Izmaksu attiecināšanas nosacījumi

1. Izmaksu attiecināšanas nosacījumi Gints Pīpiķis Apvienotais tehniskais sekretariāts 17.04.2012.

2. Juridiskais ietvars • Programmas dokuments / Programme Document • Programmas rokasgrāmata / Programme Manual • Finansēšanas līgums / Subsidy Contract • Pieteikuma forma/ Aplication form, Feasibilioty study, technical documentation • Vadlīnijas pirmā līmeņa kontrolieriem / Guidelines for First Level Controllers (FLC) • Nacionālie noteikumi par attiecināmām izmaksām un citi normatīvie akti Jāievēro stingrākie nosacījumi

3. Pamatprincipi Pareiza finanšu vadība / Sound Financial Management 2002.gada 25.jūnija EP regula 1605/2002 • Saimnieciskuma princips / efficiency prasa, lai resursi, ko iestādes lieto savas darbības veikšanai, būtu pieejami noteiktajā laikā, pienācīgā apjomā un kvalitātē un par labāko cenu • Lietderības princips / effectiveness saistīts ar labāko attiecību starp izmantotajiem resursiem un sasniegto rezultātu • Efektivitātes princips / economy ir saistīts ar konkrētu nosprausto mērķu un paredzēto rezultātu sasniegšanu. PR 9.2.1.

4. Projekta partneru sasvstarpējā līgumslēgšana • PP nedrīkst nolīgt viens otru vai partnerorganizācijas darbiniekus projekta aktivitāšu īstenošanas nodrošināšanai, (nosacījums neattiecas uz dalītām izmaksām) • Interešu konflikta un korupcijas novēršana • Dubultā finansēšana • Projekta rezultātu īpašumtiesības • Projekta rezultāti piecu gadu laikā pēc projekta noslēguma nedrīkst tikt būtiski izmainīti no projekta iesnieguma veidlapā norādītajiem • Sabiedriskais labums. • PR 9.2.2-9.2.6. Pamatprincipi II

5. Izmaksu attiecināmība I • Izmaksas ir radušās Vadošam partnerim(VP) vai Projekta partnerim (PP) un tās nebūtu radušās neīstenojot projektu • Izmaksas patiešām ir veiktas (izmaksātas) • Izmaksas ir radušās brīdī, kad summa tiek pārskaitīta no • VP/PP bankas konta • Attiecināmās izmaksas, ir pierādāmas ar darba rezultātu • Īstenota vismaz daļēja piegāde • PR 9.2.7

6. Izmaksu attiecināmība II • Izmaksas ir tieši saistītas ar projektu • Izmaksas ir attiecinātas pareizajā budžeta līnijā un atbilstošajā darba pakā • Izmaksas ir iekļautas tajā pašā atskaišu perioda atskaitē, kurā izmaksas tika veiktas • Projekta izmaksas nepārsniedz apstiprināto projekta budžetu • Izmaksas, kas tiek attiecinātas BL4, BL6, BL7, BL8 ir norādītās Pieteikuma formā un nepārsniedz noteiktos ierobežojumus • PR 9.2.7

7. Izmaksu attiecināmība III • VP/PP ir atbildīgs par pienācīgu revīzijas liecību (Audit trail) dokumentācijas saglabāšanu. • VP/PP ir jāspēj sniegt atbildes uz jautājumiem: • kas maksāja? • par ko tika maksāts? • kurš pārbaudīja? • kur tiek glabāti dokumenti? VP/PP jānodrošina visu ar projektu saistīto dokumentu saglabāšana vismaz līdz 2021.gada beigām.

8. Izmaksu attiecināmība IV Atdalīta grāmatvedības sistēma /Separate accounting system • Atsevišķs grāmatvedības kods: • maksājumi, kas saistīti ar projektu, ir nošķirti un identificējami • Project specific accounting code (Council Regulation No 1083/2006,Art. 60(d)) • visa grāmatvedības dokumentācija, kas attiecas uz projektu ir pieejama un atšķirama no pārējiem grāmatvedības dokumentiem • Atsevišķs projektu izdevumu transakciju saraksts/ book -keeping list • PR 9.2.7 • Projekta indeksam, īsajam nosaukumam, darba pakas numuram un partnera nosaukumam, ir jābūt norādītiem uz: • Rēķiniem • Čekiem • Līgumiem • Ja atļauj vieta, jānorāda arī Programmas nosaukums

9. Neattiecināmās izmaksas • PVN, vai citi nodokļi un maksas, kas ir atgūstamas • Luksusa preces un pakalpojumi, naudas balvas • Izmaksas, kuras jau tiek segtas kāda Eiropas vai cita finanšu instrumenta ietvaros vai jau iekļautas citās BL • Personāla izmaksas, kas radušās veicot ar likumu noteiktus pienākumus, kas tiktu pildīti arī neīstenojot projektu • Politisku un reliģisku aktivitāšu izmaksas • Soda naudas, tiesas prāvu izmaksas, parādi • Izmaksu dalīšanas metode, VP aizturot maksājumus PP pēc maksājuma saņemšanas no Sertifikācijas Iestādei (SI) • Pilnu neattiecināmo izmaksu sarakstu skatīt PR sadaļa 9.6.

10. Izmaksu dalīšana • Dalīto izmaksu (Cost sharing) Līgumā ir jābūt iekļautai šādai informācijai: • Kopējā sagaidāmo izmaksu summa • Izmaksu veids • Jānorāda īstenotājpartneris/maksājošais partneris • Izmaksu dalīšanas metode – sadalījuma skaidrojums • Finansiālā atbildība un procedūras gadījumiem, kad tiek atklāti neattiecināmie izdevumi un nepieciešama līdzekļu atgūšana Lai dalītās izmaksas tiktu uzskatītas par attiecināmām, īstenotājpartnerim savlaicīgi jānodrošina visi iesaistītie PP ar Pirmā līmeņa kontroliera (PLK) atzinumu par dalītām izmaksām (Validation of FLC on Cost sharing for Implementing Partner/ PLK vadlīnijas).

11. Ienākumi • Projekta partneriem, kuru ieguldījumi pamatlīdzekļos var radīt paredzamus ienākumus projekta dzīves cikla laikā, pēc ATS pieprasījuma ir jāsagatavo “Finanšu analīze’’ Finanšu analīzes mērķis ir noteikt projekta dzīves cikla laikā paredzamo gūto ienākumu un izdevumu starpību, lai noteiktu maksimāli nepieciešamo ERAF līdzfinansējuma apjomu • Projekta laikā gūtie ienākumi (piemēram, nodrošinot pakalpojumus, iekasējot dalības maksas par pasākumiem, pārdodot grāmatas), kas nav uzrādīti “finanšu analīzē” ir jāatskaita no attiecināmajām izmaksām projekta partnera atskaitē

12. EUR izmantošana • Izdevumi ne EUR jākonvertē EUR ar precizitāti četri cipari aiz komata (t.i.1.0234) • Atskaitēs skaitļiem jābūt noapaļotiem ar precizitāti divi cipari aiz komata (0,12) • Projekta partneriem jāseko Latvijas Bankas vai Lietuvas Bankas (dienas) valūtas maiņas kursam • Nav attiecināmi: • Valūtas maiņas komisijas maksas un zaudējumi • Bankas transakciju maksas Latvijā un Lietuvā