Fundamentos conceptuales e implantación de Centro de Documentación de Adif

1. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif

2. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif El Centro de Documentación de Adif nació como instrumento de uso de la información disponible para poner en contacto grupos de interés externos con grupos de interés internos (Dirección de Comunicación y resto de la organización) mediante la captación, catalogación, conservación, análisis y difusión de información documentada, es decir, enriquecida por su comprobación de veracidad y por su relación con el objeto –misión/visión-, de nuestra empresa.

3. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif • Definición de Centro de Documentación • Estudio de necesidades de Documentación de la Dirección de Comunicación • Objetivos del Centro de Documentación • Fases del proyecto e implantación • e. Sistema de evaluación de resultados

4. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif Definición de Centro de Documentación de Adif El Centro de Documentación de la Dirección de Comunicación de Adif es una unidad de recopilación , explotación y difusión de información técnica y profesional al servicio de las tareas propias de la Dirección de Comunicación y Relaciones Externas.

5. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif Complementariamente, las funciones atribuidas al centro repercuten en la eficacia de los trabajos desempeñados por el resto de departamentos de Adif.

6. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif El centro de Documentación que ahora lo es de la Dirección de Comunicación es susceptible de convertirse en una experiencia o embrión del centro de Documentación de Adif.

7. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif Estudio de necesidades de Documentación de la Dirección de Comunicación Tipología de usuarios Director y responsables de la Dirección de Comunicación y Relaciones Externas Jefes de Gabinete de la Dirección: Márketing Corporativo, Relaciones con los Medios, Coordinación y Protocolo.

8. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif Responsables del centro de Documentación Presidencia de Adif Directores Generales

9. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif Usuarios internos: trabajadores Adif Usuarios externos: periodistas, estudiosos, clientes Fundación de Ferrocarriles Españoles Compañías operadoras

10. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif Áreas temáticas Comunicación Corporativa Identidad Corporativa Publicidad Responsabilidad Social Estudios Relaciones Externas e Institucionales Relaciones con los periodistas.

11. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif Recursos informativos Enlaces a Redes de archivos B.O.E. Documentación sobre infraestructura ferroviaria Asociaciones, Museos Instituciones docentes

12. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif Recursos propios Fototeca (20.000) Videoteca (3.400) Biblioteca Hemeroteca Enlace a FFE Documentos de la Dirección

13. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif Herramienta tecnológica: Inmagic

14. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif Objetivos del Centro Documental • Los objetivos, que no son inamovibles, se subordinarán a los objetivos estratégicos y empresariales de Adif. Pero se considerará prioritario: •  Facilitar la información imprescindible, exacta y justa, “llave en mano” al director de Comunicación y los Jefes de Gabinete para el eficaz cumplimiento de sus objetivos.

15. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif • Ofrecer la información requerida para la actualización de funciones de la DCRREE, • Satisfacer subsidiariamente demandas informativas de la presidencia de ADIF y del resto de departamentos • Facilitar información a los agentes externos cuya actividad redunda en beneficio de ADIF como periodistas, estudiosos, proveedores y clientes.

16. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif • Para el cumplimiento de estos objetivos el Centro de Documentación se encarga de: • Búsqueda de información de interés •  El Centro Documental, además de reunir cuantos documentos reciba, se encarga, de forma pro activa, de rastrear y encontrar informaciones de calidad, en cualquiera de los medios en que se soporte.

17. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif • Realiza la catalogación, clasificación y redacción de resúmenes • Asegura la conservación • Difunde la información

18. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif Análisis de Información (Refinería informativa)

19. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif El servicio documentalista, más allá de la mera conservación de documentos, analiza las informaciones disponibles y realiza informes precisos para facilitar la información exacta y justa que necesiten tanto el Director de Comunicación como los responsables de los distintos gabinetes, para el eficaz cumplimiento de sus objetivos. Subsidiariamente, el centro Documental atiende demandas informativas de Presidencia y resto de Direcciones Generales.

20. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif Difusión de la Información Recuperación digital de información Recuperación personal de información

21. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif El servicio de recepción de demandas de información es atendido a través de teléfono, correo ordinario y correo electrónico. Personal del Departamento está encargado de buscar, visar y distribuir la información solicitada

22. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif Difusión digital de información El Centro Documental envia informes y boletines de documentación a los departamentos de la Dirección a través de correo electrónico

23. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif Difusión impresa de información El Centro Documental también edita un pequeño boletín de actualidad documental.

24. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif Fuentes de información

25. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif Fuentes de procedencia interna: documentación generada por la DCRE Fuentes de procedencia externa: medios, estudios... Fuentes personales, estudiosos o de expertos: Directorios Fuentes bibliográficas: Repertorio de fuentes bibliográficas

26. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif Fuentes depositarias archivos, bibliotecas, museos, otros centros de documentación de información ferroviaria o de infraestructuras Fuentes institucionales o aquellas que emiten las instituciones acerca de su propia actividad y con enlaces de similar carácter. Ministerio de Fomento. Websites.

27. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif Determinación de recursos humanos y económicos El Centro Documental está dotado de un Responsable del Centro Documental, encargado de dirigir el centro, analizar y avalar la información de calidad que ha de servir el centro a sus grupos de interés.

28. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif Cuatro personas llevan a cabo las tareas de catalogación (identificación física de documentos), clasificación (descripción temática) y resumen (descripción de contenido). Estas personas se encargan de catalogar la información , conservarla y difundirla. Se ha concertado un convenio con la Facultad de Ciencias de la Información de la Universidad Complutense de Madrid.

29. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif También ha sido necesaria una dotación económica de 60.000 euros para la compra y mantenimiento de un gestor de contenidos de entorno web.

30. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif Determinación de depósitos de documentos Espaciales: en los sótanos de la caracola 16, en el edificio del muelle de la Sal. En la Red: Intranet Creación de la sede web del Centro de Documentación: Viadoc

31. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif La validación de la documentación Establecimiento de redes de centros documentales de la empresa y creación de un órgano certificador de Calidad Informativa.(Auditoría Documental)

32. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif Sistemas de medición de resultados Internos:  Número de documentos catalogados y clasificados Número de peticiones de información atendidas Número de consultas recibidas Número de informes, estudios, dossieres y repertorios documentales repartidos en la Dirección de Comunicación

33. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif Número de informes, estudios, dossieres y repertorios documentales repartidos en medios de comunicación. Número de informes, estudios, dossieres y repertorios documentales repartidos en otras organizaciones de Adif.

34. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif Externos: Respuesta a través de encuestas de los distintos grupos de interés: Director de Comunicación, Jefes de gabinete de la Dirección, Jefes, Delegados en el territorio; Presidencia, Direcciones Generales; Medios de Comunicación, estudiosos, resto de solicitantes Las evaluaciones son mensuales

35. Fundamentos conceptuales e implantación deCentro de Documentación de Adif MUCHAS GRACIAS