Laurențiu Mitrache

1. Laurențiu Mitrache

2. ServiceTrack Program de gestiune a activității de service destinat firmelor care execută instalări, întreținere și reparații de echipamente la sediul clienților, cu următoarele facilități: Gestiunea clienților și a persoanelor de contact Gestiunea contractelor de vânzare/cumpărare și de service Gestiunea echipamentelor instalate, aflate în garanție sau în contracte de service Înregistrarea sesizărilor de service primite de la clienți Înregistrarea intervențiilor efectuate asupra fiecărui echipament, incluzând piesele recomandate sau înlocuite Înregistrarea și managementul neconformităților Gestiunea pieselor și a echipamentelor din magazie, incluzând facilități de rezervare de produse Are interfață web, fiind ușor accesibil de oriunde din rețea și nu necesită instalare pe calculatoarele client.

3. Rapoarte • Lista echipamentelor în garanție • Lista echipamentelor nevizitate de mai mult de ”n” zile • Lista echipamentelor unui client • Istoricul unui echipament incluzând toate intervențiile efectuate asupra acestuia de la instalare sau de la preluarea echipamentului în service • Lista tuturor clienților care au un anumit model de echipament • Lista pieselor recomandate într-o anumită perioadă de timp • Căutarea tuturor echipamentelor pe care este instalat un modul opțional • Raport de activitate ISO incluzând timpul mediu de răspuns la intervenții, numărul de intervenții efectuate, numărul de instalări, numărul de zile de concediu pentru o persoană de service, pe o perioadă de timp.

4. Rapoarte (2) • Raportul zilnic de sesizări include: • sesizările noi neatribuite nici unei persoane de service / sesizările rămase nerezolvate, • echipamentele care ies din garanție în această perioadă • echipamentele aflate în service, nevizitate de un număr de zile • contractele de service care expiră în această perioadă • Raportul activității de service pentru fiecare persoană de service pe o perioadă de timp • Lista echipamentelor ieșite din garanție într-o anumită perioadă

5. Clienți și persoane de contact • Informații despre clienți: • adresa • telefoane • date de identificare fiscală • program de lucru • Persoane de contact la client: • nume • funcție • telefon, fax, email

6. Contracte de vânzare/cumpărare și de service • Înregistrarea contractelor de vânzare sau a facturilor permite identificarea actelor pe baza cărora au fost livrate echipamentele. • Contracte de service: • data expirării • perioada de facturare • ultima lună facturată • valoare • timp de răspuns • Există o pagină special dedicată gestionării contractelor de service care permite vizualizarea: • datei de expirare, • a perioadei de facturare, • a ultimei luni facturate • a tipului de contract • a echipamentelor incluse în contract • introducerea noilor contoare citite pentru fiecare echipament

7. Fișe de instalare și de preluare în service • Fișe de instalare: • modelul echipamentului • persoana de service care face instalare • locația exactă a echipamentului • nr. serial • data instalării • data ieșirii din garanție • contor inițial • nr. minim de copii lunar și preț pe copie • operatorul (nume, tel., email) • persoana responsabilă cu întreținerea • persoana de contact de la contabilitate/plăți • Fișe de preluare în service: • echipament • nr. serial • locația exactă • data preluării în service • data ieșirii din garanție • operator • descrierea stării echipamentului

8. Sesizări • Sesizările primite de la clienți pot fi înregistrate de orice utilizator. • Înregistrările conțin informații despre: • persoana de contact • defectul reclamat • prioritatea intervenției • informații suplimentare furnizate de client • În momentul înregistrării se pot modifica: • datele de contact al persoanei care face sesizarea, • locația echipamentului dacă s-a mutat, • apar informații despre tipul contractului în care se află echipamentul, daca e în garanție, în contract de service, dacă i-a expirat contractul, se poate vizualiza istoricul echipamentului reclamat. • Prima pagină în a programului este cea de sesizări personale în care utilizatorul: • poate vedea sesizările care îi sunt atribuite spre rezolvare și lista tuturor sesizărilor nerezolvate • își poate modifica parola de acces în program și culoarea de fundal a paginilor • Din pagina de sesizări se poate accesa direct pagina în care se pot introduce informațiile intervenției realizate în urma sesizării.

9. Intervenții • Pagina de note de intervenție permite înregistrarea detaliilor intervenției incluzând: • constatarea • detaliile intervenției • persoana de service • data, ora și timpul de lucru • contoarele echipamentului • operatorul care a semnat nota de intervenție • piesele recomandate și înlocuite (nr. de bucăți, nr. serial, garanție)

10. Neconformități • Modul care permite înregistrarea produselor și serviciilor neconforme, a cauzelor identificate și a acțiunilor propuse și realizate pentru remedierea neconformităților.

11. Gestiune magazie și stocuri • Modulul de gestiune permite departamentelor de service și vânzări accesul la stocuri și posibilitatea rezervării de produse pe perioadă determinată. • Se pot defini un număr nelimitat de magazii delimitate fizic (prin locație) sau logic (prin categorii de produse). • Produsele pot fi identificate prin cod sau denumire • Stocurile sunt gestionate rapid și în timp real. Prin introducerea datelor din documentul ce autorizează ieșirea din magazie (factură, aviz, document intern) se pot actualiza stocurile mai multor produse simultan. • Se pot genera automat fișele de magazie pentru fiecare produs.

12. Securitate, accesabilitate, drepturi de acces • Accesarea programului se poate face de pe orice computer conectat la rețeaua locală de calculatoare a firmei. • În cazul în care programul este instalat pe un server cu acces la internet, programul poate fi accesat și din internet. • Se pot impune restricții suplimentare din serverul de web pe bază de adresa IP și prin nume de utilizator și parolă de acces la domeniu. • Toți utilizatorii au dreptul de citire a informațiilor. • Înregistrările pot fi modificate de utilizatorul care le-a creat, de utilizatorii “admin” și de utilizatorii cu drepturi speciale pe modulele respective. • Pentru fiecare înregistrare se poate vedea utilizatorul care a creat-o și utilizatorul care a modificat-o, data creării și data modificării. • Pentru fiecare utilizator se poate vedea data și adresa IP de la care s-a realizat ultima autentificare în program.

13. Optimizări • La crearea programului s-a pus accentul pe introducerea cât mai rapidă a informațiilor de către utilizatori și folosirea la maxim a datelor deja introduse în baza de date: • la introducerea fișelor de instalare se verifică dacă utilizatorii echipamentelor există în baza de date și dacă nu, se introduc automat ca persoane de contact • la introducerea sesizărilor, după selectarea firmei și a persoanei care face sesizarea, apare automat cel mai frecvent echipament la care acea persoană a făcut sesizări, reducând timpul de introducere a datelor • prin introducerea contoarelor echipamentelor la fiecare intervenție se calculează automat volumul de lucru lunar, ceea ce permite anticiparea consumului de consumabile și a datei de schimbare a pieselor de uzură regulată.

14. Licențiere • Licențierea se face pe server, indiferent de numărul de utilizatori.