Bedømmelse i teknisk administrative stillinger

1. Bedømmelse i teknisk administrative stillinger Personalforum 23. april 2010

2. Bedømmelseskomiteens mandat • Bedømmelseskomiteens mandat er å bistå innstillingsmyndigheten med en vurdering av søkerne, jfr. Universitetets personalreglementet. • Innstillende så vel som tilsettende myndighet er bundet av forvaltningslovens regler om habilitet og taushetsplikt. • Komiteenes arbeid må videre forankres i kvalifikasjonsprinsippet, og likebehandlings-prinsippet, jfr. Statens personalhåndbok. • Arbeidet skal presenteres i et skriftlig begrunnet forslag til innstilling i samsvar med personalreglementet. • Bedømmelsen skal oversendes innstillende myndighet så raskt som mulig.

3. Kvalifikasjonsprinsippet • Kvalifikasjonsprinsippet er ikke nedfelt i lov, men slått fast i rettspraksis, forvaltningspraksis og juridisk teori. • Prinsippet er at det er den best kvalifiserte søkeren som skal ansettes i stillingen. Prinsippet skal hindre vilkårlighet og hensyn til utenforliggende forhold ved tilsetting. • Innstillingsmyndigheten skal finne den søkeren som ut fra en helhetsvurdering er best kvalifisert for stillingen. De tre viktigste elementene i vurderingen er : - utdanning og andre formelle kvalifikasjoner - arbeidserfaring - personlig skikkethet for stillingen

4. Prinsippet kan kun fravikes dersom det er hjemmel for dette i lov eller forskrift. Eksempler på dette er søker med fortrinnsrett til ny stilling i staten, jf tjml § 13 eller funksjonshemmet/yrkeshemmet søker, jf. Forskrift til tjml. § 9 • En påstand om at en søker er ”overkvalifisert” vil ikke gi saklig grunnlag for forbigåelse, så lenge vedkommende har alle de nødvendige kvalifikasjoner.

5. Likebehandlingsprinsippet • Søkerens integritet skal ivaretas med en forsvarlig og tilstrekkelig saksbehandling i alle ledd. • Søkerne skal likebehandles ut fra kvalifikasjonsprinsippet. • Hvis man ønsker å tilsette en person som ikke oppfyller de fastsatte kravene, bør stillingen utlyses på nytt, slik at andre potensielle søkere også får anledning til å søke ut fra de endrede kravene. • Lik søknadsfrist. Vi har praksis på å åpne opp for søknader etter fristen i helt spesielle tilfeller. Vi må i så fall ta samtlige slike søknader i betraktning. Utvidet søknadsfrist vurderes opp mot likebehandlingsprinsippet i hvert enkelt tilfelle • Søkerne må gis like muligheter til å presentere seg selv i forhold til kravene i betenkningen, både ved søknad (f.eks. om de får anledning til å levere vedlegg), intervju (mest mulig lik mal for intervjuene) og ellers i prosessen.

6. Følgende punkter skal behandles i bedømmelsen, gjerne etter denne malen: • Presentasjon av bedømmelseskomiteens medlemmer • Komiteens forståelse av utlysningsteksten/ betenkningen. Generelle formuleringer vedrørende krav og ønsker skal utdypes og konkretiseres. Sentrale begreper defineres. Vektingen av de ulike kriteriene skal belyses og drøftes. • Søkermassen beskrives. Det skal opplyses om det er søkere som oppgir innvandrerbakgrunn, funksjonshemming eller å ha overtallighetsattest.

7. Oppgi hvilke søkere som ikke anses som kvalifisert, og hvilke krav de ikke oppfyller • Oppgi hvilke søkere som anses som kvalifisert for stillingen • Hvem innkalles til intervju, og hvorfor. Uttaket skal være begrunnet slik at leseren kan følge de vurderinger som er gjort, både når det gjelder de som blir innkalt og de som ikke blir det. • Beskriv intervju og referanseintervju. Alle opplysninger av betydningen for vurderingen av søkeren skal nedtegnes.

8. Rangering og konklusjoner. Bedømmelsen må være skrevet på en slik måte at leseren kan følge de vurderinger som er gjort. • Forslag til innstilling. Denne skal vanligvis inneholde tre kvalifiserte søkere i prioritert rekkefølge. Dersom det innstilles færre må dette begrunnes særskilt. • Komiteens endelige konklusjoner skal framstå som en logisk følge av vurdering og bedømmelse og den argumentasjon som ligger til grunn for dette.

9. Forståelse og definering av betenkning/utlysningstekst • Kunngjøringstekstens krav, ønsker og andre anvendte begreper skal være førende for utformingen av bedømmelsen og begrunnelsen for den. Utlysningsteksten er bindende. • Komiteen skal innledningsvis definere en felles forståelse av kunngjøringstekstens begreper. Generelle formuleringer i teksten vedrørende krav, ønsker og eventuelle egenskaper skal utdypes/konkretiseres. Vektingen av de ulike kriteriene skal belyses og drøftes. Å gi grundige og presise definisjoner av begrepene og hvordan man mener disse kan dokumenteres er viktig for en god bedømmelse.

10. Søkerne skal vurderes i forhold til kunngjøringsteksten. Ønsker en å ta andre hensyn enn de som kommer fram av utlysningsteksten, må stillingen lyses ut på nytt, jfr. Personalreglementet. • Vær presis og tydelig i skillet mellom krav og det som er ønskelig. • Eksempel på vurderinger: • Hva legger man i for eksempel begrepet ”master eller hovedfagsnivå”? • Dersom det i betenkningen er stilt krav til personlig egnethet, hva legger man i så fall i begrepet i forhold til akkurat denne stillingen? • Tolkningen skal alltid vurderes opp mot kravet til likebehandlingsprinsippet.

11. Innvandrerbakgrunn, funksjons-hemming og overtallighetsattest • Dersom det blant kvalifiserte søkere er personer som oppgir å ha innvandringsbakgrunn, skal det alltid innkalles minst en person med innvandrerbakgrunn til intervju (PM 12/2004 og personalreglementet) • Dersom det blant kvalifiserte søkere er noen som oppgir å være funksjonshemmet/yrkeshemmet og enten er eller blir uten arbeid, skal det i følge Forskrift til tjml. § 9 alltid innkalles minst en slik søker til intervju før det gis innstilling, jamfør Personalreglementet. • Dersom det er kvalifiserte søkere som opplyser å ha overtallighetsattest, skal disse behandles i henhold til Statens Personalhåndbok.

12. Kvalifisert/ikke kvalifisert • Skill mellom søkere som er kvalifiserte for stillingen, og de som ikke er kvalifiserte. • Konklusjonen kvalifisert/ikke kvalifisert må begrunnes ut fra krav i betenkningen • Kvalifisert/ikke kvalifisert ut fra utdanningskravet. Eksempel: Dersom man stiller krav om mastergrad eller tilsvarende uten nærmere kriterier, vil alle som har en utdannelse på masternivå være kvalifisert ut fra dette kravet likegyldig av hvor relevant mastergraden (eller lignende) er for stillingen.

13. Dersom for eksempel formuleringen ”det er ønskelig med..” er brukt vil også de som ikke oppfyller ønsket være kvalifisert. • Kvalifisert/ikke kvalifisert ut fra eventuelt krav om arbeidspraksis. Kan være både omfang og retning. Gjelder dersom det er stilt spesifikke krav til arbeidspraksis. • Om kriteriet ”personlig skikkethet” sier Sivilombudsmannen følgende: ”Jeg finner likevel grunn til å bemerke at dersom personlig skikkethet skal kunne godtas som avgjørende for en kvalifikasjonsvurdering, må tilsettingsorganet ha tiltrekkelig grunnlag for å vurdere samtlige aktuelle søkeres personlige skikkethet på en tilfredsstillende måte. I forhold til søkere som tilsettingsorganet ikke har tilstrekkelig kunnskap om fra tidligere, må slik kunnskap normalt måtte bringes til veie gjennom intervju og ved å kontakte oppgitte referanser.”

14. Intervju: • De søkerne som etter en vurdering synes å være best kvalifisert skal innkalles til intervju • Interne søkere bør i utgangspunktet underlegges samme behandling som eksterne søkere og innkalles til intervju, men det kan avtales en mer begrenset samtale. Dersom man utelater intervju av aktuelle interne søkere må dette begrunnes • Interne søkere som ikke blir innkalt til intervju og/eller ikke tilbys stillingen bør få en muntlig tilbakemelding på søknaden sin etter at prosessen er ferdig. Arbeidsgiver er ansvarlig for at en slik samtale blir tatt.

15. Formålet med intervjuet er todelt: • Samle informasjon om søkeren i forhold til krav og arbeidsoppgaver som stillingen setter og vurdere søkerens personlige egnethet for stillingen • Søkeren skal kunne danne seg et bilde av hva stillingen og arbeidsoppgavene innebærer • Komiteen må enes om mål og midler for intervjuet • Sentrale deler av intervjuet omfatter følgende: - utdanningsbakgrunn - yrkeserfaring - personlige egenskaper

16. Universitetet har utarbeidet retningsgivende mal for intervjusituasjonen. HELSEFAK vil gjøre noen endringer i denne og legge malen tilgjengelig i verktøykassa på Styringshjulet. Endringene er i hovedsak knyttet til vurdering av personlige egenskaper, der man har omformulert spørsmålene fra ja/nei-spørsmål. • Malen skal dekke flest mulig relevante tema og gi eksempler på aktuelle spørsmål innen hvert område. Kan også fungere som utgangspunkt for ytterligere spørsmål som er mer relevant i forhold til en bestemt stilling. • Det er i henhold til aml § 13-4 ikke anledning til å innhente opplysninger om seksuell orientering, søkerens forhold til politiske, religiøse og kulturelle spørsmål, samt om medlemskap i arbeidstakerorg.

17. Det er ikke anledning til å innhente helseopplysninger annet enn når det er helt nødvendig for utførelse av stillingen, i følge Aml. § 9-3 punkt 1. §9-3.1. Arbeidsgiver må ikke i utlysningen etter nye arbeidstakere eller på annen måte be om at søkerne skal gi andre helseopplysninger enn dem som er nødvendige for å utføre de arbeidsoppgaver som knytter seg til stillingen. Arbeidsgiver må heller ikke iverksette tiltak for å innhente helseopplysninger på annen måte. • Det er ikke anledning til å spørre om familieplanlegging og graviditet, jf Aml. § 13-1 punkt 4, jf. Likestillingsloven

18. Før intervjuet avsluttes skal det avklares hvilke referanser som skal brukes, og søker bes om å varsle disse om at de kan bli kontaktet. • Søkeren kan reservere seg mot at det innhentes opplysninger hos nåværende eller tidligere arbeidsgiver, jf. Statens Personalhåndbok.

19. Referanseintervju • Referanseintervju skal finne sted etter førstegangs intervju, og før et eventuelt andregangs intervju. • Det kan kun innhentes referanser når disse er avklart med søker på forhånd. • Antall referanser som innhentes kan variere ut fra type stilling • Formålet er å få bekreftet eller avkreftet inntrykk og/eller opplysninger man har fått gjennom intervjuet, og eventuelt komplettere opplysninger om søkerens utdanning, erfaring og tidligere innsats. • Vær bevisst på hvilke egenskaper/handlinger/fakta man ønsker bekreftet ved hjelp av referanseintervjuet, og hva kandidaten har sagt om dette selv.

20. Avklar hvilket forhold referansen har til søkeren (overordnet, underordnet, kollega eller andre) • Begrensinger for innhenting av opplysninger om sykdom, familieplanlegging, livssyn m.m. beskrevet i del om intervju gjelder også ved referanseintervju. Dette innebærer for eksempel at bedømmelsen ikke skal inneholde opplysninger om søkers eventuelle tidligere sykefravær dersom det ikke kan forsvares med at det er helt nødvendig for utøvelse av stillingen. • Referanseintervjuet kan fungere både som en siste sjekk av en foretrukket kandidat eller for å skille mellom kandidater som vurderes som likeverdige. • Ved avslutning av samtalen anbefales det at intervjuer oppsummerer svarene for å sikre seg at referansen blir riktig referert