Signe Marie Bjordal Regnskapskontoret Personal- og økonomiavdelingen (PØA)

1. Grunnkurs for nytilsatte økonomimedarbeidere Signe Marie BjordalRegnskapskontoretPersonal- og økonomiavdelingen (PØA)

2. Innledning • Kurstype:Grunnkurs i Oracle økonomisystem • Målgruppe:Nytilsatte økonomimedarbeidere ved UiB, Unifob, NSD og Ilab • Forkunnskaper:Ingen krav i forhold til vårt økonomisystem

3. Kursinnhold • Presentasjon Hvem er dere og hvor hører dere til Hvilke oppgaver har dere som økonomimedarbeidere Hvilke oppgaver har vi som sentraladministrasjon • Brukerkontakt Hvordan brukerstøtten er organisert Hjemmesidene til PØA (Personal- og ØkonomiAvdelingen) • Økonomiforvaltningen ved UiB Økonomireglement, Regelsamling, Rutinebeskrivelser Attestasjon og anvisning Budsjett- og økonomistyring Kontostrengen og –segment ved UiB • Økonomisystemet Oracle Financial (OF) Oppbyggingen av modulene i OF Periodisering Utbetalingsrutiner Mva Omposteringer i OF og SLP Videre opplæring i OF

4. Deltakerliste

5. Hvilke oppgaver har dere som økonomimedarbeidere?

6. Hvilke oppgaver har vi i sentraladministrasjonen? • Regnskapsfører - for flere firma (UiB, Unifob, NSD, Ilab og SIU) • Rapporteringsansvarlige overfor myndigheter • Systemansvarlige for økonomisystemet • Ansvarlige for rutiner og kvalitet på administrative system • Være faglige støttespillere for desentrale nivå i forhold til administrative oppgaver innenfor • regnskap • personal • lønns • innkjøp • budsjett

7. BRUKERSTØTTE- overfor institutt/fakultet/avdelinger • Hjemmesider for PØA (Personal- og Økonomiavdelingen) • Rutinebeskrivelser • Skjema, maler, satser etc. • Kontaktpersoner og e-postadresser • Informasjonsbrev : LØPende info nr. XX/200X • Brukerstøtte på Regnskapskontoret • De forskjellige type bilag/saksbehandlere har egne e-post grupper, besvares fortløpende mellom kl. 9 - 14.30: • regnskap-kunde@uib.no • regnskap-saksbehandler@uib.no • regnskap-randsoner@uib.no • prosjekt@uib.no • LØP-HJELP Brukerstøtte: betjent mellom kl. 9 – 14.30 • lop-hjelp@uib.no • Telefon 55 58 35 00

8. Rutiner for post til Regnskaps- og Lønnskontoret Leverandørfakturaer ..................... ”regnskap - skanning” Personfaktura……………………….. ........ ”regnskap - skanning” Fakturagrunnlag/bilag i AR (kunde) ”regnskap - kunde” Innbetalinger.................................”regnskap - innbetalinger” Omposteringer/korrigeringer i Oracle ”regnskap – saksbehandler” Omposteringer/korrigeringer i SLP ”lønnskontoret” Lønnsbilag ...................................  ”lønnskontoret” Reiseregninger .............................  ”lønnskontoret”

9. Hjemmesidene til Personal- og øk. avd (PØA) www.uib.no/persok/ • Sidene er inndelt etter avdelingenes funksjoner • Budsjett, Innkjøp, Regnskap, Personalforvaltning, Lønn, Kurs, Kompetanse- og org. utv., Prosjekt adm. og Likestilling • Regnskap : www.uib.no/persok/regnskap • Hvordan komme i kontakt med oss • Retningslinjer for regnskapsarbeidet • Regelsamlingen • Universitetets kontoplan • Bruk av økonomisystemet Oracle Financials (OF) • Aktuelle tema

10. Nytt intranett for UiB - https://intranett.uib.no/ • Informasjonen på intranettet er TEMATISK oppbygget • Min forside – Forskning – Utdanning – Formidling – Administrasjon – Tjenester – Organisasjon • Under Administrasjon finner du for eksempel: • Regelsamling • It • HMS • Personal og lønn • Økonomi • Budsjett • Regnskap • Innkjøp • Eiendom og drift

11. Gjør deg kjent på nettsidene våre PøA’s hjemmeside: www.uib.no/persok/regnskap og/eller på intranettet:https://intranett.uib.no/ Hvordan har vi organisert sidene våre? Gjør deg kjent med Regnskapskontorets hjemmeside • Postrutiner • Brukerstøtte og de kontaktrutinene Regnskap har lagt opp til • Hvilke regnskapsrutiner er lagt ut – finn Regelsamlingen • Kontoplanoversikt – den er det lurt å ta utskrift av! • Anvisningsskjema – hvor finner du skjemaene våre? • Kursdokumentasjon – finner du dagens kursdokumentasjon? • Omposteringeringsrutiner – hvilke rutiner gjelder? • LØPende info – hvor finner du årets og fjorårets infobrev

12. Økonomiforvaltningen ved UiB Litt om • Økonomireglementet i Staten, UiB’s Regelsamling, Rutinebeskrivelser • Budsjett- og økonomistyring ved UiB • Attestasjon og anvisningsmyndighet • Kontostrengen ved UiB og de enkelte kontosegment

13. Gjeldende Økonomireglement ved UiB – 1 • Statens økonomireglement • Ny revidert utgave er vedtatt, gjeldende fra 1/4 -04 Finansdepartementet har hatt 3 hovedmål med revisjonen : • Videreutvikle bl.a. for å oppdatere regelverket i forhold til teknologisk utvikling og erfaringer siden regelverket trådte i kraft • Forenkling, gjennom endringer i struktur og oppbygging, samt reduksjon i regelomfanget • Desentralisering og virksomhetstilpasning, gjennom at styring og kontroll i større grad kan tilpasses virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet Det gis en generell overgangsordning på 1 år for å utarbeide instrukser i henhold til reglementet.

14. Gjeldende Økonomireglement ved UiB - 2 • Regelsamlingen for UiB Del 7. Økonomiforvaltning 1. Hovedregler for økonomiforvaltningen 2. Retningslinjer for budsjettarbeidet 3. Retningslinjer for regnskapsarbeidet 4. Retningslinjer for innkjøpsarbeidet - finnes på følgende sti: www.uib.no/regelsamling el. https://intranett.uib.no/Administrasjon • Rutinebeskrivelser og systemdialoger Som en veiledning til PC-operatøren er det utarbeidet rutinebeskrivelser og systemdialoger - finnes på følgende sti: www.uib.no/persok/regnskap/rutine/index

15. Delegerte fullmakter gitt av Universitetsdirektøren - 1 • Budsjettdisponeringsmyndighet og anvisningsmyndighet Fra Regelsamlingen Del 7.3.3 : ” Anvisningsmyndighet er myndighet til å bestemme at utbetaling kan skje. "Den som anviser skal påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak, at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen og at disposisjonen er økonomisk forsvarlig””.

16. Delegert myndighet gitt av Universitetsdirektøren – 2 • Attestasjonmyndighet Fra Regelsamlingen del. 7.3.4: Alle typer utbetalingsdokumenter må være attestert som en bekreftelse på at de faktiske og juridiske forhold ved transaksjonen er i orden. "Den som attesterer skal således: - påse at regnskapsbilaget er et originalbilag som viser hva posteringen gjelder, eventuelt med referanse til hvor slik dokumentasjon finnes, og er påført opplysninger som er nødvendige for riktig betaling, postering og kontroll - kontrollere betalingsdokumentasjonen, eventuelt kontrakt eller rammeavtale, med henblikk på pris og betalingsforpliktelse - kontrollere dokumentasjon for varemottak/tjenesteleveranse mot faktura - kontrollere regler om avlønning, dvs. at det er benyttet riktige tariffer eller regulativbestemte satser m.m. - kontrollere at tilskuddsbeløp som skal utbetales er i samsvar med meddelelse i tilsagnsbrev, og eventuell senere dokumentasjon - angi konteringsinformasjon, eventuelt kontrollere at forhåndspåført konteringsinformasjon er korrekt." Attestasjonen skal være datert og underskrevet

17. Ansvars-og myndighetsavklaringer Anviser/Godkjenner/Person med Budsjettdisponeringsmyndighet • Påse at det er hjemmel for disposisjonen, at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen og at disposisjonen er økonomisk forsvarlig • Personen skal ha gitt skriftlig bestillingsfullmakt til Bestillerne og skal godkjenne alle fakturaer Bestiller • Person m/ bestillingsfullmakt gitt av person m/ budsjettdisponerings-myndighet. 2-4 personer pr enhet. Fullmakten skal inneholde skriftlige rammer Attestant • Person som iht. jobbinnhold har i oppgave å kontrollere og kontere faktura/bilag som kommer i forbindelse med kjøp gjort av Bestiller • Dette kan med fordel være samme person som Bestiller Rekvirent • Alle ansatte er rekvirenter = alle som har et innkjøpsbehov

18. Økonomimodell UiB Bev fin. (Virk=BFV) Ekstern fin. (Virk=EFV) Annuum prosjekt 000000 Virk =BFA Eksterne prosjekter 100000 – 699999 Virk=EFV Instituttannuum ekskl fastlønn mv. (Saldonivå=I) Øremerkede tiltak prosjekt 700000-799999 (Virk BFP)

19. God økonomistyring: Vi legger en plan.. kroner plan des Jan.

20. ... vi måler avvik underveis kroner rapport rapport plan status des Jan.

21. .. vi har god kontroll gjennom hele året kroner Rapport rapport rapport rapport rapport rapport rapport status plan des Jan.

22. UiB’s KONTOPLAN er delt inn i syv segmemt – 32 posisjonerAntall siffer i hver kode er notert i parentes • Kontostrengen (32): • Firma (2) • Art (4) • Prosjekt (6) • Sted (6) • Analyse (6) • Motpart (2) • Aktivitet (6) • MVA (2): • løses utenfor kontoplanen • inngår ikke i kontostrengen 22

23. Firma - 2 posisjonerFølgende verdier for firma er opprettet i Oracle økonomisystem: 23

24. Art – 4 posisjonerangir hvilken type utgift, inntekt, gjeld eller tilgodehavende bilaget gjelder Artene er inndelt i klasser, grupper og undergrupper: 24

25. Artsklasser – 9 aktuelle klasser i artskontoplanen • 2 hovedtyper arter: • BALANSEARTER : klasse 1 - 2 • RESULTATARTER: klasse 3 - 9 25

26. Disse artene skal IKKE BRUKES i Oracle Financial (OF)-bare i SLP (lønnsystemet vårt) Lønnsarter fra 5xxx til og med 5799 Reiseutgiftene: de slutter på ”1” 71x1 (f.eks. 7111, 7121, 7131 etc.) NB: Det er opprettet egne reiseutgiftesarter til bruk i OF: • De slutter på ”5” slik: 71x5 (f.eks. 7115, 7125 etc.) Dette pga. oppgaveplikt til Likningskontoret og avstemmingsproblematikk internt mellom OF og SLP

27. Prosjekt – 6 posisjonerkode som angir eventuelt prosjekt 27

28. Sted – 6 posisjonerAngir hvilket sted som er kostnadsbærerStedkoder for fysiske avdelinger eller seksjoner Sifferne i stedkoden sier noe om tilknytning til fakultet og institutt 28

29. Analyse – 6 posisjonerBrukes til å sette ”merkelapp” på deler av ditt forbruk/omsetning • Dere ønsker f.eks. å merke: • tildeling av midler til forskere • tildeling av midler til forskergrupper • spesiell oppfølging av et prosjekt eller seminar • tildeling av belønningsmidler • en eller annen type omsetning avd. driver • intern handel; salg av slips, kompendier, programvare • Analyseseriene gis av fakultetene • - dere oppretter selv verdier m/ navn innen for din serie (lop-hjelp@uib.no) 29

30. Aktivitet – 6 posisjonerBrukes også til å sette ”merkelapp” på deler av sitt forbruk/omsetning • Brukes kun av Eiendomsavdelingen (EIA): • merker kostnader pr. bygning av EIA’s bydningsmasse • Aktivitetsserien er gitt EIA • dere oppretter selv verdier m/ navn innen for denne serien • (lop-hjelp@uib.no) 30

31. Hele kontostrengen – 32 posisjonerAlle kontosegment må ha en verdi – 00/000000 er også verdier! Eksempel: 01-6522-000000-142000-246012-00-000000 31

32. Økonomisystemet Oracle Finansial (OF) Litt om • Oppbyggingen av Oracle 11i • MVA – 3 typer omsetning av varer og tjenester • Periodisering • Utbetalingsrutiner • Omposteringer (intern handel og korreksjoner) • PØA’s videre opplæringstilbud i Økonomisystemet

33. Økonomisystemet i praksis.. virkeligheten modell

34. OPPBYGGING AV ORAKEL ØKONOMISYSTEM E - fakt. BasWare Leverandørreskontro (AP) Kundereskontro (AR) Lønnssystem (SLP) Hovedbok (GL) Lønnssystem Anleggsregister Innkjøpsmodul Personalsystem 34

35. MVA De tre typer omsetning - hva inngår hvor

36. MVA - 2 posisjonerAngir om et program for beregning av mva skal kjøres for den aktuelle posteringen 36

37. Periodisering av regnskapet • Regnskapet føres i 12 perioder - en periode pr. måned • Hver periode STENGES - ca. den 10. i påfølende måned • Det går ut melding fra Regnskap når perioden er stengt (sendes på e-post til ”of-brukere@uib.no”) • Når perioden er stengt kan en ta ut RAPPORTER Etter stenging vil det (normalt) ikke komme flere føringer på den perioden

38. Betalingsrutiner for Leverandørmodulen - dvs. inngående faktuarer Regnskapskontoret ”kjører betaling” etter følgende hovedplan: Innenlandske fakturaer: mandag – onsdag – fredag Utenlandskefakturaer: onsdag

39. Omposteringer da har vi.. ..ett PRINSIPP Feilen skal rettes i det forsystemet den oppstår. ..to TYPER omposteringer Korrigeringer av feilføringer (feil art/prosjekt/sted/analyse) Intern handel og kostnadsfordeling mellom ansvarssteder ..to MÅTER å føre dem på Elektronisk - orginalt avist bilag i INTERNPOSTEN og som VEDLEGG på e-post Manuelt – Orginalt anvist bilag i POSTEN ..to KONTOR som fører omposteringer – send riktig! Regnskapskontoret – både Manuelle og Elektroniske Lønnskontoret - kun lønnsdata - bare Manuelle

40. Videre opplæring i økonomisystemet √GRUNNKURS I ORACLE KURS I KUNDEMODULEN (AR) E-FAKTURABEHANDLING RAPPORTKURS i DISCOVERER BUDSJETTINNLEGGELSE I B4 Nærmere info: LØPende info nr. 2/2005 All Påmelding: Heidi Fretheim: heidi.fretheim@persok.uib.no Tlf.8-3284

41. Kursinnhold • Presentasjon Hvem er dere og hvor hører dere til Hvilke oppgaver har dere som økonomimedarbeidere Hvilke oppgaver har vi som sentraladministrasjon • Brukerkontakt Hvordan brukerstøtten er organisert Hjemmesidene til PØA (Personal- og ØkonomiAvdelingen) • Økonomiforvaltningen ved UiB Økonomireglement, Regelsamling, Rutinebeskrivelser Budsjett- og økonomistyring Attestasjon og anvisning Kontostrengen og –segment ved UiB • Økonomisystemet Oracle Financial (OF) Oppbyggingen av modulene i OF Periodisering Utbetalingsrutiner Mva Omposteringer i OF og SLP Videre opplæring i OF