Download
1 / 43
430 likes | 714 Views
Eesti Kutseõppeasutuste Kvaliteediauhind 2007 : Taotlusdokumendi koostamise koolitus. Tõnu Hein, HeiVäl Consulting Tauno-Jussi Onoper, TJO Konsultatsioonid. Koolituse eesmärk. anda vastused: taotlusdokumendi koostamise käigus tekkinud ja
E N D
Eesti Kutseõppeasutuste Kvaliteediauhind 2007:Taotlusdokumendi koostamise koolitus Tõnu Hein, HeiVäl Consulting Tauno-Jussi Onoper, TJO Konsultatsioonid
Koolituse eesmärk • anda vastused: • taotlusdokumendi koostamise käigus tekkinud ja • seminari praktiliste tööde käigus taotlusdokumendi koostamisega tekkivatele küsimustele • lõppeesmärgiks on tagada korralike taotlusdokumentide ettevalmistamine.
Koolituse ajakava • 10:00 Sissejuhatus. Võtmeteemade ja tulemuste kirjeldamine • 10:40 Iseseisev töö • 12:10 Lõuna • 13:00 Võimaldajate kordamine 1-3 • 13:30 Iseseisev töö • 15:00 Kohvipaus • 15:15 Võimaldajate kordamine 4-5 • 15:35 Iseseisev töö • 16:55 Seminari kokkuvõte
Käsitletavad teemad • Millist infot taotlusdokumendis kajastada • Üldülevaade • Tulemuste kirjeldamine • Võimaldajate kirjeldamine • Küsimused ja vastused
Organisatsioonipiiritlemine Mis on peamised väljundid? Mis on peamised sisendid ? Mis organisatsioonis toimub? Kes on võtme- tarnijad? Kes on võtmekliendid? Kes on peamised huvipooled? Milline on väliskeskkond?
Mida kirjutada ülevaatesse? • Organisatsiooni selge määratlus • omanikud (sh otsustamisvabadus organisatsiooni arendamisel), struktuur, töötajate arv, konkurendid/võrdlustähised • Võtmehuvipooled • kliendid, partnerid, tarnijad, töötajad, reguleerijad • Ülevaade toodetest ja teenustest • põhilised “tooted/teenused”, arendused • Segmenteerimine • geograafiline, tooted/teenused, kliendid, töötajad, tarnijad • Võtmeteemad • sh põhiväärtused • Organisatsiooni juured • lühiajalugu, kvaliteediteekond
Läbivad võtmeteemad • ‘Kui ma peaksin iseloomustama oma organisatsiooni, siis millised on 6 võtmesõna?’ • Näiteid positiivsetest võtmeteemadest: • lähedased suhted õpilaste ja tööandjatega • kõrge lõpetajatest tööle saanute arv/protsent • pidev areng • uuenduslikkus • töötajate vajadustega arvestamine • --- • Võtmeteemad peaksid läbima kogu taotlusdokumenti • Võtmeteemade kooskõla visiooniga
Ülevaade Eesti Juhtimiskvaliteedi auhinna uuendatud taotlusdokumendist • Sarnase loogika arvestamine aitab ehk koostada parema sisuga taotlusdokumendi ka tänavuse aasta puhul
Leheküljed 1-4: Võtmefaktorid Võtmefaktorid on need faktid teie organisatsiooni kohta, mis aitavad assessoreid saada üldisema pildi teie organisatsioonist ja selle strateegilisest kontekstist. Võtmefaktorite sisu: Organisatsiooni eesmärke (missioon ja visioon), seda, millega organisatsioon tegeleb, kelle jaoks ning tooge välja mõned oma võtmesuhted partnerite või emaorganisatsiooniga. Keskkond, milles organisatsioon tegutseb Organisatsiooni suhted Konkurentsikeskkond Millised on organisatsiooni põhilised strateegilised väljakutsed? Milline on (mida endast kujutab) organisatsiooni toimivuse parendamise süsteem? “Kvalifikatsioonifail”
“Kvalifikatsioonifail“ • Leheküljed 6-15: • Organisatsiooni tulemused Eesti Juhtimiskvaliteedi auhinna mudeli iga kriteeriumi kohta (6, 7, 8, 9) • Nende faktide ja andmete esitamiseks võib kasutada: • diagramme või tabeleid, kus on välja toodud trendid, eesmärgid ja võrdlused; • graafilisi kujundeid või pilte faktide illustreerimiseks; • teksti, et selgitada esitatud tulemuste ulatust (scope) ning • seoseid asjakohaste lähenemisviisidega (seoseid tulemuste ja võimaldajate vahel).
Tulemuste kriteeriumid • 6 Klientidega seonduvad tulemused • 7 Töötajatega seonduvad tulemused • 8 Ühiskonnaga seonduvad tulemused • 9 Toimivuse võtmetulemused
Informatsiooni kogumine tulemuste kriteeriumide kohta • Kuidas on omavahel seotud arvamused (6a, 7a) ja indikaatorid (6b, 7b)? • Miks on valitud just sellised võrdlusandmed (eelkõige väljaspool oma sektorit tehtud võrdluste puhul)? • Kuidas on tulemused seotud võimaldajatega (viited eelmistele kriteeriumidele)? • Segmenteerimine peab vastama eelmistes osades toodule
Tulemuste esitamisest • Tavalisemad puudused: • Kirjeldatakse lähenemisviise • Puuduvad võrdlused oma eesmärkidega ja väliste organisatsioonidega • Puudub tulemuste analüüs • Pole toodud välja tulemuste seost võimaldajatega • Andmeid pole segmenteeritud • Pole kasutatud pilte efektiivselt (ühel pildil võib tuua välja nt. tulemused, trendid, võrdlused oma eesmärkidega ja võrdlused väliste organisatsioonidega ning andmeid võib esitada segmenteeritult)
Kriteerium1:eestvedamine • Definitsioon • Suurepärased liidrid arendavad ja toetavad missiooni ja visiooni saavutamist. Nad arendavad organisatsiooni väärtusi ja süsteeme, mis tagavad jätkusuutliku arengu ja elavad nende järgi. Muutuste protsessis säilitavad nad eesmärgi püsivuse. Kui vaja, suudavad nad muuta organisatsiooni suunda ja inspireerida teisi järgnema.
Informatsiooni kogumine kriteerium 1 kohta • Tooge näiteid kõikide tasandite juhtide kohta • Kuidas juhid oma eestvedamise protsessi üle vaatavad? • Kuidas toimub juhtide isiklik enesehindamine? • Kuidas tegevused/vastuvõetud otsused tuginevad väärtustele? • Kuidas juhid isiklikult toetavad kvaliteedisüsteemi arendamist? • Kuidas juhid teevad koostööd partneritega? • Tõendeid avatuse kohta • Kuidas juhid tunnustavad inimesi ja suhtlevad inimestega (ka mitteformaalselt)?
Kriteerium 2: poliitika ja strateegia • Definitsioon • Suurepärased organisatsioonid viivad ellu oma missiooni ja visiooni huvipooltele keskenduva strateegia arendamise kaudu, mis arvestab nii turgu kui tegevusvaldkonda. Strateegia elluviimiseks töötatakse välja ja viiakse ellu kogu organisatsiooni jaoks poliitikad, plaanid, eesmärgid ja protsessid.
Informatsiooni kogumine kriteerium 2 kohta • Too näiteid, kuidas on info kogumise protsessi muudetud • Too näiteid, kuidas on liigse info kogumisest loobutud • Põhjenda informatsiooni kogumist • Kuidas andmetest saab informatsioon ja informatsioonist strateegia? • Kirjelda stsenaariume, millest on saanud reaalsus • Võtmeprotsesside määratlemine ja vastutuse jagamine • Nii teadlikkuse kui arusaamise hindamine • Too näiteid konkreetsete poliitikate ja strateegiate kohta
Kriteerium 3: töötajad • Definitsioon • Suurepärased organisatsioonid juhivad ja arendavad oma töötajaid ning vallandavad nende kogupotentsiaali nii üksikisiku, meeskonna kui ka organisatsiooni tasandil. Nad väärtustavad õiglust ja võrdsust ning kaasavad ja volitavad oma töötajaid. Nad hoolivad inimestest, suhtlevad ja tunnustavad neid viisil, mis motiveerib töötajaid ja loob pühendumuse kasutada oma oskusi ja teadmisi organisatsiooni edendamiseks.
Informatsiooni kogumine kriteerium 3 kohta • Kuidas personalipoliitika ja –strateegia tulenevad arengukavast? • Kuidas saavutatakse tasakaal üksikisiku ja organisatsiooni tulevikuvajaduste vahel? • Tõendeid personalipoliitika ja lähenemisviiside ülevaatuse kohta • Seosed töötajate tagasiside ja muudatuste vahel • Hindamis- ja tunnustussüsteemi vahelised seosed • Volitamise põhimõtete selge kirjeldamine • Kommunikatsioonistrateegia kirjeldus, mitte ainult vahendite loetelu • Soodustuste tegemise põhimõtted • Kuidas tunnustussüsteemi hoitakse ajakohasena
Ülevaade Eesti Juhtimiskvaliteedi auhinna uuendatud taotlusdokumendist • Sarnase loogika arvestamine aitab ehk koostada parema sisuga taotlusdokumendi ka tänavuse aasta puhul
“Võimaldajate kaart” • Võimaldajate kaardi otstarve on: • anda assessorite meeskonnale ülevaate teie lähenemisviisidest ning sellest, kuidas nad lähevad kokku Eesti Juhtimiskvaliteedi auhinna mudeli võimaldajate kriteeriumitega (1a kuni 5e); • olla sisendiks ning dokumendiks, millele viidata teie organisatsiooni tippjuhtidega kohtumiseks ettevalmistamisel, • tagada, et organisatsiooni kõik juhtimissüsteemi elemendid on arvesse võetud.
“Võimaldajate kaart” • Kasutage teile sobivat struktuuri • Oluline on, et 4 alljärgnevat elementi oleks kajastatud dokumendis: • Ülevaade teie lähenemisviisidest ja projektidest või initsiatiividest, selliste nimetustega, mida kasutate sise- ja/või väliskommunikatsiooni käigus. • Kuidas need lähenemisviisid vastavad Eesti Kutsekoolide kvaliteediauhinna võimaldajate kriteeriumidele, kas kriteeriumi (1-5) või allkriteeriumi (1a-5d) tasandil; • Kuidas nad mõjutavad kvalifikatsioonifailis esitatud tulemusi. Vajadusel võib selles failis viidata spetsiifilistele tunnustele või tulemustele. • Viited tõendusmaterjalidele, millega assessorite meeskond võib tutvuda organisatsiooni külastuse käigus. Kasutage sõnastust ja terminoloogiat, mida pruugite igapäevases töös ja suhtlemisel.
Kriteerium 4: partnerlus ja ressursid • Definitsioon • Suurepärased organisatsioonid planeerivad ja juhivad väliseid partnerlussuhteid, suhteid tarnijatega ja sisemisi ressursse, toetamaks poliitikat, strateegiat ja protsesside mõjusat toimimist. Partnerlussuhete ning ressursside planeerimisel ja juhtimisel tasakaalustavad nad organisatsiooni, ühiskonna ning keskkonna hetke- ja tulevikuvajadusi.
Informatsiooni kogumine kriteerium 4 kohta • Näiteid lepinguliste ja partnerlussuhete kohta • Partnerite ja muude tarnijate eristamine • Tõendeid finantsjuhtimise protsesside rakendatuse kohta • Finantsjuhtimise lähenemiste ja äristrateegia vahelised seosed • Keskkonnajuhtimise strateegia • Hoonete ja rajatiste haldamine • Kuidas määratletakse infovajadust – praegu ja tulevikus • Näiteid tehnoloogiate kohta lisaks infotehnoloogiale • Teadmiste juhtimine • Intellektuaalse omandi kasutamine ja kaitse
Kriteerium 5: kvaliteedijuhtimissüsteem ja protsessid • Definitsioon • Suurepärased organisatsioonid kavandavad, juhivad ja parendavad oma protsesse, et täielikult rahuldada oma klientide ja teiste huvipoolte vajadusi ning luua neile lisaväärtust.
Informatsiooni kogumine kriteerium 5 kohta • Kuidas protsesse määratletakse • Kuidas valitakse protsesside mõõdikuid • Protsessijuhtimise lähenemisviis kõikide protsesside jaoks • Sisemiste ja väliste protsessiliideste juhtimine • Kuidas kaasatakse kliente protsessi erinevates etappides • Innovaatilised lähenemised uute toodete/teenuste turule toomisel • Ennetav kliendisuhte juhtimine • Arvesse tuleb võtta kõik kliendid (sobivusel ka agendid, edasimüüjad)
Lõplik vormistamine • Ei pea olema väga ‘hiilgav’ vormistus • Peab olema esitatud • selgelt • loogiliselt • kergestiloetavalt • seoseid väljatoovalt • Akronüümide ja eriterminite kasutamisel lisada selgitav loetelu (sõnastik)
Üldine vormistamine • 35 lehekülge, miinimumfont 10, pildid ja joonised võivad olla väikesema fondiga • Soovitatav kujundus - portrait, 2 tekstitulpa • Graafikud ja tabelid peaksid olema • - lugemiseks piisavalt suured, ühtses stiilis, nummerdatud • - optimaalselt kujundatud, et anda rohkem infot; • - üheselt arusaadavad ja piisavate selgitustega • Kirjastiil selge ja kergestiloetav (nt Arial) • Võib lisada visuaalseid materjale (fotod, skeemid, pildid vms) • Eelistatavalt kõvemad ja hästi painduvad kaaned • Tavapärane A4 paber, köidetuna
Lõplikul vormistamisel kontrolli • 8 põhiprintsiibi asjakohast kajastamist dokumendis • Hindamismaatriksi loogika järgimist • Kõikide allkriteeriumide kajastamist (võrdle loeteluga) • Seoseid tulemuste ja võimaldajate vahel (ning vastupidi) – kas on viited ning kas viited on asjakohased • Trükivigade puudumist ja õigekirja • pärast sisulise osa valmimist • Kas kõik spetsiifilised terminid / lühendid on sõnaseletuste juures välja toodud • Dokumendi arusaadavust • Nt protsessi mittekaasatud isikute poolt (organisatsioonisiseselt või -väliselt – kas saavad aru)
