PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE MATERIAL DIDACTICO AÑO 2001

1. PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE MATERIAL DIDACTICO AÑO 2001 Lic. Ana Lilia Talamantes F. Dirección de Servicios de Apoyo CGBSI Unidad de Compras Mayo 2001

2. ¿QUIÉN INFORMA A LA CGBSI DEL PRESUPUESTO ASIGNADO? • La Secretaria Técnica a través de la Dirección de Programación informa a la Dirección Administrativa. • La Dirección Administrativa al Área de Recursos Materiales. • Recursos Materiales a la Unidad de Compras de la Dirección de Servicios de Apoyo de la CGBSI.

3. ¿QUIÉN SOLICITA EL PRESUPUESTO PARA CADA UNIDAD? • La Subdirección Administrativa de cada Escuela. • Solicitando a la Dirección de Programación del IPN • A través del Programa Operativo Anual(POA), en la Partida 2103 – Material Didáctico. • Proyecto – 08: Escuelas de Nivel Medio Superior. • Proyecto – 13: Escuelas de Nivel Superior.

4. ¿CUÁL ES EL MONTO QUE LA U. DE COMPRAS INFORMA A LAS ECU’S? • Recursos Materiales solicita a la U. de Compras que del total asignado por Programación, se les informe a las ECU´s sólo del 70%. • El 30% restante es manejado directamente por las Escuelas y lo gastan por períodos. CGBSI: 70% ECU'S: 30%

5. PRESUPUESTO ASIGNADO A ESCUELAS DE NIVEL SUPERIOR

6. PRESUPUESTO ASIGNADO A ESCUELAS DE NIVEL MEDIO SUPERIOR

7. ¿CÓMO SE INFORMA A LAS ECU´S DE SU PRESUPUESTO? • Por medio de un oficio • Se les informa: • Monto asignado (70%) • Fecha de entrega de la información • Cartera de Proveedores • Se les solicita: • Capturar su requisición en el archivo “Solicitd de libros 2001.xls” que se les proporciona por medio de un diskette • Presentar el día de la entrega del diskette, las cotizaciones que cubran el monto de su presupuesto

8. Formato del Archivo de Excel para la solicitud de Material Didáctico

9. ¿CUÁNDO DEBEN ENTREGAR LA INFORMACION Y EN DONDE? • Para las Escuelas que se encuentran en Zacatenco, Ticoman y zonas aledañas al rumbo • 31 de mayo • Para todos los CECyT’s y Escuelas Superiores que no estan dentro de las zonas mencionadas anteriormente: • 7 de junio • Entregar en: • U. de Compras de la CGBSI (3er. Piso) • Con Ana Lilia Talamantes Flores o Adriana Brondo • Horario: 8:30 a 15:00 hrs.

10. ¿QUÉ DEBEN ENTREGAR LAS ECU’S PARA CUMPLIR CON EL TRÁMITE? • Diskette con toda la información solicitada en los campos del archivo (sólo excel) • Cotizaciones que amparen el monto que se les asigno este año • En caso de no cubrir con estos requisitos, NO será aceptada su requisición

11. ¿QUÉ DEBEN TOMAR EN CUENTA PARA ELABORAR SU REQUISICION? • El monto asignado (70%), será gastado en forma total NO parcial. • Solicitar a los proveedores que las cotizaciones incluyan en el total el descuento. • La suma del o los totales de la o las cotizaciones deberá ser igual al monto del presupuesto asignado. • La partida 2103 – Material didáctico, permite la compra de Libros, Videos, Bases de datos (línea o fuera de línea), Suscripciones Períodicas, Libros Electrónicos, etc.

12. ¿QUÉ SIGUE DESPUES DE QUE LAS ECU´S ENTREGAN SU REQUISICION EN LA U. DE COMPRAS DE LA CGBSI? • La U. de Compras concentra toda la información en una sola base de datos (Access). • Imprime las requisiciones en el formato institucional para compras. • Entrega al Área de Recursos Materiales: • 5 copias debidamente requisitadas (folio, sello y firmas de la CGBSI) de la solicitud de material didáctico, por Escuela y por Editorial • Copia de las cotizaciones por Escuela y Editorial

13. ¿QUÉ HACE EL ÁREA DE RECURSOS MATERIALES CON LAS REQUISICIONES DE LAS ECU´S? • Una vez recibidas, el responsable del Área de Recursos Materiales (Sra. Luz Puente) solicita a los proveedores las cotizaciones y les indica el trámite entre el IPN y su área para establecer la compra. • Una vez que ya cuentan con los documentos necesarios y se ha llevado a cabo la compra del material, envian a los proveedores al Almacén de la CGBSI para hacer entrega del material comprado.

14. ¿QUÉ HACE EL ALMACEN DE LA CGBSI PARA DAR SEGUIMIENTO AL TRAMITE DE COMPRAS DEL MATERIAL DE LAS ECU´S? • El responsable del Almacén de la CGBSI (Sr. Héctor Chincoya) recibe a los proveedores (8:00 a 13:30 hrs) para revisar documentación, almacenar y ordenar el material correspondiente a cada escuela. • Sella y firma de conformidad los documentos que amparan la compra, y envia a los proveedores al Almacén General del IPN para liberar el pago correspondiente de la compra. • El Almacén General, hace la Salida de Almacén (hoja rosa) y la hace llegar al responsable del Almacen de la CGBSI. • Se Informa a los bibliotecarios vía telefónica cuando pasar por sus libros, solicitando la firma y sello de conformidad por el material que les será entregado.

15. ¿QUÉ DEBEN HACER LOS PROVEEDORES CUANDO SE LES AGOTA ALGUN TITULO O MATERIAL SOLICITADO Y YA COMPRADO? • Acudir con el Bibliotecario que solicitó el material. • Informar el por qué no cuentan con el material, solicitando el cambio de título a través de una carta autorizada por el bibliotecario. • La carta deberá ser entregada por el proveedor con la firma de autorización, en el Almacén de la CGBSI en el momento de entregar el material. • El proveedor entregará el material por escuela. • El almacén NO aceptará entregas parciales hasta que se cubra el pedido total de cada escuela.

16. DUDAS ??? • Comunicarse con: • U. Compras de la CGBSI- Lic. Ana Lilia Talamantes Flores – Ext. 54302, 54318 (e-mail: atalamantes@azul.bnct.ipn.mx) • Almacén de la CGBSI – Sr. Héctor Chincoya – Ext. 54302, 54316 • Recursos Materiales de la Dir. Admva. del IPN - Sra. Luz Puente - Ext. 51215, 51217

17. ¿QUÉ SUCEDIÓ EL AÑO PASADO CON EL PRESUPUESTO DE LAS ECU’S? • La Dirección Administrativa devolvió en septiembre del 2000, las requisiciones de las ECU’s enviadas por la Unidad de Compras de la CGBSI, y nos informó que a su vez la Secretaria Académica daría a conocer a las ECU’s lo anterior. • La Dirección Administrativa informó a la CGBSI, que realizaría una compra de libros para todas las bibliotecas y el recuso asignado del 70% fue utilizado para éste fin.

18. GRACIAS POR SU ATENCION Y BUEN DIA