Proyecto Modernización Procesos y Procedimientos

1. Proyecto ModernizaciónProcesos y Procedimientos PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

2. PROYECTO MODERNIZACION UNIVERSITARIA • El entorno dinámico y cambiante en el cual interactúa la Universidad del Cauca conlleva la necesidad de modernizar la estructura administrativa y las formas de organización y distribución del trabajo, con el objetivo de obtener mayor flexibilidad y eficiencia en las actividades que se desarrollan para el cumplimiento de la misión institucional. PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

3. Gestión por Procesos en la Universidad del Cauca: • Un enfoque de gestión basado en procesos, en el ámbito de un sistema de gestión de la calidad, requiere la identificación de todos los factores de estructura, cultura organizacional, marco legal y entorno que influyen en el desarrollo de las actividades.El actual modelo de procesos presenta las siguientes características: PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

5. Conceptos Base del Modelo Actual • Procesos Estratégicos: Aquellos que tienen alcance sobre los demás procesos del Sistema, para su planificación, la definición de políticas de gestión en todos los niveles de la Universidad. • Procesos Misionales: Aquellos que intervienen en la determinación de requerimientos, necesidades y expectativas de los estudiantes. • Procesos de Apoyo: Aquellos involucrados en la provisión de los recursos y actividades de apoyo necesarias para el normal funcionamiento de los demás procesos del Sistema. • Procesos de Evaluación: Aquellos involucrados en la evaluación institucional a los demás procesos del sistema. PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

6. Inconsistencias Encontradas en el Modelo Actual • El actual mapa de procesos no refleja todas las actividades misionales de la universidad. • No tiene el soporte documental que garantice la consistencia del modelo. • Carece de una descripción completa y detallada de los procedimientos que hacen parte de cada uno de los procesos que lo conforman. • No hay correspondencia entre la estructura organizacional actual y el modelo de procesos. • El mapa de Procesos actual no evidencia el enfoque sistémico necesario para la implementación de una estructura basada en procesos. • El mapa de procesos actual tiene una visión de organización empresarial de la institución. PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

7. Definiciones Claves de la Propuesta • Asistencia: Acción de asistir o apoyar con compromiso y colaboración. • Autocontrol: Control de los propios impulsos y reacciones. • Calidad: Conjunto de características de un producto o servicio que le confieren la aptitud para satisfacer expectativas de las partes interesadas. • Centro: Órgano que está destinado a cultivar o a fomentar determinados estudios, investigaciones o a la prestación de servicios. • Comité: Órgano conformado por un conjunto de personas encargadas por la ley, o por una corporación o autoridad, de ejercer unas determinadas competencias que pueden ser de carácter permanente o temporal en algún asunto específico, sin capacidad de decisión. • Conformidad: Igualdad, correspondencia de una cosa con otra. • Consejo: Órgano de carácter asesor y decisorio en temas específicos de la gestión. • Consistencia: Propiedad de lo que es duradero, estable o sólido, cohesión. • Control: Comprobación, inspección, fiscalización, intervención. • Cumplimiento: Acción y efecto de cumplir o cumplirse. • Decanatura: Conjunto de órganos destinadas oficialmente al decano para el desempeño de sus funciones. • Departamento: Órgano en que se subdivide una Facultad que cultiva una o varias disciplinas afines, imparte docencia, adelanta investigación, extensión y servicios, en cada una de ellas. PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

8. Definiciones Claves de la Propuesta • Dimensión: Aspecto o faceta de algo. • División: Órgano de gestión administrativa conformado por dos o más secciones. • Escuela: Órgano de una Facultad que administra programas orientados a la formación en ocupaciones técnicas o tecnológicas. • Evaluación: Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia, con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos, posibilitando la determinación de las desviaciones y la adopción de medidas correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas presupuestadas. • Expectativa: Esperanza de realizar o conseguir algo. • Facultad: Cada una de las grandes divisiones de una universidad, correspondiente a una rama del saber, y en la que se dan las enseñanzas de una carrera determinada o de varias carreras afines. • Gestión: Es la aceptación y ejercicio de responsabilidades sobre un proceso (es decir, sobre un conjunto de actividades) lo que incluye: • La preocupación por la disposición de los recursos y estructuras necesarias para que tenga lugar. • La coordinación de sus actividades (y correspondientes interacciones). • La rendición de cuentas ante el abanico de agentes interesados por los efectos que se espera que el proceso desencadene. También se entiende por gestión al conjunto de trámites a realizar para resolver un asunto. PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

9. Definiciones Claves de la Propuesta • Gestión de la Información: Sección dedicada a la toma, recopilación, y análisis de la Información. • Misional: Enfocado en el cumplimiento del propósito fundamental de la organización. • Noción: Conocimiento o idea que se tiene de algo • Oficina: Órganos de carácter asesor. • Órgano: Persona o conjunto de personas que actúan en representación de una organización o persona jurídica en un ámbito de competencia determinado. • Orientar: Dirigir o encaminar a alguien o algo hacia un fin determinado. • Parte Interesada: Cualquier persona o entidad que es afectada o concernida por las actividades o la marcha de una organización; por ejemplo, los trabajadores de esa organización, sus accionistas, las asociaciones de vecinos afectadas o ligadas, los sindicatos, las organizaciones civiles y gubernamentales que se encuentren vinculadas. etc. • Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. • Proceso: Conjunto de procedimientos mutuamente relacionados o que interactúan, los cuales transforman elementos de entrada en resultados. • Sección: Cada una de las partes en que se divide o considera dividida una División. PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

10. Definiciones Claves de la Propuesta • Sistema: Conjunto de procesos que relacionados entre sí ordenadamente que contribuyen a determinado objeto. • Soporte: Apoyo o sostén. • Sostenibilidad: Es la capacidad de permanecer. Cualidad por la que un elemento, sistema o proceso, se mantiene activo en el transcurso del tiempo. Capacidad por la que un elemento resiste, aguanta, permanece. • Unidad Descentralizada: Órgano constitutivo con independencia y autonomía • Verificación: Acción de comprobar o examinar la verdad de algo. • Vicerrectoría: Órgano de nivel directivo. PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

11. PROPUESTA DEL NUEVO MAPA DE PROCESOS • Incorporación de la dimensión Sistemica en todos los procesos. • Incorporación de los procesos de Interacción con la Sociedad. • Cambio de la noción de Necesidad por la de Expectativa. • Cambio de la noción de Apoyo por la de Asistencia en los sistemas de Gestión administrativa y los de Cultura y Bienestar. • Cambio de la noción de Control por la de Autocontrol y Evaluación. • Cambio en la visión de Organización Empresarial por la de Organización Social PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

12. C U M P L I M I E N T O E X P E C T A T I V A S P A R T E S I N T E R E S A D A S ESTRATEGICOS (7) E X P E C T A T I V A S P A R T E S I N T E R E S A D A S Sistema de Gestión Estratégica (5) Sistema Integrado de Gestión (2) MISIONALES (6) Sistema de Interacción Social (2) Sistema de Formación (2) Sistema de Investigación (2) ASISTENCIA (19) Sistema de Cultura y Bienestar Universitario (3) Sistema de Gestión Administrativa (16) EVALUACION (1) Sistema de Gestión del Autocontrol y la Verificación (1) PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – UNIVERSIDAD DEL CAUCA

13. Gestión por Procesos en la Universidad del Cauca: (Propuesta) • Procesos Estratégicos: Aquellos que orientan las actuaciones y decisiones de todos los componentes del sistema y que son esenciales para la sustentabilidad de la Institución. • Procesos Misionales: Aquellos que están involucrados en el cumplimiento de las expectativas de las partes interesadas en el marco de las funciones sustantivas de la Universidad. • Procesos de Asistencia: Aquellos involucrados en la provisión de los recursos y las actividades de cooperación y colaboración, necesarias para el normal funcionamiento de los demás procesos del Sistema. • Procesos de Evaluación: Aquellos que permiten el mantenimiento de la consistencia y conformidad de los procesos del sistema. PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

14. Conceptos Base del Modelo Actual • Procesos Estratégicos: Aquellos que tienen alcance sobre los demás procesos del Sistema, para su planificación, la definición de políticas de gestión en todos los niveles de la Universidad. • Procesos Misionales: Aquellos que intervienen en la determinación de requerimientos, necesidades y expectativas de los estudiantes. • Procesos de Apoyo: Aquellos involucrados en la provisión de los recursos y actividades de apoyo necesarias para el normal funcionamiento de los demás procesos del Sistema. • Procesos de Evaluación: Aquellos involucrados en la evaluación institucional a los demás procesos del sistema. PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

15. INSCONSISTENCIAS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ACTUAL • Estructura Funcional centrada en un flujo de trabajo vertical que impide la comunicación y la coordinación entre los procesos. • Exceso de Comités en el nivel ejecutivo, lo que genera reprocesos, demoras y dilución de las responsabilidades frente a la toma de decisiones. • Procesos incompletos, sin documentar, desactualizados. • Escasa interrelación funcional en la normatividad que rige la gestión Universitaria lo cual genera falta de claridad entre lo que se debe y no se debe aplicar. • Creación de dependencias sin una relación coherente con las actividades realizadas dentro de las mismas. • Inexistencia de procesos, canales e instrumentos de comunicación fluidos y transversales a toda la estructura. • Falencias en la delegación de funciones, debido a que a algunos funcionarios se les han delegado actividades que sobrepasan sus responsabilidades (Lo cual incluye toma de decisiones). PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

16. INSCONSISTENCIAS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ACTUAL • Oficinas de asesoría con responsabilidades de gestión propias de los órganos ejecutivos que generan conflicto de competencias. • Falencias en la delegación de Funciones. • Las funciones y algunos de los procesos están diseñados en función de los criterios o necesidades del funcionario que los ejecuta, independientemente de la conveniencia institucional. • Inexistencia de un órgano Institucional que regule y controle la modificación de los procesos, en forma inconsulta por parte de cualquier funcionario. • Inexistencia de una cultura Corporativa lo cual genera conflictos de interés y de competencias entre distintas áreas funcionales. • Actividades vitales a cargo de contratistas que no permiten la continuidad de los procesos porque son contratados por tiempo y no por tareas. PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

17. COMPARATIVO ESTRUCTURA POR FUNCIONES Y PROCESOS Funciones: • Estructura de la empresa por áreas funcionales. • Flujo de trabajo vertical con estructuras piramidales. • Puestos de trabajo por funciones. • Conocimiento se desdobla a través de la estructura. • Orientada hacia adentro. • Procesos complejos y de poco valor agregado. • Incompatible con procesos por imposibilidad de integración horizontal y vertical. • Responsabilidad y autoridad limitada a la tarea. PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

18. COMPARATIVO ESTRUCTURA POR FUNCIONES Y PROCESOS Procesos: • Estructura de la empresa por procesos. • Flujo de trabajo horizontal y vertical. • Puesto de trabajo por Policompetencias. • Integración del conocimiento en grupos autónomos.      • Orientada hacia el usuario o parte interesada. • Proceso de ciclo corto y alto valor agregado. • Posibilidad de Integración matricial de actividades. • Responsabilidad y autoridad asociada al proceso. Funciones: • Estructura de la empresa por áreas funcionales. • Flujo de trabajo vertical con estructuras piramidales. • Puestos de trabajo por funciones. • Conocimiento se desdobla a través de la estructura. • Orientada hacia adentro de la organización. • Procesos complejos y de poco valor agregado. • Incompatible con procesos por imposibilidad de integración horizontal y vertical. • Responsabilidad y autoridad limitada a la tarea. PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

19. ORGANOS DE GESTIÓN Y DECISIÓN • Consejo superior • Rectoría • Vicerrectorías • Divisiones • Secciones • Facultades • Decanaturas • Departamentos • Centros • Escuelas ORGANOS DE ASESORIA Y CONSULTA • Consejos • Comités • Oficinas ORGANOS DESCENTRALIZADOS • Unidad de Salud

20. IMPLICACIONES DE LA DESCENTRALIZACIÓN • La Función central de los Consejos es la de aconsejar, por lo tanto con la nueva estructura se delimitará su alcance, los cuales serán considerados órganos de asesoría y consulta para la rectoría a excepción del consejo superior que es un órgano de carácter asesor- decisor, lo cual permitirá que la capacidad de decisión sea exclusiva de los órganos designados. • Las oficinas asesoras que actualmente son oficinas de trámites, deben desarrollar su función de asesoría tal como es su razón de ser según la definición de “oficina” • La reducción del número de comités permitirá una mayor flexibilidad de la estructura, mejor toma de decisiones, disminución de reprocesos. • La inclusión del Consejo de Bienestar como asesor del rector permitirá que la universidad se descentralice exclusivamente del componente académico y tenga una visión amplia de las funciones educativo de impacto social. PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

21. IMPLICACIONES DE LA DESCENTRALIZACIÓN • El carácter de la gestión de las vicerrectorías cambia debido a que se convierten en vicerrectorías de enlace y de verificación de cumplimiento de políticas y estrategias de la universidad por parte de las facultades, más que en determinadores de la cantidad y clase de trabajo que realizan las facultades. Por consiguiente el trabajo de los vicerrectores consiste en la gestión de recursos y apoyos internos y externos para lograr las metas de planeación de la universidad, acompañando a las decanaturas. En el nivel estratégico de la Estructura Orgánica de la Universidad del Cauca: • La labor de los decanos será de gestión y de gerencia en el campo específico en el que se desempeña la facultad, en el marco de las políticas de la universidad. • Generación de una estrategia de capacitación en destrezas y habilidades gerenciales para los vicerrectores, decanos, secretarios generales, Jefes de división y órganos nuevos. • La forma de planear el presupuesto cambia ya que implica la realización de reuniones para la presentación de proyectos, se requiere de aprobación por parte del consejo de dirección y no es conveniente el movimiento de los recursos asignados al proyecto debido a que esto afecta las metas y resultados comprometidos en el proyecto. PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

22. UNICAUCA PROYECTO GRACIAS MODERNIZACION