AUDIT

1. AUDIT Systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu DOWÓD Z AUDITU zapisy, stwierdzenia faktu lub inne informacje, które są istotne dla kryteriów auditu i możliwe do zweryfikowania KRYTERIA AUDITU Polityka jakości, procedury, wymagania.

2. Audit – badanie niezależne • Auditor nie może: • Podlegać auditowanemu • Być przełożonym auditowanego • Uczestniczyć przy realizacji danego procesu operacyjnego

3. Audit – badanie obiektywne Audit bada tylko wybrane elementy systemu, Wykorzystuje się tylko informacje oparte na faktach dowody obiektywne * potwierdzone *rzeczywiście istniejące *niezależne od emocji lub uprzedzeń * udokumentowane *oznajmione *oparte na zaobserwowanych zjawiskach

4. Pojęcia dotyczące auditu Program auditu Zestaw auditów jednego lub więcej zaplanowanych w określonych ramach czasowych i mających określony cel Auditowany Firma/osoba, która jest auditowana Klient auditu organizacja lub osoba zlecająca przeprowadzenie auditu Ustalenia z auditu wyniki oceny zebranych dowodów z auditu w stosunku do kryteriów auditu AUDIT Kryteria auditu Zestaw: procedur, wymagań, stosowanych jako odniesienie Zespół auditujący jeden lub więcej auditorów przeprowadzających audit Dowód z auditu zapisy, stwierdzenia faktu lub inne informacje, które są istotne dla kryteriów auditu i możliwe do zweryfikowania Auditor osoba mająca kompetencje do przeprowadzania auditu Ekspert techniczny osoba, która dysponuje określoną wiedzą lub umiejętnościami specjalistycznymi w odniesieniu do przedmiotu auditu Wniosek z auditu wynik auditu, przedstawiony przez zespół auditujący po rozważeniu celów auditu i wszystkich ustaleń z auditu

5. PODZIAŁ AUDITÓW JAKOŚCI AUDITY podział przedmiotowy podział organizacyjny wewnętrzny wyrobu zewnętrzny procesu klienta (dostawcy) certyfikacyjny systemu

6. Podział przedmiotowy auditów AUDIT WYROBU AUDIT WYROBU AUDIT WYROBU AUDIT WYROBU Badanie wyrywkowe liczby wyrobów pod względem zgodności z wytypowanymi cechami AUDIT PROCESU AUDIT PROCESU AUDIT PROCESU Ocena określonych operacji pod względem przestrzegania i celowości AUDIT SYSTEMU AUDIT SYSTEMU Ocena wszystkich elementów SZJ

7. Podział organizacyjny auditów AUDIT WEWNĘTRZNY AUDIT WEWNĘTRZNY AUDIT WEWNĘTRZNY AUDIT WEWNĘTRZNY AUDIT WEWNĘTRZNY AUDIT WEWNĘTRZNY AUDIT WEWNĘTRZNY AUDIT WEWNĘTRZNY AUDIT WEWNĘTRZNY AUDIT WEWNĘTRZNY AUDIT WEWNĘTRZNY AUDIT WEWNĘTRZNY AUDIT WEWNĘTRZNY audit pierwszej strony- audit przeprowadzany przez firmę u siebie, aby potwierdzić kierownictwu, że system działa skutecznie AUDIT ZEWNĘTRZNY AUDIT ZEWNĘTRZNY AUDIT ZEWNĘTRZNY AUDIT ZEWNĘTRZNY AUDIT ZEWNĘTRZNY AUDIT ZEWNĘTRZNY AUDIT ZEWNĘTRZNY AUDIT ZEWNĘTRZNY AUDIT ZEWNĘTRZNY audit drugiej strony- audit prowadzany przez jedną firmę u drugiej; nabywca prowadzi audit u swoich dostawców; KLIENTA KLIENTA KLIENTA KLIENTA KLIENTA KLIENTA KLIENTA KLIENTA audit trzeciej strony (audit niezależny)-audit wykonywany przez jednostkę niezależną, upoważnioną do wystawienia certyfikatu CERTYFIKACYJNY CERTYFIKACYJNY CERTYFIKACYJNY CERTYFIKACYJNY CERTYFIKACYJNY CERTYFIKACYJNY CERTYFIKACYJNY

8. Od czego zacząć przeprowadzenie auditu ?

9. Przygotowanie do auditu • I. Ustalenie celu auditu • Określenie zakresu auditu • Wyznaczenie zespołu auditorów • Rozpatrzenie wyników • Wizyta u auditowanego* • Przygotowanie programu auditu • Spotkanie zespołu auditorów • Przygotowanie list kontrolnych • Przeprowadzenie auditu

10. I. Cele auditu • Stwierdzenie zgodnościlub niezgodności elementów systemu z określonymi wymaganiami • Stwierdzenie poprawności - czy wyznaczone cele i działania systemu są rozumiane • Stwierdzenie kompletności- czy w systemie uwzględnione są wszystkie działania- potrzeba zrozumienia procesów • Sprawdzenie skuteczności- czy i w jakim stopniu realizacja działań umożliwia osiągnięcie wyznaczonego celu • Sprawdzenie efektywności- realizacja wyznaczonych celów procesu i doskonalenie

11. I. Cele auditu • Umożliwienie auditowanemu poprawy jego systemu • Ustalenie sposobów poprawy procesów • Spełnienie wymagań wynikających z przepisów prawa • Zapisanie pomysłów pracowników dotyczących zmian poprawiających proces • Sprawdzenie możliwości racjonalizacji procesu • Ustalenie miejsc: zaniedbań, marnotrawstwa, dezorganizacji, możliwości standaryzacji itp.

12. II. Zakres auditu • Zakres auditu • obszar i granice auditu w kategoriach takich czynników jak lokalizacjaoraz działania organizacyjne • asortyment i komórki organizacyjne objęte auditem; • jest określany przez klienta i auditora wiodącego;

13. II. Zakres auditu • Wstępny przegląd dokumentacji • zdobycie odpowiednich informacji o auditowanym obszarze

14. III. Wyznaczenie zespołu auditorów • Wyznaczenie zespołu auditorów • Wyznaczenie lidera zespołu = auditora wiodącego, który: • 1. Określa skalę auditu i środki; szacuje pracochłonność auditu i ustala wielkość zespołu auditorskiego, a także potrzebne środki rzeczowe. • 2. Przyjmuje na siebie pełną odpowiedzialność za: • zaplanowanie auditu • wykonanie auditu • sporządzenie raportu z auditu.

15. III. Wyznaczenie zespołu auditorów • Auditor wiodący odpowiada za: • skuteczny i efektywny przebieg auditu • uzgodnienie, jeżeli to konieczne, z klientem i auditowanym kryteriów i zakresu auditu • uzyskanie istotnych informacji niezbędnych do spełnienia celów auditu • kierowanie działaniami zespołu auditującego • przygotowanie planu auditu • dążenie do rozwiązania wszystkich problemów pojawiających się w czasie auditu

16. III. Wyznaczenie zespołu auditorów • Auditor odpowiada za: • zbieranie i analizowanie dowodów z auditu niezbędnych do ustalenia wyników auditu i wyciągnięcia wniosków dotyczących systemu • przygotowanie dokumentacji pod kierunkiem auditora wiodącego • zabezpieczenie dokumentów związanych z auditem • udział w opracowaniu raportu z auditu

17. III. Wyznaczenie zespołu auditorów • Klient powinien: • określić wyraźnie cel auditu • dokonać wyboru auditora wiodącego lub organizacji auditującej • konsultować z auditorem wiodącym zakres auditu • zatwierdzić plan auditu • pozyskać raport z auditu

18. IV. Rozpatrzenie wyników Auditor wiodący wraz z zespołem auditorów przystępuje do rozpatrzenia: 1. Wyników z poprzedniego auditu 2. Aktualnych problemów 3. Wniosków i zgłoszeń kierownictwa.

19. VI. Przygotowanie programu auditu • Program auditu powinien uwzględniać: • datę auditu • nazwiska auditorów • cel i zakres • identyfikację komórek organizacyjnych podlegających auditowi • identyfikację elementów priorytetowych w audicie • identyfikację odnośnych dokumentów • czas rozpoczęcia i trwania głównych działań • kolejność działań (strategia auditu) 2009 Unitech Management Systems

20. VI. Strategie auditu 1. STRATEGIA PIONOWA Zaczynamy audit od Dyrektora, przez poszczególne hierarchie w dół; przyglądamy się wybranemu odcinkowi pionowemu w firmie tak, aby analizowane próbki były reprezentatywne

21. VI. Strategie auditu 2. STRATEGIA POZIOMA Bierzemy pod uwagę jeden punkt normy np. identyfikowalność wyrobu i obserwujemy jak jest on realizowany w różnych komórkach na tym samym poziomie;

22. VI. Strategie auditu 3. STRATEGIA Z PRĄDEM Badamy poszczególne etapy wykonania wyrobu, np. od zapytania ofertowego od klienta do sprzedaży, serwisu; możemy w ten sposób analizować proces kilku wyrobów.

23. VI. Strategie auditu 4. STRATEGIA POD PRĄD Wychodzimy od gotowego wyrobu i wracamy do początku procesu aby sprawdzić cały system; strategia ta jest bardzo trudna, ale dzięki niej znajdujemy więcej niezgodności niż przy innych metodach.

24. VI. Strategie auditu 5. STRATEGIA SWOBODNA Do badań wybieramy różne fragmenty działalności firmy w sposób losowy - strategia mało efektywna, nie należy jej polecać.

25. VII. Spotkanie zespołu auditorów • Zadania zespołu auditującego • Jeżeli to konieczne auditor wiodący może dokonać podziału zadań pomiędzy członków zespołu auditującego. • Dokumenty robocze • - formularze do dokumentowania dowodów i wyników z auditu • - procedury i listy pytań kontrolnych • zapisy dotyczące spotkań • lista uczestników auditu

26. VIII. Przygotowanie list kontrolnych • pytania jakie będą zadawane w trakcie auditu, przygotowywane dla każdego auditowanego obszaru • Lista kontrolna: • - wynikająca z kryteriów normy zawiera pytania ogólne • - koncentrująca się na badanej próbce zawiera pytania szczegółowe • - powinna być zatwierdzona przez auditora wiodącego !!!

27. IX. Przeprowadzenie auditu PAMIĘTAJ Podczas auditu należy wyjaśnić: • stopień zadowolenia klientów (wewnętrznych i zewnętrznych) procesu • strukturę procesu - co jest wejściem, a co wyjściem - produktem procesu • podprocesy • miejsca styczne z innymi procesami • jakie są cele procesu • jak jest mierzony (wskaźniki) i monitorowany proces • sposób postępowania w przypadku zakłóceń procesu • jak nadzorowane są działania korygujące i zapobiegawcze • jak przebiega doskonalenie procesu

28. Techniki prowadzenia auditu • ZADAWANIE PYTAŃ - OTWARTE, TEMATYCZNE • STEROWANIE PRZEBIEGIEM AUDITU • SPORZĄDZANIE NOTATEK

29. Co? Kto? Gdzie? Kiedy? Jak? Dlaczego? Pytania otwarte

30. Techniki prowadzenia auditu • POSZUKIWANIE OBIEKTYWNYCH DOWODÓW • UMIEJĘTNOŚĆ POROZUMIENIA SIĘ

31. Techniki prowadzenia auditu • ROZMOWA Z WŁAŚCIWYMI LUDŹMI • UMIEJĘTNE I AKTYWNE SŁUCHANIE • UNIKANIE PRZERYWANIA WYPOWIEDZI (CIERPLIWOŚĆ) • UPRZEJMOŚĆ • KONSTRUKTYWNA KRYTYKA

32. Niezgodności Niezgodność nie spełnienie wyspecyfikowanego wymagania Niezgodnością jest tylko to, co można udowodnić i udokumentować. Nie wolno wyciągać uogólniających wniosków!!!

33. Pojęcia dotyczące (nie)zgodności Wymaganie Niezgodność Niespełnienie wymagania Wada niespełnienie wymagania odnoszącego się do zamierzonego lub wyspecyfikowanego użycia Zgodność spełnienie wymagania Zwolnienie pozwolenie na przejście do następnego etapu procesu Działania korygujące działanie w celu wyeliminowania przyczyny wykrytej niegodności lub innej niepożądanej sytuacji Działania zapobiegawcze działania w celu wyeliminowania przyczyny potencjalnej niezgodności lub innej potencjalnej sytuacji niepożądanej Zwolnienie pozwolenie na wykorzystanie lub zwolnienie wyrobu, który nie spełnia wyspecyfikowanych wymagań Zgoda na odstępstwo pozwolenie na odstąpienie od pierwotnie wyspecyfikowanych wymagań, dotyczące wyrobu, wydane przed jego realizacją Korekcja działanie w celu wyeliminowania odkrytej niezgodności Likwidowanie działanie wobec wyrobu niezgodnego w celu uniemożliwienia jego pierwotnie zamierzonego użycia Naprawa działanie wobec wyrobu niezgodnego aby uczynić go możliwym do przyjęcia do zamierzonego użycia Przeróbka działanie wobec wyrobu niezgodnego, aby uczynić go zgodnym z wymaganiami Przeklasyfikowanie zmiana klasy wyrobu niezgodnego w celu uczynienia go zgodnym z wymaganiami różniącymi się od wymagań ustalonych początkowo 2009 Unitech Management Systems

34. Niezgodności - stwierdzenie Zwięzły zapis zawierający wymagania i przedstawiający dowód nie spełnienia tego wymagania • Wymagania • normy • księga jakości, procedury, instrukcje • umowy, normy , wymagania techniczne • Dowody • spostrzeżenia auditora • wypowiedź pracownika

35. Niezgodności - zapis • Zasady zapisywania niezgodności • zwięzły opis faktów • określenie miejsca wykrycia niezgodności • sprecyzowanie podstawy niezgodności • Forma zapisywania niezgodności • zrozumiała terminologia • jasność i zwięzłość

36. Niezgodności - kryteria Niezgodność stawia pod znakiem zapytania skuteczność systemu, brak uregulowań lub brak ich stosowania procedura nie spełnia wymagań normy

37. Niezgodności - kryteria Spostrzeżenie/Potencjalna niezgodność nie stawia pod znakiem zapytania skuteczności działania systemu, ale powtarza się w kilku przypadkach proces nie został wdrożony w sposób wystarczający

38. Niezgodności - kryteria Zalecenie/ Możliwość doskonalenia nie stawia pod znakiem zapytania skuteczności działania systemu, stwierdzona w jednym przypadku praktyka jest nieskuteczna, nie uzyskuje się wymaganego wyniku

39. Najczęściej popełniane błędy * Niedotrzymanie dyscypliny czasowej * Nadmierna gadatliwość lub agresywność

40. Najczęściej popełniane błędy * Usprawiedliwianie auditowanych * Nie wymaganie dokumentów na potwierdzenie odpowiedzi auditowanego * Uznawanie za dokument lub zapis nie podpisanych kartek

41. Najczęściej popełniane błędy * Zbyt ogólnikowe zapisy z auditu * Doradzanie jak usunąć niezgodność * Zadawanie niejasnych pytań lub pytań nie związanych z tematem auditu Czy lubi Pan niebieski kolor?

42. Audit = Komunikacja Transmisja informacji z jednego miejsca do drugiego Audit – w płaszczyźnie społecznej i psychologicznej jest procesem komunikacji między auditorem a auditowanym. Relację tę można zdefiniować jako sytuację, w której werbalne i pozawerbalne komunikaty auditora wpływają na rodzaj i treść informacji udzielanych przez auditowanego, jego zachowanie i postawę wobec auditu.

43. Audit = Komunikacja Komunikacja werbalna (rozmowa) Komunikacja parajęzykowa (intonacja głosu, chrząkanie) Komunikacja niewerbalna (mowa ciała, gesty)

44. Komunikacja werbalna Polega na przekazywaniu informacji przez słowa Jest to poziom treściowy relacji między osobami.

45. Komunikacja parajęzykowa Określana jest przez ton głosu, modulację, pokasływanie itp.

46. Komunikacja niewerbalna Nazywana jest często mową ciała. Dokonuje się poza słowami. Jest to poziom pozatreściowy relacji między osobami. Badania naukowe wykazują, że ponad 65% informacji odbieranych przez ludzi w procesie komunikacji przesyłanych jest niewerbalnie.

47. Komunikacja niewerbalna • wygląd zewnętrzny (prezentacja, efekt pierwszego wrażenia) • komunikacja proksemiczna (kontakt dotykowy, zachowanie przestrzenne, dystans, aranżacja przestrzeni, postawa osób względem siebie, postawa ciała) • komunikacja kinezyjna (niewerbalne aspekty mowy, gestykulacja i inne ruchy ciała) • kontakt wzrokowy (wyraz twarzy, wpatrywanie się)

48. Komunikacja niewerbalna - twarz • całkowicie podniesione – niedowierzanie • podniesione do połowy – zdziwienie • stan normalny – bez komentarza • do połowy obniżone – zakłopotanie • całkowicie obniżone – złość

49. Gesty • Przywitanie • Zaufanie • Fiasko • Nie wiem

50. Postawa Wyprostowany z wypiętą piersią człowiek, to osoba pragnąca zaprezentować siebie Rozluźniona postawa, to człowiek o ustalonej pozycji Nachylanie się ku rozmówcy, to pozytywne nastawienie Odchylanie się, założenie ramion zamykanie się, to postawa osoby o ……………