Manažerské informační systémy Pořízení IS

1. Manažerské informační systémyPořízení IS Prof. Ing. Zdeněk Molnár, CSc zdenek. molnar@fsv.cvut.cz

2. Co se starým systémem? • nedělat nic a čekat až se zhroutí • generálkovat (reengineering IS) • vyvinout vlastní nový systém • zakoupit nový systém • přenechat celou problematiku dodavateli (outsourcing)

3. Varianty řešení informačních systémů

4. Reengineering IS 1) Definování funkcí, které nejsou ve stávajícím IS uspokojivě plněny 2) Návrh požadovaných nových funkcí IS 3) Analýza modulů stávajícího IS s hlediska - možnosti přejmout modul do nového IS - možnosti modifikovat modul pro nový systém - nutnost náhrady modulu zcela novým modulem - nutnost vyřazení modulu - potřeba zcela nových modulů (nemajících předchůdce) 4) Opětné „sestavení“ IS a testování jeho funkce jako celku.

5. Postup při výběru IS • definování potřeb a požadavků • stanovení hodnotících kriterií a jejich důležitosti • identifikace vhodných produktů (short list) • zpracování nabídek a prezentace produktů • expertní vyhodnocení nabídek • výběr produktu • projednání kontraktu s dodavatelem

6. Složení výběrové komise • Představitel vrcholového managementu (GŘ, majitel) ve funkci „sponzora“ projektu a předsedy výběrové komise. • Kompetentní zástupci uživatelů (vedoucí odborných útvarů nebo jimi pověření odborníci) • zástupci útvaru pro IS/IT (ředitel nebo jím pověření IT odborníci). • Externí odborný poradce (nezávislá poradenská firma) ve funkci „facilitatora“ (moderátora výběrového řízení) Pozn. Počet členů komise by se měl pohybovat v rozmezí 5 až 10 lidí

7. Hodnotící kriteria pro výběr IS • funkčnost • použitá IT • dodavatel • integrace se stávajícím IS • cena

8. Magický trojúhelník IS/IT KVALITNĚ? (funkčnost) RYCHLE? LACINO?

9. Problém trvale udržitelného rozvoje upgrade provedený dodavatelem Produkt A Produkt A1 ? ? úprava provedená uživatelem/customizace Produkt B Produkt B1 ? č a s

10. Problém customizace Funkční požadavky na systém ANO Shoda požadovaných funkcí se systémem? O.K NE Přizpůsobení se systému Úprava systému (customizace) Schizofrenie

11. Cena IS • cena HW (ceník), závislá na potřebném výkonu • cena SW (ceník), závislá na počtu licencí • cena služeb (školení, úpravy, zavádění), závislá na rozsahu prací (počet člověkodní) • cena údržby (maintenance), závislá na smluvním vztahu (obyčejně 10 až 20 % ceny SW)

12. Určování počtu licencí(s počtem licencí obyčejně klesá cena za jednu licenci) • Podle počtu modulů (ekonomika, výroba, personalistika apod.) • podle počtu současně pracujících (přihlášených) uživatelů • podle počtu „pojmenovaných“ (autorizovaných) uživatelů a to buď • celkově • v modulu

13. Srovnání nákladu

14. Určení ceny „projektu“ • Pevnou částkou (cena dohodou) s platbou po předání díla • nákladovou cenou (kalkulací času, materiálu a režie) tj. průběžná fakturace dle skutečných nákladů • sjednanou částkou s možností následné úpravy v souladu s připojenou cenovou doložkou (fixní a variabilní částky) • částí plateb „vázaných“ na přínosy projektu (kombinace fixní a variabilní částky)

15. Smluvní cena - nemusí podrobně sledovat vývoj nákladů - řešitel zvyšuje zisk snižováním nákladů, což může vést k nekvalitnímu výsledku - častí změny v požadavcích na projekt dávají řešiteli možnost měnit podmínky dodávky Nákladová cena - umožňuje pružnější reakce na změny - ze strany uživatele je potřebná podrobná kontrola nákladů řešitele. Pohled uživatele

16. Smluvní cena - v určitých případech umožňuje získat značný zisk - naopak dodatečné změny ze strany uživatele mohou být zdrojem značných ztrát - musí klást velký důraz na kontrolu svých nákladů Nákladová cena - má malé riziko a tudíž i malou snahu o kontrolu svých nákladů - ale má omezený zisk - některé činnosti se mohou rozběhnout ještě před úplnou specifikací projektu (úspora času) . Pohled řešitele

17. Formy financování IS/IT • hotově • úvěr • leasing • dodavatelský úvěr (splátkový kalendář) • outsourcing (služby) • kombinované financování

18. TCO = Total Cost of Ownership(Gartner Group) Dle TCO se člení náklady na určitou aplikaci IS/IT po dobu jejího života do čtyř kategorií - investice spojená se zavedením aplikace, - technická podpora provozu aplikace, - řízení provozu (administrace) aplikace - činnost konečného uživatele

19. Dobré IS jsou MATURE tj.: • Maintainable (snadno se odstraňují chyby) • Adaptable (snadno se se promítají nové požadavky) • Transparetnt (snadno se pochopí jeho funkce) • User- friendly (snadno se ovládá) • Reliable (je odolný proti poruchám a chybám) • Efficient (vyžaduje minimum zdrojů)

20. Faktory kvality IS • Přesnost t.j. systém se chová tak, jak bylo určeno při specifikaci jeho funkcí • Spolehlivost tj. uživatel se může na IS spolehnout • Robustnost t.j. IS se chová „rozumně“ i za podmínek, které nebyly uvažovány při jeho specifikaci • Efektivnost t.j. užívá počítačové zdroje ekonomicky a má vyvážené náklady s průchodností a dobou odezvy Škálovatelnost t.j. schopnost programu „běžet“ na počítačích s různým výkonem „rozumnou“ dobu. .

21. Faktory kvality IS (pokračování) • Přenositelnost t.j. program může „běžet“ na různých platformách (HW, SW), aniž by ztratil své funkce • Propojitelnost t.j. schopnost systému existovat a spolupracovat spolu s jinými systémy. • Udržovatelnost t.j. IS může být snadno měněn podle dodatečných požadavků uživatelů. • Verifikovatelnost t.j. vlastnosti IS mohou být snadno ověřeny .

22. Organizace a řízení implementace • Řídící výbor, který je vrcholným orgánem projektu a zajišťuje aby projektu byla dána odpovídající priorita a je tvořen členy managementu podniku. V řídícím výboru by měl být i odpovědný zástupce dodavatele – vedoucí projektu u dodavatele • Realizační tým je podřízen řídícímu výboru a je zaměřen na realizaci projektu. Členové realizačního týmu jsou specialisté na jednotlivé funkční oblasti obsažené v implementované aplikaci IS/IT. V čele realizačního týmu je vedoucí projektu a dále kompetentní zástupci příslušných podnikových útvarů a konsultanti dodavatele. • Podle potřeby u složitějších projektů mohou být ještě ustaveny pracovní skupiny, pro řešení dílčích úkolů projektu (číselníky apod.). Tyto pracovní skupiny si obyčejně zřizuje realizační tým dočasně

23. Řízení implementace Řídící výbor Realizační tým Pracovní skupina 1 Pracovní skupina 2 Pracovní skupina N

24. Obsah prací při implementaci • Instalace HW a systémového SW • instalace aplikačního SW a nastavení jeho parametrů (přizpůsobení systému konkrétním požadavkům uživatele) • naplnění systému „statickými“ daty (konverze stávajících a vložení nových) včetně kontroly jejich správnosti, integrity a konsistence • školení uživatelů • provedení potřebných organizačních změn (reengineering procesů) • ověřování chodu systému na „ostrých“ datech • předání systému systému do rutinního provozu Všechny činnosti je třeba naplánovat a dokumentovat (deník)

25. Strategie přechodu na nový systém Souběžná „bezpečná“ STARÝ SYSTÉM NOVÝ SYSTÉM Nárazová „velký třesk“ NOVÝ SYSTÉM STARÝ SYSTÉM Pilotní s následným „roll-out“ NOVÝ SYSTEM STARÝ SYSTEM Postupná podle modulů NOVÝ STARÝ

26. „V“ model postupu zavádění ISP Iniciace projektu Předání systému Analýza potřeb Testování funkcí Pořízení (nákup) nového systému

27. Negativní jevy spojené s implementací aplikačních balíků pro řízení podniků • Implementace balíku je chápána jako primární cíl projektu, místo toho, aby byly jako cíl stanoveny změny v oblasti zlepšení fungování podniku • Nedostatečné (nebo žádné) řízení kulturních a lidských aspektů této změny • Pokud jsou tyto cíle zlepšení podnikatelských přínosů stanoveny, pak jejich dosažení není dostatečně sledováno a řízeno

28. Vztah mezi změnami procesů (reengineeringem) a IS (standardním balíkem) A) Nejprve navrhnout a realizovat ideální nové procesy včetně jejich podpory informačním systémem, což vede často k požadavku vývoje IS na míru. (propagují „čistí“ teoretikové BPR). B) Přizpůsobení procesů tak, aby odpovídalo nastavení IS (standardního balíku) (propagují dodavatelé IS pod heslem: „Samo zavedení IS přinese potřebnou změnu procesů“) C) „Zkopírování“ stávajícího stavu fungování procesů do nového IS (nevyužití funkčnosti IS pro zlepšení procesů) s perspektivou dalšího rozšiřování využití „balíku“ a postupného zlepšování procesů (propaguje opatrný management z důvodu minimalizace rizik migrace a snížení rozsahu změny)

29. Akceptační (předávací) procedura By měla probíhat minimálně ve třech fázích - série akceptačních testů pro jednotlivé dílčí etapy projektu podle předem dohodnutých akceptačních kriterií (přesně měřitelných ukazatelů) - závěrečný integrační test, který odzkouší provázanost a funkcionalitu jednotlivých částí - ověřovací provoz, tj. skutečný provoz s „ostrými“ daty

30. Úrovně vad • Vada první úrovně znamená, že objednatel nemůže systém používat ani ovládat a další akceptační testy jsou nemožné až do odstranění závady • vada druhé úrovně způsobí, že nejsou podporovány některé funkce systému bez rozumné náhrady a způsobují neschopnost zpracovat maximální provozní zátěž systému • vada třetí úrovně způsobí částečný neúspěch akceptačních testů, jinými slovy není ztracena žádná závažná funkce systému, nebo je jí možno překonat nalezením „rozumné“ varianty • vada čtvrté úrovně představuje drobné „kosmetické“ vady, které nenarušují provoz systému.

31. Model změny je tvořen třemi fázemi (LEWIN/SCHEIN) : • uvolněním • změnou • stabilizací

32. Uvolnění má aspekty 1) musí být vytvořen pocit potřeby změny u všech, u kterých dojde kezměně, protože jinak by vůbec nevznikla motivace pro změnu. 2) jakmile se ukazuje změna příliš riskantní, je třeba začít vytvářetatmosféru, že změna nikoho neohrozí (uvolnění napětí). Ti, jichž se změna týká musí být přesvědčeni, že nijak neutrpí, když se vzdají starých bezpečných rolí. Úspěšné zvládnutí této fáze je rozhodující pro úspěch obou následujících fází.

33. Pohyb (změna) má aspekty. 1) Zveřejnění informací o potřebných změnách ve funkcích lidí v novém systému. (Bez toho, aby lidé věděli co se od nich očekává, není vůbec možné změnu úspěšně provést). 2) Poskytnutí času a vytvoření motivace k tomu, aby tyto nové požadavky lidé asimilovali. (Tento pohyb směrem k osvojení nových dovedností a zvládnutí nových funkcí musí být samozřejmě podporován dostatečným školením a kurzy).

34. Stabilizace fixuje nové funkce jako akceptovanou běžnou praxi. Znamená to integraci nových pracovních funkcí do širšího kontextu pracovních funkcí v podniku jako něco zcela běžného a nikoliv výjimečného

35. Vnímání výhod a nevýhod IS/IT • ekonomického (finančního) • pohodlí při práci • uspokojení z práce • sociálního postavení jistoty práce • možnosti a schopnosti ovlivňovat změny v podniku

36. budu mít vyšší výdělek mám více příležitostí k povýšení nové dovednosti mi umožní další kariéru budu mít více práce za stejný či menší plat nebudu mít přesčasy aplikace počítače znamená méně odborných znalostí, což může vést ke snížení mého platu v budoucnosti Vnímání výhod a nevýhod IS/IT z hlediska ekonomického

37. práce s počítačem je mnohem snadnější mám lepší pracovní prostředí mám lepší rozložení pracovního času potřebují méně úsilí (energie) k práci práce s počítačem je pro mne méně příjemná nevyhovuje mi nové prostředí nevyhovuje mi nový režim práce (hodiny, cestování) práce s počítačem je pro mne obtížnější a vyžaduje více úsilí Vnímání výhod a nevýhod IS/IT z hlediska pohodlí při práci

38. mám zajímavější a více povzbudivou práci mám možnost lépe se uplatnit mám více odpovědnosti mám větší volnost v jednání pociťuji menší tlak mám širší přehled o podniku práce s počítačem je méně zajímavá a méně povzbuzující mám méně důležitou práci mám menší nebo žádnou odpovědnost mám sníženou autoritu mám menší přehled o podniku jako celku Vnímání výhod a nevýhod IS/IT z hlediska spokojení z práce

39. mám vyšší společenský status mám více společenských kontaktů během práce skupinová práce mi vyhovuje, jsem v dobrém kolektivu získal jsem dobrého vedoucího cítím se isolovaně ztratil jsem společenský status obávám se, ztráty podpory ostatních pracovníků práce pro mne znamená méně práce pro ostatní odboráři budou proti tomu Vnímání výhod a nevýhod IS/IT z hlediska sociálního

40. Mám důležitější postavení mám práci vyžadující více znalostí a dovedností konkurenceschopnost mého podniku je v důsledku mé práce vyšší jsem schopen se tuto novou práci vůbec naučit? nové normy bude pro mne obtížné splnit IS/IT vede k propouštění. Budu to já kdo bude propuštěn? Vnímání výhod a nevýhod IS/IT z hlediska osobní jistoty práce

41. jsem brán jako partner, všechny změny jsou se mnou konsultovány jsem informován o všem co se v podniku děje od samého počátku nikdo se mi na nic neptá jsem nucen ke změnám příliš rychle nemám žádné informace o tom co se v podniku děje a proto očekávám to nejhorší nevidím žádný důvod ke změnám když jsem dotázán co se mi nelíbí, neumím to říci Vnímání výhod a nevýhod IS/IT z hlediska možnosti ovlivňovat změnu v podniku

42. Žádoucí kariérový růst A léta praxe v IS/IT B C léta praxe v odborných funkcích

43. Desatero zásad úspěšné implementace 1) Nutno provozovat hybridní systém řízení 2) Hledat cestu jak to jde a ne důvody proč to nejde 3) Projekční tým musí mít velkou ctižádost 4) Udržovat konsensus mezi řešiteli a uživateli 5) Prosadit výrazné zvýšení discipliny uživatelů 6) Stále překonávat konservatismus uživatelů 7) Změny se často prosadí přirozenou cestou systémem samy 8) Bránit nadměrnému optimismu 9) Dávat zaváděnému systému širokou publicitu 10) Dosažený stav musí být trvale popisován a „uzákoňován“ nově vydávanými organizačními předpisy