Introducción a los sistemas de información

1. Introducción a los sistemas de información Ing. Tania Ordóñez Caballero taleja@gmail.com

2. Objetivos • Definiciones • Tipos y usos de los S.I. • Evolución de los S.I. • Tendenciasfuturas • Casos de aplicación.

3. Definiciones • Datos: Son la materia prima para la producción de información, puede ser un número, palabra ó imagen. • Información: Son los datos que dentro de un contexto dado tienen un significado para alguien. • Sistema: mecanismo que genera información, que transforma los datos.

4. Datos, información y sistemas.

5. Sistemas de Información • Es un conjunto de elementos que interactúan entre si con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. • Los sistemas no necesariamente incluyen equipos electrónicos, aunque en la práctica son sinónimo de S.I. computarizado.

6. Elementos S.I: • Equipos computacionales: son el Hardware necesario para los S.I.: computadoras, quipos periféricos para conectarse. • Recursos humanos: son los que interactúan con el sistema, alimentan la base de datos. • Los datos: son todas las entradas que se necesitan para generar como resultado la información que generan.

7. Software: los programas ejecutados y producen diferentes tipos de resultados. • Las telecomunicaciones: son el hardware y software que facilitan la transmisión de texto, datos, imágenes y voz en forma electrónica. • Procedimientos: son las políticas • y reglas de operación.

8. Operaciones básicas

9. Entradas de información • Las entradas de información son el proceso por el cual los S.I. toman los datos que requieren para procesar la información. • Manuales: son aquellas proporcionadas directamente por el usuario. • Automáticas: son datos de información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos.

10. Almacenamiento de información • La información se almacena en estructuras de información denominadas archivos. • DVD, CD, Discos duros externos, servidores de archivos.

11. Procesamiento de información • Los cálculos son efectuados con datos introducidos recientemente o almacenados en discos duros. • Permite la transformación de datos fuentes en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, permitiendo una proyección financiera a partir de datos.

12. Salidas de información • Salida de información procesada, las unidades son: • Impresoras, DVD, CD, discos duros, memorias.

13. Diseño conceptual de un sistema de información.

14. Tecnologías de la información • Tecnologías que permiten y dan soporte a la construcción y operaciones de los S.I. • Redes de datos, teletexto, redes de T.V., satélites, teléfonos, fibra óptica, videodiscos.

15. Objetivos básicos de los S.I. • Automatizar los procesos operativos. • Proporcionar información que sirva de apoyo a la toma de decisiones. • Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

16. Tipos y usos de S.I. • Sistemas transaccionales: • Son los S.I. que logran automatizar los procesos operativos dentro de una organización. • A través de éstos se logran ahorros significativos, mano de obra, debido a que se automatizan tareas operativas de la organización. • Son el primer tipo de sistemas que se implantan en una organización con tareas operativas. • Son cálculos simples, intensas entradas/salidas de datos. • Recolectan información para cargar bases de datos.

17. Sistemas transaccionales • Es un tipo de sistema de información diseñado para recolectar, almacenar, modificar y recuperar todo tipo de información que es generada por las transacciones en una organización. • Una transacción es un evento o proceso que genera o modifica la información que se encuentran eventualmente almacenados en un sistema de información.

18. Sistemas transaccionales • Estos sistemas se dirigen principalmente alas áreas de ventas y mercadotecnia, administración y finanzas y al área de recursos humanos.

19. Sistemas transaccionales • Los sistemas transaccionales se clasifican por ser la primera cara de una empresa con el usuario, sea éste último un trabajador del propio negocio o un cliente. • Éste tipo de sistemas se caracteriza porque su funcionamiento es en línea y permite realizar las operaciones cotidianas del negocio.

20. Sistemas transaccionales • Se clasifica también por administrar las transacciones, por lo general en línea, captura la información que se produce y cuando ocurre una transacción, no la procesa sino que la entrega a otro sistema. • Es la cara que ve el cliente (Front – End).

21. Ejemplos • Control automático (ascensores), código de barra (control de inventario, para este sistema debe existir acuerdo entre quienes lo usan para estandarizar los códigos y saber a que se referencia cada uno ), lector de banda magnética (cajero automático ), punto de venta (POS, en supermercados y tiendas de retail), etc. • Un buen sistema transaccional debe capturar toda la información oportunamente. Algunas de estas aplicaciones requieren un software y/o hardware especial

22. Un sistema transaccional debe controlar las transacciones para mantener la seguridad y consistencia de los datos involucrados. • Por ejemplo, un cliente transfiere dinero de una cuenta a otra cuenta dentro de un mismo banco; la cantidad de dinero que se descuenta de la cuenta emisora debe ser igual a la que se suma en la cuenta receptora. De no ser así, la acción (transacción) no se realiza.

23. Propiedades de los S. Transaccionales • Automatizan tareas operativas en una organización, permitiendo ahorrar en personal. • Suelen dirigirse especialmente al área de ventas, finanzas, marketing, administración y recursos humanos. • Suelen ser los primeros sistemas de información que se implementan en una organización.

25. Sistemas de apoyo de decisiones • Se implantan después de los sistemas transaccionales. • La información generada se utiliza en mandos intermedios/alta administración en la toma de decisiones. • Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. • No suelen ahorrar en mano de obra. • Suelen ser S.I. interactivos y amigables

26. Los S.I. de apoyo de decisiones se clasifican en: EDSS Expertos de Apoyo a la toma De decisiones Programación de producción, compra de materiales, flujos de fondos, Proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios

29. S.I. Estratégicos • Se desarrollan en la organización con el fin de lograr ventajas competitivas a través del uso de la tecnología de la información. • Características: • Su función no es la de automatizar procesos, ni brindar información para la toma de decisiones, sin embargo lleva a cabo dichas funciones. • Son hechos a la medida para la organización. • Su función es lograr ventajas competitivas, tales como servicios diferenciados con clientes y proveedores.

30. Ejemplo • El sistema MRP (manufacturingresourceplanning) reduce sustancialmente el desperdicio durante el proceso productivo, un centro de información que proporcione todo tipo de información, como situaciones de crédito, embarque, tiempos de entrega, etc.

31. Sistemas integrales de administración • Son herramientas para optimizar las actividades de los negocios, tecnologías que permiten automatizar casi en su totalidad los procesos operativos. • ERP son las siglas en inglés de Enterprise ResourcePlanning (Planificación de Recursos Empresariales). • Es un conjunto de sistemas de información gerencial que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, envíos y la contabilidad.

32. Teoría de las etapas • En la década de los 70 Richard Nolan, prof. De Hardvard desarrolló una teoría de las etapas que influyó sobre el proceso de planeación de los recursos y las actividades informáticas.

33. 1. Etapa de inicio • Comienza con la adquisición de la primera computadora y se justifica con el ahorro de la mano de obra. • Las aplicaciones típicas que se implantan son los sistemas transaccionales, tales como nómina o contabilidad. • El departamento de sistemas depende del área de contabilidad.

34. Un administrador maneja el sistema, no necesariamente posee preparación formal en computación. • En el departamento sólo hay un operador y un programador , este último puede ser un asesor externo. • El personal suele tener resistencia al cambio. • Esta etapa termina con la implantación exitosa del S.I.

35. Etapa de contagio o expansión • El primer ejecutivo que implementa el S.I. se transforma en la persona que hay que imitar. • Se implantan el resto de sistemas transaccionales: facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores. • La aplicación de estos sistemas se lleva desordenada y sin control debido a la falta de estandares e infraestructura.

36. El departamento depende de gerencia de administración o contraloría. • Se necesita un especialista en sistemas para la venta y adquisición de aplicaciones a todos los usuarios de la organización. • Las aplicaciones carecen de interfaces automáticas entre ellas, de tal forma que las salidas que produce un sistema deben alimentar de forma manual otro. • Los gastos de sistemas se incrementan, hay racionalización de recursos computacionales.

37. Etapa de control o formalización • Inicia con la necesidad de controlar el uso de recursos computacionales a través del presupuesto. • Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de operaciones del negocio para otorgarle eficiencia a los sistemas de proveedores. • El departamento de sistemas depende de la Dirección de administración o finanzas.

38. El área de informática se orienta hacia el control administrativo y la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar. • Se establece estándares de desarrollo e implantación de estándares de trabajo, documentación de control de proyectos, desarrollo y diseño de sistemas, etc. • El personal con habilidades administrativas se integra a la organización del departamento de sistemas.

39. Etapa de integración • Surge la integración del departamento de sistemas bajo una estructura administrativa. • La integración se da con las nuevas tecnologías con bases de datos. • Se redujeron los costos del equipo y del software. • El departamento de sistemas se descentralizó, permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas. • El departamento reemplaza los sistemas antiguos.

40. Etapa de administración de datos • El departamento de sistemas reconoce que la información es un recurso valioso accesible para todos los usuarios. • Para alcanzar su objetivo es necesario administrar apropiadamente las bases de datos. • Los usuarios adquieren responsabilidad por la integridad de la información de la base de datos, se manejan niveles de acceso.

41. Etapa de madurez • La informática se encuentra en los primeros niveles del organigrama de las empresa. • Se desarrollan aplicaciones para proporcionar información para la toma de decisiones de la alta administración y carácter estratégico. • Se introducen las aplicaciones desarrolladas en tecnologías de bases de datos y se logra integrar con redes de comunicación.

42. Preguntas de la Unidad • Identifique los términos desconocidos. • Explique los objetivos de los SI • Realice un cuadro sinoptico que señale las características principales de los SI transaccionales, S.I. de Apoyo a las decisiones, S.I. Estratégicos. • Elabore un ejemplo de uno de los S.I. anteriores. Señalando sus operaciones básicas de entrada, salida, procesamiento y almacenamiento de información. Por ejemplo: un sistema de transferencia de fondos, sistema de control de inventario.