LE MODÈLE DE DOCUMENT WORD

1. LE MODÈLE DE DOCUMENT WORD … ou la productivité bureautique d’entreprise revisitée

2. Word est… • … un des logiciels les plus utilisés • Les sociétés sont demandeuses de maquettes de saisie préréglées • Ces maquettes sont remises aux collaborateurs pour la publicationde leurs documents d’entreprise • Exemples • RÉPONSES À APPELS D’OFFRES, RAPPORTS, COMPTES-RENDUS,MANUELS, DOCUMENTATIONS TECHNIQUES... LE MODÈLE DE DOCUMENT WORD... ou la productivité bureautique d’entreprise revisitée

3. Comment se présente un modèle ? • Styles prédéfinis • Menus personnalisés • Réglage des fonctionnalités • Sommaire automatique, en-têtes et pieds de page… • Macros le cas échéant • Code informatique qui automatise les actions de l’utilisateur LE MODÈLE DE DOCUMENT WORD... ou la productivité bureautique d’entreprise revisitée

4. Bénéfices • Les maquettes de saisie sont personnalisées à la charte graphique de la société • Plusieurs dizaines de collaborateurs peuvent les utiliser pour des documentsde plusieurs centaines de pages • Des problématiques datant de plusieurs années peuvent être résolues LE MODÈLE DE DOCUMENT WORD... ou la productivité bureautique d’entreprise revisitée

5. Prestations complémentaires • Formations sur site • Rédaction de supports pédagogiques d’aide aux utilisateurs • Assistance téléphonique/mail • Interventions sur site LE MODÈLE DE DOCUMENT WORD... ou la productivité bureautique d’entreprise revisitée

6. Acquis d’expérience chez Optipage • Perfectionnement des maquettes au fil du temps • Peaufinage des guides d’utilisation & des sessions de formation • Raccourcissement des délais LE MODÈLE DE DOCUMENT WORD... ou la productivité bureautique d’entreprise revisitée

7. Un outil méconnu… • Un modèle de document bien réglé est du « pain béni » pour les entreprises… • Il ne résout pas tout mais automatise et anticipe autant que faire se peut les actionsde l’utilisateur • Le gain de temps sur la mise en page est considérable LE MODÈLE DE DOCUMENT WORD... ou la productivité bureautique d’entreprise revisitée

8. Faisabilité • Réalisation en conditions réelles de 2-3 pages représentatives sur la basede vos créations graphiques • Les obstacles techniques sont identifiés • Les coûts sont anticipés LE MODÈLE DE DOCUMENT WORD... ou la productivité bureautique d’entreprise revisitée

9. GUIDE PRATIQUE Avant de démarrer la prestation • Créations ou principes graphiquesà nous fournir LE MODÈLE DE DOCUMENT WORD... ou la productivité bureautique d’entreprise revisitée

10. Guide pratique • La validation graphique est-elle obtenue ? • Dispose-t-on des documents pour estimer la prestation ? • Combien d’utilisateurs/filiales vont utiliser les maquettes ? • Quel est le cahier des charges ?les problématiques rencontrées ? • La/les version(s) de Word ? • Des options spécifiques sont-ellesà mettre en œuvre ? • Fonctionnalité Word de limitationdes styles, sommaire multi-fichiers, etc. • Un guide d’utilisation, est-il prévu ? des sessions de formation ? • Lors de la mise en place d’un nouveau modèle de document, ne pas négliger le temps de prise en main des équipes • Le service informatique peut se charger d’une partie de l’installation sur les postes fixes des utilisateurs • L’utilisation « nomade » (c.-à-d. sur ordinateurs portables, tablettes, etc.)peut donner de moins bons résultats LE MODÈLE DE DOCUMENT WORD... ou la productivité bureautique d’entreprise revisitée

11. Limitations types • Blanc tournant de 0,75-1,00 cm pour les documents imprimés • Mise en page sur une colonne pour les documents courants • Une thématique couleur par fichier • Une thématique couleur par chapitre au sein d’un même fichier : à étudier • Un type d’en-tête et de pied de page par fichier • + couverture, sommaire, 4e de couverture, etc. • Un type d’en-tête et de pied de page par chapitre au sein d’un même fichier :à étudier • Pages séparatrices de chapitres au sein d’un même fichier : à étudier LE MODÈLE DE DOCUMENT WORD... ou la productivité bureautique d’entreprise revisitée