Installazione del sistema xFID in una biblioteca tipo

1. Installazione del sistema xFID in una biblioteca tipo xFID: una soluzione innovativa RFID per le biblioteche. Stato dell'arte e prospettive future Roma, villa Mirafiori 5 giugno 2012 Ing. Giuseppe Foglietta Dott. Ugo Contino

2. Introduzione In questa presentazione verranno esposti i processi principali che porteranno la biblioteca a dotarsi di una soluzione di servizi automatizzati basati sul sistema xFID . Istallazione xFID in biblioteca

3. Verifica Preliminare La prima analisi dei requisiti del servizio avviene in un incontro con il cliente in cui si identificano le esigenze sia in termini funzionali: • Antitaccheggio • Videosorveglianza • Autoprestito • Prestito automatico • Tagging • Ricognizione inventariale • Controllo degli accessi che in termini quantitativi, numero di: • postazioni per gli operatori e/o per gli utenti • varchi di accesso • zone da sorvegliare • volumi o fascicoli da catalogare (taggare) Istallazione xFID in biblioteca

4. Verifica Preliminare (2) • Una volta definiti i parametri del sistema, è necessario effettuare un sopralluogo in biblioteca per capire quali sono i vincoli e le eventuali agevolazioni che la biblioteca già offre un termini di infrastrutture già esistenti. • Un esempio molto frequente e’ il riuso della rete locale già esistente piuttosto che eventuali mobili e strutture adatte a ospitare le antenne dei varchi o delle postazioni o anche il riuso degli stessi pc già esistenti e disponibili per il loro utilizzo, anche non esclusivo, nelle postazioni di tagging e/o auto prestito. • La dislocazione e l’analisi dell’efficacia del sistema antitaccheggio e del controllo accessi completano le operazioni più importanti. Istallazione xFID in biblioteca

5. Verifica Preliminare (3) • Durante il sopralluogo i tecnici del team xFID sono in grado di individuare tutte le criticità e le economie cercando di ottimizzare il sistema in modo che sia il meno invasivo possibile al funzionamento della biblioteca. • Il sistema xFID non dispone di un catalogo di apparecchiature che svolgono le funzioni necessarie ma semplicemente dei sottosistemi basilari, come reader rfid, antenne, switch di rete etc… che si assemblano direttamente nelle strutture della biblioteca “cucendo un abito ad-hoc” sulla biblioteca stessa. • Il risultato del sopralluogo tecnico e’ un progetto di massima che disegna uno schema logico funzionale dei vari servizi immersi in una topologia esistente e fornisce indicazioni sul lavoro tecnico da svolgere per la posa in opera dell’impianto completo. Istallazione xFID in biblioteca

6. Valutazione dei costi • Uno degli obiettivi principali del progetto xFID è di rendere accessibile questo tipo di soluzioni con un impatto minimo sui bilanci (già provati) delle biblioteche o dei sistemi bibliotecari • Azzeramento dei costi di licenza d’uso • Riuso di componenti informatiche della biblioteca altrimenti destinate all’obsolescenza • Accordi specifici con produttori di tecnologia RFID • Il progetto di massima rende possibile quantificare un offerta economica precisa per il cliente e, in caso di accettazione, di acquistare il materiale e l’eventuale mano d’opera esterna (es. elettricista, falegname etc..) Istallazione xFID in biblioteca

7. Valutazione dei costi(2) Le principali voci di costo della soluzione sono: • materiale e apparati 60% • Istallazione 30% • eventuali sviluppi ad-hoc • configurazione 8% • collaudo 2% Istallazione xFID in biblioteca

8. Costi Sapienza di una biblioteca tipo Una biblioteca media • 5.000 TAG, • 500 tessere utente • un varco antitaccheggio (senza videosorveglianza) • due postazioni (una di prestito ed una per il "tagging" dei libri) spende intorno ai 16.500 €, di cui 2.380 € di licenza SIP2 da dare a DataManagement. Una biblioteca che richieda • 15.000 TAG • 2.000 tessere utente • un varco antitaccheggio videosorvegliato • una postazione per l'autoprestito ed una per il tagging dei libri spende circa 27.000 €, inclusa la licenza SIP2 per DataManagement. Se si vuole aggiungere il controllo accessi su un varco i costi si aggirano sui 3.000 €. Istallazione xFID in biblioteca

9. Costi Sapienza di una biblioteca tipoi Tag UHF gen2 Per quanto riguarda i TAG siamo su questi ordini di costo (il blocco minimo ordinabile è 5000 TAG): • da 5000 a 15000 TAG RFID (0,35 € a tag) • 15000 TAG RFID (0,32 € a tag) • 20000 TAG RFID (0,31 € a tag) • 25000 TAG RFID (0,30 € a tag) • 30000 TAG RFID (0,29 € a tag) • 35000 TAG RFID (0,28 € a tag) • 40000 TAG RFID (0,27 € a tag) • da 50000 TAG RFID in su (0,26 € a tag) il fornitore ci ha quotato i TAG fino ad un taglio di 100.000; non è escluso che oltre i costi si possano ulteriormente abbassare Per le tessere utente si spende mediamente da 1,6 € ad 1,3 € a tessera a seconda dei quantitativi ordinati. Istallazione xFID in biblioteca

10. Fasi e tempi di istallazione • Una volta acquisiti tutti i componenti base del sistema, la fase di istallazione di questi componenti e’ abbastanza rapida. • Cablaggi (elettrici, rete, cavi legacy) • Posizionamenti dei sottosistemi (reader, antenne, xbox, server) • Eventuali adeguamenti delle strutture ospitanti Tempi stimati circa 2-4 giorni • Messa in funzione dei sottosistemi • Configurazione della rete • Test di funzionamento Tempi stimati circa 2-5 giorni • Configurata la rete, la fase di configurazione dei servizi avviene da remoto • In fine sarà necessaria una sessione di test in loco per poter rilevare e correggere eventuali malfunzionamenti o svolgere semplici regolazioni. Istallazione xFID in biblioteca

11. Il collaudo • A seguito della fase di test il sistema verrà rilasciato alla biblioteca mediante un collaudo in cui il Direttore della biblioteca (o il suo delegato) verificherà tutte le funzionalità insieme al fornitore e, attraverso un verbale di collaudo, verranno segnalate eventuali disfunzioni non bloccanti del sistema. • Nel caso di malfunzionamenti bloccanti il collaudo avrà esito negativo e riprenderà la fase di istallazione e/o configurazione altrimenti il sistema sarà finalmente preso in carico dalla biblioteca. • Per agevolare la piena operatività dell’istallazione verranno effettuate alcune ore di training-on-the-job a tutto il personale della biblioteca che dovrà gestirlo. La durata di questa operazione dipende dal numero di servizi che la biblioteca acquisisce ma spesso e’ piuttosto agevole a causa semplicità d’uso delle interfaccie e delle operazioni di gestione di xFID. Istallazione xFID in biblioteca

12. Il collaudo(2) Un esempio di contenuto del verbale di collaudo INTRODUZIONE 6 DEFINIZIONE DEI LIVELLI DI ANOMALIA 6 ANOMALIA DI LIVELLO 1 (LA1) 6 ANOMALIA DI LIVELLO 2 (LA2) 6 ANOMALIA DI LIVELLO 3 (LA3) 6 TEST_1_MATERIALE 7 TEST_2_INTEGRITÀ DEL FILE SYSTEM 9 TEST_2_DISPONIBILITÀ CONSOLE DI ACCESSO ALLA BASE DATI DEL SISTEMA 9 TEST_2_DISPONIBILITÀ DI UNA CONSOLE ACCESSO AL SERVER XFID 9 TEST_2_DISPONIBILITÀ DEL MODULO FIREWALL DEL SERVER XFID 10 TEST_2_DISPONIBILITÀ DEL SERVIZIO DI ACCESSO ALLA VPN DEL SISTEMA XFID 10 TEST_2_FUNZIONALITÀ DEL MODULO DI COMUNICAZIONE SIP2 CON IL SERVER REMOTO SEBINA 11 TEST_2_FUNZIONALITÀ DEL MODULO DI COMUNICAZIONE XLLRP CON I LETTORI RFID 11 TEST_2_FUNZIONALITÀ DEL SERVIZIO WEB NEL SERVER XFID 12 TEST DI FUNZIONALITÀ DELLA PIATTAFORMA XFID 13 TEST_3_FUNZIONALITÀ DEL SERVIZIO DI TAGGING DEL MATERIALE LIBRARIO 13 TEST_3_FUNZIONALITÀ DEL SERVIZIO DI TAGGING DELLA TESSERA UTENTE 14 TEST_3_FUNZIONALITÀ DEL SERVIZIO DI AUTO-PRESTITO 14 TEST_3_FUNZIONALITÀ DEL SERVIZIO DI ANTITACCHEGGIO 15 NOTE FINALI 16 Istallazione xFID in biblioteca

13. La manutenzione • Questo servizio e’ pensato per agevolare le operazioni di manutenzione da remoto e per avere sempre un backup a caldo dei dati presenti nel sistema in biblioteca. • In caso di perdita di dati o addirittura di disastri questo sistema garantirà un rapido ripristino delle funzionalità. Il sistema xFID istallato nella biblioteca X ha una sua replica di dati e configurazioni in un server centralizzato ospitato nella sala CED del CASPUR. Istallazione xFID in biblioteca

14. La manutenzione (2) A partire dalla fine del primo trimestre dopo il collaudo (periodo di garanzia del software xFID) vengono considerati i costi di assistenza e manutenzione e degli (eventuali) interventi on-site. La manutenzione del sistema xFID si compone delle seguenti forme: • manutenzione ordinaria • manutenzione straordinaria • manutenzione evolutiva Istallazione xFID in biblioteca

15. La manutenzione ordinaria Riguarda una serie di operazioni periodiche svolte al fine di mantenere la corretta operatività del sistema nel tempo, es: • Ogni 4 mesi - Aggiornamenti del software del server e delle postazioni per garantire la sicurezza; • Ogni 6 mesi - Rotazione e archiviazione dei files di log; • Ogni 4 mesi - Interventi di manutenzione sistemistica del server. Istallazione xFID in biblioteca

16. La manutenzione straordinaria Riguarda la disponibilità, definita con accordi sui livello di servizio, per intervenire tempestivamente a risolvere malfunzionamenti di vario tipo: • Intervento su chiamata per risoluzione di problemi hardware e software; • Intervento su chiamata per ripristino di dati o problemi causati da cattivo utilizzo Gli interventi di natura straordinaria in loco vengono fatturati a consumo Istallazione xFID in biblioteca

17. La manutenzione evolutiva • Un aspetto importante di questa fase della vita del prodotto xFID e’ l’evoluzione. L’utilizzo quotidiano del prodotto da parte di biblioteche importanti dell’Università “La Sapienza” sta dando un grosso contributo un termini di miglioramento del prodotto stesso. • Molto spesso il team che si occupa di xFID riceve richieste di nuove funzionalità, modifiche e aggiustamenti di vario tipo che rendono xFID sempre più rispondente alle necessità della biblioteca. • Un esempio è stato la richiesta di aggiungere in controllo accessi al sistema per permette agli utenti l’accesso in biblioteca anche in orari di chiusura. • Tutti i miglioramenti saranno sempre disponibili anche agli utenti che inizialmente non hanno acquistato il servizio ma che se lo ritroveranno sottoscrivendo (e in questo modo, finanziando) la manutenzione evolutiva del sistema. Istallazione xFID in biblioteca

18. La manutenzione evolutiva (2) Sostanzialmente la manutenzione evolutiva comprende: • Istallazione delle nuove versioni di software xFID • Istallazione delle nuove versioni delle librerie SIP2 • Utilizzo di nuovi servizi previsti per il futuro Una possibile roadmap potrebbe essere: • nuove interfacce grafiche • notifiche sms, • miglioramento del controllo accessi, • postazioni wireless di auto prestito e/o tagging • ricognizione inventariale evoluta • armadio “intelligente” • …xFid “cloud edition” Istallazione xFID in biblioteca

19. Q&A Grazie della pazienza  Istallazione xFID in biblioteca