PROGETTO “ANALISI ORGANIZZATIVA” DELL’UNIVERSITA’ DEL PIEMONTE ORIENTALE

PROGETTO “ANALISI ORGANIZZATIVA” DELL’UNIVERSITA’ DEL PIEMONTE ORIENTALE ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO

PROGETTO “ANALISI ORGANIZZATIVA” • OGGETTO E FINALITA’ • METODOLOGIA DI ANALISI • RISULTATI • CONSIDERAZIONI CONCLUSIVE ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO

OGGETTO E FINALITA’ Il Progetto Analisi Organizzativa si propone di esplicitare le “criticità” organizzative dell’Ateneo, in un’ottica di attività e processi, e di individuare elementi su cui fondare i futuri interventi sull’organizzazione. ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO

Strutture analizzate: • Facoltà • Dipartimenti • Uffici del Rettorato MAPPA DELLE ATTIVITA’ OGGETTO E FINALITA’ (segue) ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO

OGGETTO E FINALITA’ (segue) Il lavoro è stato svolto a partire da settembre 2005 ed è terminato a aprile 2006. Il Gruppo di lavoro è composto da: Prof. Andrea TUROLLA Dr. Paolo CARENZO Dr.ssa Jose FRANCHINO Dr.ssa Laura IMOVILLI Dr.ssa Laura PEROTTI Dr.ssa Paola VOLA ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO

OGGETTO E FINALITA’ (segue) La struttura organizzativa di riferimento è quella in vigore fino al 31.12.2005. ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO

Inserire organigramma ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO

METODOLOGIA DI ANALISI L’analisi si è fondata su interviste/riunioni e su “schede di rilevazione”. INTERVISTE Presidi 7 Direttori di Dipartimento 11 Direttore Amministrativo 1 Dirigenti 2 Segretari amministrativi 7 Resp. Uffici Rettorato .. TOTALE … INTERVISTE Presidi 7 Direttori di Dipartimento 11 Direttore Amministrativo 1 Dirigenti 2 Segretari amministrativi 7 Resp. Uffici Rettorato 19 TOTALE 47 SCHEDE …… SCHEDE 87 ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO

METODOLOGIA DI ANALISI (segue) • Sia le interviste che le schede sono state • organizzate in modo da ottenere informazioni • in merito alle seguenti problematiche: • attività svolte; • criticità organizzative; • riflessioni e suggerimenti. ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO

RISULTATI Le informazioni ottenute sono state elaborate “per categorie omogenee”. Ciò ha determinato la redazione di una serie di documenti: • Presidi e Direttori • Segretari amministrativi • Uffici del Rettorato • Schede del personale T.A. ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO

RISULTATI Attività Presidi: • Organizzazione didattica della facoltà; • Direzione, coordinamento, organizzazione e gestione dei processi decisionali di Facoltà; • Controllo e monitoraggio della situazione finanziaria della Facoltà (gestione del bilancio); • Gestione delle attività amministrative; • Rapporti con esterno (Istituzioni, Enti Pubblici Locali, Aziende, Associazioni); • Rapporti con Ateneo (Rettore, Pro-Rettore, Direttore Amministrativo, ecc; • Rapporti con gli studenti; • Rapporti con l’Azienda Ospedaliera “Maggiore della Carità”. ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO

RISULTATI ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO

RISULTATI Attività Segretari Amministrativi: • Attività contabile (adempimenti normativi, tributari, previdenziali, assicurativi; • Redazione Bilanci Preventivi e Bilanci Consuntivi; • Predisposizione preliminare e redazione verbali delle riunioni di Consiglio e Giunta di Facoltà e di Dipartimento; • Convenzioni attività istituzionale e commerciale; • Attività di consulenza nei confronti di docenti, collaboratori e dipendenti; • Protocollo; • Anagrafe delle prestazioni; • Adempimenti normativi per gare, concorsi, licitazioni. ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO

RISULTATI ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO

CONSIDERAZIONI CONCLUSIVE La metodologia di analisi utilizzata consente di cogliere ed esplicitare criticità, problemi, punti di forza e di debolezza dell’Ateneo. Tutto ciò in un’ottica squisitamente ORGANIZZATIVO – GESTIONALE. L’analisi è PROPEDEUTICA ad interventi di riorganizzazione delle strutture centrali e dei CGA. ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO

CONSIDERAZIONI CONCLUSIVE Lo scopo di questo lavoro NON consiste nel PROPORRE RIORGANIZZAZIONI/RIASSETTI DELLA STRUTTURA Oppure SOLUZIONI ORGANIZZATIVE DI LIVELLO MICRO. La finalità è, piuttosto, quella di delineare le possibili LINEE GUIDA di un CAMBIAMENTO ORGANIZZATIVO – prevalentemente a livello MACRO – che ORIENTINO scelte STRUTTURALI nel BREVE e nel MEDIO TERMINE. Oltre a ciò ci proponiamo di indicare/suggerire STRUMENTI ORGANIZZATIVI che favoriscano/facilitino il cambiamento. ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO

CONSIDERAZIONI CONCLUSIVE LA MACCHINA ORGANIZZATIVA DELL’ATENEO MOSTRA SINTOMI DI NON ADEGUATI LIVELLI DI EFFICIENZA ED EFFICACIA GESTIONALI NON OTTIMALE UTILIZZO DELLE RISORSE ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO

CONSIDERAZIONI CONCLUSIVE • CAUSE: • DOTAZIONE DI RISORSE (UMANE E FINANZIARIE) • ELEVATA “BUROCRATIZZAZIONE” • CARENZA DI PROCEDURE CHIARE E DEFINITE • CARENZA E/O “DISORGANICITA’” DEI SUPPORTI INFORMATICI • DUPLICAZIONI DI ATTIVITA’ ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO

LINEE GUIDA PER IL CAMBIAMENTO • SBUROCRATIZZAZIONE • SEMPLIFICAZIONE/OMOGENEIZZAZIONE/ • FORMALIZZAZIONE Delle PROCEDURE • GESTIONE DELL’ACCENTRAMENTO/DECENTRAMENTO • ECONOMIE DI SCALA SU ATTIVITA’ AMMINISTRATIVE • (in senso stretto) • RICOMBINAZIONE DELLE RISORSE (a vantaggio di attività • STRATEGICHE) • Ecc. ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO

LINEE GUIDA PER IL CAMBIAMENTO • IN SOSTANZA…. • 0. TEAM DI PROGETTO (temporanei) • RIPROGETTAZIONE DEI FONDAMENTALI PROCESSI • INDIVIDUAZIONE DI STRUMENTI E SUPPORTI • QUALIFICAZIONE DEL PERSONALE • NUOVO MODELLO DI STRUTTURA 0 1 2 3 4 ANALISI ORGANIZZATIVA ATENEO

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