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Rev. 1_2007. 2. Il contesto. Dipartimento Funzione PubblicaDIRETTIVA DEL MINISTRO PER LE RIFORME E LE INNOVAZIONI NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE PER UNA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE DI QUALITA'G.U. n 226/28 settembre 2007. Rev. 1_2007. 3. Il contesto. alcuni Obiettivi della Direttiva:richiamare l'
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2. Rev. 1_2007 2 Il contesto
3. Rev. 1_2007 3 Il contesto
4. Rev. 1_2007 4 Il contesto
5. Rev. 1_2007 5 Il Premio Qualitŕ PPAA
6. Rev. 1_2007 6
7. Rev. 1_2007 7 Le Amministrazioni ammesse al Premio predispongono e presentano il documento di partecipazione (application) che descrive la realtŕ aziendale con riferimento ai criteri del modello CAF.
8. Rev. 1_2007 8 Il processo di partecipazione al Premio
9. Rev. 1_2007 9
10. Rev. 1_2007 10 Puň essere utilizzata come riferimento per il lavoro quotidiano dei responsabili a tutti i livelli: in pratica costituisce il “Manuale di Gestione” dell’Amministrazione.
Puň essere utilizzata come strumento di comunicazione verso il personale dell’Amministrazione.
Puň servire come mezzo di informazione e formazione per il personale di nuovo inserimento e per il personale che cambia settore o attivitŕ.
Puň essere usata come veicolo di promozione e comunicazione nei confronti delle altre parti interessate.
Costituisce una vera e propria autovalutazione, consentendo di identificare le principali aree di debolezza e, di conseguenza, di definire e avviare le necessarie azioni di miglioramento .
11. Rev. 1_2007 11 Rilevare e analizzare, mediante la classificazione in “criteri” e “sottocriteri” previsti dal CAF, i dati qualitativi e quantitativi dell’organizzazione.
Individuare i punti di forza e le aree di miglioramento su cui intervenire.
Approfondire la conoscenza dell’organizzazione, dei fattori abilitanti che contribuiscono al suo funzionamento e delle loro ricadute sui risultati di performance relativi ai processi.
Avviare studi di benchmarking, in base al confronto delle performance e degli approcci adottati relativamente ai fattori organizzativi.
Programmare le azioni istituzionali basandosi su “evidenze”, “risultati” e la redazione di un “Piano di miglioramento”.
Diffondere i temi della “qualitŕ” come strumenti per il management di modelli organizzativi, per la gestione delle risorse umane e strumentali e per il miglioramento del clima interno e del servizio verso l’utenza.
12. Rev. 1_2007 12
13. Rev. 1_2007 13
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21. Rev. 1_2007 21 Descrivere cosa, come e perchč
E’ necessario che chi valuta o legge capisca non soltanto:
il cosa - quello che l’amministrazione sta facendo
ma anche e soprattutto
il come – le modalitŕ con cui l’approccio č stato sviluppato
il perchč - le motivazioni che hanno spinto l’Amministrazione a scegliere quell’approccio e non un altro .
Infatti il valutatore non giudica se l’approccio sia quello “giusto” in assoluto, ma č tenuto a valutare se e in quale misura l’approccio sia quello adeguato per l’Amministrazione, sia cioč coerente con politiche, strategie e con il contesto in cui si trova a operare.
22. Rev. 1_2007 22 Descrivere il livello di diffusione degli approcci
La descrizione dell’application deve far capire quanto gli approcci in atto siano effettivamente diffusi nell’Amministrazione.
L’approccio č attuato in aree significative e appropriate, attraverso un’adeguata articolazione nella struttura dell’organizzazione:
- orizzontalmente : in tutte le sedi, tutti i settori, tutte le funzioni, aree/gruppi di lavoro
- verticalmente : a tutti i livelli (dalla direzione fino al personale operativo)
- in tutti i processi e servizi: per i quali č applicabile
La diffusione č adeguatamente pianificata ed č attuata in modo strutturato e sostenibile nel tempo.
23. Rev. 1_2007 23 Ricordare la revisione degli approcci
Alla fine di ogni sottocriterio andrebbe spiegato se e come vengano rivisti gli approcci, per valutarne l’efficacia e, se necessario, avviare le opportune iniziative di miglioramento .
Misurazione - La fase di misurazione ha lo scopo di valutare l’efficacia degli approcci e di evidenziare i punti forti, le aree da migliorare e di definirne la scala delle prioritŕ.
Apprendimento - In quale misura l’Amministrazione fa ricorso ad attivitŕ e iniziative di apprendimento per individuare e condividere le “prassi migliori” e le opportunitŕ di miglioramento
Miglioramento - Quanto e come l’Amministrazione analizza e usa le misure e le informazioni derivanti da attivitŕ conoscitive e creative per identificare, pianificare e attuare i miglioramenti.
24. Rev. 1_2007 24 Raccontare la “storia” degli approcci
Non limitarsi a descrivere quello che si sta facendo al presente, ma presentare l’evoluzione dell’approccio nel tempo.
Questo evidenzia che l’approccio č consolidato nel tempo ed č il risultato di affinamenti e miglioramenti successivi.
Se l’Amministrazione ha previsto futuri sviluppi dell’attuale approccio, sarebbe opportuno descrivere: le motivazioni di questi cambiamenti, come vengono sviluppati e quali risultati ci si aspetta.
25. Rev. 1_2007 25 Commentare sempre i risultati
I risultati devono essere in ogni caso accompagnati da commenti e analisi, espressi in forma sintetica:
causa - effetto spiegare come i risultati siano la conseguenza degli approcci descritti nei fattori abilitanti
obiettivi descrivere i criteri con cui l’Amministrazione definisce gli obietti
risultati non positivi descrivere quello che l’Amministrazione ha fatto / sta facendo / ha intenzione di fare per risolvere i problemi che hanno portato a quei risultati
26. Rev. 1_2007 26 Rappresentazione dei risultati
I risultati possono essere presentati tramite grafici o tabelle:
grafico - di piů immediata lettura e comprensione
tabella - piů compatta e quindi preferibile nel caso in cui ci siano problemi di spazio
In ogni caso č meglio definire standard specifici e utilizzarli per tutti i risultati presentati
I grafici inoltre devono essere:
facilmente comprensibili di per sé
leggibili
semplici, evitando l’eccessivo affollamento di informazioni
di dimensione contenuta allo stretto indispensabile
27. Rev. 1_2007 27 Gli aspetti che influenzano la valutazione
I RISULTATI OTTENUTI
L’APPROCCIO ADOTTATO
LA DIFFUSIONE / UTILIZZAZIONE DEL METODO
L’ATTIVAZIONE O MENO DELLE VERIFICHE
IL LIVELLO DI RIESAME CRITICO DEL METODO
28. Rev. 1_2007 28 I FATTORI ABILITANTI 1.1. Orientare l’organizzazione, attraverso lo sviluppo di una mission, una vision e dei valori
1.2. Sviluppare e implementare un sistema di gestione dell’organizzazione, delle sue performance e del cambiamento
1.3. Motivare e supportare il personale dell’organizzazione e agire come modello di ruolo
1.4. Gestire i rapporti con i politici e gli altri portatori di interesse al fine di assicurare la condivisione di responsabilitŕ
29. Rev. 1_2007 29 I FATTORI ABILITANTI
30. Rev. 1_2007 30
31. Rev. 1_2007 31
32. Rev. 1_2007 32 Il sistema di valutazione avanzato per i “Fattori abilitanti”
33. Rev. 1_2007 33
34. Rev. 1_2007 34
35. Rev. 1_2007 35 La valutazione