2002. 6

1. ERP 시스템 안정화를 이룩한한국화장품의IT 아웃소싱 사례 2002. 6

2. 목 차 Ⅰ. 회사소개 Ⅱ. ERP 도입현황 Ⅲ. 아웃소싱 추진 Ⅳ. 아웃소싱 업무 진행 2

3. I. 회 사 소 개 3

4. 1. 주요 사업 및 조직현황 한국화장품은 1962년 창업이래 화장품 제조 및 판매를 주력으로 하는 화장품 전문기업으로, 유보율 1,379%, 부채비율 28%의 안정적인 재무구조와 튼튼한 영업조직을 가지고 있으며 최근 제2의 도약기를 맞아 날로 성장하고 있는 기업이다 한 국 화 장 품 ㈜ 특약점 지 방 사 업 장 및 물 류 센 타 시판사업 방판사업 대리점 소비자 직판사업 위탁판매인 기타사업 백 화 점 기 업 체 해외수출 ㈜ 맥스텍코리아 ( 전산시스템 운영) 생산부문 관리부분 ㈜ 유 니 코 스 ( 판매회사) ㈜ 시 선 래 브 (판매회사) ㈜ L B I ( 프랑스 현지법인) 4

5. 2. 연도별 매출액 현황 매출현황 ( VAT 제외, 단위 : 억원 ) 추정 자 본 금 103억 인원현황 현재인원 : 650명 서울시 종로구 서린동 88번지 서린빌딩 ( 본사 사옥) 본사소재지 시판사업 ( 칼리 , A3Fon), 방판사업 ( 오션, 산심 ), 직판사업 ( 이뎀, 갈레닉 ) 주요브랜드 5

6. 3. 전산 시스템 현황 ERP 도입 이전 ERP 도입 이후 현재 시· 방판사업 홈페이지 직판 사업 홈페이지 판매 시스템 거 래 처 정 보 시 스 템 ERP 시스템 직판 시스템 생산 (MFG) 재무 (FCM) 영업물류 (SCM) 재무/자금 시스템 인사/급여 시스템 자금시스템 직판 수수료 생산/물류 시스템 직판 WebOrder 인사/급여 서버 인터넷 GW 서버 GW 인터넷 (1) 구축년도 : 판매,재무.인사 (1995년) 생산(1989년), 직판 ( 1995년) (2) 개발환경 : CS환경, Host 방식 (3) Language : VB 3.0, Cobol (4) DB : 오라클 7.3버전, 후지쯔 DB (5) 서버 : DS 90 /M1400 후지쯔 머신 (1) 통합 Realtime 시스템 ERP 가동 : 2001. 1월 (2) Language : D2K, VB (3) DB : 오라클 8.1버전 (4) 서버 : SUN-6500 외 6

7. II.시스템의 도입현황 7

8. 1. ERP 시스템 도입 동기 당면한 전산 시스템의 문제점을 해결하고 시스템의 혁신을 통한 경영효율화 차원에서 ERP 시스템을 도입하게 되었음 ERP 도입 이전 시스템 기반현황 ERP 구축을 통한 정보시스템 인프라 혁신 · ♦ 시스템의 노후화 - 기존시스템의 노후화로 재 개발 필요 - 미들웨어 SequeLink의 A/S 불가 - 신규개발시는 서버의 성능부족 통합정보 시스템 패키지 중심 개발 ERP 시스템 ♦ 정보의 일원화 결여 및 작업지연 - 실시간 처리 미흡 및 Batch 처리시간 과다 - 시스템간의 분리로 Data의 이중성 - Data 증가로 성능저하 및 관리업무 과다 프로세스 개선 시스템 유연성 확보 최신 정보기술 활용 ♦ 정보시스템의 경직성 ♦ 시스템의 통합성 결여 ♦ 글로벌화의 결여 시스템 운영의 문제점을 어떻게 해결하고 효율화를 기할 것인가? 구축에 있어 최소의 비용으로 신속하게 업그레이드 대안은 ? 경영의 효율화 및 정보의 공유 ERP 도입 8

9. 2. ERP 도입내역 오라클 ERP 시스템의 11 버전으로 HR 모듈을 제외한 Core 모듈 전부를 도입하였음 구축 기간 • 2000. 1 ~ 2000. 2 : ERP 시스템 교육 • 2000. 3 ~ 2000. 12 : ERP 시스템 구축 • 2001. 1 ~ 4월 : ERP 시스템 병행가동 • 본 가동 : 재무부문 : 2001. 1월 • 생산부분 : 2001. 3월 • 판매부분 : 2001. 4월 교육 포함 1년 소요 도입 모듈 • Financial : GL. AR. AP, FA • Controlling : CO • Manufacturing : PL, BOM, WIP • Material Management : PO, INV • Sales & Distribution : OE, Shipping Core 모듈 도입 ( HR 모듈 제외 ) ( 한글 버전으로 도입) 인력 투입 • HKC ( 현업) : 11명 • MTK ( 자회사 IT 인력) : 5명 • ○○ IT 컨설팅 회사 : 5명 ~ 9명 투입 TFT 구성하여 진행 9

10. 3. ERP 시스템 도입후 문제점 원 인 문 제 점 ☞ 사용자의 실수로 인한 Error 발생시 ( 고급 IT 기술능력 없이는 해결 방법 없음 ) ☞ 사용자의 신시스템에 대한 교육 및 이해 부족 ♦ 사용자 운영능력 부족 및 Error 자주 발생 ☞ Application 서버 : 300Mhz *2, 2GB, 18GB DB 서버 : 300Mhz * 6, 2GB, HDD 18GB, SCSI 1EA Disk Arry : 270GB ☞ ( CPU, Memory, Disk, I/O 채널 부족 ) • ♦ 시스템 성능 부족에 따른 속도 저하 • ( Test DB 운영불가, Live DB 속도저하, • 업그레이드 한계 ) ♦ 추가 개발 요구에 대한 대응능력 부족 ☞ SM 인력 및 기술 부족으로 인한 추가개발 지연 Standard Report 외 변형적인 Report 개발요구 계속 발생 ♦ 업무 프로세스의 미 정립으로 혼란 ☞ 시행 과정 중 프로세스의 변경으로 인한 혼란야기 10

11. III.아웃소싱의 추진 11

12. 1. 아웃소싱의 필요성 안정적인 시스템 운영이 필요 HKC 전산 운영의 현안 IT 전략/기획 1.새로운 환경의 정보화 전략 미흡 2. 향후 시스템의 확장 및 신기술의 접목 필요 ( E-Biz, CRM, SCM, EIS 등 ) 1. 추가개발 및 기능개선에 대한 신속한 대응 2. 시스템의 성능 개선 3. 사용자 요구에 신속한 대응으로 고객 만족 실현 4. 향후 시스템 확장에 따른 최소 경비로 효율의 극대화 5. 정보시스템의 아웃소싱 검토 1. ERP 시스템 운영의 불안정 2. Error 처리 및 이슈 해결 지원 부족 3. 추가개발 및 기능개선 지연 4. 사용자의 교육 및 이해 부족 5. 他 시스템과 의 Interface 능력 부족 6. 실제 프로세스와 표준 프로세스의 불일치 시스템 운영 IT 기반구조 1. HW/ Network의 성능 관리 문제 발생 2. DBA 의 문제 발생시 대처 능력 부족 IT 기술 인력 운영 1. 급여 수준 차이로 고급인력 운영의 한계 2. 인력 이동에 대한 대처 방안 부재 12

13. 2. 아웃소싱의 경우 예상되는 장·단점 검토 아웃소싱의 검토시 공급업체의 종속 위험 등이 주요 문제로 거론되나 당사의 경우 운영 경험상 큰 문제는 아님 장 점 단 점 • 공급업체 종속 위험 • 예상보다 비용이 증가 할 가능성 있음 • 자체 통제력의 상실 • 보안 유지의 어려움 • 공급사의 불확실성 내포 • 내부의 상대적 전문성 결여 가능 및 IT 수준의 • 저하 우려 • 계약과정 및 유지의 복잡성 • 업체들 간의 조정 및 책임소재의 불명확 • 사업의 핵심역량에 집중투입 • 비용절감 • 전문인력 및 최신 전문 기술 활용 가능 • 복잡한 IT환경 변화에 대한 경영 관리상의 부담감소 • 전문적 IT기술의 프로세스 적용을 통한 서비스 품질 제고 • IT자원 및 인력 운용상 ‘규모의 경제’를 통한 서비스 개선 • 서비스 수준계약에 근거한 객관적 책임사항으로 통제가능 • 양질의 Help Desk로 인한 클레임의 감소 • 전문화된 서비스로 내부조직보다 가격 대비 품질이 향상 • 추가 개발의 신속 13

14. 시스템 신규 개발 등 수행역량의 부족 Quality 필요시 전문 인력 Flexbile 하게 운영 Delivery 수행역량 부족에 따른 외부 컨설팅으로 납기 지연 고정인력 운영으로 비용과다 Cost 고정인력 필요인력 고정/상시 지원 3. 고정인력 운영 대비 아웃소싱 유동인력의 운영 비교 아우소싱비용 14

15. 4. 경영의 효율화 차원 아웃소싱의 결정 정보 시스템의 기술은 급변하고 있으나 당사의 IT 환경이 따라가는 데는 한계가 있음. 따라서 경영의 효율화 및 시스템의 안정화를 기하고 비용 절감차원에서 정보시스템을 아웃소싱 하기로 결정하였으며 또한 ERP 시스템은 패키지 시스템으로 전문업체에 의한 아웃소싱이 효과적으로 판단하였음. 안정적이고 효율적인 시스템 운영 필요 시스템 운영상 주요 이슈 전 략 경 영 • 정보 기술 발전을 따라잡기 어렵다 • 사용자 요구 사항은 많으나 이슈 해결이 늦다 • 요소 기술이 복잡하고 다양하여 각 분야의 전문가 필요 • 하나 인력 보유가 어렵다 • 정보 시스템 진화에 따른 대규모 투자가 요구되며 • 성과 가시화도 어렵다 • 설비 자원 등의 규모에 비해 효율성이 떨어지며 • 전략 대응도 낮다 Cost 감소 고객 만족 아 웃 소 싱 문제 해결 인력운영 효율화 시스템의 효율적 운영 재 해 대 책 최신IT 기술대응 15

16. 5. 아웃소싱 방법의 검토 Out Sourcing 방법으로 검토 했던 사항들 (1) 최소한의 고급인력 스카우트 운영 (2) ERP 컨설팅 업체와 유지보수 계약하여 운영 (3) 자본 투자를 통한 합작법인 운영 (4) 선택적 Out Sourcing 방법 (5) Total Out Sourcing 방법 1) 경영의 핵심역량 집중 2) 시스템 간의 Interface 문제 및 통합성 해결 3) 시스템 운영상 책임소재 명확(적극적 지원) 4) 시스템 성능관리의 효율성 문제 5) 소수 정예의 인력운영으로 효율화 및 비용절감 6) 계약 및 업체들간의 유지관리 어려움 해소 Total Out Sourcing 선 택 ☞ 급변하는 IT 환경의 관리부담을 해소하고 시스템간 Interface 및 책임소재의 명확한 관리 차원에서 Total Outsourcing 을 선택하였음 16

17. 6. 아웃소싱 업체의 선정 아웃소싱의 결정에 있어 업체의 선정과 계약 조건들은 아웃소싱 전략의 성공 여부를 판가름 하는 중요한 사항으로 판단된다. 업체의 조사 (1) 인터넷을 통한 Outsourcing 업체 분석 (2) 인맥을 통한 Outsourcing 업체 파악 (3) 자문교수의 조언 ☞ 아웃소싱의 경험, 보유기술, 인적구성, IT기반시설, 사업의 영속성 등 조사 업체의 평가 내용 최종 업체 선정을 위한 RFP 접수( L社외) (1) 시스템의 안정화 제안 내용 (2) 투입 인력의 자질 (3) 추가개발 지원 내용 (4) 제안 가격 (5) 기타 RFP 제안 내용들 (1) ERP 시스템 운영의 안정화 방안 제시 (2) 추가 개발에 대한 대안 제시 (3) Legacy 시스템 운영 방안 (4) 신기술의 지속적 접목 및 Master Plan 제시 (5) 투입 인력 및 인력의 운영 방안 (6) 전산설비 이관 운영 방안 (7) HW/NetWork 등 설비의 운영 방안 (8) MTK 인력의 이관 방안 (9) 경비 절감 방안 (10) 기밀 보안 유지 방안 (6) 공급사의 유사업무 운영 경험 등 (7) 공급사의 안정성/성장성/신뢰도 17

18. 7. 계약의 주요내용 1) 계약기간 및 계약서 구성 내역 (1) 가계약 기간 : 2001. 8.16 ~ 2001. 9.30 ( 1.5개월 ) 우선협상대상 선정 / 시스템 안정화를 위한 업무 분석 (2) 본 계약 기간 : 2001. 10 ~ 2004. 9월 ( 3년간 ) (1) 주 계약서 : 계약의 총괄 내용 (2) 부속서 1 : 서비스 합의 세부내역 (3) 부속서 2 : 아웃소싱 용역료 세부 내역 (4) 부속서 3 : SLA ( 서비스 수준관리 ) (5) 부속서 4 : 비밀유지 계약서 2) 비용의 구성 내역 (1) 안정화 단계 투입인력 비용 + 운영단계 투입인력비용 / 36개월 = 월 평균금액 지급 (2) 기타 센터 관리비 , H/W, S/W, Network 운영관리비 및 유지보수료 18

19. 7. 계약의 주요내용 (Continue) 3) 계약서의 주요 내용들 ★ 정보 시스템의 운영 및 지원의 포괄적인 개념으로 계약서 구성 (1) SLA 는 반기별 평가하여 패널티 적용 ( 용역료 증감 ) (2) 고용의 승계 : 최소 3년간 보장 (3) 월 1회 운영보고서 제출 (4) 상주 용역에 대한 사무실 비품 등 지원 (5) 제 3자 위임 또는 하도급 금지, 동종 업종 서비스는 사전승인 필요 (6) 전산설비 운영장소는 공급사의 Data 센터 활용 (7) 신규로 발생하여 증가된 업무에 대한 용역료는 상호 합의하여 결정 (8) 계약 불이행에 대한 시정 요구가 3회 까지 불이행 될 경우 계약해지 및 손해배상 (9) 기존 시스템에 대한 추가개발은 비용추가 없이 제공 ( 신규 추가개발이 3M/M 초과시는 별도협의 ) (10) 안정화 이후 운영의 지원인력은 : Legacy 시스템 3명 상주 지원, ERP 시스템 3명 전담 Remote 지원하며, ERP 지원인력은 ERP 경력 최소 3년 이상자로 함 (11) 비밀유지 계약의 위반으로 인한 재산상 손해 금액은 전액 배상 (12) 신기술, 정보기획, 교육, 신시스템 필요시 적극 지원 19

20. IV.아웃소싱 업무진행 20

21. 안정화 주요 이슈 Business Process ERP의 표준 업무 프로세스를따르지 않는 사례 과다 Information Technology ERP 운영 지원의 부족 Tranning/Organization 사용자 교육 부족, ERP에 대한 전반적인 이해 부족 등으로 ERP 시스템에 대한 신뢰가 부정적임 1. 진행 일정 일정 안정화 단계진입 경험이 많은 ERP Consultant 투입하여 해결 ERP와 연계기술 보유 개발자 투입하여 해결 21

22. 2. 아웃소싱 진행 내역 향후계획 2002. 7 ~ 2004. 9 운영 단계 2002. 3 ~ 2002. 6 안정화 기간 2001. 8 ~ 2002. 2 • 효율적인 시스템 운영 • 거래처 정보시스템 개발 • DW 및 EIS 시스템 개발 • 인사시스템 개발 • 추가개발 및 이슈해결 • 계열사 ERP 시스템 구축 ■ 시스템의 안정적 운영 ■ 잔여 추가개발 및 이슈해결 ■평균 인력 5명 투입 ■ 직판 WebOrder 시스템 구축 • 가계약 기간 운영 ( 8/16 ~ 9/30 ) • 시스템 안정화 및 성능개선 (추가개발, 기능개선, 서버/Network 망 증설) • 인력이관(9월) / 장비의 Center이전 ( 10월 ) • ERP 교육(MRP,COST,FA) • 평균 투입 인력 10명 22

23. 3. 주요업무 추진 성과 (요약) 현상분석/해결방안 도출/세부일정 수립 ● 추가개발 및 이슈해결 (2001.8~12월 ) (1) 총 요청 건수 68건 (2) 해결건수 39건 (3) 기능불가 10건 소계 49건(72%) (4) 처리진행 ( 8건) (5) 신규 발생 ( 19건) ●성능개선 H/W 증설 (1) 서버증설 성능개선(6~10배) (2) 인터넷 속도( 10배 개선) (3) F/R망 증속 2배 개선 Application & System(Server, N/W, DB) 지부 재고 및 주문개선 / Claim관리 주문 시스템 해결 방안 수립(Web Order Project) ERP 증빙관리(GL / AP) 실제 원가 개발 미착/포장일지/SET풀이/수불부 보완 시스템 Tuning + Data 분산, Defunct Process,… Program Tuning – 출고 의뢰표/ 입금실적,… App- 서버 및 DB 서버 스토리지 대체 구입 담당자 교육(ABC재고관리 , Planning , 원가 , FA) ( CPU 464 * 8, HDD 1.3TB .. 등등 ) 시스템이전/Backup 시스템 체계 구축 ( 512K → E1 급으로 증속 ) N/W 진단 및 증속 23

24. 조직 / 역할 4. 아웃소싱 지원 체계도 공 급 업 체 ( L 社 ) 한국화장품 실무조정 협의체 HELP DESK (아웃소싱팀) 자체 해결 협력 업체 SERVER SERVER DB NETWORK NETWORK 장비설치관리 공급업체 아웃소싱 팀 한국화장품 전산지원팀 DB (HELPDESK) 응용SW L 社 지원조직 개선/보완 오류수정 추가개발 업무교육 운영지원 교육/훈련 분석 Consulting 운영팀 센타운영 사업지원 대책수립/협의 조치/개선 • FCM • MFG • SCM • Legacy 시스템 • 시스템 • 네트워크 • 전산설비 • Internet/GW CALL CENTER HAPPY CALL SORRY CALL 24

25. 5. Help Desk 업무 흐름도 HKC 현업사용자 공 급 사 ( L 社 아웃소싱팀 ) HKC 전산지원팀 Error 발생 처리접수 – 즉시 해결 신규 추가개발 및 이슈 전산처리요청서 접수 reject 반려 접수 전산처리요청 내용파악 검토 전산처리 요청서 작성 accept 전산처리 요청승인 즉시 해결 및 일정조정 요구사항 확인 결과확인 처리 종료 결과통보 reject 수용 처리내용확인 유지보수 목록작성 accept 종료 매뉴얼 접수 매뉴얼 제출 및 종료 25

26. ISP IT 전략/기획 SI 응용시스템 개발 AMO 응용시스템 운영 HELP DESK TIER 1 E-mai / Internet 관리 서 버 운 영 Data Center 관리 HELP DESK Tier 2 Network 운영 IT Supporting Service(Training/Procurement) 6. IT 서비스 세부 내역 부문 관리목표 Datacenter 1. 장애 및 재난 상황 관리 기능수행 2. 일관성 있는 통제구현 서버/네트워크 운영 1. 무중단/무장애 운영 2. 최적 상태의 성능/용량 유지 3. 일일 점검 절차화 Help Desk운영 1. 사용자 단일창구 기능 정립 2. 고객 요구사항의 집중/분석 3. 자동화된 처리절차 Strategy and Design 데이터관리 1. 데이터의 무결성 유지 2. 백업 준비 및 방법의 최적화 3. 데이터 복구 상태점검 Application Development 보안관리 1. 외부침입 대응 2. 내부침입 대응 3. 운영요원 대응 Application Maintenance 응용시스템 운영 <ERP & CBO> 1. 안정된 운영절차 2. 사용자 요구의 신속 대응 3. Version/Inventory 관리 FMO Operational Management 인터넷 운영 1. 무중단/무장애 운영 2. 퍼포먼스 향상 3. 운영상황의 관리 자동화 장애관리 1. 장애발생율 감소 2. 장애처리 소요시간 단축 3. 유형분석/통계관리 수준향상 Support 재난복구관리 1. 위험분석 기능 강화 2. 시나리오 확보 3. 지속적인 보완 26

27. 7. 현재 시스템 운영 현황 한국화장품은 이제 정보시스템의 아웃소싱을 통하여 시스템의 안정화를 기하였고 시스템의 성능향상을 위해 계속적인 노력을 하고 있습니다 과 거 현 재 ☞ 고객의 요구에 대한 신속 대응 (1) 추가개발 및 기능변경 신속 처리 (2) Error 발생시 신속 처리 (3) 시스템 속도 및 성능개선 (4) HW / NetWork 문제 발생시 신속대응 (5) 정보시스템 전략 수립시 지원 (6) 정보시스템 운영 비용의 절감 (7) 시스템 확장 및 외주 개발시 정보제공 ☞ 사용자의 요구에 대한 처리 지연 1. 시스템 운영 Error 발생시 처리지연 2. 시스템 성능의 저하 3. 추가개발 및 기능변경에 대한 신속 대응 지연 4. 사용자 불만 가중 5. 정보시스템 기획력 부족 27

28. 8. 향후 계획 한국화장품은 효율적인 아웃소싱 운영을 통하여 정보시스템의 Value를 극대화 하고 경영의 효율화를 기함으로써 상호 Win-Win 할 수 있는 전략을 계속 펼쳐 나갈 것입니다 (1). SLA 에 근거한 서비스 수준관리 강화 (2). 사용자 요구에 대한 신속한 대응 및 고객 만족 실현 (3), 시스템 안정적 운영 ( ERP , Legacy , 서버, 네트웍..) (4). 경영 효율의 극대화 차원으로 지속적인 프로세스 개선 및 신 시스템 구축 (5). 계약 내용의 상호 성실한 이행 및 Win-Win 전략 차원에서 협력체계 강화 28

29. 감사합니다 http://www.ihkcos.co.kr • 제안회사 : 한국화장품 주식회사 • 주 소 : 서울 종로구 서린동 88번지 서린빌딩 • 대표전화 : 02-7243-380 • 발 표 자 : 정철영 부장 (011-9636-9582) 29