Dagens spiseseddel (1)

1. Dagens spiseseddel (1) • 11.00: Rigsrevisionen: Typiske problemstillinge ri offentlige it-projekter • Peder Juhl Madsen og Heidi Lund • Ca. 12.00: Frokostpause • Hvilke særlige kendetegn har ibf-projekter? • Projektstyring i agile projekter • Værktøj til brainstorming • Afstemningsværktøj Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

2. Fagets analyseramme nr. 1 Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

3. Ibf-projekter – er det noget særligt? • På hvilke måder er ibf-projekter som regel anderledes end andre projekter? • Dvs. hvilke særtræk er der ved ibf-projekter? • Metaplan: Skriv i grupper de 5 vigtigste særtræk • Skriv præcis ét særtræk på hvert grønt ark • dvs. 5 ark ialt • Skriv vandret på arkene, stort og tydeligt (blokbogstaver) • Hvert særtræk skal beskrives med max 7 ord • Der skal være et udsagnsord/verbum i hvert særtræk • I har 40 minutter, incl. frokost Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

4. Nu sætter vi kortene på tavlen og grupperer • Ingen kritik eller vurderinger af de enkelte kort • Opklarende spørgsmål er tilladt • Er der nogle kort, der handler om det samme? • Dem sætter vi under hinanden i en gruppe • Mangler der nogle kort? • Er der nogle kort, der skal flyttes? Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

5. Nu benævner vi hver gruppering/kategori Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

6. Hvad gjorde vi? Metaplan! • Metaplan er en velgennemprøvet 30 år gammel faciliteringsteknik • Er beregnet til idégenerering og brainstorming • Men kan anvendes bredt, også ifm ibf-projekter: • Fastlæggelse af interessenter • Identifikation af risici • Består af fire trin • Beskrivelse af spørgsmål • Nedskrivning af kort • Gruppering af kort på tavle • Benævnelse af kategori for hver gruppering • Afstemning om vigtigheden af kategorierne • Flere forskellige afstemningsteknikker • Dem afprøver vi senere Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

7. Nu stemmer vi (dotmocracy) • Hver deltager får et antal stemmer (= runde klæbemærkater) • Man skal bruge alle sine mærkater • Man må højst sætte en stemme på hver kategori • Bestem jer for, hvordan I vil bruge jeres stemmer • Sæt derefter klæbemærkaterne ud for de kategorier, I vil stemme på. • I må ikke ombestemme jer ud fra, hvor andre sætter deres stemmer Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

8. Ibf-projekter - hvorfor noget særligt? (1) • Generelt for alle projekter: Man skal kende substansen i det man leder, for reelt at forstå og vurdere risici, problemer og muligheder; og for at vide hvilke genveje man (ikke) kan skyde. • Specifikt for Ibf-projekter: Man ved ikke, hvad man optimalt bør ende med, når man går i gang. • Man kan ikke fastlægge pris før projekt er startet • Modenheden er ofte lav hos såvel udviklere som modtagere, ikke mindst hos de ansvarlige • Arbejdsgange, organisation og mennesker påvirkes og påvirker – giver uforudsigelighed Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

9. Ibf-projekter - hvorfor noget særligt? (2) • Mange usikkerhedsfaktorer: • Nye værktøjer • Designet kan ikke fastlægges i detaljer på forhånd • Stor udskiftning af medarbejdere • Uklare behov og succeskriterier • Svært at forudsige reelle svartider • Omverden ændrer sig (hvad der er behov for at systemet skal kunne) Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

10. Kursusevaluering • Giv forslag til de vigtigste forbedringer, der kan foretages til næste afholdelse af kurset • Skriv hver især 2 forslag • Skriv præcis ét forslag på hvert grønt ark • dvs. 2 ark ialt • Skriv vandret på arkene, stort og tydeligt (blokbogstaver) • Hvert forslag skal beskrives med max 7 ord • Der skal være et udsagnsord/verbum i hvert forslag • I har 5 minutter. Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

11. Nu sætter vi kortene på tavlen og grupperer • Ingen kritik eller vurderinger af de enkelte kort • Opklarende spørgsmål er tilladt • Er der nogle kort, der handler om det samme? • Dem sætter vi under hinanden i en gruppe • Mangler der nogle kort? • Er der nogle kort, der skal flyttes? Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

12. Nu benævner vi hver gruppering/kategori Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

13. Hvad gjorde vi? Metaplan! • Metaplan er en velgennemprøvet 30 år gammel faciliteringsteknik • Er beregnet til idégenerering og brainstorming • Men kan anvendes bredt, også ifm ibf-projekter: • Fastlæggelse af interessenter • Identifikation af risici • Består af fire trin • Beskrivelse af spørgsmål • Nedskrivning af kort • Gruppering af kort på tavle • Benævnelse af kategori for hver gruppering • Afstemning om vigtigheden af kategorierne • Flere forskellige afstemningsteknikker • Dem afprøver vi senere Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

14. Pause • Senere laver vi afstemning Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

15. Agil projektledelse – med Scrum som eksempel • Er agilitet lig ”frit slag i bolledejen” og anarki? • Nej, også Scrum/XP mv. har nogle yderst veldefinerede processer, der skal følges • Som nogle vil føle mere ”ubehagelige” og intimiderende end vandfaldsprocesser • Er agilitet alternativ til modenhedsarbejde? • Nej, fx kan Scrum fint virke sammen med fx CMMI, jf. fx Paulk og Sutherland • Nogle anser faktisk CMMI som en forudsætning for agile metoder – jf Systematic. Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

16. Hvad er Scrum? Hver dag afholdes et 15 min. møde hvor alle i teamet beskriver: - Leverancer/aktiviteter siden sidst - Planlagte leverancer/aktiviteter til næste møde - Blokeringer og problemer. Produktejer er ansvarlig for product backlog’en og prioriteringen heraf Scrummaster er ansvarlig for processen Sprint backlog ejes af udviklingsteamet, der nedbryder den i udviklingsopgaver Demo En sprint har en fast længde (her: 4 uger) Viderebearbejdning af tegning fra Bent Jensen, BestBrains Fuldt funktionel og klar til release Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

17. Scrum-teamets hjerteslag Denne slides, samt de følgende om whiteboard, er lånt fra Bent Jensen, BestBrains, og tilpasset. Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

18. Whiteboard = opgave fra sprint backlog = ny opgave udefra Planned In progress To verify Done Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

19. Whiteboard Planned In progress To verify Done Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

20. Whiteboard Planned In progress To verify Done Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

21. Whiteboard Planned In progress To verify Done Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

22. Whiteboard Planned In progress To verify Done Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

23. Whiteboard Planned In progress To verify Done Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

24. Whiteboard Planned In progress To verify Done Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

25. Mere om scrum (1) • Før første sprint påbegyndes, skal en initiel product backlog være etableret • Før et sprint påbegyndes skal derv ære etableret en sprint backlog i dialog mellem produktejer og scrumteamet • Herunder udarbejdelse af high level estimater. • Har fokus på at levere fungerende programkode, men også på: • analyse af forretningsønsker -> løsningsdesign • kvalitet af test • systemdokumentation • Enkel styring og prioritering • Dagligt standup møde • Fremdrift • Planlægning til næste dag • Afhjælpning af problemer • Simpel måde at sikre synlighed af fremdrift på, også for forretningen Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

26. Mere om scrum (2) • Fleksibilitet overfor • forretningens skridtvise erkendelse af eget behov og af hvilken løsning der er optimal • ændringer i forretningens prioritering • Sikring af at det udviklede giver nytteværdi i forretningen • Produktejeren og teamet skal forstå ROI • Forudsætninger/udgangspunkter: • Et klart fælles mål for produktejer og team • At ”alle” kan varetage ”alle” opgaver´, og alle nødvendige kompetencer skal være tilstede i teamet • At kunderessourcer indgår i teamet (helst), eller er tilgængelige for scrumteamet, så de kan indgå løbende i en dialog om løsningernes indhold og udseende, og foretage accepttest • At teamet ikke bliver tildelt nye opgaver under et sprint • Risiko: Suboptimering i Scrum-teamet • ift. overordnet applikationsarkitektur • ift. it-sikkerhed • ift. medarbejdernes kompetenceudvikling • Systemmæssigt og rollemæssigt • ift. erfaringsudveksling mellem scrum-teams Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

27. Gruppearbejde (og pause) • Hvordan vil brugen af Scrum ændre styringen af et ibf-projekt, set fra kundens projektleders side? • Fordele? • Ulemper? • Risici? • I har 35 minutter Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

28. Kursusevaluering: Nu stemmer vi – rangordning • Giv den valgmulighed, du foretrækker, et antal points, der er lig med antallet af valgmuligheder. • Næstbedste valgmulighed giver du et point mindre. • Dette fortsætter du med, indtil du når den valgmulighed, du mindst kan lide - den skal så have 1 point. • Du skal bruge alle pointmuligheder, og de skal fordeles på alle valgmuligheder - dvs. alle valgmuligheder skal have points. • Du må ikke give samme antal points til flere valgmuligheder. Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

29. Nu stemmer vi – scoring • Du må frit give hver valgmulighed et antal points mellem 0 og 10. • Du behøver altså ikke give alle valgmuligheder points, ligesom du kan give samme pointtal til flere valgmuligheder. • Resultatet af afstemningen vil blive opgjort efter hvilke valgmuligheder, der samlet set har fået flest points. Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

30. Nu stemmer vi – parvis sammenligning • Her skal du sammenligne alle valgmulighederne, herunder angive hvor meget mere du foretrækker den ene valgmulighed fremfor den anden. • Tag en række af gangen - start med rækken med valgmuligheden A. • Første frie, hvide celle i rækken står under kolonne B. Cellen udfyldes med et bogstav og et tal - fx "A3". • Bogstavet angiver, hvilken af de to valgmuligheder (her: A og B), du foretrækker. • Tallet angiver, hvor meget mere du foretrækker den ene valgmulighed fremfor en anden. Du kan bruge værdierne 1-3, hvor "3" er det højeste. • (Hvis du fx angiver "A3", betyder det, at du foretrækker A rigtigt meget mere end B.) • Gør tilsvarende med de følgende celler i rækken med valgmulighed A. • Derefter gentages denne procedure for de øvrige rækker, en af gangen. Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

31. Parvis sammenligning – et eksempel Totaler: A=5 B=3 C=6 D=0 Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

32. Vi ser resultaterne efter pausen Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

33. Opsamling og overblik (1) It-baserede forretningsprojekter: Fase 1: Ide skitseres og der træffes beslutning om iværksættelse af foranalyse  Fase 2: Foranalyse gennemføres, og der træffes beslutning om hvorvidt projektet skal igangsættes og indgå i en projektportefølje  Cost/Benefit-analyse  Interessentanalyse og SWOT-analyse  Risikostyring  Videns-/Kompetencestyring  Projektorganisation  Succeskriterier  Overordnet projektplan Fase 3: Rammerne for projektet færdiggøres Kommunikationsplan  Leverandørvalg og kontraktindgåelse  Valg af systemudviklingsmetode  Fastlæggelse af projektstyringsmekanismer  Kravspecifikation  Forfinelse af projektplan  Teamsammensætning Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

34. Opsamling og overblik (2) It-baserede forretningsprojekter: Fase 4: Projektet gennemføres Ændringsstyring  Konfigurationsstyring  Leverancestyring  Fremdriftsstyring  Kvalitetsstyring  Fase 5: Projektet afsluttes Idriftsættelse Ibrugtagning Fase 6: Efter projektet Evaluering af projektets proces Forankring og spredning af gjorte erfaringer Forretningsmæssig vedligehold og videreudvikling Teknisk vedligehold og videreudvikling Evaluering af succceskriterier Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

35. Seminar 5, derudover Projektledelse i agile projekter (Scrum) Grupperne mødes om afgivne reviews. Fremlæggelse af selvvalgt litteratur Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

36. Opgaver til næste gang Obligatorisk: Review A, 21’s blog, senest 17/10 Opgaveformulering: Giv en bedømmelse af gode og svage sider i den reviewede gruppes besvarelse af opgave 2, og kom med konstruktive forslag til den reviewede gruppes videre arbejde. Omfang: ca. 1½ side Grupperne fremlægger på 5. seminar sine 50 sider selvvalgt ekstra pensum Hvad er pointerne i litteraturen? Hvordan vil det blive brugt i miniprojektet? Max 10 minutter Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

37. Gruppedannelse (1) • Grp. 1: (Poul) Martin O, Simon MP, Kaare J, Camilla B • Grp. 2: Ingolf, Julija, Alend • Grp. 3: Aske, Nikolas, Kiarash, Rasmus • Grp. 4: Kristoffer, Ivan, Søren T, Jacob B • Grp. 5: Jacob J, Allan M, Klaus Ø, Berdis, Linh. • Grp. 6: Trine, Niels Anders • Grp. 7: Jari DJ, Janus L, Pernille W • Grp. 8: Mette B, Steffen S, Andreas L Reviews: Gruppe 1 og gruppe 2 reviewer hinandens opgavebesvarelser Gruppe 3 og gruppe 4 reviewer hinandens opgavebesvarelser Gruppe 5 og gruppe 6 reviewer hinandens opgavebesvarelser Gruppe 7 og gruppe 8 reviewer hinandens opgavebesvarelser Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.

38. Slut • Tak for i dag! Projektledelse af it-anskaffelser. Seminar 4. Sten Mogensen. E-buss E2010.