Proceso de Auditoría Técnica Normativa a Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma

1. Proceso de Auditoría Técnica Normativa a Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma D.G.E.C.O.

2. Pedir que se rindan cuentas es cosa fácil. Diseñar y operar una política pública con ese propósito es mucho más difícil. Mauricio Merino D.G.E.C.O.

3. Introducción. • Alcance • Técnicas y procedimientos de auditoría • Productos de la auditoría • Requerimiento de información • Etapas de revisión y aspectos a auditar • Resultados de la auditoría • Problemática D.G.E.C.O.

4. Introducción • La Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuenta (STRC), Órgano Estatal de Control (OEC), por la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Guanajuato, en su artículo 32 fracción I incisos d), g) y n), fracción III inciso a), está facultada para realizar auditorías al ejercicio de los recursos del públicos estatales y federales en materia de obra pública y servicios relacionados con la misma. En el Reglamento Interior de la STRC en su artículos 28 fracciones I y II, 31 fracciones I a IV y 38 fracciones I a VI y XI , faculta respectivamente a la Subsecretaría de Evaluación Gubernamental y a sus Direcciones Generales de Auditoría Gubernamental y de Evaluación y Control de Obras llevar a cabo dicho mecanismo de control. • Así mismo, conforme al «Acuerdo de Coordinación para el Fortalecimiento del Sistema Estatal de Control y Evaluación de la Gestión Pública, y Colaboración en Materia de Transparencia y Combate a la Corrupción» celebrado con la Secretaría de la Función Pública (SFP) del Gobierno Federal el 05-ago-2008 (P.O. 14-oct-2008), en la Cláusula Primera primer párrafo y Quinta fracciones III, IV y V, se establece objeto y compromiso de coordinar acciones entre ambas dependencias, para la realización de auditorías por si misma (STRC) o conjuntas (STRC-SFP), conforme al Plan de Trabajo (PAT), en cuanto a la aplicación de los recursos otorgados por el Gobierno Federal mediante asignaciones, reasignaciones, subsidios, donativos; requerir información para la solventación de observaciones, y si es el caso, promover el inicios de procedimientos de responsabilidad administrativa ante hechos irregulares. D.G.E.C.O.

5. El Reglamento de Procedimientos de Auditoríapara las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado de Guanajuato (REPADE) en su capitulo III. • La Auditoría a Fondos, Programas, Obras y Servicios es la revisión que se realiza a los recursos federales y estatales transferidos u convenidos con la entidad federativa y sus municipios, para examinar las operaciones de las dependencias y entidades ejecutoras con el propósito de verificar la razonabilidad financiera de los recursos; si éstos se han utilizado de manera eficiente; si los objetivos y metas se lograron de manera eficaz; y, si en el desarrollo de las actividades se han cumplido las disposiciones aplicables. • Lo anterior con el fin de procurar que los recursos públicos se ejerzan con transparencia y apego a lo señalado en la normatividad en cuanto a programación, presupuestación, contratación y ejecución de las obras, con la eficiencia, eficacia, oportunidad y economía programadas. D.G.E.C.O.

6. Programa Anual de Trabajo (PAT) Se acuerda entre SFP y OEC Recursos Federales Programa Anual de Trabajo (PAT) OEC Recursos estatales y federales Selección de Fondos y Programas • Auditoría Conjunta • (SFP y STRC) • Personal de la SFP ó contratado por la SFP • Personal del OEC • Auditoría Directa • (SFP ó STRC) • Personal de la SFP ó • Personal del OEC • Auditoría Directa • (STRC) • Personal del OEC Procedimiento de Auditoría • Auditoría Directa • (STRC) • REPADE • Auditoría Conjunta • (SFP y STRC) • Guía de Auditoría SFP D.G.E.C.O.

7. Alcance • Cuando la revisión es a un programa, se realiza una selección de dependencias pagadoras y ejecutoras, se toma una muestra de obras bajo ciertos criterios para su revisión. • Financieramente, la revisión se realiza a la totalidad de los recursos otorgados, así como su manejo, pago y comprobación se haya realizado conforme a la normatividad presupuestaria. • La revisión técnica, normativa y operativa de las obras, ejecutadas mediante contratos de obra se realiza sobre el 100% de las operaciones de cada una de sus etapas, con excepción de la etapa de ejecución, para la que el equipo auditor revisará por lo menos el 20%de los conceptos de trabajo que representen cuando menos el 80% del monto total ejercido y que hayan sido ejecutados y pagados al momento de la revisión, lo cual se complementa con la visita a la obra realizando las mediciones necesarias. • El alcance puede ser modificado incluyendo requerimientos específicos que la entidad u organismo solicite, dependiendo de los objetivos y características particulares de las obras y servicios en revisión, o bien, conforme a los hallazgos que se vayan suscitando durante el proceso. D.G.E.C.O.

8. Técnicas y Procedimiento de Auditoría Las actividades descritas en cada fase de revisión se realizaran de acuerdo a las técnicas y lineamientos establecidos en el Reglamento de Procedimientos de Auditoría para las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado de Guanajuato (REPADE) cuando la auditorías es directa, o bien, lo señalado en la Guía General de Auditoría emitida por la Secretaría de la Función Pública cuando la auditoría es conjunta, destacando las siguientes. Planeación de la auditoría:se realiza la Identificación del Fondo, Programa u obra a auditar, Identificación del origen del recurso, las aportaciones, la fuente de financiamiento, el Marco Normativo: Leyes, Reglamentos, Acuerdos o Convenios y Anexos, Manuales y Reglas de Operación, Lineamientos; elaboración de la carta de planeación y cronograma de auditoría; alcances de la revisión: financiera, normativa, de expedientes y obras;la Determinación de Entes a auditar: normativas, pagadoras y ejecutoras; y la selección muestra de obras y expedientes. Notificación de inicio de auditoría: se notifica oficialmente al titular de la dependencia a auditar, el inicio de proceso, requiriéndole la información conforme a la normatividad aplicable, y la designación de un enlace. Indicándole además el objetivo, alcance, lugar, fecha y hora. De igual forma se hace del conocimiento al Contralor Municipal, con el objeto de que de seguimiento al proceso y si es necesario realice las gestiones que correspondan conforme a sus atribuciones. Se realiza una acta de inicio de auditoría, formalizando su inicio con el enlace. Recopilación de datos: el equipo de auditoría se allegará de la información y documentación para el análisis de los conceptos a revisar; formulando solicitudes de información claras y explícitas. D.G.E.C.O.

9. Registro de datos: se llevará a cabo en cédulas de trabajo, en las que se asentarán los datos referentes al análisis, comprobación y conclusión sobre los conceptos a revisar. Revisión de campo: se notifica al ente auditado fecha y hora en que se llevará a cabo la revisión de la obra, y se elaborara la cédula de trabajo, en las que se asentarán los datos referentes a la obra, la congruencia de los trabajos ejecutados, tanto en especificación, cantidad y calidad, así como su conclusión y operatividad. Evaluación de los resultados: se evaluaran los resultados obtenidos tomando como base todos los elementos de juicio suficientes para poder determinar las conclusiones que se asentarán en papeles de trabajo y las irregularidades detectadas, se asentarán en cédulas de observaciones, donde se describirán sus causas y efectos, el fundamento legal transgredido, y las recomendaciones correctivas y preventivas, así como el plazo para su solventación. Cabe señalar que las observaciones se establecen en base a un catálogo de observacionesconsensado a nivel nacional entre los representantes de los OEC estatales y federales, a efecto de estandarizar el criterio para su aplicación, considerando la normatividad federal y local según sea el caso. D.G.E.C.O.

10. Notificación de la terminación de la auditoría: se notifica oficialmente al titular de la dependencia, el término de la revisión, indicándole la fecha, hora y lugar para llevar a cabo el acta de cierre de la auditoría donde se dan a conocer al servidor público designado como enlace las observaciones detectadas y las recomendaciones, así como el plazo para su solventación. En caso de no existir observaciones solo se elabora el acta de cierre de auditoría correspondiente. Seguimiento a observaciones: vencido el plazo para solventar las observaciones, el ente auditado presenta los documentos e información pertinente y congruente que aclare, justifique o compruebe el hecho observado. Con base a los elementos presentados se determinan las conclusiones que se asentarán en cédulas de seguimiento a observaciones, donde se describirán la observación integra, los documentos presentados para el descargo de la observación, y el análisis y determinación del OEC, concluyendo si se solventó la observación en su parte correctiva y preventiva, o en caso de que no sea solventada, se concluirá como parcialmente solventada o no solventada, señalando los montos actualizados o persistentes según sea el caso. Notificación de los resultados finales de la auditoría: se notifica oficialmente al titular de la dependencia, los resultados del seguimiento a las observaciones, dándole a conocer las observaciones solventadas o no solventadas, informándole además su derecho a interponer recurso de reconsideración en el plazo para tal efecto, así como el turno del expediente al área jurídica de la STRC. Dicho documento se turna al Contralor Municipal para el seguimiento correspondiente conforme a sus atribuciones. D.G.E.C.O.

11. Interposición de Recurso de Reconsideración: en caso de que el ente auditado opte por este derecho y su interposición cumple con los términos y formalidad, es aceptado para análisis, de lo contrario es rechazado. Dicho recurso tienen como objeto Declarar que la observación se encuentra debidamente solventada; o ajustar los términos en que fue formulada la observación a los hechos, por tanto, no para presentar pruebas documentales que no fueron proporcionados durante la revisión. Una vez aceptado y analizado, se resuelve determinado lo procedente actualizándose es estatus o resultados de la auditoría; en caso de no proceder prevalecerán los resultados de la auditoria. De esto se notifica oficialmente al titular de la dependencia. Es de importancia resaltar que aún cuando las observaciones sean solventadas, o bien, del recurso a que se hace referencia, los resultados serán independientes de las responsabilidades administrativas que pudieran desprenderse de la auditoría practicada. Elaboración e integración de Informe: en caso de que no se haya interpuesto recurso de reconsideración, o bien una vez resuelta la interposición, el auditor elabora un informe técnico con los datos relevantes de proceso de la auditoría y seguimiento adjuntando el expediente de auditoría, haciendo énfasis en las observaciones con su soporte documental así como del resultado del seguimiento correspondiente. Posteriormente el Informe Técnico se turna a la Dirección General de Asuntos Jurídicos (DGAJ) de la STRC, para su análisis, y en el ámbito de su competencia determine lo que a derecho proceda. Análisis y Determinación de la DGAJ: cuando del análisis se determina que del resultado de la auditoría se acredita alguna inconsistencia, se da inicio al procedimiento de responsabilidad administrativa al servidor público responsable, para el caso de dependencias del poder ejecutivo; en el caso de administraciones Municipales, turna el asunto a la Contraloría Municipal para la instauración del procedimiento correspondiente. D.G.E.C.O.

12. Productos de la Auditoría • Informe de Auditoría: como producto de los trabajos de auditoría se entregará a la entidad auditada un Informe de Auditoría en el que se detallarán los resultados obtenidos en cada fase de revisión, las recomendaciones preventivas y correctivas pertinentes, así como los resultados del seguimiento a tales recomendaciones, y su derecho de interposición del recurso de reconsideración. • Papeles de trabajo: con el objeto de dejar constancia de la aplicación de los procedimientos de auditoría utilizados se formularán cédulas de trabajo sumarías y analíticas mismas que contendrán claves que permitirán enlazar datos y localizar el análisis de esos datos en otras cédulas. Las cuales se clasifican como índices, referencias y marcas de auditoría. • Integración del expediente de auditoría: el resultado de las técnicas utilizadas en cada rubro de revisión, será documentado en los papeles de trabajo y el Informe de Auditoría, los que serán integrados al Expediente de Auditoría debidamente referenciado, que se entregará al área jurídica facultada para la instauración de procedimientos de responsabilidad administrativa en caso de que así se determine, o bien, lo turne órgano de control del ente auditado en el caso de municipios. D.G.E.C.O.

13. Requerimientos de información • Notificaciones y recibos de radicaciones de recursos federales, así como las aportaciones estatales y/o municipales • Contrato de la cuenta bancaria especifica concentradora de los recursos federal, estatal y/o municipal; y de la cuenta de inversión • Estados de cuenta y conciliaciones bancarias de enero a la fecha de revisión; y en su caso la cancelación de las cuentas • Relación de cheques expedidos pendientes de entrega o en tránsito • Auxiliares contables del periodo de enero a la fecha de revisión • Registro presupuestal o informe analítico del los proyectos ejecutados • Documentación comprobatoria original de los recursos presupuestarios erogados, de la totalidad de las obras y acciones ejecutadas y gastos de operación del fondo o programa • Reporte mensual, trimestral o final de avances sobre los recursos radicados, ejercidos, y avances físicos de las obras en ejecución • Cierre de ejercicio fiscal • Informe de los recursos no devengados que se hayan reintegrado a SFIA y sus recibos (en el caso de obras federales a TESOFE, línea de captura recibo o comprobante), y de los productos financieros • Solicitudes y autorizaciones de prórrogas para aplicación de recursos en forma extemporánea • En caso de prórrogas, presentar el cierre preliminar al 31 de diciembre de año que se revisa. D.G.E.C.O.

14. Requerimientos de información • Expediente de obra, con todos los documentos generados en el proceso de la obra : • Planeación, programación, presupuestación: proyecto ejecutivo y estudios, catálogo de conceptos y presupuesto, propiedad del inmueble, permisos y licencias, dictamen de impacto ambiental, etc. • Adjudicación y contratación: convocatoria, bases de licitación, actas de presentación y apertura de preposiciones, evaluación de proposiciones, dictamen y fallo. Contrato, presupuesto, programas de ejecución, personal y maquinaria, anticipos, garantías. • Ejecución: designación del supervisor y residente; bitácora; estimaciones y facturas con sus generadores y croquis, reportes de calidad y notas de bitácora del periodo; solicitudes con su justificación y autorizaciones de conceptos fuera de catálogo y su precio unitario, volúmenes excedentes; convenios modificatorios en costo y tiempo; solicitud y autorización de ajuste de costos, etc. • Entrega recepción: acta de termino de los trabajos, finiquito de obra, acta de entrega recepción, fianza de garantía de vicios ocultos, acta de cierre administrativa, planos «as built», manuales y garantías en caso de equipos. D.G.E.C.O.

15. Etapas de revisión: Aspectos a auditar • Observancia del cumplimiento normativo: • Revisión Financiera: • Cuenta bancaria especifica • Cumplimiento en las aportaciones • Vigilancia del ingreso y del egreso • Vigilancia en la anualidad del gasto o su ampliación • Estricto apego al destino autorizado • Control en la generación, identificación y aplicación de los rendimientos • Retención y entero de los recursos del 5 al millar por proyecto • Operar la comprobación del gasto • Demostración y documentación de los recursos devengados, así como su congruencia con el pago a obras • Prevenir el reintegro de recursos de acuerdo a las vigencias convenidas • Cancelación de cuentas • En su caso, los saldos de recursos y reintegro a SFIA ( a TESOFE, línea de captura recibo o comprobante para el caso de obras financiadas con recursos federales) • Revisión de la planeación, programación y presupuestación: • La planeación general, políticas, bases y lineamientos en materia de obra pública, disposiciones locales y particulares • Proyecto ejecutivo con los estudios de ingeniería y especificaciones, validación del proyecto, dictamen de impacto ambiental, la acreditación del inmueble, permisos y licencias D.G.E.C.O.

16. Etapas de revisión: aspectos a auditar • Revisión de la adjudicación y contratación: • Que los procedimientos para determinar la modalidad de adjudicación fueron procedentes • Que se hayan respetados los montos de adjudicación • Que la adjudicación se ajustó a los términos de Ley • En caso de excepción a la licitación: el dictamen fundado y motivado, el montos de adjudicación, las invitaciones, etc. • Que los contratos contengan los requisitos establecidos en ley • Que se constituyeron debidamente las garantías • Que los anticipos se otorgaron conforme a las bases • Presupuesto del contrato y los programas de ejecución, personal y maquinaria • Revisión técnica y normativa de la ejecución de la obra: • La implementación y uso adecuado de la bitácora ( bitácora electrónica en caso de obras federales), el registro de la nota de apertura, personas facultadas, instrucciones y requerimientos, recepción de estimaciones, reportes de calidad, modificaciones o mejoras al proyecto con su justificación correspondiente, etc. • Estimaciones de contrato, excedentes y fuera de catálogo con sus solicitud y autorización, verificando volúmenes de obra y su costo, la ejecución de los trabajos de acuerdo a programa, congruencia con lo establecido en el concurso y proyecto, reportes de calidad y notas de bitácora de los trabajos que amparan. • Correcta amortización de anticipos, aplicación de impuestos y retenciones si es el caso. D.G.E.C.O.

17. Etapas de revisión: aspectos a auditar • Factura de la estimación y sus requisitos fiscales. • Que los pagos efectuados corresponden a los trabajos especificados en el contrato así como en cantidad • Revisión física de los conceptos ejecutados, realizando una inspección visual y las mediciones necesarias para corroborar especificaciones, volúmenes y calidad de los trabajos. • Que los ajustes de costos se hayan realizado adecuadamente • Que las modificaciones a los contratos se formalizaron mediante convenios y sin rebasar los porcentajes en monto y plazo • Aplicación de sanciones y penas convencionales por incumplimiento al contrato. • En caso de terminación anticipada, que se haya cumplido con el proceso correspondiente: justificación fundada y motivada, notificación, acta circunstanciada, finiquito, etc. • Revisión de la terminación y operatividad de la obra: • Que al concluirse las obras se llevaron a cabo todas las acciones previstas en la Ley y su Reglamento • Recepción de los trabajos conforme a lo contratado y pagado, revisando la terminación pactado y se haya realizado en tiempo la recepción física con su respectivos documentos • Finiquito y termino del contrato, que se haya formalizado el finiquito, con los montos a favor o en contra, la fianza de garantía por vicios ocultos por el plazo respectivo, el acta administrativa de extinción de derechos y obligaciones del contrato • Terminación y Operación de la obra, que se haya recibido oportunamente, que se encuentre en buenas condiciones y no existan deficiencias de los trabajos, y que esté funcionado adecuadamente y proporcione el servicio esperado a los beneficiarios. Cuente con los documentos «as built», manuales y garantías en caso de equipos. D.G.E.C.O.

18. Resultados de la auditoría • De la revisión presupuestal y normativa: • Inexistencia de Cuenta bancaria especifica • Recursos o ejercidos • Incumplimiento en las aportaciones • Recursos destinados a otros fines • Incumplimiento en los plazos • Prórrogas no autorizadas • Falta de comprobación y justificación del gasto • Falta de autorizaciones • Falta de control en la generación, identificación y aplicación de los rendimientos • En obras federales: Retención y entero de los recursos del 5 al millar D.G.E.C.O.

19. Resultados de la auditoría • De la revisión documental y física de las obras: • Deficiente integración del expediente unitario • Proyectos incompletos o sin validad • Falta de liberación de predios • Deficiencias en el proceso de licitación y contratación • Falta de convenios modificatorios en tiempo o costo • Deficiencias en las garantías de cumplimiento y vicios ocultos • Falta de comprobación de trabajos ejecutados • Estimaciones sin números generadores y croquis de localización de los trabajos, notas de bitácora, reportes de calidad • Deficiencias en el uso y requisitado de la bitácora (en obras federales la bitácora electrónica ó autorización de SFP para uso de la bitácora convencional) • Incumplimiento en los plazos de ejecución • Prórrogas no autorizadas • Obras inconclusas • Pagos improcedentes y pagos en exceso • Falta de autorizaciones de volúmenes excedentes y conceptos fuera de catálogo • Deficiencias en la ejecución D.G.E.C.O.

20. Problemática • Desconocimiento e inobservancia de leyes, normas, lineamientos, reglas, convenios, etc. • Deficiencias de comunicación interna entre áreas del ente auditado • Omisión a los requerimientos de información • Falta de interés y compromiso del enlace designado • Atrasos en suscripción de convenios o contratos, en consecuencia en la autorización, y radicación de recursos • Deficiente integración del expediente unitario y técnicos • Deficiencias en los procesos de planeación, programación, ejecución y control • Deficiencias en el proceso de licitación y contratación • Retraso en aportaciones • Retrasos e incumplimientos de los contratos • Deficiencias en la supervisión • Deficiencias en los sistemas de control • Infraestructura informática inexistente u obsoleta (Caso bitácora electrónica) • Deficiencias en el funcionamiento de los órganos de control • Falta de aplicación de procedimientos administrativos de responsabilidad • Falta de impulso a la transparencia y rendición de cuentas • Deficiente participación de la ciudadanía en la vigilancia de la aplicación de los recursos públicos D.G.E.C.O.

21. Gracias por su atención La efectiva transparencia y rendición de cuentas fortalece a las instituciones pública y construye la confianza ante la sociedad. STRC D.G.E.C.O.