AMKIT & Linnea Yhteinen kirjastojärjestelmäkonsortio

1. AMKIT & LinneaYhteinen kirjastojärjestelmäkonsortio Korkeakoulukirjastojen johtajien kokous Jyväskylä 10.2.2009 Kristiina Hormia-Poutanen ja Päivi Kytömäki

2. Agenda • Valmisteleva, ns. Haaralan ryhmä ja sen tulokset • Yhteisen konsortion valmistelun organisointi • Tilannekatsaus • Yleistä • Yhteistä konsortiota koskeva sopimus (Päivi Kytömäki/ KHP) • Yhteisen konsortion kustannustenjako (Vuokko Palonen) • Sektoreiden puheenjohtajien kommentit

3. Valmistelevan ryhmä • Kirjastosektorit nimesivät edustajansa: • Arja-Riitta Haarala, Tampereen teknillinen yliopisto, Linnea2-konsortio, pj. • Annu Jauhiainen, Kansalliskirjasto, Linnea2-konsortio • Jussi Kärki, Satakunnan ammattikorkeakoulu, AMKIT-konsortio • Tarja Takaranta, AMKIT-konsortio • Anja Ukkola, Lappeenrannan teknillinen yliopisto, Linnea2-konsortio

4. Valmistelevan ryhmän tulokset • Esitettiin, että yhteisen konsortion muodostamisen valmistelu käynnistetään • Perustelut yhteisen konsortion muodostamiselle • Palvelujen kehittämistä ohjaavien ryhmien määrän vähentäminen • Toiminnan selkeytys • Suuremmat kokonaisuudet yhteiskunnan yleinen trendi (esim. OPM/ Rakenteellisen kehittämisen muistio) • Lisääntyvä yhteistyö • Päällekkäisen työn eliminointi • Selkeämpi päätöksenteko • Yhteisen konsortion valmistelun organisointi sovittiin työn tuloksena

5. AMKIT Hanna-Riina Aho, Keski-Pohjanmaan amk Eeva Klinga-Hyöty, Haaga-Helia amk Tarja Koskimies, Seinäjoen amk, pj. Iiris Kuusinen, Kymenlaakson amk Sinikka Luokkanen, Hämeen amk Jussi Kärki, Satakunnan amk Iris Tahvanainen, Metropolia amk Linnea2 Helena Hämynen, Joensuun yliopisto Ari Muhonen, Teknillinen korkeakoulu, pj. Vuokko Palonen, Vaasan yliopisto Kaisa Sinikara, Helsingin yliopisto Pentti Vattulainen, Varastokirjasto Kuno Öhrman, Svenska handelshögskolan (IT-johtajien edustaja) Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto valmistelija: Annu Jauhiainen, Kansalliskirjasto sihteeri: Päivi Järvinen, Kansalliskirjasto AMKIT-konsortion johtoryhmä ja Linnea2-konsortion ohjausryhmä

6. Kaksi eri ryhmää Sopimusryhmä Kustannustenjakoryhmä AMKIT-konsortion johtoryhmän ja Linnea2-konsortion ohjausryhmän kokoukset + työryhmien edustajat Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto, pj. Minttu Hurme, Kansalliskirjasto, siht. Sopimusryhmä Päivi Kytömäki, Oulun yliopisto, pj. Sirkku Blinnikka, Lahden amk Jussi Kärki, Satakunnan amk Pentti Vattulainen, Varastokirjasto Kuno Öhrman, Hanken Annu Jauhiainen, Kansalliskirjasto Tarja Takaranta, AMKIT-konsortio (siht.) Terhi Manninen, juridinen asiantuntija Kustannustenjakoryhmä Vuokko Palonen, Tritonia, pj. Sinikka Luokkanen, Hämeen amk Iris Tahvanainen, Metropolia amk Marja Hirvikallio, Tilastokirjasto Anja Ukkola, Lappeenrannan teknillinen yliopisto Annu Jauhiainen, Kansalliskirjasto Soile Harjala, Tampereen teknillinen yliopisto, talouden asiantuntija Tarja Takaranta, AMKIT-konsortio,(siht.) Yhteisen konsortion valmistelun organisointi

7. Tilannekatsaus • Sopimusryhmä • Analysoi nykyiset sopimukset • Laati esityksen uudeksi konsortiosopimukseksi • Kustannustenjakoryhmä • Kuvasi sen, mistä kustannukset syntyvät • Määritteli kustannustenjaon kriteerit • Teki ehdotuksen kustannustenjakomalliksi

8. Eteneminen • Ryhmät kokoontuvat vielä kerran • Sopimusluonnos ja kustannustenjakomalli konsortioiden käsittelyyn maaliskuussa • Konsortioiden yleiskokousten käsittelyyn huhtikuussa • Uusi konsortio voimaan 1.10.2009

9. Tilannekatsaus • Työ edennyt hyvin • AMKIT-konsortion johtoryhmän ja Linnea2-konsortion ohjausryhmän yhteinen kokous on hyväksynyt kustannustenjakomalliesityksen päälinjat (Vuokko Palonen esittelee) • Sopimusluonnos on myös pitkällä, joitakin tarkennuksia tulossa (Päivi Kytömäki esittelee)

10. Sopimus Voyager-kirjastojärjestelmäkonsortiosta (Päivi Kytömäki) • Määriteltävä, että konsortio ja sopimus koskee vain nykyistä Voyager-aikaa. Tilanne katsottava seur. järjestelmän osalta uudestaan; tuleeko enää yhtä yhteistä järjestelmää jne. • Sopimus kattaa Voyager-kirjastojärjestelmäsovelluksen (EX Libris) ja yhteisen palvelinympäristön (CSC). • Sopimuksella osapuolet perustavat yhteistä kirjastojärjestelmää ylläpitävän konsortion ja sopivat siinä noudatettavasta menettelystä, päätöksenteko-järjestyksestä ja kustannusten jakamisesta.

11. Sopimus: Organisaatio ja päätöksenteko(Päivi Kytömäki) • Päätöksiä tekevät konsortion jäsenet, yhteiselimet ja Kansalliskirjasto • Jäsenille menevät päätösesitykset valmistellaan konsortion yhteiselimissä • Konsortion operatiivisesta toiminnasta vastaa Kansalliskirjasto • Konsortion yhteiselimet: yleiskokous ja johtoryhmä

12. Sopimus: Konsortion yleiskokous (Päivi Kytömäki) • Kokoontuu vähintään kerran vuodessa • Kokouskutsu lähetetään 1 kk ennen ja asialista, liitteineen 2 viikkoa ennen • Jos viisi jäsentä pyytää koolle, on kutsuttava • Jäsentä edustaa kirjaston johtaja tai hänen/ konsortion jäsenen valtuuttama edustaja • Päätösvaltainen, kun 2/3 jäsenistä paikalla • Valitsee johtoryhmän jäsenet ja varajäsenet • Valitsee jr:n jäsenistä pj ja varapj • Valmistelee jäsenien päätettäviksi menevät asiat • Päättää tavoitteet, toimintaperiaatteet ja kustannustenjakomallin • Päättää jäsenten erottamisen ja ottamisen • Vahvistaa konsortion tavoitteet, toimintasuunnitelmat jne.

13. Sopimus: Yleiskokous (P. Kytömäki) • Asiat pyritään ratkaisemaan yleiskokouksessa yksimielisesti. • Tarvittaessa äänestetään • Keskusteltiin vaihtoehdoista: • A) jokaisella jäsenellä yksi ääni • B) Suhteellinen äänimäärä (suhteessa ”jäsenmaksun” suuruuteen) • C) ¾ enemmistö • Ehdotus: 1 ääni/jäsen, ¾ enemmistö • Äänten mennessä tasan yleiskokouksen pj:n ääni ratkaisee. Henkilövaalissa arpa tasaäänistä.

14. Sopimus: Johtoryhmä (P.Kytömäki) • Yleiskokouksen valitsemaa kuusi varsinaista ja neljä varajäsentä siten, että amk:t ja yo:t kaksi varsinaista ja yksi varajäsen ja erikoiskirjastot ja KK yksi + yksi • Asiantuntijaksi kutsutaan IT-johtaja • Sihteeri ja esittelijät Kansalliskirjastolta • Toimikausi 3 vuotta • Päätösvaltainen kun paikalla pj tai varapj ja neljä jäsentä • Varajäsenillä läsnäolo- ja puheoikeus kaikissa kokouksissa (toivotaan osallistuvan)

15. Sopimus: Johtoryhmä, KK, (PK) • Jr valmistelee asiat yleiskokoukselle • Laatii konsortion toimintakertomuksen, -suunnitelman ja talousarvion • Asettaa tarvittavat asiantuntijaryhmät

16. Kansalliskirjasto • Huolehtii kirjastojärjestelmän käytännön toiminnasta • Huolehtii konsortion käytännön toiminnasta (hallinnolliset tehtävät, yhteydenpito jäseniin ja kirjastojärjestelmän toimittajaan) • Kansalliskirjasto valmistelee asioita ja päättää operatiivista asioista

17. Eroaminen ja erottaminen • Yleiskokous päättää uusista jäsenistä, erottamisista ja erottamisista • Eroaminen tapahtuu kalenterivuoden vaihtuessa , jäsenen on ilmoitettava vähintään 6 kk aikaisemmin eli 30.6. • Eroavalla ei oikeutta saada maksettuja kustannuksia • Erottaminen painavasta syystä (sopimusrikkomus), vaatii 2/3 määräenemmistön, tulee voimaan kalenterivuoden vaihtuessa?, kuitenkin aikaisintaan 6 kk kuluttua erottamisesta – edellyttää lisävalmistelua.