnya melibatkan organisasional, departemental atau fungsi. Pengukuran dalam tingkat ini masih secara luas. • Tingkat 2 • Mendefinisikan subjek menjadi lebih spesifik dibandingkan tingkat 1. Pada tingkat 2 ini pengukuran subjek menjadi lebih mudah dan dibuat kedalam pengukuran agregat.

41. Mempelajari organisasi sendiri (4) • Tingkat 3 • Tingkat 3 ini sangat spesifik mendefinisikan subjek, khususnya dalam jenis pengukuran atau deskripsi proses yang memungkinkan benchmark partner untuk menyediakan informasi yang dapat dibandingkan dengan perusahaan kita.

42. Hal-halpentingmenentukan CSF • Harus merepresentasikan suatu angka yang menjadi indicator utama • Harus jelas dan mudah untuk dimengerti sebagai focus utama yang terukur untuk suatu improvement • Harus customer focused • Harus sesuai dengan mission statement dan visi perusahaan

43. Pengukuranperformansi (1) • Untuk melihat performansi perusahaan berdasarkan CSF yang telah ditentukan sebelumnya, factor-faktor dalam CSF tersebut perlu dijabarkan ke dalam target-target perusahaan baik dalam jangka panjang maupun jangka pendek. Target-target inilah yang menjadi dasar acuan aktivitas dan improvement yang ada di perusahaan.

44. Pengukuranperformansi (2) • Untuk itu CSF terlebih dahulu perlu diterjemahkan ke dalam business process perusahaan dan diuraikan menjadi proses-proses yang lebih detil. • Hal ini untuk mempermudah analisa dan pengukuran performansinya karena proses-proses tersebut secara langsung berpengaruh pada pencapaian target di perusahaan. • Setiap proses memiliki indicator performansinya masing-masing (KPI).

45. EfektifitasProses • Ketepatanwaktu (akurasi) • Reliability (kehandalan) • Biaya • Kualitas • Fleksibilitas

46. Mempelajari Organisasi yang menjadi Target Benchmarking (1) • Langkah berikutnya adalah melakukan investigasi atau meneliti organisasi / perusahaan yang akan menjadi target benchmarking, tujuannya adalah : • Mengidentifikasi dan memilih organisasi / perusahaan mana yang akan menjadi target proses benchmarking • Mencari informasi yang lebih detil dan mendalam mengenai target benchmark. • Melakukan kontak dengan target benchmark.

47. Mempelajari Organisasi yang menjadi Target Benchmarking (2) • Aktivitas yang dilakukanuntukmempelajariorganisasi target adalah : • Mengidentifikasidanmemilih target benchmark • Target benchmark dapatdiklasifikasikansebagaiberikut : • Best in Class / World Class • Best Practise • Improvement over current practice • Parity or Below Current Practice

48. sumber informasi untuk mengidentifikasi perusahaan target • Special awards • Media Attention • Professional Association • Independent Reports • Word Of Mouth • Consultants

49. Contoh Benchmarking