HALE ŞEN AB&ULUSLARARASI İLİŞKİLER OFİSİ ATILIM ÜNİVERSİTESİ 28 Mayıs 2012

1. 2012-2013 AKADEMİK YILI GÜZ GİDEN ÖĞRENCİ ERASMUS ÖĞRENCİ HAREKETLİLİĞİ BİLGİLENDİRME TOPLANTISI HALE ŞEN AB&ULUSLARARASI İLİŞKİLER OFİSİ ATILIM ÜNİVERSİTESİ 28Mayıs 2012

2. ERASMUS Erasmus Programı nedir? Erasmus programı, Avrupalı yüksek öğretim kurumlarının birbirleri ile işbirliği yapmalarını teşvik etmeye yönelik bir Avrupa Birliği programıdır. Erasmus Öğrenci Hareketliliği nedir? Erasmus Öğrenci Hareketliliği ile öğrenciler 1 akademik yıl içinde 1 veya 2 dönemliğine başka bir Avrupa ülkesi Erasmus Üniversite Beyannamesi sahibi yüksek öğretim kurumunda, bu kuruma eğitim ücreti ödemeden, öğrenci olmak üzere yurt dışına gidebilmektedirler. Avrupa Komisyonu değişimden faydalanan bireylerin yurt dışında olmalarından kaynaklanacak ek masraflara katkı sağlamak amacıyla öğrencilere hibe vererek değişime mali olarak da destek vermektedir. Birliğe aday ülke olarak Türkiye'nin öğrenci hareketliliği yalnızca üye ülkelerle mümkün olabilmektedir.

3. ERASMUS Ulusal Ajans kimdir? Avrupa Komisyonu’nun Türkiye’deki EÜB sahibi üniversiteler ile iletişimini TC Avrupa Birliği Bakanlığı, Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı (Ulusal Ajans) sağlar. Erasmus öğrencileri kayıtlı oldukları üniversitelere, üniversiteler Ulusal Ajans’a, Ulusal Ajans ise Avrupa Komisyonu’na rapor vermekle yükümlüdür. Aynı zamanda, üniversitelerin Değişim Ofisleri eliyle yürüttüğü bu programda, Avrupa Birliği’nden gelen bilgi akışını sağlar ve üniversiteleri denetler. İletişim Bilgileri: www.ua.gov.tr Adres: MEVLANA BULVARI NO:181 TR 06520 BALGAT/ANKARA

4. AB& Uluslararası İlişkiler Ofisi Rektörlük çatısı altındadır. Erasmus Kurum Koordinatörü, Rektör Yardımcımız Prof.Dr.İsmail Bircan’dır. Üniversitemizde değişim programlarını koordine eder. Değişim öğrenci ve personelinin kaldıkları sürede karşılaştıkları, idari olarak çözülebilecek sorunları çözmeleri için yardımcı olur. Giden öğrencilerin değişim programını sorunsuz gerçekleştirmeleri için destek olur. Erasmus programı çerçevesinde, Üniversitenin Ulusal Ajans'a karşı olan sorumluluğunu yerine getirir.

5. AB & Uluslararası İlişkiler Ofisi kimdir? Prof. Dr.İsmail Bircan Rektör Yardımcısı, Erasmus Kurum Koordinatörü ibircan@atilim.edu.tr Tel: +90 312 5868227 Hale Şen AB & Ul.İlişkiler Ofis Koordinatörü hsen@atilim.edu.tr Tel: +90 312 5868228

6. Uluslararası Ofis Öğrenci Hareketliliği (Erasmus) için ne yapar? Seçilen Erasmus öğrencilerinin isimlerini Ulusal Ajans’a bildirir. Başvuru evrakları esnasında istenebilecek; -Harçsız pasaport yazısını hazırlar, yazılar 2 gün sonra ofisten alınır. Kabul mektubunuz size ulaşınca, vize için istenen ve Erasmus öğrencisi olduğunuza ayrıca hibe aldığınıza dair yazıyı hazırlar, yazılar 1-2 gün sonra teslim edilir. Avrupa Birliği Gençlik ve Eğitim Programları Merkezi Başkanlığı’nın (Ulusal Ajans) istediği evrakları tamamlar ve yılda iki kez rapor eder. Hibeleri hesaplar ve yatırılması için Mali İşler Md.’e yazı yazar. 6. Değişimin sonunda, öğrencilerin resmi transkriptlerini Fakülte/Enstitülere bir üst yazı ile gönderir. Ders muhafiyetleri, Fakülte Yönetim Kurullarınca incelenir ve karara bağlanır.

7. ERASMUS ÖĞRENCİSİNİN SORUMLULUKLARI NELERDİR? Gitmeden önce Oradayken Döndükten sonra

8. ERASMUS ÖĞRENCİSİNİN SORUMLULUKLARI NELERDİR? Gitmeden önce... Gideceğiniz üniversite’ye, bölüm koordinatörünüz yardımı ile başvurunuzu -son başvuru tarihinden önce- gerekli dokümanları da ekleyerek gönderin. Yurt başvurusu dahil, gerekli bilgileri karşı okulun web sayfasında bulabilirsiniz. Web sayfamızda bulunanLearning Agreement Formu’nu basarak, değişim koordinatörünüz yardımıyla 3 kopya hazırlayın ve bolum koordinatörünüze imzalatarak kurum koord. imzası için ofisimize getirin. ÖNEMLİ NOT: AB Kriterlerine göre bir Erasmus Değişim Öğrencisi’nin 1 dönem için alması hedeflenen ders yükü 30 ECTS’dir. Derslerinizi seçerken ve LA oluştururken buna dikkat ediniz.Size yatacak hibenin alınması için bu yükümlülük çok önemli.) Başvurunuzda belirttiğiniz e-mail ve posta adresini sık sık kontrol edin. Başvurduğunuz üniversiteler programla ilgili tüm bilgileri, sizin adresinize e-mail ya da posta yoluyla göndereceklerdir.

9. ERASMUS ÖĞRENCİSİNİN SORUMLULUKLARI NELERDİR? ...Gitmeden önce Gideceğiniz üniversiteden gelen kabul mektubunun fotokopisiniAB Ofisine ulaştırarak, Erasmus Ogrencisi olduğunuzu kanıtlayan ve hibeli ogrenci iseniz, değişim süreci boyunca alacağınız aylık hibe miktarını belirten yazınızı alınız. Gideceğiniz üniversiteden gelen kabul mektubu, pasaportunuz ve vize için gerekli tüm belgeler ile birlikte ilgili Büyükelçiliğe vize başvurusunda bulununuz. Vize için gerekli belgeleri gideceğiniz ülkenin Türkiye’deki büyükelçiliklerinden ya da web sitelerinden öğrenebilirsiniz. Denizbank Merkez Ticari Şubeyekendi adınıza ya da aileniz ile ortak EURO hesap açtırarak bu hesabın numarasını, IBAN kodunu hsen@atilim.edu.tr adresine bildiriniz. Not: Güz Döneminde giden öğrencilerimizin aileleri ile ortak hesap açtırmaları tavsiye olunur!

10. ERASMUS ÖĞRENCİSİNİN SORUMLULUKLARI NELERDİR? ...Gitmeden önce http://iro.atilim.edu.tr/formlar.htm adresinde bulunan; Öğrenci Bilgi Formunu doldurarak hsen@atilim.edu.tr adresine e-posta ile gönderin. Uluslararası Ofis Koordinatör’ü ile hibe sözleşmenizi hazırlayın, imzalayın. (Kabul mektubunuz geldikten sonra). Akademik Onay Formu’nu 3 kopya bölüm koordinatörünüz ile hazırlayıp, imzalar tamamlandıktan sonra 1 kopyasını muhakkak AB Ofise bırakın veya muhakkak gönderilmesi için ilgili kişiyle konuşun.

11. ERASMUS ÖĞRENCİSİNİN SORUMLULUKLARI NELERDİR?Oradayken Gittiğiniz okulun kabul mektubunda size belirttiği tarihlerde orada olmaya çalışın ve resmi olarak dönem bitmeden dönmeyin. Gittikten sonra ders değişikliği yapacaksanız, ilk 1 ay içinde, bölüm Erasmus koordinatörü degisiklik yapacaginiz dersleri kabul ettikten sonra, Learning Agreement’ınızın 2. sayfasını (3 kopya olacak şekilde) doldurtarak misafir olduğunuz üniversiteye imzalatın ve orijinal halinin kendi üniversitenize ulaştırıldığından emin olun. Gittiğiniz üniversiteden ayrılmadan önce, gidiş ve ayrılış tarihlerinizi belirten ‘Certificate of Attendance’ formunuweb sayfamızdan indirin ve üniversitenin Uluslararası Ofisi’ne imzalatın. Not: Bu evrak sizin gerçekten belirtilen süre boyunca orada kaldığınızın kanıtı olacaktır ve Erasmus Hibesini alabilmeniz açısından gereklidir. Dönem sonunda,mümkünse transkriptinizi almaya çalışın, değilse Uluslararası Ofis’e gönderilmesi için gerekli kişilerle görüşün.

12. ERASMUS ÖĞRENCİSİNİN SORUMLULUKLARI NELERDİR?Döndükten sonra Learning Agreement’ın (1. ve 2. sayfasının ve orjinali ve imzalı halinin) Uluslararası Ofisi'ne teslim edildiğinden emin olun. Katılım Sertifikası (Certificate of Attendance)’ı Uluslararası Ofis'e teslim edin. Bu formdaki tarihler, karşı okulun Erasmus Oryantasyonun başladığı gün ile, bütünlemeler hariç, final sınavlarının son gününü yansıtmalıdır. Aynı partner üniversitenin, aynı bölümüne, giden öğrencilerimizin formlarındaki tarihlerde fark olmamalıdır. 3. Erasmus Hibesi’nin Kalan %20’sini almak için,Rapor Formunu web sayfamızdan indirerek doldurun vebasarakpartner üniversitelerden gelecek Transkriptiniz ile birlikteUA Ofis’e teslim edin.

13. ...HİBELER Ülkelere göre hibe miktarları (aylık) Ödeme Zamanı ve Şekli Ödemenin geri alındığı durumlar

14. Ülkeler ve hibe miktarları (aylık)

15. HİBELERne zaman ve ne şekilde ödenir? Hibeler, gitmeden önce yapacağınız işlemlerin hepsi tamamlandıktan sonra ödenir. Hibeler Euro(€) olarak yatar. Kabul mektubunuzdaki tarihler esas alınır, toplam orada geçireceğiniz zaman hesaplanır; %80’i gitmeden önce, %20’si Erasmus dönemi tamamlandıktan sonra yatırılır.

16. HİBELERhangi durumda geri alınır ya da ödenmez? Misafir üniversitede 3 aydan az kalırsanız. (hibenizin tamamını geri vermeniz gerekir ve Erasmus öğrencisi sayılmazsınız.) Bir dönemde, almış olduğunuz 30 ECTS’in 2/3’ünden az krediden geçerseniz. (kalan %20’lik hibenizi hak etmiş sayılmazsınız)

17. HİBE HESAPLAMASI ÖRNEK: 1 öğrenci 5 ay 9 günlüğüne Finlandiya’ya giderse alacağı toplam hibe 5*535+(1/4*535)= 2808,75EURO olarak öngörülür ve ilk ödeme % 80 olacağı için öğrenciye 2247 EURO yatırılır. Öğrenci geri döndüğünde Katılım Sertifikasına yurtdışında geçirdiği süreye bakılarak hibesi tekrar hesaplanır ve buna göre kalan %20 hibesi hesabına (geri dönüşte vermesi gereken belgelerini teslim ettikten sonra) yatırılır. Hibelerin öğrencilerin hesaplarına aktarılması Ulusal Ajansın Üniversitemize hibe aktarımı yaptığı tarihle ilgilidir. Bu nedenle kesin tarih verilememektedir.

18. DERS SEÇİMİ ve DERS DEĞİŞİKLİĞİ Karşı üniversitenin ders listesine ve ECTS kredilerine ulaşılamazsa, öğrenci bu durumu bölüm Erasmus koordinatörüne bildirebilir ve koordinatörün karşı tarafa sormasını isteyebilir. Bunun yanı sıra öğrenci Erasmus öğrenimiyle ilgili üniversitenin web sayfasında bulunmayan her türlü bilgiyi (oryantasyon programı, yurtlar, akademik takvim vs.) Erasmus Ofisi tarafından karşı üniversiteye aday gösterildikten sonra kendisi sorabilir. Erasmus programı ile yurtdışında eğitim görecek her öğrenci (lisans, yüksek lisans, doktora) gittiği okulda bir dönem için 30 ECTS kredilik ders/tez çalışması/proje alması /yapması gerekmektedir.

19. DERS SEÇİMİ ve DERS DEĞİŞİKLİĞİ Misafir olunan üniversitede Erasmus öğrencisi tarafından alınacak derslerde; dersin açılmaması vb. nedenlerden dolayı değişiklik gerektiğinde öğrenim anlaşması (Learning Agreement) ve akademik onay formu yenilenmelidir. Öğrenim Anlaşması ve Akademik Onay Formunun 2. sayfası yapılacak değişiklikler için hazırlanmıştır. Öğrencinin yapacağı her değişiklik için Erasmus Bölüm Koordinatörü ile görüşmesi ve onayını alması gerekmektedir. Öğrenim Anlaşması/Akademik Onay Formunda değişiklik olan öğrenci bıraktığı/eklediği dersleri “değişiklikler” kısmında belirttikten sonra birer kopyayı Bölüm Erasmus Koordinatörüne ve Erasmus Ofisi’ne gönderir.

20. VİZE Vize işlemlerinde bana kim yardım edebilir? Vize işlemleri tamamen öğrencinin sorumluluğundadır. Vize prosedürleri, Türkiye'nin aday ülke olması nedeniyle Türk öğrencileri için sıkıntı yaratabilmektedir. Başvuru sırasında, gidilecek ülkenin konsolosluğu/büyükelçiliği tarafından ilan edilen istenilen bütün evrakların tamamlanmış olmasına çok dikkat edilmelidir. Bazı ülkelerin istediği ekonomik durum garantörlüğü için üniversite rektörlüğü tarafından öğrencinin Erasmus öğrencisi olduğunu ve bu kapsamda kendisine aylık belirlenen hibe miktarı kadar destek verildiğini içeren bir yazının büyükelçiliğe iletilmesi vize alınması konusunda kolaylık sağlayabilecektir.

21. Vize Pasaport süresi istenen vize miktarından en az 6 ay daha uzun olmalıdır. Vize başvurusu için ilk olarak konsoloslukla temas kurulması ve vize için gerekli belgelerin öğrenilmesi gerekir. Vize için genelde finansal yeterliliği gösterir bir belge istenmektedir. Erasmus Ofisi öğrencinin Erasmus hibesi alacağınıza dair resmi bir belgeyi çıkarabilir. Ancak bunun yetmediği durumlarda bankada belli bir miktar paranın öğrencinin hesabında olduğunu gösterir belge çıkarılması gerekebilir. Öğrenci vize işlemlerini kendisi tamamlar. Seyahat detayları, bilet işlemleri, vize için gerekli evraklar öğrencinin kendi sorumluluğundadır. Sağlık sigortası ayrıca vize alabilmek için de gerekebilir. (Bunun için bu belgenin orijinalini vize işlemi için saklayın.)

22. VİZE Elçiliklerden ve internet sitelerinden Erasmus öğrencilerinden gerekli belgeler öğrenilmeli. -Kabul mektubu -Learning Agreement -İngilizce Öğrenci belgesi -İngilizce Erasmus burs belgesi -Yeterli maddi katkı sağlanacağını gösteren belge -Geçerli pasaport..................gibi

23. Örnek:Danimarka Vizesi 1. Pasaport ve bir fotokopisi. Her ihtimale karşılık 2 adet 2. Kabul mektubu ( … accepted as an Erasmus exchange student.. yazılmalı) 3. Asgari aylık geçim şartını sağlayacak derecede paranızın varlığını ispatlamak. Danimarka ile ilgili bir bankada hesap açtırmak ve parayı yatırmak. 4. Vize için hazırlanan evraklar ve iki kopyaları (imzalı ve mühürlü) 5. Nüfus dairesinden çok dilli doğum belgesi (2-3 nüsha) 6. İki adet arka fonu beyaz fotoğraf (rötuşlanmamış olmalı ve yüzün her tarafı görülmeli 7. 160 TL vize başvuru ücreti

24. Vize başvurusu sırasında... Güler yüzlü olmak !!!! Ne olursa olsun sakin olmak

25. HARÇ ÖDEMESİ Değişim öğrencileri yurt dışında okudukları süre boyunca Atılım’a harç ödemeye devam ederler. Kayıt tarihlerinde burada olmayacak öğrenciler ailelerine vekalet vermelidir. (Harç yatırma, okul kaydı işlemlerinin yapılması için..)

26. SİGORTA İŞLEMLERİ Sağlık ve seyahat sigortası yaptırılmalı. Tüm özel sigorta şirketlerinden alınabilir. Gidilen ülkede de yaptırılabilir. (Eğer vize için istenmiyorsa). Aylık yaklaşık 50€

27. UÇAK BİLETİ Mümkünse aktarması olmayan (direkt) hatlardan bilet alınmalı. En zor şey havaalanlarında valizle dolaşmaktır. 40-50€ fazla vermek çok daha iyi. Ucuz bilet şirketlerini araştırmalı (German wings; http://www.germanwings.com/index.de.shtm AirBaltic: http://www.airbaltic.com/public/index.html Erken davranırsanız 50-100€’ya biletler mümkün.

28. YOLCULUĞA HAZIRLIK Yurt dışından bir şey almayacak gibi hazırlık yapılmalı. Gidilecek ülkenin iklimine uygun kıyafetler Kuzey ülkeleri için atkı, bere, eldiven, palto-manto-kaban Uygun (dayanıklı) bavul-valiz

29. Bavul-Valiz Hazırlama... Kilo sınırına dikkat: 20-25 kg’dan fazla uçağa veremezsiniz. Küçük ama ağır malzemeyi yanınıza alabilirsiniz (8-10 kg’a kadar). Uçakta yanınıza alacağınız valizde sıvı bulunmamalı, yoksa atarlar. Sprey, deodorant, parfüm, traş kremi !!!!!! En fazla 99 cc olabilir. Valizinizde aperatif yiyecek bulunmalı (kraker, bisküvi, vs.) Bavulunuzda 1-2 gün size yetecek kuru gıda bulundurun. Ne olur, ne olmaz..

30. Havaalanında Ne Yapmalı? Dış hatlara geçer geçmez harç pulu alınmalı. Bavulunuza bir şeyler koymak isteyenlere, ya da valizini sizin hakkınızdan geçirmek isteyenlere asla evet DEMEYİN !!!!! Eroin, kaçak madde, para transferi ??? Mümkün olur olmaz emniyetten geçerek uçak bekleme salonuna gidin. Her zaman son anlarda kalabalık artar ve panik başlar. Bol zamanınız varsa özel salonlarda bekleyebilirsiniz. Yemek içmek bedava!!! (Bazı kredi kartı sahipleri için

31. GEREKLİ EVRAKLAR... Vizeniz olsa dahi inişten sonra pasaport kontrolde bazı belgeler istenebilir: Resim Fotoğraflı kimlik ya da kredi kartı Gideceğiniz üniversitenin kabul yazısı, ilgili telefonlar Öğrenim Anlaşması Erasmus bursunuzu gösteren belge (imzalı, mühürlü) Bankadaki hesabınızı gösteren belge ya da ailenizin sizleri maddi olarak destekleyebilecek olduğunu gösteren noterden tasdikli belge. Kalacak yerinizin adresini gösteren belge (varsa)

32. Sosyal Adaptasyon Temizliğe dikkat edilmeli Doğruluktan şaşmayın. Sürekli güven kazanmaya bakın. Diğer öğrenci ve personelle iyi kaynaşın. Giderken küçük de olsa hediyeler götürmek jesttir.

33. EĞİTİM ADAPTASYONU Randevularınıza sadık kalın. Dakika, saniye hesabı yapın. Yoksa kaçırırsınız. Eğitim sistemini ivedilikle öğrenin ve hazırlıklı olun. Şimdiden kendi kendinize öğrenmeye hazırlıklı olun. Hocalarınıza karşı çok saygılı olun. İsimleriyle hitap etmek zorundasınız. Kendilerinin nasıl çağrılmak istediklerini sorun. İlk isimleriyle mi, soy isimleriyle mi? Yoksa unvanlı mı? Ödevlerinizi zamanında yapmaya özen gösterin. Kimseden kopya almaya kalkmayın. Anlaşılırsa ağzınızla kuş tutsanız da fark etmez. Hırsız olursunuz.

34. DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR Ofisimizin iletişim adres ve bilgilerini kaydedin. Web sayfamızdaki Kontrol Listesi-Checklist’i basarak işlemleriniz sırasında mutlaka yanınızda taşıyın! E-posta adreslerinizi sık sık kontrol edin. Toplantılarımıza tam katılım gösterin. Karşı üniversitedeki Koordinatörünüzü öğrenin. Sorumlu olduğununuz belgeleri eksiksiz ve doğru olarak teslim edin. Belge teslimlerinizi kesinlikle SON TARİH’e bırakmayın!

35. ...DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR Gittiğiniz ülkenin tarihini okuyun. Türkiye hakkında size gelebilecek sorular için hazırlıklı olun. Bir tartışmaya girerken konuyu bildiğinizden emin olduktan sonra, konuyu kişiselleştirmeden tartışmaya dikkat edin. Gittiğiniz ülkede yazılı kurallara mutlaka uyun. Resmi evraklar; pasaport, oturma izni vs. bir fotokopisini yanınızda taşıyın. Bu sunum’un bir çıkıtını alarak saklayınız.

36. Haklarınız... Tamamen gidilen üniversitenin kendi öğrencisi ile eşdeğersiniz. Sizden herhangi bir ücret talep edilemez. Sizlere, alacak olduğunuz dersler karşılığında mutlaka ECTS cinsinden kredi verilmelidir. Dönünce, başarılı olmuş ve geçmiş olduğunuz dersler, burada mutlaka kabul edilmek zorunda. Ancak bunun için öğrenim anlaşmasının yazıldığı şekliyle takip edilmesi zorunludur. Erasmus Üniversite Beyannamesi (EUC)’nde yazılı her ifade sizler için bir anayasadır. Onu yanınızdan ayırmayın ve yurt dışına çıkmadan evvel EUC’yi aldığınızdan mutlaka emin olun.

37. Başarılar dileriz.