Technika biurowa

1. Technika biurowa mgr Paweł Dąbrowski pdabrow@wspiz.edu.pl

2. Poniedziałki 17.03. g. 12 - 13 07.04. g. 12 - 13 28.04. g. 12 -13 19.05. g. 12 - 13 02.06. g. 12 - 13 09.06. g. 16.30 - 17.30 Weekendy: 01.03. g. 12 - 13 05.04. g. 10 - 11 10.05. g. 10 - 11 15.06. g. 13 - 14 27.06. g. 16 - 17 05.07. g. 10 - 11 Dyżury

3. ZALICZENIE • Zaliczenie (ocena 3) - na podstawie frekwencji – max. 4 h nieobecności na zajęciach; • Zaliczenie na ocenę • na podstawie frekwencji i referatu albo • na podstawie frekwencji i pracy pisemnej na wybrany temat.

4. ZALICZENIE cd. • Termin oddania pracy pisemnej - do końca sesji; • Brak frekwencji + brak pracy do końca sesji poprawkowej oznacza wstawienie oceny niedostatecznej w II terminie !!! • Ocena niedostateczna jest wystawiana także w wyniku oddania pracy niesamodzielnej !!!

5. O czym jest ten przedmiot ? • Biuro bez papieru ? • Nowe formy organizacji biura – telepraca, open space, inne; • Oprogramowanie w biurze – legalne (open source czy Microsoft ?) czy pirackie ? • SPAM we współczesnym biurze; • Podpis elektroniczny – zastosowanie w biurze; • Systemy wspomagania decyzji w biurze.

6. PRACA PISEMNA • Dowolnie wybrany temat z zakresu szeroko pojętej techniki biurowej, zatwierdzony przeze mnie; • Praca na 5 stron (min. 12 tys. znaków);

7. Przykładowe tematy prac zaliczeniowych • „Elektroniczny faks jako jedna z idei biura bez papieru” • „Rozwój elektronicznej administracji w Polsce” • „Rozwój telepracy w Polsce” • „Systemy wspomagania decyzji w administracji” • „E-Poltax przykładem informatyzacji polskiej administracji publicznej”

8. Przykładowe tematy prac zaliczeniowych • „Koncepcje, plany oraz działania usług publicznych na podstawie Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (e-PUAP)”; • „Przepisy kancelaryjne w samorządowych jednostkach administracyjnych – teoria i praktyka.” • „Open space w biurze” • „CEPIK jako przykład wykorzystania nowoczesnych systemów informatycznych w działaniu administracji publicznej.”

9. Referaty – proponowane tematy • „Telepraca w Polsce – rozwiązania prawne i praktyka” – 05.04. • „Oprogramowanie dla biura - legalne, pirackie i open source – wady i zalety”- 06.04. • „Spam – jak z nim walczyć w biurze ?” – 26.04. • „Podpis elektroniczny – nowe narzędzie w biurze” – 14.06. • „Systemy wspomagania decyzji w biurze” – 28.06.

10. Pojęcie techniki biurowej • Technika biurowa – wszelkie aspekty zastosowania techniki w biurze; • Biurotyka Biurotyka (wg definicji zawartej w słowniku Kopalińskiego) to dyscyplina stosująca technikę informatyczną w celu zwiększenia wydajności pracy administracji (łączność bezprzewodowa, satelity handlowe, przetwarzanie teleksów, miniprogramatory itp.) • Biurotyka (w ujęciu informatyki gospodarczej) – zajmuje się integracją różnorakich technik informatycznych. Jej celem jest dostarczenie użytkownikowi jednolitego interfejsu z takimi systemami.

11. Biurotyka cd. • Biurotyka jako dyscyplina wiedzy jest przedmiotem zainteresowania: • Informatyki gospodarczej; • Zarządzania; • Nauki o administracji.

12. Czy biurotyka jest nauką ? • Przyjmuje się, że biurotyka jest nauką zaliczaną do grupy ergologicznych (do nich zaliczają się też podstawy organizacji i zarządzania, socjologia organizacji, psychologia organizacji itd.) Ergologia (gr. ergos – praca, dzieło) – nauka zajmująca się materialnymi wytworami rąk ludzkich w kolejnych okresach kulturowych.

13. Czy może istnieć biuro bez papieru ? • Biuro bez papieru (paperless office) to miejsce pracy, w którym nie jest w ogóle używany papier, a wszelkie informacje krążą w postaci elektronicznej. • Jak duże jest największe w Polsce archiwum ? • Ile stron dziennie drukuje przeciętny urzędnik ? • Ile kosztuje papier ?

14. Biuro w Indiach – World Press Photo

15. Czy może istnieć biuro bez papieru ? • Długość półek w największym polskim archiwum to 155 km (archiwum ZUS w Legnicy); • Europejski urzędnik drukuje średnio 34 strony papieru dziennie; • Koszty użytkowania papieru to m.in.: • Zakup papieru; • Koszty użytkowania tonerów, eksploatacji drukarek, xero itp.; • Koszty archiwizacji.

16. Dlaczego jeszcze nie zrezygnowano z papieru ? • Obawa przed fałszerstwami – papier jest wciąż uważany za najwiarygodniejszy nośnik informacji; • Ograniczenia instytucjonalne – w niektórych instytucjach można dochodzić swoich praw tylko z wykorzystaniem papieru (np. sądy); • Faktury oraz dokumenty, których datę doręczenia należy potwierdzić; • Komunikacja elektroniczna nie wyparła papierowej; • Ograniczenia mentalne użytkowników.

17. Przeciwnicy biura bez papieru • „Koncepcja "biura bez papieru", która powstała prawdopodobnie pod wpływem filmów science-fiction klasy "B" oraz niepotwierdzonych wizji zniszczenia środowiska naturalnego” (Will Oldham „Biuro bez papieru - koniec mitu, czyli papier najlepszym przyjacielem człowieka w erze cyfrowej” Przegląd papierniczy 2/2006) • 79% menadżerów uważa, że nie uda się zrealizować idei biura bez papieru w bliskiej przyszłości.

18. Elektroniczny obieg informacji – CRM i DMS • Wyróżnia się dwa główne rodzaje systemów informatycznych elektronicznego obiegu informacji – CRM, DMS; • CRM - to w skrócie Customer Relationship Management, czyli zarządzanie kontaktami z klientem; • DMS - od Document Management System, czyli zarządzanie dokumentami.

19. CRM • Najczęściej wyróżnia się dwa rodzaje CRM ze względu na funkcję: • CRM operacyjny; • CRM analityczny. CRM operacyjny - wspomaga bieżące kontakty z klientami, pozwala je rejestrować, przypomina o sprawach do załatwienia itp.; CRM analityczny - pojęcia tego używa się w odniesieniu do badań i analiz zachowań klientów, przeprowadzanych w oparciu o dane ustawicznie gromadzone o nich.

20. DMS • DMS jest potocznie określany jako „elektroniczny obieg dokumentów”. • Działa w oparciu o mechanizmy typu workflow. • Workflow (ang. workflow - przepływ pracy) - automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych".

21. Przykład workflowna podstawie www.netteam.pl/index.php/workflow.html • Realizacja obiegu rozliczeń delegacji w firmie.Osoby zlecające wykonanie pracy związanej z podróżą służbową wprowadzają informacje (np. miejsce, do którego ma dojechać określony pracownik), powstaje dokument zgłoszenia delegacji. Dane są następnie przekazane przez system do osoby realizującej zadanie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu itp.), ze zgłoszenia powstaje dokument delegacji. Informacje te trafiają do decydentów, którzy akceptują informacje o realizacji zlecenia (np. zezwalają na przelot samolotem z Warszawy do Poznania), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają odbycie delegacji, po czym następuje akceptacja zwrotów kosztów podroży.

22. Polski rynek – charakterystyka • Wprowadzaniem systemów obiegu dokumentów zajmuje się ponad sto różnych firm komputerowych, głównie partnerów firmy IBM; • Kilkudziesięcioosobowa firma musi wyłożyć na system kilkanaście tysięcy złotych; • Małe przedsiębiorstwa mogą skorzystać z oferty firm wynajmujących tego typu systemy (tzw. outsourcing) za kilkaset złotych miesięcznie. • 2006 – wdrożenie około 50 dużych projektów.

23. Polski rynek – bariery rozwoju/na podstawie: Gazeta prawa 06.12.2006 r./ • Obecnie dostępne systemy nie eliminują potrzeby zastosowania innych aplikacji biurowych, zwłaszcza poczty elektronicznej, pakietu biurowego; • Relatywnie wysokie koszty wdrożenia i użytkowania, zwłaszcza z punktu widzenia małych i średnich przedsiębiorstw; • Słabość ofert outsouringowych; • Ograniczone zastosowanie podpisu elektronicznego – w praktyce tylko dokument papierowy ma moc prawną;

24. Elektroniczny obieg informacji – możliwość czy obowiązek Art. 16 ust. 1 ustawy o informatyzacji:  „Podmiot publiczny, prowadząc wymianę informacji, jest obowiązany zapewnić możliwość wymiany informacji również w formie elektronicznej przez wymianę dokumentów elektronicznych związanych z załatwianiem spraw należących do jego zakresu działania, przy wykorzystaniu informatycznych nośników danych lub środków komunikacji elektronicznej. 2. Podmiot publiczny, o którym mowa w ust. 1, jest obowiązany prowadzić wymianę informacji w formie elektronicznej: 1) z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych, spełniających minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych; 2) zgodnie z minimalnymi wymaganiami dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej.”

25. Kodeks postępowania administracyjnego • Art. 63. § 1. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej albo za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej właściwego organu administracji publicznej, umożliwiającego wprowadzenie danych do systemu teleinformatycznego tego organu, a także ustnie do protokołu.

26. Kpa cd. Art. 63 ust. 3a. Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno: 1) być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, przy zachowaniu zasad przewidzianych w przepisach o podpisie elektronicznym, oraz 2) zawierać dane w ustalonym formacie, zawarte we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru.

27. Telepraca - definicja • Definicja według Jacka Nilles’a: Każdy rodzaj zastępowania podróży związanych z pracą techniką informacyjną (np. telekomunikacją i komputerami); przemieszczanie pracy do pracowników zamiast pracowników do pracy” • Powyższą definicję autor poszerza o pojęcie teledojazdów, czyli „okresową pracę poza centralą firmy; wykonywanie pracy w domu, w siedzibie klienta lub w telecentrum, co najmniej jeden dzień w tygodniu.”

28. Alternatywne definicje Telepraca wg Komisji Europejskiej: „Telepraca jest to metoda organizowania i wykonywania pracy, w której pracownik pracuje poza miejscem pracy pracodawcy przez znaczną część swojego czasu pracy, dostarczając do pracodawcy wyniki [rezultaty] pracy przy wykorzystaniu technologii informacyjnych oraz technologii przekazywania danych, zwłaszcza Internetu.”

29. Alternatywne definicje cd. Telepraca – rozumienie popularyzowane w Polsce (PARP): „Telepracą jest każdy rodzaj pracy umysłowej wykonywany poza tradycyjnym miejscem pracy, o ile wyniki tej pracy dostarczane są za pomocą technologii informatycznej.”

30. Historia telepracy: • Lata 60- w Wielkiej Brytanii powstaje firma programistyczna F International, która zatrudnia kobiety pracujące zdalnie w swoich domach. • 1973r. -pierwszy, eksperymentalny projekt telepracy, którego celem jest zbadanie ekonomicznych korzyści nowej formy zatrudnienia oraz zademonstrowanie jej w praktyce; raport końcowy ukazuje się w 1974 r.

31. Historia telepracy: • 1980r. -Alvin Toffler popularyzuje w książce „Trzecia fala” ideę „elektronicznej wioski”, w której ludzie wykonują swoją pracę we własnych domach. 14 lat później Toffler pisze: „sieci komputerowe to serce infrastruktury Trzeciej Fali, (...) która w sferze zatrudnienia podpada pod rubrykę telepraca” oraz U.S. Army testuje możliwości pracy zdalnej.

32. Historia telepracy: • 1982r.-American Express podejmuje program telepracy Project Homebond przeznaczony dla osób niepełnosprawnych ruchowo. • 1989r.-władze miasta Los Angeles planują wprowadzenie programu telepracy dla całego okręgu; w rok później zapada decyzja powołująca program do życia.

33. Historia telepracy: • 1992r.-AT&T wprowadza system telepracy, który w przeciągu sześciu lat obejmie 55% pracowników amerykańskich oddziałów firmy (36 tys. osób). • 1993r.-British Telecom publikuje szacunkowe dane na temat ilości osób zatrudnionych w systemie telepracy: 6 mln w USA i 1,27 mln w Wielkiej Brytanii.

34. Historia telepracy: • 1995r.-Komisja Europejska: "telepraca może stać się częścią naszego przyszłego życia zawodowego. Rewolucja telekomunikacyjna i informatyczna stworzyła szeroki wachlarz nowych, elastycznych sposobów wykonywania pracy, włącznie z możliwością przynajmniej częściowego przeniesienia jej poza siedzibę tradycyjnego biura.”

35. Historia telepracy: • 1997r.-Komisja Europejska powołuje do życia inicjatywę European Telework Development w celu podniesienia świadomości zagadnień telepracy i jej rozwoju na kontynencie europejskim; w 1998 r. powstaje Polski Punkt Informacyjny ETD. W USA pracuje już 11 mln telepracowników.

36. Historia telepracy: • 1998r. -powstaje Międzynarodowe Stowarzyszenie Telepracy z siedzibą w USA, którego organem prasowym jest miesięcznik „Telecommute” • 1999r.-powstaje polskojęzyczny serwis internetowy Telepraca Polska

37. Rozwój telepracy jako zjawiska w USA- prognozy (J. Nilles „Telepraca…”)

39. Zalety telepracy • Znaczny wzrost wydajności pracy (15 – 30 %); • Niższe wskaźniki fluktuacji zatrudnienia (niższe koszty rekrutacji i szkolenia nowych pracowników); • Ograniczone zapotrzebowanie na powierzchnię biurową; • Niższe koszty nieruchomości;

40. Zalety telepracy cd. • Dogodniejsze warunki pracy dla osób niepełnosprawnych; • Większa elastyczność firmy; • Czystsze środowisko naturalne.

41. Wady telepracy • Możliwość izolacji telepracownika (brak kontaktu z innymi ludźmi w pracy); • Nie wszyscy pracownicy mają predyspozycje lub warunki do pracy poza biurem; • Trudności w oszacowaniu rzeczywistych kosztów pracy; • Brak doświadczenia w zarządzaniu telepracownikami.

42. Telepraca – aspekty prawne Telepraca może nastręczać problemów prawnych, takich jak: • Zastosowanie do telepracownika zakładowych źródeł prawa pracy (np. regulaminu wynagrodzeń); • Kontrola przestrzegania przepisów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy; • Kontrola gotowości do pracy; • Obowiązki związane z powierzeniem sprzętu pracownikowi lub wynagrodzenie za użytkowanie sprzętu pracownika, regulacja kosztów konserwacji używanego sprzętu. • Ochrona danych osobowych przetwarzanych przez telepracownika.