Avainvapaaehtoisten polku

1. Avainvapaaehtoisten polku Projekti 2013-2014

2. Projektin tarkoitus • Selkeyttää ja parantaa Suomen Punaisen Ristin avainvapaaehtoisten polkua kehittämällä ja yhtenäistämällä tukemisen tapoja vapaaehtoisen polkua seuraten. • Varmistaa tuen laatu ja jatkuvuus niin keskustoimiston kuin piirienkin osalta selkeytämällä tarpeet, sekä kirkastamalla työntekijöiden vastuualueet ja tehtäväjaot. • Opas vapaaehtoisten tukemiseen toimii työskentelyn ohjenuorana.

3. Tavoitteet • Vapaaehtoisten tukemisen oppaan sisältämien prosessien parantaminen sopimalla yhteisistä toimintatavoista ja vastuista • Oppaan julkaisu sähköisesti • Avainvapaaehtoisten polkujen kuvaaminen • Perehdytyspaketit verkkoon kaikille avainvapaaehtoisille 2013 • Vuonna 2014 järjestää täydennyskoulutustapahtuma osastojen vastuuhenkilöille. Jatkossa kerran 3:ssa vuodessa. • Oppaan kirjoittaminen osastoille? Muuta?

4. Työskentelytapa • Oman kohderyhmän/vastuualueen tarkastelu yhteisen prosessin pohjalta. • Vapaaehtoisten tukemisen toimenpiteiden tarkastelu ja tarkentaminen perustuen vapaaehtoisten tukemisen oppaaseen. • Yhtenäisten käytäntöjen vahvistaminen ja tuen takaaminen kaikille avainvapaaehtoisryhmille. • Yhdessä työstämistä ja välitehtäviä oman viiteryhmän kanssa. Esim. yksi piirin työntekijä ja yksi vapaaehtoinen.

5. Viestintä: •  Miten materiaalit olisivat helposti löydettävissä? • Vapaaehtoisille RedNet-sivu ja projektille oma RedNet-sivu, johon kerätään kaikki projektin materiaalit

6. Projektin arviointi ja seuranta: • Yhteiset tavoitteet, joilla vapaaehtoisen polun toteutumista seurataan. • Raportointi järjestöjohtajalle ja jäsen- ja vapaaehtoistoiminnan valiokunnalle. • Kiinteäksi osaksi laajennetun johdon työskentelyä. • Hallitus seuraa työskentelyä

7. Kotitehtävät • työpari jostakin piiristä + vapaaehtoinen • tehtävät 1. ja 2. RedNetiin • Haasteet suhteessa yhteiseen polkuun • muut viestit laajennettuun johtoon • Brieffatkaa ne, jotka ei päässeet mukaan • Mahdolliset kommentit projektisuunnitelmaan • Örkki perustaa projektille RedNet-ryhmän ja kutsuu kaikki mukaan. • Pekka laittaa matskut ryhmään • Lisätehtävä: matriisin kommentointi

8. Välityöskentely • Mitä on tapahtunut viime kerran jälkeen? • Onko tullut uusia tarpeita? • Haasteet suhteessa yhteiseen polkuun?

9. Tehtävä 1: Keitä ovat avainvapaaehtoiseni? Kohderyhmän ja tuen kartoitus • Kuvaus avainvapaaehtoisryhmästä/vastuualueesta • Kohderyhmän tukiverkko

10. Vapaaehtoisen polun vastuumatriisi • Täydentäminen ja kommentointi • Vastuumatriisi

11. Rekrytointi Me tarvitsemme • toimijoita: jäsenet toimivat vapaaehtoisina. • vaikuttajia: jäsenet ovat järjestön päätöksentekijöitä. • tukijoita: jäsenmaksuilla katetaan toiminnan kuluja. • puolestapuhujia: Punaisen Ristin painoarvo yhteiskunnallisena vaikuttajana.

12. Erityiset tarpeet Yhteiset tarpeet

13. Pääsitkö mukaan vapaaehtoiseksi netin kautta 2012? 2730 halusi vapaaehtoiseksi punainenristi.fi:n kautta 2012. Pyynnöt välitetään automaagisesti suoraan piirien vastaaville. Piireissä pyynnöt välitetään eteenpäin, jokainen omalla tavallaan. Yli 700 vastasi kyselyyn.

15. Kuinka kauan kesti ennen kuin sinuun otettiin henkilökohtaisesti yhteyttä Punaisesta Rististä?

16. Kun sinuun otettiin yhteyttä, tarjottiinko sinulle vapaaehtoistehtävää?

17. Oletko nyt mukana vapaaehtoistoiminnassa?

18. Kuinka todennäköistä on, että suosittelisit Suomen Punaisen Ristin vapaaehtoistoimintaa ystävällesi?” Suosittelijaluku on meillä – 5%; eli tällä hetkellä tuotamme negatiivista mainetta…

19. Miten vapaaehtoinen pääsee mukaan webin kautta?

20. Näin se toimii teoriassa

21. Näin sen tulisi siis tapahtua: 1 Vapaaehtoinen valitsee webissä mihin toimintaan haluaa mukaan • Hänen hakemuksensa siirtyy automaagisesti piriin jossa nimetty vastaanottaja. 2 Piirissä nimetty työntekijä päättää postinumeron ja toiveiden perusteella mihin osastoon vapaaehtoinen sijoitetaan. • - Hänen hakemuksensa siirtyy sähköpostilla osastoon ennalta sovitulle henkilölle (Kopio keskustoimistoon ja lukukuittaus) 3. Osastossa vastaanottava vapaaehtoinen ottaa yhteyden hakemuksen tehneeseen vapaaehtoiseen joko sähköpostilla tai puhelimitse ja tarjoaa vapaaehtoistehtävää. (Kopio piiriin ja lukukuittaus) • Jos osastossa ei ole toivottua toimintaa, osaston vapaaehtoinen ohjaa eteenpäin. Kontrolli: Hakemuksen tehnyt vapaaehtoinen saa 3 kuukauden sisällä kyselyn sähköpostilla jossa kysytään ”pääsitkö mukaan”

22. Kohta 1) Lomake 2011 saatujen hakemusten perusteella lomaketta muutettiin yksinkertaisemmaksi. Samalla siirto tuli automaagiseksi. Lomake löydetään hyvin (90%) ja sitä pidetään muutoksen jälkeen selvänä Parannusehdotuksia:

23. Kohta 2 • Piierissä nimetyt vastaanottajat. • Jokaisella piirillä oma tapa toimia osastoihin lähetyksessä. Toivotaan 3 päivän sisällä siirtoa osastoon, 7 päivää ehdoton takaraja. • Mallikirje on olemassa, ja se on kauan sitten lähetetty piireille (HUP:in malli) • Jokaisen piirin kanssa tulisi käydä tilanne läpi sen omien prosessien suhteen. • Mikä on kummien rooli?

24. Kohta 3 Osastoissa tulisi olla nimetyt ja varmistetut vastaanottajat. Osastoille ei ole luotu mitään mallikirjettä Jokaisella osastolla oma tapa toimia. Toivotaan 3 päivän sisällä sähköpostia, 7 päivää olisi ehdoton takaraja. • Jokaisen osaston kanssa tulisi käydä tilanne läpi sen omien prosessien suhteen. • Olisiko Promoilla rooli?

25. Seuranta • Seuranta tapahtuu keskustoimiston toimesta kvartaaleittain. Pääsitkö Mukaan? kysely • Seurannassa henkilöt jotka ovat pyytäneet uutta kontaktia otetaan eritystarkkailuun. - Osastoille tulisi tehdä sama seuranta: Pääsikö mukaan? – Mutta onko se piirin tehtävä?

26. Tehtävä 3. Miten omat vapaaehtoiseni löytävät tehtävän ja sitoutuvat? • Minkälaisen perehdytyksen kohderyhmän vapaaehtoiset saavat? • Kuka auttaa alkuun toiminnassa? • Miten kiinnostuneet saadaan tulemaan uudestaan? • Miten ja mihin vapaaehtoiset rekisteröidään yhteydenpitoa varten?

27. Kotitehtävät • Siirrä aikaisemmat tehtävät RedNetiin. • Käy läpi piiri- ja osastoyhteytesi kanssa tehtävä 3. tehtävän löytyminen ja sitoutuminen • Toimintamuotojen ja vapaaehtoistehtävien määrittely ja tarkastus/päivitys