Séminaire Chefs de File Programme MED Contrôle de Premier Niveau Marseille, le 3 mars 2009

1. Séminaire Chefs de File Programme MED Contrôle de Premier Niveau Marseille, le 3 mars 2009 Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

2. Plan de la présentation 1. Définition « Contrôle de 1er Niveau » 2. Systèmes de contrôle nationaux 3. Rôle et tâches du contrôleur 4. Circuit de certification des dépenses 5. Piste d’audit 6. Contrôle deuxième niveau 7. Notes d’orientation: guide de contrôle Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

3. 1. Contrôle de 1er Niveau [1] • Vérifications conformément à l’article 16 du Règlement 1080/2006: • La fourniture des produits et des services cofinancés (tels qu’ils sont décrits dans le Dossier de Candidature) • L’exactitude des dépenses déclarées • La conformité de ces dépenses avec les règles du Programme, nationales et communautaires Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

4. 1. Contrôle de 1er Niveau [2] • Vise à vérifier la légalité et régularité des dépenses déclarées par chaque partenaire • Couvre 100% de toutes les dépenses déclarées • Vérifications documentaires mais des contrôles sur place pourraient également avoir lieu Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

5. 2. Systèmes de contrôle nationaux Chaque Etat membre (EM): • Met en place un système de Contrôle de 1er Niveau • Définit un mode de sélection des contrôleurs • Chaque partenaire doit se référer au système de contrôle de l’Etat membre dans lequel il est localisé • Se référer aux informations fournies par les organismes nationaux pour la procédure détaillée Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

6. Chypre • Partenaire propose un contrôleur indépendant (interne ou externe) • Si externe, sélection au moyen d’une mise en concurrence • Cahier des charges doit être envoyé à l’autorité des marchés publiques du Trésor chypriote pour notification et validation • Coûts supportés par le partenaire et éligibles • Planning Bureau valide le choix du contrôleur • Respect des critères inclus dans une liste de contrôle • Organisme professionnel pertinent • Grec et anglais • Délai d’un mois pour validation des dépenses

7. Espagne • Administration ayant unité de contrôle indépendante pour les programmes européennes • Système doit être autorisé par le Ministère de l’Economie • Partenaire propose un contrôleur externe inscrit dans le Registre Officiel d’Auditeurs espagnol • Sélection au moyen d’une mise en concurrence • Le Ministère de l’Economie doit valider le choix • Dans les deux cas, ces certifications doivent être validées par le Ministère de l’Economie • Seulement les coûts des contrôleurs externes sont éligibles

8. France • Contrôleur externe • Sélection au moyen d’une mise en concurrence • Vade-mecum et cahier des charges type • Contrôleur interne dont l’indépendance doit être assurée • Coûts éligibles • Choix à valider 3 mois après approbation du projet • Autorité comptable • Connaissance des règles communautaires et nationales • Français et anglais

9. Grèce • Registre de contrôleurs créé par l’Autorité nationale • Partenaires demandent l’assignation d’un contrôleur avant soumission du dossier de candidature • Pas besoin d’attendre la désignation pour soumettre la candidature • Une fois désigné, signature du contrat entre les parties • Certifications doivent être signées aussi par l’Autorité nationale • Coûts supportés par le partenaire et éligibles

10. Italie • Entités publiques • Unités internes de contrôle • Séparation de fonctions assurée • Entités privées (ou entités publiques n’optant pas par le contrôle en interne) • Critères établis par le “Ragioniere Generale dello Stato” • Contrôleurs inscrits depuis au moins 3 ans dans le “Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili” ou dans le “Registro dei Revisori Contabili” • Honorabilité, professionnalisme et indépendance • Critères à vérifier par les partenaires et documentation à conserver • Choix du contrôleur validé par un Comité ad hoc • Coûts supportés par le partenaire et éligibles

11. Malte • Un contrôleur externe (ou interne si indépendant) émet une 1re certification • Coûts supportés par le partenaire et éligibles • Les déclarations de dépenses + 1re certification sont soumises à la Territorial Cooperation Unit • Contrôle au niveau central gratuit pour les partenaires

12. Portugal • Contrôleur externe • Sélection au moyen d’une mise en concurrence • Contrôleur interne dont l’indépendance doit être assurée • Coûts éligibles • Choix à valider 3 mois après approbation du projet • Autorité comptable • Connaissance des règles communautaires • Portugais et anglais • Délai d’un mois pour validation des dépenses • Validations des contrôleurs doivent être confirmées par l’Instituto Financeiro par o Desenvolvimento Regional (IFDR)

13. Slovénie • Centralisation des contrôles par le Ministère de l’environnement et d’aménagement du territoire • Contrôle gratuit pour les partenaires • A tenir compte des notes d’orientation nationales et des documents exigés • Délai d’un mois pour validation des dépenses

14. 3. Rôle et tâches du contrôleur [1] • S’assurer que: • Activités et dépenses effectuées dans le respect des règles d’éligibilité nationales et communautaires • Valider: • Les dépenses du partenaire • Le contenu des activités et des finances du rapport du partenaire • Effectuer les contrôles dans les délais • Retards empêchent un constant cash-flow et ont un impact négatif dans la performance financière des projets et du Programme • Risque de dégagement

15. 3. Rôle et tâches du contrôleur [2] Remplir une checklist Ebaucher un rapport de contrôle Signer une validation des dépenses Modèles disponibles sur PRESAGE CTE Etats membres pourraient développer des modèles propres

16. 4. Circuit de certification des dépenses [1] Tous les 6 mois un rapport d’avancement doit être soumis au STC Rapport d’avancement implique une demande de remboursement (document unique) Périodes fixées conformément à la date de début Pas les mêmes délais pour tous les projets Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

17. 4. Circuit de certification des dépenses [2] 1 – Saisie des activités et des dépenses sur PRESAGE CTE par chaque partenaire 2 - Le Chef de File valide les saisies de chacun des partenaires 3 - Le contrôleur de chacun des partenaires • valide les dépenses éligibles • produit un certificat de validation (extrait du PRESAGE CTE) Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

18. 4. Circuit de certification des dépenses [3] 4 – Dans certains EM: Envoi du certificat à l’autorité nationale responsable pour finaliser la validation 5 – Le Chef de File compile tous les certificats et constitue un rapport d’avancement 6 - Soumission au STC dans les délais précisés dans le Contrat de Subvention Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

19. 4. Circuit de certification des dépenses [4] 7 – Le STC vérifie le rapport: • conformité des réalisations par rapport au Dossier de candidature • conformité des validations des contrôleurs par rapport aux systèmes nationaux • transmet à l’AG 8 – L’AG s’assure de l’exactitude des demandes de paiement et transmet à l’AC 9 – L’AC établit l’ordre de paiement au Chef de file 10 – Le Chef de file transfère aux partenaires Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

20. 5. Piste d’audit [1] Le Chef de file est responsable de la tenue d’une piste d’audit appropriée La personne qui a payé Ce qui a été payé La date à laquelle le paiement a eu lieu La personne qui a procédé aux vérifications L’endroit dans lequel les documents concernés sont conservés Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

21. 5. Piste d’audit [2] • Documents originaux conservés par chaque partenaire • Des copies des documents sont envoyées au Chef de File • Chef de file doit s’assurer que tous les partenaires les conservent • Jusqu’au 31 décembre 2021 • Plus longtemps si exigé au niveau national Maitena Iglesias – « Suivi financier » Hôtel de Région, Marseille, France. 18 Décembre 2008

22. 6. Contrôle de 2e niveau • Article 62 Règlement 1083/2006 • Vérification supplémentaire des dépenses organisée par le Programme • Echantillon annuel obligatoire • Documents disponibles de façon sûre et ordonnée à des fins d’audit Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

23. 7. Notes d’orientation pour le Contrôle de Premier Niveau Guide sur site web du Programme MED • Bénéficiaires et Contrôleurs Contient: • les règles applicables au Programme MED • l’objet du travail des contrôleurs • les personnes habilitées à effectuer les contrôles Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

24. Thank you / MerciMaitena Iglesias DíazResponsable du monitorage financierSTC MEDmiglesias@regionpaca.fr Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009