Erikoissuunnittelija Mikko Rantahalme Kehittämisyksikkö Sähköiset palvelut

1. Raportointi Eura 2007 ja Wepa 2007 Valtteri -järjestelmissäRakennerahastojen tietojärjestelmien tuottamien raporttien hyötykäyttö omassa työssä Oulu 2.6., Kuopio 8.6., Tampere 10.6., Helsinki 16.6. Erikoissuunnittelija Mikko Rantahalme Kehittämisyksikkö Sähköiset palvelut

2. Koulutuksen tavoite: • Saada yleiskäsitys raportoinnista RR järjestelmäkokonaisuudessa • Saada käsitys raportoinnin nykytilasta Eura 2007 ja Wepa 2007 Valtteri järjestelmissä • Saada käsitys raportoinnin kehityssuunnitelmista RR järjestelmäkokonaisuudessa • Auttaa hahmottamaan raporttien valintaa kulloisessakin tilanteessa • Auttaa raporttien rajaamista ja ajamista sekä myös jatkojalostusta käyttötarkoituksen mukaan

3. Wepa 2007 Valtteri

4. Raportointi Valtteri -järjestelmässä • Valtteri on etupäässä talousarviovarojen hallintajärjestelmä vaikkakin EURAn ’esijärjestelmä’. • Järjestelmän toiminnoissa mukana paljon RR piirteitä (Euran esijärjestelmänä) kuten varaukset, tilityksen käsittely, varmennukset, takaisinperinnät • RR-piirteistä: Tapaukset valmistellaan operatiivisesti Valtterilla, lopullinen tapaus toteumineen on lopulta Eurassa > raportoidaan aina seurantajärjestelmästä • Raportit sis. valmisteilla olevia tapauksia sekä lopullisia tapauksia, raportit näyttävät aina sen hetkistä kokonaistilannetta > Tarkoituksena on näyttää todellinen operatiivinen tilanne • Seurantajärjestelmässä todellinen (päätösten mukainen) tilanne

5. Raportointi Valtteri -järjestelmässä • Tärkein tehtävä talousarviovarojen hallinta > raportointi painottuu talousarviovarojen hallintaan • Tällä hetkellä järjestelmässä on 16 valmisraporttia • Valmisraportit jakautuvat: • Projektikohtaisiin raportteihin • Virastokohtaisiin raportteihin • Perustietojen listauksiin • Muuta raportointia kehitetään koko ajan • Muuta raportointia on järjestelmässä erilaisten hakutulosten ja listausten kautta runsaasti. Kaikki hakutulokset voidaan listata Wordiin tai Exceliin

6. Raportointi Valtteri -järjestelmässä • ALKU muutokset toivat erityisen haasteen kehitys- ja ylläpitotyölle. ALKU muutosten johdosta ei muutettu raportteja mutta raporttien tietosisällön oikeellisuus (takautuvat tiedot projektikohtaisen periytyksen jälkeen) ovat olleet suuri haaste. ALKU muutos vaikutti raportoinnin perusteisiin. • Raportointia varten 2009 raportointikanta, jossa tilanne 31.12.2009 mennessä vanhalla virastorakenteella. • Raportointi saatu toimimaan. Ei tiedossa olevia virheitä. Käyttäjällä aina vastuu reagoida virheeseen! Huom. Tarkista aina raportin rajaukset ja todenna tilanne.

7. Raportointi Valtteri -järjestelmässä Tulevia kehitysnäkymiä: • Kehysallokointi ja –raportointi • Ohjelmakehykset toimintalinjoittain ja viranomaisittain • Vertailuraportointi toteumiin • Takaisinperintöjen ja varmennusraportoinnin kehittäminen • Varmennuskäynnin pöytäkirja • Varmennusten jatkotoimien seurantaraportti • (Varmennusten seurantaraportointi Euraan) • Takaisinperintöjen seurantaraportti • Tilitysten raportointi • Tukikelvottomat erät • Tilitysten summaraportit (Maksajalle) • Muuta • Purkautuvien sidontojen raportointi • Tuoreutuneet valtuudet / virtuaalivaltuudet • Maakuntaliittojen arviomäärärahan tilanneraportti

8. Raportointi Valtteri -järjestelmässä • Raportit voi aina ajaa Pdf tai Crystal muotoon. Crystalissa toiminne export, jolla raportin voi ajaa Exceliin tai Wordiin. Tämä toimii kaikissa raporteissa.

9. Raportointi Valtteri -järjestelmässä • Mitä ja miten löytyy oikea tieto? • Mieti tarve ja tee selväksi mitä tietoa etsit. Aja sopivin raportti tai raportit. Muutamaa raporttia yhdistelemällä yleensä tieto löytyy. Pysyvistä tarpeista kehitetään raportointia. • Excelin kautta voi jalostaa tietoa lähes rajattomasti. Huom! Tällöin ei kyse enää kuitenkaan järjestelmän raportista. • Määrämuotoisessa raportoinnissa esim. ministeriöön ao. raportti ilmoitetaan pyyntökirjeessä. • Menojen täsmäävyys todennetaan raportein ja dokumentoidaan. Määrämuotoiset raportit ministeriön ohjeistuksissa. • Hyviä vinkkejä raporttien käytöstä kannattaa jakaa! Jäsennä tarpeet ja käy läpi hyödyt.

10. Valtteri valmisraportit (tilanne 5/2010): • Projektikohtaiset raportit: • Määrärahatilanne • Tiliote • Virastokohtaiset raportit (myös tapahtumittain/ projekteittain) • Valtiovirastojen arviomäärärahan käyttö • Maakuntaliiton maksatukset • Virastojen valtuuskuva • Projektien sidontatoteuman seurantaraportti • Projektien maksatustoteuman seurantaraportti • Projektivarausraportti • Myöntämisvaltuuksien tilanneraportti • Valtiovirastojen myöntämisvaltuuksien käyttö • Maakuntaliiton ohjelmakehyksen käyttö • Luokitustietojen listaukset • Tilivirastojen tiedot • Rahoittajaviranomaisten tiedot • Viraston tiedot • Erillinen 2009 raportointikanta (vanha viranomaisrakenne)

11. Esimerkkejä Valtteri raporteista • Projektin tiliote • Määrärahatilanneraportti • Valtuuskuva ja valtuusexcel • Arviomäärärahan käyttöraportti (ja maakuntaliiton maksatukset) • Hakulistaukset

12. EURA 2007

13. EURA 2007 raporttien käyttö • Rakennerahastojen (ESR ja EAKR) seurantajärjestelmä • Tutustu ennakkoon kaikkiin järjestelmän raportteihin • Raportin nimi kertoo raportin pääsisällön • Selvitä ennakkoon tietyt käsitteet, jotta ymmärrät mitä tietoa rajaat (esim. maksatuspäätöspäivä vs. maksupäivä) • Tutustu myös raporttien tasovalintoihin (esim. projektitaso vs. maksatuspäätöstaso) • Anna vain tarvittava määrä rajausparametreja (esim. pelkkä projektikoodi riittää, jos haluat tiedot yhdestä projektista) • Projektitason raporteista saa Excel-jatkojalostuksessa hyvin monipuolista tietoa. Raportit on suunniteltu siten, että esim. Excelin yksinkertaisen pivot-työkalun käyttö on mahdollista. • Usean eri projektitason raportin tietoja voi yhdistellä Excelissä tai Accessissa (esim. maksatusraportti + sidontaraportti)

14. Raportit EURA 2007:ssä • EURAssa tuotannossa 13 raporttia: • 1 - Hakemusten lukumäärä • 2 - Projektien luokitteluraportti • 3 - Suunniteltu rahoitus projekteittain • 4 - Varattu ja sidottu rahoitus projekteittain • 5 - Tilitysraportti • 6 - Kootut indikaattoritiedot • 7 - OPM:n hallinnonalan erityisindikaattoritiedot • 8 - Seurantalomakkeiden tarkkailuraportti • 9 - Projektien toteuttaja- ja yhteystietoraportti • 10 - Menojen vahvistamisraportti • 11 - Rahoitustietojen varmenneraportti • 12 - Maksatustiedot projekteittain • 13 - Maksatustiedot toimintalinjoittain • Seuraavaksi tulossa 14 - Maksatushakemusten seuranta- ja käsittelyaikaraportti

15. EURA 2007:n raporttien kehittäminen • Raporttien kehittäminen nopeutuu sen jälkeen, kun kaikki tietoja järjestelmään syöttävät ominaisuudet (puuttuvat osiot ja tiedonsiirrot) saadaan ensin täysin valmiiksi. • Uuden raportin toteutus on monivaiheinen prosessi, joka koostuu sisältömäärittelystä, teknisestä määrittelystä, teknisestä toteutuksesta, testauksesta, virheiden korjaamisesta ja julkaisemisesta. Uuden raportin kuvaus tulee päivittää myös raporttien käyttöohjeeseen. • Tavoitteena on, että jokainen raportti palvelisi useita eri tietotarpeita riittävine rajausvaihtoehtoineen. • Erityyppisistä tiedoista toteutetaan yleensä ensin yksityiskohtainen raportti ja tämän jälkeen valmiita summatason raportteja. • Tulossa lisäksi projektikohtaisia raportteja, jotka näkyvät myös hakijan ja toteuttajan palveluiden puolella (osio ”Oman projektin tiedot”).

16. EURA 2007:ään suunniteltuja uusia raportteja (nimet viitteellisiä) • Projektikohtainen maksatustietoraportti (myös toteuttajalle) • Maksatushakemusten toteutumaraportti (hylätyt ja hyväksytyt kustannukset ja rahoitukset) • Järjestelmätarkastusraportti (VVC:n tarkastukset) • Projektitarkastusraportti (VVC:n tarkastukset) • Paikanpäällä tehdyt varmennukset -raportti • Väli- ja loppuraporttien tarkkailuraportti • Rahoitustietojen korjaustapahtumat -raportti • Ohjelmakauden toteutumisen yleiskuvaraportti (”kaikki A4:llä”) • Laaja indikaattoriraportti (kaikki indikaattoritiedot seurantakausittain) • Suunnitellut indikaattoritiedot

17. Vahvistamis- ja varmenneraportit - erot

18. Eura 2007 esimerkkejä raporteista • 2 - Projektien luokitteluraportti • 6 - Kootut indikaattoritiedot • 12 - Maksatustiedot projekteittain • 13 - Maksatustiedot toimintalinjoittain • 14 – Maksatushakemusten seuranta- ja käsittelyaikaraportti (TESTI)

19. KESKUSTELUA JA KOMMENTTEJA!

20. KIITOS JA HYVÄÄ KESÄÄ! Yhteystiedot: EURA 2007 (RR-kokonaisuus), projektipäällikkö Kehittämispäällikkö Keijo Hämäläinen Wepa 2007 projektipäällikkö Erikoissuunnittelija Mikko Rantahalme Wepa.neuvonta@tem.fi Eura.neuvonta@tem.fi Etunimi.Sukunimi@tem.fi