INFORME CONTRALORIA Guía Audite

1. INFORME CONTRALORIA Guía Audite Resultados Auditoría Integral Vigencia 2008 Barranquilla, diciembre 22 de 2009

2. INFORME CONTRALORIA Guía Audite Introducción Desde la entrada en vigencia de la Constitución de 1.991 y hasta la fecha, ha existido una tensión entre las Cámaras de Comercio y la Contraloría General de la República, relativa al alcance y forma en que la segunda debe ejercer el control fiscal respecto de las primeras. Después, de aproximadamente dieciocho (18) años, el Legislador, el Gobierno Nacional, las Altas Cortes y la Contraloría General de la República, han generado instrumentos con el propósito de zanjar las discusiones que se han presentado en cuanto a dicho control. Con el anterior propósito, se revisó y modificó la GUÍA AUDITE 3.0, ajustándola a la actual interpretaciónde la normativa vigente.

3. INFORME CONTRALORIA Resultados Auditoría Integral Vigencia 2008 CONCEPTO SOBRE EL ANALISIS EFECTUADO Alcance: Gestión misional, contractual y presupuestal de la vigencia 2008. No se evaluó control interno ni talento humano. Concepto:Favorable, aplicación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad. Calificación: Gestión Misional: 95 Gestión Contractual: 99 Gestión presupuestal y financiera: 91 Cumplimiento del Plan de Mejoramiento*: 70 Calificación Total ……………………………….. 88,85 * El Plan de mejoramiento fue objeto de hallazgo por el incumplimiento del SICE.

4. INFORME CONTRALORIA Resultados Auditoría Integral Vigencia 2008 Hallazgo N°. 1 Donación 1- En los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre de 2008, no se evidencian registros contables de la donación de 34 equipos de cómputos por IBM al programa KIDSMART, mediante contrato de donación de marzo 2008, lo cual evidencia inoportunidad en el registro de información, generando subestimación en la cuenta 1528 Equipo de Comunicación y Computación y 3210 Donaciones, en cuantía de $ 54.808.554 Hallazgo N°. 2 Cuentas de Orden 2- Durante la vigencia 2008, no se refleja en los estados financieros el registro en las cuentas de orden (8115) (8415), la entrega a título de comodato de estos equipos a colegios distritales y departamentales, como parte del proyecto KIDSMART, desconociendo hechos o circunstancias que en determinado momento pueden afectar la estructura de los estados financieros de la CCB

5. INFORME CONTRALORIA Resultados Auditoría Integral Vigencia 2008 Hallazgo N°. 1 Donación R/ Efectivamente, tiene razón la CGR cuando señala que se omitió registrar contablemente las donaciones y los comodatos en cuestión. La CCB procederá a registrar estos actos, de acuerdo con los convenios y contratos del caso, y con el certificado de donación emitido el 20 de enero de 2009

6. INFORME CONTRALORIA Resultados Auditoría Integral Vigencia 2008 3- Hallazgo N°. 3 Informes de registro Las cifras presentadas por la CCB con relación a los nuevos comerciantes inscritos en la vigencia 2008, no son confiables, toda vez que se presentan inconsistencias en las cifras reportadas en el informe de gestión (10.428 comerciantes) y las suministradas por el Area de Sistemas (10.101comerciantes), generando incertidumbre sobre las base real de nuevos comerciantes inscritos durante la vigencia, evidenciando debilidades en los reportes de registros. R/ Por la naturaleza cambiante del Registro Mercantil, los listados y reportes generales arrojan información que aunque histórica, es constantemente actualizada en la medida en que se presenten modificaciones, cancelaciones, etc. No compartimos su apreciación en el sentido de que existiría falta de confiabilidad en las cifras e incertidumbre o debilidades en los reportes de los registros. Por el contrario se trata de un Registro en el cual pueden consultarse en cualquier momento datos fidedignos y confiables

7. INFORME CONTRALORIA Resultados Auditoría Integral Vigencia 2008 4- Hallazgo N°. 4 Aportes CLENA La CCB aportó recursos durante la vigencia 2008 por $525 millones a la CLENA, cuya visión es: Fomentar el acceso a la cultura, a la investigación, la ciencia y para administrar los antiguos edificio de la Aduana, Estación Tranvía y Estación Montoya; Sin embargo, se observa que tanto el acceso a la cultura, la investigación, y la ciencia se circunscriben a las visitas de las personas que de manera espontánea acuden a las instalaciones del antiguo edificio de la Aduana, lo cual no genera valor agregado a las múltiples facetas culturales que existen en el Dpto. del Atlántico y evidencia debilidades de gestión al no crear vínculos con los estamentos educativos del Distrito que coadyuven e incentiven el fomento de la cultura y la investigación.

8. INFORME CONTRALORIA Resultados Auditoría Integral Vigencia 2008 4- Hallazgo N°. 4 Aportes CLENA R/ “Durante la vigencia del 2008, la CCB suscribió convenio de cooperación con CLENA por concepto de dotación y sostenimiento del Centro Informativo de Documentos para conformar la Biblioteca Piloto del Caribe, por un valor de $525.000.000, cumpliendo esta Corporación con el objeto descrito en dicho convenio, el cual claramente se enmarca en la visión de CLENA, y fue recibido a satisfacción por parte de la CCB. Con relación al cuestionamiento de la ejecución de la visión de CLENA, a pesar de que consideramos que ella no es objeto de esta auditoría, con el objeto de aclararle más respecto de la labor educativa, cultural de investigación y administración de todo el complejo del Antiguo Edificio de La Aduana, le relaciono otras actividades importantes desarrolladas y el impacto que ha generado en la ciudad, la región y a nivel local, nacional e internacional

9. INFORME CONTRALORIA Resultados Auditoría Integral Vigencia 2008 5- Hallazgo N°. 5 SICE Así mismo, la Entidad no registró en el SICE la ejecución presupuestal correspondiente al primer y segundo trimestre de la vigencia 2008, inobservando lo establecido en el inciso tercero del Art. 17 del Acuerdo 009 de 2006, que reza así: “Las entidades y particulares que manejan recursos públicos mencionadas, deben reportar de igual manera, el valor total de su ejecución presupuestal con una periodicidad trimestral durante cada vigencia fiscal. Se establece el ultimo día hábil del mes siguiente al trimestre como fecha máxima para registrar dicha información.”, lo cual denota debilidades en el cumplimiento de las obligaciones con el SICE.

10. INFORME CONTRALORIA Resultados Auditoría Integral Vigencia 2008 5- Hallazgo N°. 5 SICE R/ Durante la vigencia del año 2008, se incorporó a la Entidad un nuevo funcionario teniendo esta responsabilidad a su cargo, este funcionario incumplió con el envío del reporte de los meses enero a junio de 2008, por consiguiente la Entidad tomará los correctivos para poder controlar el envío de la información registrada en la página, para lo cual se solicitará el acceso a una clave por parte de la Dirección Administrativa y Financiera. Por mostrar los soportes remitidos en su oportunidad al responsable, este incumplimiento no se sancionará solo se llevara al Plan de Mejoramiento