İl Performans ve Kalİte Koordİnatörlüğü 26 – 28 Temmuz 2011 HKS Eğitim Semineri

2. İl Performans ve KalİteKoordİnatörlüğü 26 – 28 Temmuz 2011 HKS Eğitim Semineri

4. STOK YÖNETİMİ Dr. Metin BAKKALOĞLU

5. Stok Kavramı, Hastane Stokları Stok, “Hizmet sunumunda kullanmak ve tüketmek için elde tutulan ürünler” olarak tarif edilmektedir. Hastanelerde bulunan stokları genel olarak ikiye ayırabiliriz: Tıbbi Stoklar: İlaç, anestezik ajan, kit, kalibratör, kontrol serumları vs. b) Diğer Stoklar: Büro, Temizlik, Isıtma, Yiyecek vs.

6. Stok Yönetiminin Hastaneler Açısından Önemi • Hastane stokları çeşitli gerekçelerle iyi yönetilmek durumundadır. Bu gerekçeler aşağıdaki gibi sıralanabilir:

7. a) Hizmet sunumu için bir takım malzemelere stok olarak gereksinim duyulmaktadır. Hastaya sunulan hizmette kullanmak zorunda olduğumuz bir takım ilaç ve tıbbi sarf malzemeleri olmadan hizmet sunumunun gerçekleşemeyeceği aşikardır. Hizmet sunumu sırasında ihtiyaç duyulabilecek malzemenin kullanım alanlarında ve istenilen miktarda bulundurulması sağlanmalıdır.

8. b) Gerek hastaların gerekse çalışanların güvenliğini sağlamaya yönelik kullanılan bazı malzeme ve ilaçların tam zamanında, yeterli miktarda ve uygun nitelikte bulunması gerekmektedir. c) Gereğinden fazla miktarda stok bulundurmanın da gereğinden az miktarda stok bulundurmanın da kuruma fazladan maliyetleri söz konusudur. Bu yüzden yeteri kadar stok bulundurulması kurumların mali açıdan zarar görmesinin engellenmesi açısından önemlidir.

9. d) Kurumsal kaynakların, kurumun ihtiyaç duyacağı stokların temini için kullanılması ve elde bulunan stokların niteliğini kaybetmeden muhafaza edilmesi böylelikle kurumsal kaynakların verimli kullanımının sağlanması açısından önemlidir.

10. Hastanelerde Stok Temin Süreci • Stok temin süreci aşağıdaki aşamalardan oluşmaktadır: a) Bölümlerin ihtiyaç duydukları stok miktarlarını depoya bildirmesi, b) Deponun tüm ihtiyaçları dikkate alarak toplam ihtiyacı belirlemesi ve temin edilmesi için satın alma birimine bildirmesi, c) Satın alma biriminin stokları satın alarak depoya teslimini sağlaması, d) Temin edilen malzemelerin muhafazası ve ihtiyaç duyulan birimlere dağıtılması,

11. İyi bir stok yönetimi tüm bu süreçlerin etkin kontrolünü gerektirmektedir. Bilindiği üzere satın alma aşaması çok sayıda mevzuat doğrultusunda gerçekleşmektedir. Bu yüzden satın alma aşaması için HKS kapsamında herhangi bir düzenlemeye ihtiyaç duyulmamıştır. Ancak diğer süreçler için HKS kapsamında bir takım standartlar getirilmektedir.

12. Bu standartlardan biri elde bulunan stok miktarını optimal seviyede tutmayı amaçlamaktadır. • HKS, stok miktarının optimal seviyede bulundurulması için stok seviyelendirme metodunun kullanımını öngörmektedir. • Stok seviyelendirme metodu sayesinde bir uyarı mekanizması oluşturulması ve bu mekanizma ile optimal seviyede stok bulundurmanın sağlanması hedeflenmektedir.

13. Stok Seviyeleri HKS stokların 3 seviyede takibini zorunlu kılmıştır. Bu 3 stok seviyesi; maksimum, minimum ve kritik stok seviyesidir. Stok seviyelerinin birbiri ile ilişkisi aşağıdaki şekilde gösterilmiştir.

14. Bu stok seviyeleri ile bir uyarı mekanizmasının oluşturulması hedeflenmiştir. Eldeki stok miktarının “Optimum Stok Miktarı” aralığında olması kuruma “Stok miktarının iyi durumda olduğu” mesajını vermektedir. Zaman içerisinde malzemenin kullanılması ile o malzemeye ilişkin stok miktarı azalmakta ve kritik stok seviyesinin altına düşülebilmektedir. • Stok miktarının “Kritik Stok Seviyesinin” altına düşmesi kurumu “malzemenin rutin temin sürecini başlatması ve minimum stok seviyesinin altına düşülmemesi gerektiği konusunda uyarmaktadır. Stok miktarındaki düşüş devam eder ve “Minimum Stok Miktarının” altına düşülürse bu durum da kurum “hızlı temin etme yoluyla hemen malzemeyi temin etmesi gerektiği” sonucunuçıkarmalıdır.

15. Hızlı veya rutin temin yolları ile malzemenin temin edilmesi sonucu stok miktarı “Maksimum Stok Seviyesinin” üstüne çıkarsa bu durum da kuruma “malzemenin stok miktarının gereğinden fazla olduğu ve imkanlar dahilinde fazla miktarın elden çıkarılması gerektiği” mesajını vermelidir.

16. Maksimum Stok Seviyesi Tanımı: Rutin sipariş aralığı içerisinde kuruma yetecek düzeyde stok miktarıdır. Örnek Hesaplama: a) Rutin Sipariş Aralığı = 3 ay = 90 gün • Stokun Günlük Tüketim Miktarı = 10 birim (örneğin enjektör, pamuk….) Olduğunu varsayarsak; • Maksimum Stok Miktarı = Rutin Sipariş Aralığı • X Stokun Günlük Tüketim Miktarı • Maksimum Stok Miktarı = 90 X 10 • Maksimum Stok Miktarı = 900

17. Kritik Stok Seviyesi Tanımı: Rutin stok temin süresi içerisinde kuruma yetecek stok miktarıdır. Örnek Hesaplama: c) Rutin Stok Temin Süresi = 2 ay = 60 gün • Stokun Günlük Tüketim Miktarı = 10 birim Olduğunu varsayarsak; • Kritik Stok Seviyesi = Rutin Stok Temin Süresi X Stokun Günlük Tüketim Miktarı • Kritik Stok Seviyesi = 60 X 10 • Kritik Stok Seviyesi = 600

18. Minimum Stok Seviyesi Tanımı: Hızlı stok temin süresi içerisinde kuruma yetecek stok miktarıdır. Örnek Hesaplama: e) Hızlı Stok Temin Süresi = 1 hafta = 7 gün • Stokun Günlük Tüketim Miktarı = 10 birim Olduğunu varsayarsak; Minimum Stok Seviyesi = Hızlı Stok Temin Süresi X Stokun Günlük Tüketim Miktarı Minimum Stok Seviyesi = 7 X 10 Minimum Stok Seviyesi = 70

19. Örnek hesaplamalarda yer alan; rutin sipariş aralığı, rutin stok temin süresi, hızlı stok temin süresi ve stokun günlük tüketim miktarı kuruma özgüdür ve kurumun kendi dinamikleri doğrultusunda belirlenmelidir. • Stok seviyeleri her malzeme için ayrı ayrı belirlenmelidir.

20. Stok Seviyeleri ve Miat Kontrollerinin Hastane Bilgi Sistemi (HBS) üzerinden Takibi • HKS stok seviyelerinin ve miat takiplerinin HBS üzerinden yapılmasını şart koşmaktadır. Buradaki amaç insan kaynaklı ihmalleri ortadan kaldırarak stok yönetim sürecini otomatize etmektir. • Bu doğrultuda her malzemeye ilişkin maksimum, minimum ve kritik stok seviyelerinin kontrolü ile miat takiplerinde HBS kullanılmalıdır. • HBS, belirlenen stok seviyeleri ve miadı yaklaşan malzemeler için kullanıcıları uyaran nitelikte yapılandırılmalıdır.

22. Ayrıca HKS, belirlenen stok seviyelerine ulaşılması durumunda bu seviyelerin vermiş olduğu mesaj doğrultusunda atılması gereken adımların atılmış olmasını istemektedir. Örneğin; Kritik Stok Seviyesine erişen malzeme için rutin stok temin sürecinin başlatılmış olması gibi.

23. Stokların Uygun Koşullarda Muhafaza Edilmesi • Stok yönetim sürecinin önemli aşamalarında biri de temin edilen stokların uygun koşullarda muhafaza edilmesinin sağlanmasıdır.

24. Bu amaç doğrultusunda HKS‟de; a) Depo yerleşim planlarının oluşturulması, b) Hemzemin yerleştirme yapılmaması, c) Depo ve buzdolapları için sıcaklık ve nem takiplerinin yapılması, d) istiflemede malzemelerin tavandan en az 40 cm aşağıda yapılması

25. e) Stokların, kolileri üzerinde yer alan ikazlara uygun muhafaza edilmesi

26. f) Malzemenin cinsine göre uygun yerleştirme yapılması, g) Depoya özgü olası riskler belirlenmesi ve bu risklere ilişkin önlemlerin alınması istenmektedir.

27. İNDİKATÖR YÖNETİMİ Dr. Metin BAKKALOĞLU

28. Ölçme, bireylerin, nesnelerin ya da sistemlerin belirli özelliklere sahip olup olmadığının, sahipse sahip oluş derecesinin belirlenerek sonuçların sembollerle ve özellikle sayı sembolleriyle ifade edilmesidir. • Değerlendirme ise, ölçme sonuçlarını bir ölçütle kıyaslayarak ölçülen nitelik hakkında bir karara varma sürecidir. • Yani, ölçme, birtanımlama işlemidir. • Değerlendirmeise, bir yargılama işlemidir ve ölçme sonucunun bir ölçütle karşılaştırılmasına dayanır.

29. Sağlık hizmeti farklı yapılanmalarla ve farklı sistemler içinde sunulabilir. Ancak tüm sağlık hizmeti yapılanmalarında ortak amaç "... doğru işlemleri,doğru kişilere, doğru zamanda uygulamak ve ilk defasında doğru yapmak."tır. Bu da kaliteyi sürekli iyileştirmek ve geliştirmekle mümkün olacaktır. • Bu amaç doğrultusunda hareket edebilmek ve kaliteli hizmet sunumunu sağlayabilmek için ilk önce sisteminnitelik (Bir şeyin iyi veya kötü oluşu) ve nicelik (Bir şeyin sayılabilen, ölçülebilen veya azalıp çoğalabilen durumu) olarak bu hedefin neresinde olduğunu görmek gerekmektedir.

30. Kalite yönetiminde kararlar kanıta (veriye) dayalı olmak durumundadır. Yani; hizmetin kalitesini, verimliliğini, etkinliğini, sonuçlarını izlemek, hesap verebilirlik, ileriye dönük politikalar oluşturmak, planlama ve karşılaştırma yapabilmek, ölçmek ve ölçüm sonuçlarını değerlendirmekle mümkün olacaktır. Görülüyor ki; kalite ve ölçüm kültürü birbirinden ayrılmaz iki unsurdur

31. Ölçüm kültürü ciddi bir öğrenme süreci gerektirmektedir. Kurum çalışanları; veri toplama ile ilgili uygulamaları, sonuçları nasıl yorumlayacaklarını ve iyileştirme faaliyetlerini nasıl planlayacaklarını süreç içinde öğreneceklerdir.

32. İlk aşama; “Kalite Geliştirmenin 5N”si diye özetleyebileceğimiz aşağıdaki soruları sormakla başlamaktadır: • Neredeyim? • Neden buradayım? • Nerede olmak istiyorum? • Orada olmak için ne yapmam gerekiyor? • Bu ana kadar neleri başardım?

33. Ölçtüğümüz şeyi yönetebiliriz, o halde iyi yönetmek istediğimiz şeyi ölçmeliyiz. • Hizmet Kalite Standartlarında izlenmesi istenen başlıkların belirlenmesinde aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulmuştur. • Sorunun Önemi • Görülme sıklığı • Ülke öncelikleri • Ölçülebilirlik • Etkin müdahalelerin mümkün olma durumu

34. İndikatörler ve İndikatörlerin Çıkış Noktaları • Belirlenen başlıklar ya da indikatörlerin her biri farklı bir çıkış noktasından hareketle belirlenmiştir. • Kurumlar; burada yer verilmeyen diğer indikatörler için, kendi yapılanmaları ve ihtiyaçlarını da göz önünde bulundurmak suretiyle indikatör kart ve formlarını oluşturmalı ve uygulamalarını bu yönde yürütmelidirler.

36. İndikatör Takibi • İndikatörlerin izlenmesi ve yönetiminde yapılacak çalışmalar aşağıdaki şeklide özetlenebilir: 1- İndikatör kartının hazırlanması 2- Veri toplama kaynaklarının belirlenmesi 3- Veri toplama 4- Verilerin analizi 5- İndikatör sonuçlarının değerlendirilmesi 6- İyileştirme çalışmalarının yapılması

37. Bir anlamda indikatörün kimliği şeklinde de ifade edebileceğimiz indikatör kartı için örnek bir uygulama görülüyor. 1- İndikatör Kartı Burada kırmızı ile boyalı alanlar indikatör kartında mutlaka bulunması gereken alanlardır. Diğer alanlar asgari olarak kurumların özelliği ve uygulamalarına göre oluşturacağı alanlardır. Alt indikatörlerin kullanımı ve yeni alt indikatör belirlenmesi tamamen kurumların inisiyatifine bırakılmıştır.

38. İndikatör kartında; • neyi ölçeceğimiz, • hangi yöntemlerle, • nasıl ve ne zaman ölçeceğimiz, • ne zaman değerlendireceğimiz, • dikkat edilecek hususlara ilişkin bilgiler mevcut olmalıdır.

39. 2- Veri Toplama Kaynaklarının Belirlenmesi • Veri toplama kaynaklarının belirlenmesi; verinin şekli, kurum koşulları, gönüllü ya da zorunlu veri toplama durumu, bildirime dayalı olması gibi pek çok faktörden etkilenmektedir. • Sıklıkla kullanılan veri kaynakları: • Elektronik kayıtlar • Prospektif veriler • Retrospektif veriler • Randomize- kontrollü çalışmalar • Bildirimler

40. 3- Veri Toplama Kaliteli verinin sağlanabilmesi için; • Doğru örneklem • Doğru periyot • Doğru kayıt • İndikatörü yorumlayabilmek için yeterli ek bilgiye sahip veriye ihtiyaç vardır.

41. Veri kalitesini etkileyen faktörler şöyle özetlenebilir: • Elektronik bilgi sisteminin uyumu • İlgili personelin uyumu • Verinin formülü • Verinin sistematik olarak alınmasına yönelik tedbirlerin mevcudiyeti • Mali ya da idari kaygıların kodlamaya etkisi • Bilgi eksikliği • Bölümler arası standardizasyonun sağlanamaması • Analiz sonuçlarını değerlendirmek için gerekli ek verinin sağlanamaması Burada kritik öneme sahip olan, veri toplayıcıların konunun önemine hakim olması, bu konuda gerekli eğitimleri almış olmaları ve gerekli hassasiyeti göstermeleridir.

42. 4- Verilerin analizi • Bu konuda; hastane yönetimince belirlenen ve indikatör kartında da veri sorumlusu olarak adı geçen kişi veya birimler görevlendirilir. • Veri sorumlusu, indikatörün ve verinin şekline göre ilgili bölüm, kalite yönetim birimi veya ilgili komite olabilir. • Veri kalitesi iyi ise, ortaya konulan formül ve hesaplama metodolojisi de doğru ise veri analizi kolaylıkla yapılabilecektir. Bu nedenle veri kaynağı, hesaplama yöntemi ve formülü belirlerken dikkatli olunmalı, elde edilecek ek bilgiler ve nasıl elde edileceği net olarak ortaya konulmalıdır. • Elde edilen sonuçlar, uygulamadaki güçlükler ve tespit edilen uygunsuzluklara göre bu parametrelere ilişkin formülasyon süreç içinde değiştirilebilir.

43. 5-Analiz sonuçlarının değerlendirilmesi • İndikatör sonuçlarının değerlendirilmesi; üst yönetim, ilgili bölüm sorumluları, kalite yönetim birimi, ilgili komite sorumlularının da katılımı ile gerçekleştirilmelidir. Sonuçlar; Kalite Geliştirmenin 5 N’sine benzer şekilde aşağıdaki sorular üzerinden değerlendirilmelidir. • Hedefin neresindeyiz? • Neden buradayız? • Nerede olmak istiyoruz? • Hedefin gerisinde isek ulaşmak için ne yapmalıyız? • Sürdürülebilirliği nasıl sağlamalıyız?

44. Bu noktada hedef değer belirlemek önemli hale gelmektedir. İndikatör verilerine ilişkin ilk sonuçlar elde edilmeden hedef değerin belirlenmesi mümkün olamayabilecektir. Kurumun mevcut durumu ortaya konduktan sonra hedef değer belirlenmeli ve analiz sonuçları bu değer doğrultusunda yorumlanmalıdır. (01.08.2011 ) • Analiz sonuçları beklentilerin dışında olursa, özellikle bölüm sorumluları ve ilgili çalışanlar tarafından tepkiyle karşılanabilir. • Bu tepkiler çalışanları rencide etmeden, bireylerin değil sistemin sorgulanması gerektiği vurgulanarak sabırla karşılanmalıdır. Bu tavır çalışanların bu yöndeki reaksiyonlarının zaman içinde yön değiştirmesini sağlayacaktır.

45. Çalışanların tepkileri zamanla değişebilecektir. 1. Reddetme (neden, bu saçmalık? benim bölümüm en iyi performansa sahip…) 2. Öfke (yanlış indikatörler, kötü veri, yanlış sonuçlar!...) 3. Pazarlık Etme (benim hastalarım farklı, daha zor hastaları kabul ediyorum……..) 4. Depresyon (bizim yeterli kaynağımız yok ...) 5. Kabullenme = Hadi kaliteyi geliştirmek için bir şeyler yapalım.

46. İndikatör Takibi ile ilgili Örnek Uygulama “Kesici Delici Alet Yaralanmaları ” indikatörü üzerinden örnek indikatör kartı ve veri formlarına yer verilecektir. • Kesici delici alet yaralanması verileri, bildirimler üzerinden alınacağından gerekli verilerin elde edilebileceği bildirimformu’nun hazırlanması ve daha sonra çalışanlara bu bildirimle ilgili eğitimlerin verilmesi gerekmektedir.