مراكز التميز تقرير حول مأسسة العمل وزارة النقل والمواصلات 2011

مراكز التميزتقرير حول مأسسة العملوزارة النقل والمواصلات2011

التقريرالنهائي للمرحلة الاولى لبرنامج التميز حول مأسسة العمل وزارة النقل والمواصلات 2011

مقدمة تسعى وزارة النقل والموصلات من خلال رؤيتها واستراتيجيتها واهدافها الى تطوير قطاع النقل وتنظيمة وصولا الى التميز في اداء الخدمات بما يحقق مأسسة العمل ومصلحة هذا الوطن.

الاهداف لبرنامج التميز • تشخيص الوضع الحالي للوزارة من خلال تحليل نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات. • استخلاص عوامل النجاح الأساسية التي تحدد ملامح ورؤية ورسالة الوزارة. • تحديد الأهداف الوطنية التي تساهم الوزارة في تحقيقها . • تحديد الأهداف التنظيمية وربطها بالأهداف المؤسسية . • بناء خطط العمل التنفيذية للوحدات الإدارية المختلفة. • الاستراتيجيات الخاصة بإدارة المخاطر . • اعداد مصفوفة للمعايير ومؤشرات الاداء التي ستعتمد في قياس الاداء المؤسسي

رؤيا فريق التميز “وزارة متميزة في الأداء ونقل آمن“

رسالة فريق التميز "ملتزمون بالتفوق والتميز في الأداء والارتقاء بما يدعم قطاع النقل ويساهم في التطوير المستمر والتنمية المستدامة "

وصف مراحل مراكز التميز قسمت مراحل العمل بهذا المشروع إلى خمس مراحل رئيسة كما يلي : أولاً: مرحلة الالتزام المؤسسي وإعداد الفريق : وفيهذه المرحله ابدت الوزارة التزامهاالكامل بالبرنامج وقام كل قائد معيار باختيار فريق العمل والبالغ عددهم 29 عضو .

ثانيا: مرحلة التقييم الذاتي: قياس مدى تطبيق الوزارة لركائز الحكم الرشيد والتي تقوم على: 1. التركيز على المواطنين (متلقي الخدمة) . 2. التركيز على النتائج (وهي الصيغة العملية للإدارة الحديثة) . 3. الشفافية (ممارسة جميع أنواع الرقابة الإيجابية) . ثالثا: مرحلة تطوير خطط التحول الهادفة إلى تعزيز مواطن القوة ومعالجة مواطن الضعف في الوزارة. رابعا: مرحلة تنفيذ خطط التحول داخل الوزاره وانجازها. خامسا: مرحلة التعاون والتعلم.

مرحلة التقييم الذاتي

تقديم عملية التقييم الذاتي للوزارة تعني تشخيص الواقع الحالي للوزارة بجمع البيانات و المعلومات وتحليلها والاستفادة منها في خطط العمل المستقبلية.

الهدف من التقييم الذاتي ان الهدف المنشود من هذا التقييم هو العمل على تمكين وتقوية نقاط القوة في الوزارة وذلك عن طريق دعم المستويات القيادية العليا للتغيير الايجابي كما يهدف ايضا الى تحويل نقاط الضعف الى نقاط قوة وتفعيلها بما يحقق مصلحة العمل .

ادوات التقييم الذاتي استخدمت وزارة النقل والمواصلات في تقييمها الذاتي الادوات التالية:- • المسح العام. • استبانة ما قبل المقابلة • المقابلة.

ابرز نقاط القوة للتقييم الذاتي: • قيام الوزارة بهندسة الإجراءات بأسلوب تشاركي • إعداد تشريعات وأنظمة تم إعتمادها من مجلس الوزراء بهدف التحسين من رضى المتعاملين مع الوزارة ( كنظام تمليك الأرقام ، ونظام مجلس المرور الأعلى .... ) . • سياسة المراجعة والتقييم الذاتي ومحاولة تحسس الثغرات من اجل سدها والتغلب عليها .

ابرز نقاط الضعف للتقييم الذاتي : • عدم وجود ادلة اجراءات خاص بالموارد البشرية سواء من حيث التعيين ،التدريب ،التقييم. • عدم وجود دليل اجراءات للادارة العامة للشؤون المالية، والادارية. • عدم توفر الوصف الوظيفي للموظفين في الوزارة . • عدم وجود نظام لقياس مستوى رضا الموظفين ومدى انتمائهم الوظيفي . • عدم توزيع دليل اجراءات موحد لجميع المديريات لتوحيد العمل دون الرجوع الى الوزارة.

ابرز انجازات مرحلة التقييم الذاتي بانتهاء مرحلة التقييم كان هناك العديد من الانجازات التي تم تحقيقها منها : • اعادة تأهيل العديد من مديريات النقل والمواصلات ورفدها بالموارد المادية والبشرية والتكنولوجية بهدف ايجاد مناخ تنظيمي يحقق الرضا الوظيفي • أتمتة بعض الخدمات المقدمة للمواطن مثل الفحص النظري لرخص السياقة لسرعة الانجاز والتسهيل على المواطن . • نشر الرؤيا والرسالة على جدارية في المديريات والوزارة.

اعداد تقرير التقييم الذاتي للوزارة • زياد مرشد سائد موقدي شادن زغلول غادة الوحيدي فاروق عبد الرحيم لبنى نزال نزار بركات ناديا سعد

قصص النجاح • قيادة عليا داعمة للتغيير. • تعزيز موارد تكنولوجيا المعلومات في الوزارة ، و إعادة هندسة وأتمتة بعض الخدمات المقدمة للمواطن . • اكتشاف قيادات متمكنة وفاعلة تعمل في تحقيق اهداف الوزارة، وتم انصافهم بالتسكين على الهيكل التنظيمي الجديد حتى يعطوا الفرصة للابداع. • العمل بروح الفريق.

مرحلة التحول المؤسسي تأتي مرحلة التحول المؤسسي استكمالا لدورة البرنامج حيث تعتبر مرحلة تنفيذية للحلول التي تم اعدادها بناء على مخرجات مرحلة التقييم الذاتي ، لتصبح وزارة يشهد لها بالتميز في كافة النواحي (اللوجستية ، والكفاءات ، وبيئة العمل ، وخدمات المواطن ) فرد – جماعة, عفوية – تخطيط, من العرف الى التشريع.

اهداف خطط التحول ومرحلة التحول المؤسسي • تطوير رؤية وأهداف سنوية لبرنامج التحول في مراكز التميز ، حيث خرج فريق التميز برؤية للفريق . • تحديد عوامل القوة والمعوقات الرئيسة التي تحول دون تحسين ورفع مستوى الأداء استناداً الى تقرير التقييم الذاتي لكل معيار. • إجراء عصف ذهني لحلول محتملة لمعالجة هذه المعوقات والخاصة بكل معيار. • مناقشة الموارد والجهود اللازمة وكذلك تأثير الحلول المقترحة. • وضع خطط عمل خاصة بالحلول مع الاخذ بعين الاعتبار ما يلزم من موارد وما ينجم عن ذلك من اثر. • الحصول على الموافقات الضرورية من قيادة الوزارة لتطبيق هذه الحلول. • إشراك موظفي الوزارة المعنيين وآخرين لتنفيذ خطط العمل المعتمدة للحلول المختارة.

تشكيل فريق التميز الموسع ( التحول المؤسسي) تم الاتفاق من قبل قادة الفرق الخمسة بتوسيع فريق التميز من اجل البدء بتنفيذ خطط التحول المؤسسي حيث تم اضافة حوالي ( 60 ) موظف وتم اعتمادهم من معالي الوزير بقرار رسمي ، نظرا لصغر عدد الفريق الاساسي واهمية العمل والحاجة الماسة ، تم اختيار الفريق الموسع من كافة الادارات العامة في الوزارة للوصول الى كافة الموظفين .

منهجية العمل ادوات التحول المؤسسي استخدمت وزارة النقل والمواصلات في المرحلة الثانية من برنامج التميز عدة ادوات وهي:- • ورش العمل (جميع المعايير) • الاستبانة (معيار القيادة ، المعرفة، العمليات،الافراد ) • المقابلة . • اجتماعات دورية.

الجاهزية للعمل بمرحلة التحول المؤسسي • توسيع فريق التميز ليصبح (78) عضوا لكل المعايير من اجل المشاركة في تنفيذ الحلول . • توفير الموارد اللوجستية سواء موارد تقنية و المالية . • دعم القيادة العليا لتنفيذ الخطط وتسهيل عمل فرق التحول المؤسسي .

نقاط القوة للتحول المؤسسي • تبسيط إجراءات العمل لتحقق رضا متلقي الخدمة . • نشر ثقافة التميز في مديريات الوزارة من خلال ورش العمل التي عقدت وادارها فريق مؤهل . • القدرة على وضع خطط بديلة في حال وجود معيقات. • تعاون مدراء المديريات ومدراء الإدارات العامة مع فريق العمل • ارشادات اعداد الموازنة والخاص بالسقوف المالية يؤدي الى توافق الموازنة مع الخطة الاستراتيجية للوزارة • عمليات الرقابة تتم بانتظام ولها تغذية راجعة.

نقاط الضعف للتحول المؤسسي: • عدم توفر الموازنات الكافية لتغطية متطلبات العمل الضرورية • عدم إدخال مفهوم إدارة المعرفة كعنصر رئيسي في بيان (الرؤية والرسالة والخطة الإستراتيجية ) للوزارة. • عدم الاستثمار الكافي والفعال عند تطبيق مفهوم ادارة الوقت في العمل.

انجازات مرحلة التحول المؤسسي • ما تم انجازه في هذه المرحلة : • تم الخروج برؤيا ورسالة لفريق التميز ورؤى لجميع المعايير. • إعداد نشرة متكاملة عن أدارة المعرفة (نشر مفهوم المعرفة ) وفائدتها على المستوى الفردي والمؤسسي وتعميمها على كافة الموظفين . • إيجاد منهجية وآلية لإعداد الخطة الإستراتيجية للوزارة. • تطوير70%من الوصف الوظيفي للوظائف في الوزارة ، وايجاد آلية اتصال واضحة تضمن إضطلاع كل موظف على وصفه الوظيفي والعمل به. • اعداد ادلة اجراءات للعديد من ادارات ووحدات الوزارة( التدريب ،الشؤون الادارية ،الشؤون المالية )

تتمة للانجازات • تاسيس فريق استطلاع الراي في الوزارة والذي تاهل لاستلام استطلاعات الراي في الوزارة. • نشر ثقافة التميز في الوزارة بكافة المستويات • انشاء صفحات الكترونية خاصة بالتميز على موقع الوزارة و المواقع الاخرى. • تم اعداد خطة الاستدامة لبرنامج التميز للوزارة واعتمادها • تشكيل فريق متخصص في هندسة العمليات يقوم باجراء التغذية الراجعة على الادلة باستمرار. • تطوير أدلة إجراءات لكافة الخدمات التي تقدمها الوزارة وتعميمها على المديريات والعمل بها.

ابرز قصص نجاح لمرحلة التحول بعد الانتهاء من تنفيذ خطط التحول المؤسسي للفرق الخمسة برزت عدة نجاحات جوهرية على مستوى الوزارة اهمها : • قيادة عليا داعمة للتغيير. • ظهور صف ثاني في الوزارة من خلال عملهم في الفريق الموسع على درجة عالية من الكفاءة والتفاني بالعمل بما يضمن تحقيق مأسسة الوزارة. • اعتماد فريق التميز كمرجع للفرق الجديدة واعتماد قادة الفرق بمثابة لجنة استشارية للتميز. • التواصل الفعال والعمل بروح الفريق.

ابرز نقاط القوة لبرنامج التميز : • وجود رؤية ورسالة وخطة إستراتيجية واضحة . • وجود هيكل تنظيمي معتمدة لدى الوزارة. • الكادر البشري لديه القدرة على التطوير والرغبة في تحويل الاداء المؤسسي باتجاه التميز. • الرغبة والجدية للوزارة لتبني ثقافة التميز ومدعومة من القياده العليا . • وجود أدلة إجراءات موحدة بالخدمات التي تقدمها الوزارة. • تعزيز العمل بروح الفريق الواحد .

ابرز نقاط الضعف لبرنامج التميز: • ضعف وسائل وقنوات وطرق نشر الرؤية والرسالة والإستراتيجية والأهداف الوطنية. • عدم وجود خطط لإدارة المخاطر . • تعارض في العديد من مواد اللائحة التنفيذية مع نصوص قانون الخدمة . • عدم فاعلية نظام تقييم أداء الموظفين المعمول به حالياً. • عدم وجود نظام حوافز فعال مرتبط بالأداء. • غياب الخطط التي تساهم في زيادة رضا الموظف والاحتفاظ به.

انجازات برنامج التميز: • تشكيل فريق متخصص في هندسة العمليات يقوم باجراء التغذية الراجعة على الادلة باستمرار. • تطوير أدلة إجراءات لكافة الخدمات التي تقدمها الوزارة وتعميمها على المديريات والعمل بها. • القدرة على اعداد خطط في المجالات ( ادارية قيادية ، معلوماتية ، مالية ، إجرائية ) • استكمال تأهيل العديد من مديريات النقل والمواصلات ورفدها بالموارد بالموارد المادية والبشرية والتكنولوجية بهدف ايجاد مناخ تنظيمي يحقق الرضا الوظيفي • تاسيس فريق استطلاع الراي في الوزارة . • نشر ثقافة التميز في الوزارة بكافة المستويات. • فريق مؤهل للعمل في المراحل القادمة.

ابرز الاولويات للمرحلة القادمة: • تنفيذ خطة الاستدامة. • استكمال اتمتة العمل بأنشطة الوزارة التالية: أ.الموارد البشرية (التدريب والتطوير + وشؤون الافراد) . ب. الخدمات والاجراءات في بعض إدارات الوزارة. ج. دليل اجراءات الخاص بالادارة العامة للشؤون الادارية والمالية. • استكمال العمل على الوصف الوظيفي . • إيجاد نظام تقييم أداء الموظفين خاص بالوزارة. • اعداد خطة الإحتياجات الوظيفية للدوائر المختلفة في الوزارة . • اعداد خطة الإحلال الوظيفي والتعاقب. • اعداد دليل اجراءات شؤون الافراد. • نشر ادلة الاجراءت من خلال لوحات تعريفية وبروشورات وكتيبات خاصة بالمواطن والموظف. • حوسبة و تعزيز دور الرقابة على انشطة الوزارة.

تقييم برنامج التميز اهتمت الوزارة بالتميز بتطبيق ثقافة التميز وذلك بدعم من القيادة العليا التي قامت بتشكيل فريق العمل الذي تلقى التدريب الخاص بذلك وتمكن من انهاء المرحلة الاولى بنجاح في الفترة من 2009-2011 .

موظفي الوزارة • معرفة جيدة بالبرنامج، اهدافه، وانشطته. • وضوح الانشطة وترابطها مع الحلول المقدمة. • تطبيق واضح حسب الخطة التنفيذية.

اعضاء فريق التميز الشفافية والتمثيل هناك اتفاق على ان التمثيل كان جيدا لكن الاراء تعددت واختلفت حول الشفافية للاسباب التالية: • عدم وجود معايير للاختيار في المرحلة الاولى حيث تم اختيار الفريق الاساسي بطرق اجتهادية لغياب المعايير في المرحلة الاولى وقد تم تفادي ذلك في المرحلة الثانية حيث تم الاعلان للالتحاق بالبرنامج . • المشاركة الضعيفة للموظفين العاديين (مقدموا الخدمة). • عدم نشر التقارير المالية والادارية والفنية للوزارة والجمهور حيث تم نشرها في المرحلة ما بعد التقييم الذاتي. • عدم وضوح الية للعمل للبرنامج في المرحلة الاولى.

متلقو الخدمة لقد تم عمل عدة استطلاعات للراي قبل البدء بالبرنامج وخلال تنفيذه ، و تم اعتماد نتائج استطلاعات الراي لقياس الاثر الذي تركه البرنامج على المواطن و كانت النتائج على النحو التالي:

رضا المواطن عن الخدمات المقدمة من الوزارة حيث تم عمل 4 استطلاعات للرأي وكانت النتائج على الشكل التالي: رضا المواطن عن الخدمات المقدمة من الوزارة حيث تم عمل 4 استطلاعات للرأي وكانت النتائج على الشكل التالي: • الاستطلاع الاول في ابريل 2009 وكانت نتيجة الرضا الكلي عن اداء الوزارة (55.19%) • الاستطلاع الثاني في jl,تموز 2010 نتيجة الرضا الكلي عن اداء الوزارة (%65) • الاستطلاع الثالث تشرين الثاني 2010 نتيجة الرضا الكلي عن اداء الوزارة (83% ) • والاستطلاع االرابع في اذار 2011 وكانت نتيجة الرضا الكلي عن اداء الوزارة (79 %) • الاستطلاع االخامس في حزيران 2011 وكانت نتيجة الرضا الكلي عن اداء الوزارة (75 %)

خطة الاستدامة وبناء على ما تقدم سوف يتم الانتقال الى مرحلة الاستدامة في العمل ويعنى بالاستدامة هي عملية مأسسة التميز بأنها:"كافة الأنظمة والعمليات الرسمية وغير الرسمية والتي تحافظ من خلالها الوزارة على اداء فريق التميز وإيلائه الصلاحيات الكافية و تهيأة الاجواء الملائمة لتطبيق مبادرات الاصلاح الهادفة الى التحسين المستمر في اداء الوزارة".

ومن اجل البدء في عملية مأسسة قوية وواضحة و مخطط لها بعناية، نورد فيما يلي عرض بعض الإجراءات والتي يمكن اتباعها من قبل الوزارة لترسيخ مأسسة التميز داخلها و ضمن اقسامها المختلفة: • اولا : عمل خطة متوسطة المدى (ثلاث سنوات ) يقوم باعدادها فريق التميز المدرب . • ثانيا : الية اختيار فريق مراكز التميز. • ثالثا : مهام وواجبات فريق مراكز التميز. • رابعا: أدوار ومسؤوليات الفريق.

معدي التقرير قام باعداد التقرير النهائي لبرنامج التميز الاخوة التالية اسماؤهم: لبنى نزال اسيل الخاروف خديجة الحاج مجدي غانم ليندا جادالله الصياغه والتدقيق : شادن زغلول عبير الشوا غادة الوحيدي

لجنة الورشة عمل وزارة النقل والمواصلات لبنى نزال خديجة الحاج رنا ابو قرع اسيل الخاروف مجدي غانم لبنى ابو زيد ليندا جاد الله رافت الظاهر م.شاهر عياش

مراكز التميز تقرير حول مأسسة العمل وزارة النقل والمواصلات 2011