ORGANISASJONSOPPLÆRING

1. ORGANISASJONSOPPLÆRING

2. LEDER En leder bør ikke være dominerende ,innadvendt, upersonlig, selvopptatt, for rutinepreget, for belærende, for maktorientert, eller kritisk. Disse egenskapene vil legge en demper på engasjementet og initiativ, og skape utrygge medspillere blant de øvrige i styret og medlemmene for øvrig.

3. LEDERS ANSVAR • Lede organisasjonen ifølge vedtekter og handlingsplan og vedtak i årsmøter og styremøter. • Innkalle til og lede møter i organisasjonen. • Ha god kjennskap til hva som skjer lokalt og sentralt i organisasjonen. • Være til støtte og hjelp for andre tillitsvalgte. • Delegere og følge opp saker og utvalg i laget. • Sørge for at henvendelser blir besvart innen frister. • Representere og være organisasjonens « ansikt utad»

4. Utsending av saksliste/dagsorden. Faste punkter med eget saksnummer på dagsorden kan være: • Godkjenning av innkalling og saksliste. • Godkjenning av protokoll fra forrige møte. • Korrespondanse (innkommet og utgående post). • Økonomi (kort orientering om økonomisk situasjon). • Møteaktiviteter (evaluering fra og planlegging av møter). • Eventuelt. De faste punktene på dagsorden bør tilpasset til aktivitetene i organisasjonen slik at det blir naturlig for det enkelte styre å bruke den. Innkalle med dagsorden og nødvendig sakspapirer bør være styremedlemmene i hende en uke før møtet. Dersom styret har en fastlagt møteplan er det greit å vente såpass lenge slik at styret kan behandle saker som kommer litt seint inn.

5. NESTLEDER I organisasjoner som ikke har etablert egen ordning med studietillitsvalgt kan nestleder for eksempel ha ansvar for kurs- og opplysningsvirksomheten, eller ha hovedansvar for andre spesielle prosjekter som organisasjonen arbeider med. NESTLEDERS OPPGAVER: • Være med i arbeidsutvalg/lederteam. • Være lederens stedfortreder ved sykdom og andre fravær og må kunne overta ledervervet i valgperioden ved behov. • Har ofte ansvaret for studievirksomheten. • Andre oppgaver i samsvar med arbeidsdelingen som styret er blitt enige om.

6. SEKRETÆR Sekretæren må ha god kjennskap til alt som skjer i laget, og derfor er sekretærvervet en godskolering til ledervervet. Gode egenskaper for sekretæren er ordenssans og evne til å få sakene unne. Det tar seg dårlig ut når organisasjonen ikke svarer på skriv/brev den har fått, og medlemmene vil være misfornøyd dersom de ikke får greie på når møtene skal avholdes i god tid. SEKRETÆRENS OPPGAVER: • Føre protokoller fra styremøter/årsmøter. • Skrive brev og høringssvar i samarbeid med leder. • Utarbeide rapporter og beretninger. • Skrive referater fra medlemsmøter. • Sørge for annonsering og invitasjoner til møter. • Ivareta organisasjonens arkiv.

7. KASSERER Lagets trivsel og aktivitet er avhengig av en oversiktlig og god økonomi, og der er kassereren som i første rekke skal ha den økonomiske oversikten. Egenskaper som er viktige for kasserer er evnen til å få plan og orden i økonomien, og først og fremst pålitelighet. Det må være en ufravikelig regel at kasserer aldri «låner» av kassa, og at alle bilag godkjennes og underskrives av leder før utbetaling, uavhengig av om der er gjort vedtak om utbetaling i styret eller årsmøtet.

8. KASSERERENS OPPGAVER • Ivareta kontingent inngangen (i enkelte organisasjoner). • Ivareta innbetalinger/inntekter. • Forvalte kasse, lagets konto(er) og eventuelle verdipapirer. • Foreta utbetalinger anvist av leder. • Overfører eventuelle kontingenter. • Føre regnskapsbøker. • Ivareta medlemslister.

9. Studieleder På linje med all annen virksomhet i en organisasjon må også opp-Lysnings- og studiearbeidet organiseres og ledes. Det bør være en målsetting for enhver organisasjon å ha en studieleder eller et studieutvalg til denne viktige oppgaven. En av de viktigste årsakene til at mange organisasjoner sliter, er manglende opplæring i grunnleggende organisasjonskunnskap. Dersom de tillitsvalgte gis opplæring i sine funksjoner blir de tryggere i sine roller og med sine oppgaver. All form for kurs og opplæring gir motivasjon og ideer til arbeidet – og en knytter et viktig faglig og sosialt nettverk med andre i tilsvarende roller.

10. Studieleder Dersom det ikke er vedtektsfestet valg av studieleder i din organisasjon, er det likevel ingenting i veien for at en slik funksjon velges dersom styret og årsmøtet finner at det er ønskelig/behov for det. Studieleder (-utvalg) bør velges av årsmøtet, og funksjonen bør knyttes opp til styret. Dersom funksjonen ikke er en del av styret, bør studieleder innkalles til de styremøter hvor saker innenfor studievirksomheten skal behandles.  Studielederen har til oppgave å organisere og lede studie- og opplysningsarbeidet i organisasjonen. Dette medfører bl.a. å markedsføre virksomheten, lage programmer om studiearbeidet på lagsmøtene, hjelpe til å starte studieringer og tilrettelegge materiell, arrangere kurs der det er aktuelt og sørge for at medlemmene får kjennskap til de aktiviteter som blir satt i gang.

11. Studieleders oppgaver • Vervet som studieleder knyttes opp mot styret. • Tilrettelegger studie- og kursvirksomheten i laget. • Synliggjør aktivitetstilbudene overfor medlemmene.

12. Andre Styremedlemmer Ved siden av de tillitsvalgte vi har nevnt (leder, nestleder, sekretær, kasserer og eventuelt studieleder), er styret vanligvis sammensatt med 1-3 styremedlemmer i tillegg. Det er sjelden vedtektsfestet spesielle oppgaver knyttet til disse vervene utover det å være medansvarlig for styrets oppgaver og aktiviteter. Det kan være greit å huske på at alle i styret har en stemme hver, og at den enkelte har ansvar for at den stemmen både høres og brukes i styrearbeidet. Organisasjonen har behov for et kontaktnett og samarbeids -partnere utenfor organisasjonen. Det kan være andre organisasjoner, spesielle faggrupper eller fagpersoner, kommunal eller fylkeskommunal virksomhet, media eller andre. Dette kontakt-nettet må pleies og ivaretas, og her har hele styret og alle styre –medlemmene en stor oppgave for å styrke organisasjonens posisjon i samfunnet.

13. Varamedlemmer Vedtektene fastsetter hvor mange varamedlemmer det skal være til styret. Praksisen på hvordan den enkelte organisasjon benytter seg av sine varamedlemmer varierer. Det ligger i betydningen av ordet at varamedlemmer skal kalles inn når styremedlemmer melder forfall, men de fleste organisasjoner finner det formålstjenlig både for styret og den enkelte å innkalle et eller flere varamedlemmer fast. Det er uansett praksis viktig at det enkelte styremedlem melder fra om forfall snarest mulig, slik at varamedlemmene kan forberede seg til å avgi sin stemme i saksbehandlingene. Det oppleves ofte vanskelig å vøre den som må «steppe» inn - gjerne på kort varsel, og det er viktig at organisasjonen ivaretar deres spesielle situasjon godt. Varamedlemmene bør automatisk få tilsendt både innkalling, saksliste og protokoll/referater fra møtene og være godt informert om aktiviteten i laget. Varamedlemmer vil kunne være en ekstra ressurs dersom de tas med.

14. VALGKOMITE • I små lag foretas valgene ofte uten noen særlig forberedelse. Men i større lag, fylkeslag og i landsomfattende organisasjoner (som Mental Helse Norge) skal valgene forberedes av en valgkomité. Valgkomiteen velges på årsmøtene i lokal og fylkeslag etter regler som er fastsatt i vedtektene. • Medlemmer av styret kan ikke sitte i valgkomiteen, og det ville ellers være merkelig om styret skulle innstille seg selv. Imidlertid er valgkomiteens arbeid svært viktig for sammensettingen av styret. • Selv om årsmøtet velger kandidater til styrevervene, er det viktig å ta hensyn til innstillingen som valgkomiteene gir årsmøtet under valgene. Årsmøtet er også det organ som i tillit velger de som skal arbeide med å sette sammen en innstilling til nytt styre gjennom året. Vedtektene sier gjerne at det skal legges vekt på å sikre en geografisk og kjønnsmessig fordeling av styrevervene. Det ligger derfor ofte mye arbeid bak når valgkomiteen fremlegger sin innstilling på årsmøtet.

15. VALGKOMITE • Alle lag og medlemmer kan sende forslag på sine kandidater til valgkomiteen. De kandidater som foreslås må ha sagt seg villige til å stille til valg. De fleste verv velges gjerne for en 2-årsperiode, og det er ganske vanlig å dele styret slik at en det ene året f.eks. velger leder, sekretær og to medlemmer til styret, mens en neste år velger nestleder, kasserer og resten av styret. På denne måten unngår en fullstendig utskifting av styret – en får nye inn samtidig som en ivaretar kontinuiteten.

16. Noen retningslinjer for valgkomiteens arbeid: • I god tid før årsmøtet (gjerne 3 måneder) sendes valgkomiteen ut en redegjøring om valgene til alle lag. Det vedlegges informasjon om hvilke verv som er på valg, samtidig som det henstilles om å komme med forslag på kandidater. • Valgkomiteen gjennomgår de innkomne forslag og lager deretter sin innstilling basert på de kriterier som vedtektene gir. Den beste måten for valgkomiteen å jobbe på, er å komme sammen og diskutere. Dette må ses i sammenheng med lagets økonomi og avstander. • Dersom valgkomiteen ikke får inn tilstrekkelig med forslag til kandidater, må de kan ta kontakt med lagene for å få kjennskap til eventuelle kandidater de kan ta kontakt med. • Valgkomiteen sender deretter sin innstilling til styret i fylkeslaget, som vedlegger innstilling til saken valg på årsmøtet. • Valgkomiteen presenterer selv sin innstilling på årsmøtet, og det er også vanlig at de foreslår selve valget. • De utgifter valgkomiteen har dekkes av laget.

17. Revisorer Selv om revisorene ikke er medlemmer av styret, tar vi allikevel med en omtale av deres oppgaver her. Å revidere betyr å se tilbake, og ordet brukes i denne sammenheng om å gå gjennom regnskapet for å kontrollere det. Samtidig skal en revisor se til at pengene som er brukt kan knyttes til vedtektene og til de aktiviteter og til tiltak som handlings –planen legger opp til. Det velges revisorer- vanligvis to- på årsmøtet. Minst den ene bør være regnskapskyndig for å kunne råde/ rettleie kasserer. Som revisor kan ikke velges styremedlemmer eller andre som har med organisasjonens økonomi å gjøre. Begge bør ha kjennskap til organisasjonens arbeid og til vedtekter og forskrifter. Dersom en knytter til seg en statsautorisert revisor er det tilstrekkelig med en, men vedkommende skal også velges på årsmøtet. I forbindelse med årsskiftene – i god tid før årsmøtet – skal revisorene gå gjennom regnskapet og foreta kassatelling. Alle utgifts bilag skal være kvittert, og alle bilag som gjelder utgifter og inntekter skal være attestert av leder. Revisorene bør merke/ stemple alle bilag eller regnskap de har gått igjennom.

18. Revisorene skal se etter: • At alle kasserernes bøker er til stedet. Protokoller må også være tilgjengelig for å se til at bevilgninger og andre innbetalinger stemmer med bilagene. • At alle inn – og utbetalinger iflg. Kassadagbok og eventuelle kontoutskrifter fra bank stemmer med bilagene. • At alle bilagene er i orden med dato, underskrift og lederens attestasjon. Bilag skal være skrevet med blekk (kulepenn) • At alle summer er riktige.

19. Revisorene skal se etter: • At kontantbeholdningen er riktig. • At status er i samsvar kassaboka. • At kontobeholdningen stemmer og at renter er påført beholdningen. • Dersom det forekommer mindre feil, rettes disse i samråd med kasserer. Større og alvorlige feil rapporteres til styret.

20. VEDTEKTER §4 Medlemslister. §4.1 Medlemslister er konfidensielle. Informasjon fra disse skal kun håndteres internt i styrene. Det er ikke anledning til å utlevere informasjon fra våre medlemslister til noen utenfor Mental Helse. Unntak fra dette må behandles av sentralstyret. Valgkomiteen har tilgang til medlemslister i sitt lag. §5 Finansiering- medlemskontingent. §5.2 Medlemskontingenten fastsettes av landsmøtet, og fordeles med 30% til organisasjonen sentralt, 30% til fylkeslaget og 40% til lokallag.

21. VEDTEKTER §8 Forføyninger §8.1 Forføyninger kan iverksetter overfor medlemmer som setter seg ut over organisasjonens vedtekter eller vedtak, eller opptrer en måte som er egnet til å skade Mental Helses målsettinger og/eller virksomhet innad og utad. §8.2 Saker om forføyninger behandles av sentralstyret. Fylkesstyret kan midlertidig suspendere et medlem inntil saken er ferdigbehandlet av sentralstyret. Behandlingstiden er satt til 4-6 uker. Vedtak kan ankes til landsstyret med 3. måneders ankefrist. Landsstyret kan med simpelt flertall vedta å behandle saken i lukket møte. Det kreves 2/3 flertall for å oppheve vedtaket om forføyninger.

22. VEDTEKTER §13 SENTRALSTYRET §13.1 Sentralstyret har ansvar for driften av organisasjonen, Herunder organisasjonens generalsekretær med stab og kan delegere myndighet til denne. Sentralstyret vedtar årsregnskap og årsberetning, og legger fram forslag til handlingsplan og budsjett for landsstyret. § 17FINANSIERING §17.1 Fylkeslagets virksomhet finansieres gjennom kontingent andelen. Som tilfaller fylkeslaget, offentlige tilskudd og gjennom midler fra andre interesserte, dersom dette ikke endrer fylkeslagets uavhengighet eller er i strid med organisasjonens formål, verdier og etiske retningslinjer. Det er ikke anledning til å ta opp lån, så fremst dette ikke er godkjent av et årsmøte med 2/3 flertall.

23. VEDTEKTER §27 MØTELEDELSE OG STEMMEGIVING PÅ ÅRSMØTET. §27.6 Lokallagets styre plikter å være tilstede på årsmøtet. Det føres protokoll over årsmøtets forhandlinger. Alle forslag, vedtak og valg føres inn i protokollen, som skal godkjennes av de valgte protokollunderskriverne. Årsberetning, regnskap med revisjonsberetning og møteprotokoll skal sendes uoppfordret til fylkesstyret til orientering. Lokallagets styre har ikke stemmerett i behandlingen av regnskap og årsberetning. Årsberetning og årsregnskap må være underskrevet av hele styret.

24. VEDTEKTER §28 STYRETS OPPGAVER §28.1 Styret er lokallagets høyeste myndighet mellom årsmøtene og har det daglige ansvaret for driften av lokallaget. § 28.2 Styremøter skal holdes så ofte virksomheten og forvaltningen av lokallagets midler tilsier det.Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av styrets medlemmer er tilstede. Ved stemmelikhet har lederen dobbelt stemme. §28.8 Leder og kasserer, samt tillitsvalgte som underskriver på vegne av/tegner for lokallagets kan ikke være ektefelle/samboer, eller i nær familie i rett opp/nedadstigende linje.

25. Handlingsplan styring av organisasjonen Gode og målrettede aktiviteter i lokal- og fylkeslag er en av bærebjelkene i organisasjonen. Det er basert på medlemmenes og de tillitsvalgtes interesse og innsats. Ved å satse opplæring og forankring av holdninger og etiske retningslinjer i hele organisasjonen, vil vi danne et bedre grunnlag for å øke organisasjonens kunnskap og samtidig bedre mulighetene våre til å være en synlig og troverdig samfunnsaktør. Tema: Medlemsvekst For å bli en robust organisasjon trenger vi flere medlemmer, og vi må sørge for å ta vare på medlemmene vi har. • Arrangere vervekampanje med mål om 1000 nye medlemmer netto.

26. KURS OG OPPLÆRING Kurs og opplæringsutvalget i Mental Helse (KUPP) har ansvar for å systematisere og kvalitetssikring arbeidet med kurs og opplæring. Mental Helse er tilsluttet studieforbundet FUNKS, hvor vi har tilgang til ulike studie planer og materiell. All kursvirksomhet skal være innenfor rammene av lov om voksenopplæring. • Prioritere kurs i nye program og vedtekter. • Øke registreringen av kurs via Funkis.

27. Etikk og omdømme Fokuset på etikk må kontinuerlig prosess. Gode holdninger og etiske retningslinjer er viktige for hvordan organisasjonen vi behandler hverandre internt. • Alle ledd i organisasjonen skal utarbeide egne etiske retningslinjer for sitt arbeid i starten av hver styreperiode. Disse skal forankres i de overordnede retningslinjene. • Etiske refleksjonskort skal brukes regelmessig som en del av det systematiske utviklingsarbeidet.

28. STRATEGIDOKUMENT Mental Helse omdømme formes av forhandlinger på alle nivåer i organisasjonen. Dette påvirker hva som blir kommunisert om organisasjonen og om de tillitsvalgte sentralt, regionalt og lokalt. Et godt omdømme er avgjørende for troverdigheten og påvirkningskraften som organisasjonen har. En god forvaltning av menneskelig og økonomiske ressurser er en del av dette. En kjede er aldri sterkere enn det svakeste leddet. Det blir derfor av stor betydning at alle ledd i organisasjonen har bevissthet om sin egen betydning for samlede styrke.

29. Mental Helse vil • At alle ledd i organisasjonen skal utarbeide etiske retningslinjer for sitt arbeid i starten av hver styreperiode. Disse skal forankres i de overordnede retningslinjer. • At etiske refleksjonskort brukes regelmessig som en del av det systematiske utviklingsarbeidet på alle nivåer i organisasjonen. • At oppleve etiske utforminger blir benyttet som læringsmuligheter og gjennomgått med fokus på sak. • At alle ledd i organisasjonen tar i bruk «retningslinjer for økonomihåndtering». • At alkohol ikke dekkes av organisasjonens midler. • At interne organisasjonsforhold tas opp organisatorisk, og ikke diskuteres på sosiale medier.

30. ETISK REFLEKSJONSKORT DU FÅR EN TELEFON FRA EN PERSON DU KJENNER LITT, OG SOM ER SVÆRT OPPRØRT OG I EN FORTVILET SITUASJON. UTOVER I SAMTALEN KOMMER IKKE DU TIL FORDI PERSONEN «RENNER OVER» AV EGNE PROBLEMER. HVORDAN KAN DU BISTÅ I DENNE SITUASJONEN? HVORDAN VILLE DU AVSLUTTET SAMTALEN?

31. ETISK REFLEKSJONSKORT PÅ MEDLEMSMØTE UTVIKLER DET SEG UBEHAGELIG MUNNHUGGERI MELLOM TO PERSONER. STEMNINGEN I LOKALET BLIR SPENT OG EN VISS URO SPRE SEG. HVA GJØR DU?