Proyecto (PCP) Planificación Costos Personal Colombina S.A.

2. Proyecto (PCP) Planificación Costos Personal Colombina S.A.

3. Agenda • Introducción • Motivaciones • Alcance • Objetivos • Metodología • Beneficio • Innovación • Proceso (PCP – Planificación de costos de personal)

4. Introducción

6. Grupo Colombina S.A.

8. Motivaciones • Volumen de 9.000 empleados Aproximadamente. • Presupuesto de personal equivale al 30% de los gastos de la Organización y el 15% de los costos de producción. • Proceso Manual en hojas electrónicas con tiempos estimados de 3 a 4 meses • Procesos independientes para cada sede. • Poca flexibilidad al momento de solicitar ajustes o modelamiento de escenarios cuando se requería hacer variaciones en % de incrementos. • Necesidad de una herramienta robusta donde: • La información se pueda almacenar • Los procesos sean unificados y • Generar en el menor tiempo posible.

9. Alcance El proyecto tuvo un impacto sobre el 90% de los empleados de la Organización ubicados en las siguientes empresas:

10. Alcance • El proceso de presupuesto de personal (PCP) incluyó la posibilidad de realizar análisis con un alto nivel de detalle: • Empresa • Unidad • Posiciones • Centros de costos M.O.D. M.O.I.

11. Alcance • El presupuesto de gastos de personal (PCP) se genera con aproximadamente 50 agrupaciones de conceptos por empleado tales como: • Salarios • Incentivos • Comisiones • Bonificaciones • Bonos, Auxilios • Subsidio de transporte • Horas extras • Vacaciones • Primas (legal, extralegal, vacaciones, quinquenal) • Premios • Viáticos de alojamiento • Fondo de empleados • Seguro de vida • Nivelaciones de salarios Adicionalmente generar las Provisiones de: Cesantías, interés de cesantías, prima legal, prima extralegal, prima de vacaciones, dotación y aportes a seguridad social: salud, pensión, riesgo, CAJA, ICBF, SENA entre otros.

12. Alcance • La implementación abarca la ejecución de diferentes escenarios de la planificación de costos de personal por periodos: • Mensuales • Trimestres • Anuales • Transferencia a los módulos Financieros (FI) y de Costos (CO) del presupuesto de manera automática. • Dentro del proyecto se incluyó la seguridad de la información a través del control de acceso a las transacciones y objetos a los responsables de los procesos.

13. Objetivos • Centralizar y estandarizar los procesos adoptando las mejores prácticas para la elaboración del presupuesto laboral. • Automatizar el proceso en la elaboración del presupuesto laboral simulando diferentes escenarios. • Contar con información oportuna, confiable e integrada • Disminuir el tiempo de ejecución del presupuesto de forma que se puedan realizar más análisis. • Adquirir una herramienta que facilite las operaciones del día a día y la toma de decisiones al área de Gestión de Humana. • Realizar control al momento de la ejecución del presupuesto

14. Metodología • Se selecciono el módulo PCP- Planificación de costos de personal de SAP porque se encuentra integrado 100% con los módulos de: • OM- Gestión de la Organización, • PY-Nomina y • FI/CO – Finanzas y costos. • Esta integración toma como base la estructura organizativa para la validación del headcount, los valores reales de las liquidaciones de la nómina, Finanzas y costos para la contabilización automática del presupuesto de gastos de personal por centro de costo, cuenta y valor. • Se contó con el apoyo de la firma de consultoría EPI-USE y los miembros del equipo del Grupo Colombina S.A.

15. Metodología • En la implementación del proyecto se utilizo la metodología ASAP: • Equipo de trabajo • Plan de trabajo • Plataforma Tecnológica • Funcionalidad probada y certificada • Pruebas Integrales • Entrenamiento usuarios • Carga de datos • Plan de corte • Configuración del sistema • Diseño y desarrollo de funciones cliente. • Perfiles de autorización • Capacitación usuarios • Pruebas unitarias • Inicio de pruebas Integrales • Documentación de usuario y generación de manuales • Funcionalidad • Salida en vivo y soporte • Modelo del negocio • Alcance • Plan Configuración • Integración OM – PA – FI/CO • Plan de desarrollos de funcionalidades no contenidas en el standard • Plan Carga Datos • Gestión del Cambio

16. Equipo del proyecto

17. Plan de trabajo:Se tuvo como fecha de salida en vivo el mes de Septiembre del 2013 donde se ejecuta el presupuesto de la Compañía. • Tiempo de implementación: El proyecto tomo cinco (05) meses • Plataforma tecnológica: se contó con el ERP SAP ECC 6.0 Enhancementpackages6 • Gestión al cambio: de forma trasversal se llevó a cabo un proceso de Gestión del cambio dentro de la Compañía.

18. La población total impactada fue de 7.260 empleados para el 2013 actualmente para el 2014 se tienen 8.023, sin embargo los usuarios responsables del proceso en cada área son:

19. Beneficio • Flexibilidad en la herramienta para modelar diferentes escenarios y administración de los datos en tiempo real. • Presentar un presupuesto laboral proyectado para: • Los últimos meses del año en curso (estimado) • Mes por mes, • Año por año y por cada una de las variables organizacionales. • Analizar variaciones del costo laboral real por mes del año actual Vs el presupuesto del año siguiente (incrementos o disminuciones). • Se eliminaron los errores que se cometían al digitar el presupuesto de gastos de personal en la contabilidad.

20. Beneficio • Verificar el presupuesto Vs el costo laboral real por mes, por centro de costo, grupos de centros de costo y por cuentas contables. • Reducción del tiempo del proceso de ejecución presupuestal de un estimado de 3 mesesa 1 día. • Mayor precisión entre los valores presupuestados Vs los ejecutados, se cuenta con información en tiempo real. • Automatización del proceso, permitiendo un mayor análisis y datos reales. • Optimización del proceso de presupuesto del costo laboral de la MOD-MOI, para llevar a cabo un control efectivo y confiable de este rubro.

21. Beneficio • Evitar la pérdida del conocimiento por rotación de personal con la estandarización del proceso. • Permite generar presupuesto con relación al HEADCOUNT actual de la Compañía. • Información consolidada de manera centralizada para analizar en la toma de decisiones. • Generar información con mayor control y confiabilidad.

22. Innovación • Permitió sistematizar y centralizar la información del presupuesto del Gasto laboral (Mano de obra directa y Mano de obra indirecta) • Cada responsable en las sedes y plantas tiene una herramienta para analizar y planear mejor sus gastos de personal. • Pasó de ser un proceso manual a un proceso sistematizado, brindando mayor tiempo de análisis en cada rubro del presupuesto de Gastos de personal.

23. Proceso • Contabilizar: por MOD, MOI y empresa. • Comparar versiones en la contabilización • Ejecutar Planes: por empresa, MOD y MOI • Permite obtener cálculos automáticos: Factor prestacional, bono compensación variable, subsidio transporte, estimado • Empleado: IT0666, IT0008, IT0014, IT0015, resultados nomina, nivelaciones • Unidad organizativa: conceptos globales • Posición: Cargos nuevos con/sin referencia

24. Proceso

26. GRACIAS