ACIEM Asociación Colombiana de Ingenieros Capítulo del Atlático

1. ACIEM Asociación Colombiana de Ingenieros Capítulo del Atlático Diplomado en Gerencia del Mantenimiento Evaluación de Costos Ing. Ricardo Isaza Mariño Barranquilla, 11 y 12 de junio de 2004

2. CONTENIDO

3. Objetivo del seminario • Capacitar al participante en los principios y herramientas básicas de los costos de mantenimiento, de tal forma, que les permita identificar, calcular, evaluar y controlar los costos de un sistema de mantenimiento. • Para cumplir con el objetivo el seminario está dividido • en los siguientes temas principales: • Factores que influyen en los costos • Métodos de obtención de costos • Estimación y control del presupuesto • Costos en el ciclo de vida (inversión y rentabilidad) • Taller de aplicación

5. Conceptos básicos Elementos de un sistema empresarial Los sistemas pueden ser abierto o cerrados Un sistema es cerrado cuando no interactúa con su medio. Es decir, autónomamente no puede intercambiar energía o información con el medio ambiente que le rodea. Un sistema abierto se define como aquel que interactúa con su medio. Importando energía, transformando de alguna manera esa energía y finalmente exportando al medio la energía convertida. Un sistema abierto tiene: corrientes de entrada, su proceso de conversión, su corriente de salida y como elemento de control, la comunicación de retroalimentación. La organización empresarial es un sistema abierto: importa elementos del medio (personas, equipos, capital, energía, información, etc.) y los somete a un proceso de transformación para convertirlos en bienes o servicios, que exporta al medio. La empresa interactúa con otros sistemas que se encuentran en lo que denominamos su medio o entorno.

6. MEDIO AMBIENTE Corrientes de Entrada Corrientes de Salida Sistema Materiales Máquinas Personas Dinero Información Bienes o Servicios Proceso de Conversión Corrientes de Salida Negativas Comunicación de Retroalimentación Elementos de un Sistema Empresarial

7. Las funciones del sistema empresarial Un sistema abierto debe cumplir con ciertas funciones para poder sobrevivir y desarrollarse. La existencia de estas funciones determina la viabilidad del sistema. Los siguientes cinco subsistemas o funciones hacen viable la existencia del sistema: El subsistema de producción se encarga de llevar a cabo el proceso de transformación de las corrientes de entrada en corrientes de salida. Este subsistema se encuentra en permanente interacción con su medio ambiente. El subsistema de apoyo es el encargado de las importaciones de las corrientes de entrada y de las exportaciones de las corrientes de salida y del reconocimiento del sistema por parte del medio. El subsistema de mantenimiento se encarga de la coordinación de los recursos humanos y del mantenimiento de los recursos físicos de la organización. El subsistema de adaptación introduce el cambio dentro del sistema. Se encarga de estudiar las variables internas también y externas para adaptar la organización a los cambios del entorno. El subsistema de dirección coordina las actividades de los otros subsistemas, resuelve los conflictos, coordina los requerimientos y asigna los recursos.

8. Las Funciones del Sistema Empresarial Sistema Empresarial Subsistema de Producción Subsistema de Apoyo Corrientes de Salida Corrientes de Entrada Subsistema de Dirección Subsistemade Mantenimiento Subsistema de Adaptación Comunicación de retroalimentación

9. Las Funciones del Sistema Empresarial

10. FACTORES QUE INFLUYEN SOBRE LOS COSTOS DEL MANTENIMIENTO. Muchos factores desde el punto de vista técnico, organizativo y de estructuras departamentales hacen que la gestión de mantenimiento no sea la más adecuada y por lo tanto influyendo negativamente sobre los costos de la empresa y el proceso del mantenimiento, siendo los más importantes los siguientes: La escasa relación que existe entre Producción y Mantenimiento, lo que dificulta que se reduzcan los costos y se mejore La calidad. En muchos casos Producción no está sensibilizada en lo que cuesta y le ayuda el mantenimiento, y no existe buena coordinación entre ambos departamentos. Mantenimiento no conoce todas las necesidades de Producción, y este último no conoce lo que Mantenimiento tiene previsto hacer, ni cuando. Algunas Empresas han tratado de mejorar su sistema de gestión transfiriendo funciones de un departamento a otro.

11. La carencia de información histórico-técnica de las instalaciones, máquinas y equipos no permite realizar un análisis sistemático de los problemas. En muchas Empresas la información que se recoge se ha convertido más en un problema que en una ayuda, por lo laborioso y complicado que resulta. Algunas Empresas recogen la información pero no realizan análisis alguno con los resultados que obtienen No está establecido el sistema de indicadores que evalúan la actividad de mantenimiento, ni se realiza un análisis sistemático de los mismos. Por lo tanto no hay evidencias que permitan el mejoramiento y la reducción de los costos. El mantenimiento preventivo, sí está estructurado técnicamente, suele ser insuficiente o difícil de llevar a cabo por falta de tiempo o de personal. Esto puede aumentar los costos y acelerar la depreciación La valoración del mantenimiento es subjetiva, por falta de información.

12. En Empresas donde servicio de almacenes no depende de Mantenimiento, aparecen numerosas deficiencias que afectan el trabajo (no se conocen bien los repuestos ni cuantos hay, no se gestionan mínimos y la información se presenta atrasada). 7.No existe flexibilidad para aprovechar los tiempos muertos y holguras. En algunos casos los costos en materiales son bajos debido a la fabricación interna de repuestos de baja calidad. Se desconoce el gasto por tipo de mantenimiento (correctivo, preventivo o predictivo), lo que dificulta el establecimiento de políticas adecuadas. La mayor parte de las intervenciones se hacen por mantenimiento correctivo (en muchos casos por encima del 70 % del volumen total de trabajo), lo que provoca un impacto negativo en la disponibilidad, fiabilidad y seguridad en el funcionamiento de las máquinas y equipos.

13. En algunos renglones existen grandes cantidades de piezas de repuesto (sobrestock), mientras que en otros no existen piezas. Existe un nivel inadecuado de calificación y actualización del personal de mantenimiento. 13. Muchas Empresas desconocen las técnicas y herramientas más avanzadas para mejorar la gestión del mantenimiento. Estos aspectos ilustran, por una parte cuán ineficiente puede ser una gestión de mantenimiento no acorde con las exigencias modernas, y por otra parte, la brecha que existe aún entre la teoría y la realidad existente en muchas Empresas hoy día. El éxito de la gestión de mantenimiento no puede centrarse solo en el hecho de conocer la teoría o aplicar soluciones parciales. Lo importante es implantar soluciones efectivas que integren a todos los factores que afectan la problemática de Mantenimiento.

14. Costos de Mantenimiento Costo por Fallas De un Equipo Mantenimiento Sistemático • Costos Directos Propios de la Reparación • Costos de transporte. • Costos por Equipos de Reposición= Costo de los equipos de reposición $./año / cantidad de equipos que se utilizan/año. • Costos por incumplimiento en la entrega: multas, pérdidas de ventas o clientes • Costos en la producción: paros, baja eficiencia, desperdicios de material, mala calidad (reparaciones y reprocesos). • Costos por subcontratación a terceros, tanto de producción como de mantenimiento. • Inversión en recursos. instalaciones y deudas. • Costos por lesiones o daños ambientales. • Inspección • Conservación • Reparación • Costos Directos por: • Salarios • Recursos Físicos • Lubricantes • Materiales Auxiliares • Repuestos • Subcontratación • Costos Indirectos (pérdidas de producción)

15. COSTOS DEL MANTENIMIENTO CORRECTIVO • La aplicación de cualquier método de reparación debe estar justificado tanto técnica como económicamente con el objetivo de garantizar los mínimos costos en esta actividad sin afectar la calidad del trabajo que se realiza, repercutiendo esto en el mantenimiento del nivel adecuado de fiabilidad del artículo, vida útil y seguridad de funcionamiento. • El método que a continuación se expone se basa en evaluar, en primer lugar, cada una de las posibles variantes para ejecutar la reparación desde el punto de vista económico, seleccionando aquella variante en la que el costo total de la reparación sea menor. De tal forma, el costo total de la reparación puede calcularse por medio de la siguiente expresión: Costos de mantenimiento K= Kr+Kt+Kc+Ke+Ka+Kj

16. COSTOS DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO K= Kr+Kt+Kc+Ke+Ka+Kj K: Costo total de la reparación del artículo (máquina, equipo, instalación, agregado) Kr: Costo propio de la reparación del artículo. Incluye salarios, materiales usados, energéticos y costos indirectos. Kt: Costo propio de la transportación para la reparación del artículo Kc: Costo debido al fondo circulante para la reparación del artículo. Ke: Pérdidas por estadía debido a la reparación del artículo. Producción, hora máquina, calidad, desperdicios, etc Ka: Costo de almacenamiento por la reparación del artículo Ki: Amortización de las inversiones debido a la construcción de instalaciones y adquisición del equipamiento necesario para ejecutar la reparación del artículo.

17. El costo debido al fondo circulante puede determinarse como: • Kc = Kafc / Nma (pesos / artículo) • Kafc: Costo anual del fondo circulante (pesos/año). • Nma: Cantidad de artículos a reparar en el año (artículos/año). • El costo anual del fondo circulante se determina como: • Kafc = Ncv . Qm / Tsr • Ncv: Cantidad de artículos del fondo circulante. • Qm: Precio de un artículo (pesos). • Tsr: Tiempo de servicio para reponer el fondo circulante (años). • La cantidad de artículos a reparar en el año se determina como: • Nma = Au . La / lr • Au : Artículos en existencia en la unidad. • la : Recurso anual del artículo (unidad de labor/año). • lr : Recurso medio hasta la reparación (unidad de labor).

18. CALCULO DIFERENCIADO DE COSTOS PROPIOS POR ADJUDICACION El cálculo de costos propios por adjudicación separa los costos directos y los costos indirectos. Los costos directos se adjudican directamente a los productos a las ordenes de trabajo mientras que los costos indirectos se reparten según tasas previamente fijadas. El reparto puede efectuarse sobre la base de una sola variable. En este caso se da por supuesto que todos los costos indirectos dependen de esta única variable. En tal caso se habla de cálculo sumario de costos propios por adjudicación. En la página siguiente se presenta un esquema de cálculo diferenciado de costos propios por adjudicación

19. Cálculo de costos por adjudicación a un producto, proceso, método de fabricación, hora máquina, etc Te = tiempo de equipamiento / tp = tiempo de fabricación/pieza/ u = factor de utilización

20. CALCULO DIFERENCIADO DE COSTOS PROPIOS POR ADJUDICACION (Por unidad)

21. EJERCICIO - CALCULO DIFERENCIADO DE COSTOS PROPIOS POR ADJUDICACION (Por unidad)

22. CÁLCULO DE COSTOS PROPIOS POR ADJUDICACIÓN CON TASAS MÁQUINA - HORA • El cálculo de costos por adjudicación con tasas máquina hora permite efectuar una distribución más exacta de los costos indirectos de fabricación, para lo cual se dividen en los costos por maquinaria y en los demás costos indirectos de fabricación. • Los costos de la hora máquina se componen de las siguientes clase de costos. • Depreciación calculatoria • Intereses calculatorios • Costos del local • Costos de energía • Costos de mantenimiento

27. Ciclo de vida de un equipo y sus costos ($) Indice de fallas Período inicial Período normal de operación Período de desgaste Vida útil promedio tiempo Fallas de arranque Fallas casuales Fallas de desgaste Cuando el equipo es nuevo se presenta en el periodo inicial un alto índice de fallas llamadas fallas de arranque, por errores de diseño, fabricación, operación, etc. Los costos en este periodo son altos Las fallas casuales se presentan durante este período, su causa son errores de operación. Los costos disminuyen Cuando el equipo se acerca al final de su vida, el índice de fallas llamadas de desgaste se incrementan por lo tanto los costos también se incrementan

28. ESTIMACION Y CONTROL DEL PRESUPUESTO DE MANTENIMIENTO La siguiente tabla de clasificación de los costos, nos ayuda en la estimación y control del presupuesto de mantenimiento

29. ESTIMACION Y CONTROL DEL PRESUPUESTO DE MANTENIMIENTO (Cont.)

30. ESTIMACION Y CONTROL DEL PRESUPUESTO DE MANTENIMIENTO (Cont.)

31. METODOS DE ESTIMACION DEL PRESUPUESTO DE MANTENIMIENTO Generalmente se utilizan diferentes métodos para estimar los presupuestos de mantenimiento: Estimación basada en gastos reales. Puesto que los costes de mantenimiento, contrariamente a los costes de materiales, no aumentan o disminuyen en proporción a los niveles operativos, pueden estimarse basándose en los gastos reales del año anterior. En este método, se toma en consideración de los cambios en las tasas operativas y otras condiciones y el presupuesto se estima ajustando las cifras del año anterior ligeramente hacia arriba o hacia abajo. Método de tasa de coste de reparaciones. En este método, el coste del equipo se multiplica por un porcentaje de coste de mantenimiento, calculado de acuerdo con gastos anteriores. Por ejemplo, si los costes de mantenimiento alcanzaban al 6% del coste de adquisición del equipo, el presupuesto para un equipo de un coste de $50.000 sería $50.000 x 0,06 = $3.000.

32. METODOS DE ESTIMACION DEL PRESUPUESTO DE MANTENIMIENTO (Cont.) Método del coste unitario. En este método , se preparan cuadros que correlacionan las cantidades de producción, tiempos operativos, consumo de energía u otras variables, con datos sobre los costes reales de reparaciones. A continuación, estos cuadros se utilizan para calcular el presupuesto de mantenimiento. En la formula: y = ax + b, y equivale a la cantidad del presupuesto, x es la cantidad de la producción, tiempo operativo, consumo de electricidad u otra variable, a es el coste de mantenimiento por unidad de la variable, y bes el coste fijo. Método de base cero. Este es un método detallado de agregación de costes de material, personal y otros conceptos del mantenimiento se estima revisando cada elemento del equipo del plan de mantenimiento anual (el calendario de mantenimiento) y calculando la cantidad del material y personal necesarios. Métodos combinados. Los cuatros métodos descritos pueden combinarse según conveniencia.

33. CONTROL DE PRESUPUESTO DE MANTENIMIENTO Control de presupuesto de mantenimiento significa controlar las actividades de mantenimiento de forma que de logren los objetivos del presupuesto del año (o periodo) fiscal. Para lograr unas actividades eficaces de control, considerar los siguientes puntos: Procurar que todo el mundo sea conciente de la necesidad de un control del presupuesto. Explicar el presupuesto y planes de mantenimiento del período a todo el personal de mantenimiento y demás personas implicadas. Asegurar que todo el mundo entienda y acepte las tendencias industriales existentes, la posición industrial de la compañía, los requerimientos de sus clientes, y otra información del entorno subyacente. El trabajo en equipo es un factor muy importante para el control del presupuesto. Supervisar de cerca los gastos de mantenimiento. Revisar con intervalos regulares las metas propuestas en el presupuesto. Establecer los formatos de control de los gastos e informes formales de mantenimiento Ocuparse efectivamente de los problemas. Los responsables del control debe hacer seguimiento estricto del plan presupuestal, para identificar cualquier problema y tomar las acciones correctivas y preventivas.

34. REDUCION DE LOS COSTOS DE MANTENIMIENTO Cada empresa dispone de margen para reducir sus costos de mantenimiento. La prioridades son diferentes según tipo de industria y tipo de equipo, pero se pueden observar varios puntos generales Revisar los intervalos de mantenimiento periódicos No hay dos componentes o piezas en una máquina que se deterioren igualmente durante su ciclo de vida, por lo tanto los intervalos de mantenimiento periódicos y revisiones generales deberán determinarse por las piezas que tengan la vida útil más corta. Ver en págs. 37 y 38 los criterios para establecer intervalos para el mantenimiento Selección del TIPO de mantenimiento a aplicar en las máquinas según su categoría. Para minimizar los costos, se pueden clasificar las máquinas y se categorización, con lo cual se logra establecer el tipo de mantenimiento a seguir. Ver en las páginas 39 a 42 la clasificación de las máquina y el tipo de mantenimiento a aplicar según su categoría: A, B o C.

35. Revisar las piezas e repuesto Una revisión al almacén de repuestos nos revelará que la mayoría de los inventarios son más altos de lo necesario y en muchos de los casos ya estos repuestos se encuentran deteriorados. Es importante reducir el número de elementos de stock permanente, deberán estar solo los planificados para compra, de acuerdo a un análisis de necesidades críticas y de prioridades. Utilizar efectivamente los equipos parados Los viejos hábitos de desechar cosas, fomentan el descarte de los equipos viejos. En vez de esto debe analizarse si es posible recuperarlos y utilizarlos de nuevo antes de descartarlos. Reducir la utilización de energía y recursos Generalmente se hace despilfarro de la energía y recursos, como pérdidas de aceite, aire comprimido, vapor, luz y agua. También es fácil encontrar materia prima y piezas esparcidas. Eliminando las pérdidas en los equipos Perdidas por energía, puesta en marcha, preparaciones y ajustes, tiempos muertos, averías, velocidad, rendimiento, defectos en los productos.

36. Métodos para determinar la periodicidad del mantenimiento preventivo 1. De productividad máxima 2. Nivel de probabilidad de trabajo sin fallas Parámetro Valor nominal R(t) R(t)mín B A t tm tm tm t’ Se fundamenta en que la variación del estado técnico de la parte o equipo, ejerce una influencia sobre el rendimiento del mismo. Para restablecer esta productividad es necesario periódicamente realizar trabajos de mantenimiento. Llamado también probabilidad de trabajo mínima admisible de trabajo sin fallos R(t) mín. En el transporte automotor: Buen valor: 0,95 - 1 Aceptable: 085-0,95 Malo: menor de ,085

37. Métodos para determinar la periodicidad del mantenimiento preventivo 3. Método técnico - económico 4. Variación del parámetro de estado técnico Estado técnico (Km, hr) COSTOS Suma de costos Costos correctivo Costos preventivo tm t tm t L a periodicidad del mantenimiento es la suma de los costos para ejecutar el mantenimiento preventivo y el correctivo ($ / unidad de labor) La periodicidad se determina de acuerdo con la variación y el valor máximo admisible del parámetro del estado técnico del artículo o de sus elementos.

38. SELECCIÓN DEL TIPO DE MANTENIMIENTO A APLICAR EN LAS MÁQUINAS SEGÚN SU CATEGORÍA

39. Selección Del Tipo De Mantenimiento a Aplicar En Las Máquinas Según Su Categoría

40. Selección Del Tipo De Mantenimiento a Aplicar En Las Máquinas Según Su Categoría

41. POLÍTICA DE MANTENIMIENTO A SEGUIR EN CADA CATEGORÍA

42. Porcentaje de Mantenimiento Correctivo y Preventivo Vs. Costos Aquí se puede ver que un esfuerzo tal que garantice un 100% de mantenimiento preventivo es imposible, al obtener los costos de producción, nótese que no coinciden los puntos mínimos de costos, es decir en el punto C2 son necesarios costos más altos de mantenimiento para obtener mínimos costos de producción. Costo $ Costos de Producción Costos de Mantenimiento C1 C2 0% Mantenimiento Correctivo 100% 100% Mantenimiento Preventivo 0% Mantenimiento

43. NIVEL ECONOMICAMENTE OPTIMO DE MANTENIMIENTO Expresado de otra forma, es precisar qué cantidad de mantenimiento debió hacerse durante el ciclo de vida de un equipo en labores productivas, para evitar un deterioro y desgaste indebido; así como el tiempo de paro y el desperdicio, incluyendo las reparaciones generales periódicas, mantenimiento preventivo y sistemático, con el fin de que el resultado refleje con exactitud la depreciación normal. En el gráfico de la página siguiente podemos ver que la cantidad de mantenimiento ideal es el punto en que los costos directos e indirectos de mantenimiento son mínimos. Si los costos combinados se encuentran a la izquierda del punto mínimo de la curva se tiene un mantenimiento insuficiente. De otro lado si los costos se hallan a la derecha del punto mínimo, es porque hay exceso de mantenimiento. La posición del punto mínimo de la curva dependerá de la forma de las otras dos curvas; pero generalmente se encuentra en el punto en el que el costo de mantenimiento es igual a los costos de tiempo de paro, desperdicios, reprocesos, desgaste excesivo, es decir costos directos igual a los indirectos.

44. Costo de Mantenimiento • Costos por: • Tiempo de parada • Desperdicio • Reproceso • Desgaste excesivo Costo Total Costo $ Poco Mantenimiento Mucho Mantenimiento Cantidad de Mantenimiento NIVEL ECONOMICAMENTE OPTIMO DE MANTENIMIENTO Cantidad de Mantenimiento Vs. Costos

45. ACTIVIDADES DE REDUCCION DE COSTOS EN LA EMPRESA Reducir los costos no es una tarea fácil a pesar de los esfuerzos diarios. Para lograrlo es necesario que todo el personal directo e indirecto participe en las actividades en conjunto de la empresa. Estas actividades pueden ser: Formar un equipo de proyectos. Entre el personal de mantenimiento, ingeniería y producción, contabilidad, compras y calidad. Identificar los costos corrientes del mantenimiento. Hacerle seguimiento a los costos. Revisarlos los del período anterior, en mantenimiento no varían tanto como en la producción. Fijar metas. Fijar metas de mejoramiento después de examinar los costos de mantenimiento para toda la empresa, tanto por causas internas como externas. Elaborar planes de mejoramiento. Después e fijar metas de mejoramiento elaborar los planes con las estrategias para lograrlas. Seleccionar equipos prioritarios. (seleccionar con análisis de Pareto). Seleccionar elementos de costo prioritarios. (análisis mediante Pareto). Realizar medidas apropiadas de mejora para cada elemento. Medir resultados y tomar las medidas necesarias.