MATERIAŁY BIUROWE I ŚRODKI POMOCNICZE W PRACY BIUROWEJ

1. Karolina Gert Klasa IIIa MATERIAŁY BIUROWE I ŚRODKI POMOCNICZE W PRACY BIUROWEJ

2. Do materiałów i środków pomocniczych w pracy biurowej zaliczamy: • Papier • Środki do przechowywania dokumentów • Urządzenia ewidencyjne • Tablice • Wykresy • Formularze

3. P A P I E R Dobierając papier do sporządzania różnego rodzaju pism, dokumentów, bierzemy pod uwagę: • Rodzaj papieru – do pisania, przebitkowy, kserograficzny. • Gramaturę papieru – jest to ciężar 1m kw. Arkusza papieru wyrażany w gramach. • Format papieru – podstawowym formatem papieru, używanym w pracy biurowej jest format A4, niekiedy format A3 lub A5.

4. Klasę papieru – określa ona udział składników użytkowych do produkcji papieru. • Barwę – najczęściej używamy papieru białego. Choć również w użyciu spotkamy papier o barwie kremowej, żółtej, seledynowej, szarej, czerwonej, fioletowej itp. Stosowany jest on do sporządzania kopii lub materiałów reklamowych (odpowiedni kolor kopii mówi nam, gdzie ma trafić dana kopia). • Powierzchnia – może być matowa, satynowa, błyszcząca, szorstka, jednostronnie gładka. Do pisania używamy przeważnie papieru matowego.

5. Lp. Format podstawowy Wymiary formatu /mm/ 1 A0 841 X 1189 2 A1 594 X 841 3 A2 420 X 594 4 A3 297 X 420 5 A4 210 X 297 6 A5 148 X 210 Wymiary arkuszy papieru formatu A

6. ŚRODKI DO PRZECHOWYWANIADOKUMENTÓW Do przechowywania dokumentów w biurze stosowane są różnego rodzaju środki, do których możemy zaliczyć m.in.: • Teczki – wykonane są przeważnie ze sztywnego papieru, tektury lub tworzywa sztucznego. Przeznaczone są do przechowywania dokumentów, akt w postaci luźnych kartek. Posiadają boczne zabezpieczenia w postaci trzech klap zamykających się do środka, chroniąc w ten sposób kartki przed wypadnięciem. Najczęściej występują w postaci wiązanej, niektóre teczki posiadają zamknięcie typu portfelowego – dwie gumki zakładane na rogi teczki lub na umieszczone na teczce haczyki. Ułatwia to otwieranie i zamykanie teczki.

7. Skoroszyty – to okładki wykonane, z reguły, z cienkiej tektury lub tworzywa sztucznego, wyposażone w metalowe „wąsy” i blaszane nakładki. Przedziurkowane dokumenty nakłada się na „wąsy”, po czym zakłada się blaszkę przetrzymującą akta. Pełnią one podobne funkcje co segregatory, przy czym ilość akt, jaką może pomieścić segregator jest dużo większa. • Obwoluty – to przezroczyste okładki wykonane z cienkiego plastyku – z reguły służą do przechowywania pojedynczych, bieżących dokumentów. Otwiera się je na górnej krawędzi (model U) lub na górnej i bocznej (model L). Mogą posiadać boczek służący do wpinania do segregatora.

8. Segregatory – to oprawy do akt wykonane ze sztywnej tektury lub tworzywa sztucznego. Na grzbiecie segregatora znajduje się miejsce do oznaczania jego zawartości. Można je postawić, wyposażone są w mechanizm zaczepowy służący do wpinania pojedynczych pism lub skoroszytów. Poszczególne akta możemy rozdzielić kartami wyposażonymi w wypustki z umieszczoną nazwą, ułatwia to szybkie odnajdywanie potrzebnych akt. Obecnie dostępna jest cała gama wielkości i kolorów segregatorów. W praktyce biurowej przeważają segregatory formatu A4.

9. U R Z Ą D Z E N I A E W I D E N C Y J N E • Kartoteki – są najprostszymi, i najbardziej dostępnymi urządzeniami służącymi do gromadzenia, ewidencjonowania, przechowywania informacji. Dzięki nim łatwo możemy dotrzeć do potrzebnej, zgromadzonej uprzednio informacji. Do najczęściej stosowanych kartotek zaliczamy:

10. a). Kartoteki pionowe – karty ułożone są w pozycji pionowej lub lekko ukośnie. Kartoteka składa się z dwóch rodzajów kart: pamięciowych, przewodnich. Na kartach pamięciowych zapisywane są określone informacje, które przedzielone są kartami przewodnimi ze znakami i napisami dotyczącymi grupy kart pamięciowych. Karty przewodnie ułatwiają wyszukiwanie informacji, mogą mieć różne kolory. Zbiory kart przechowywane są w pojedynczych pojemnikach – skrzynkach lub specjalnych szufladach. Znalazły zastosowanie jako kartoteki magazynowe, osobowe, pacjentów itp.

11. b). Kartoteki poziome – charakteryzują się tym, że karty ułożone są płasko-łuskowato lub dachówkowo. Dzięki temu uwidocznione są tytuły pisane na krawędzi karty, jak również możliwe jest umieszczanie różnorodnych wypustek, etykiet itp.. Kartoteka taka jest przejrzysta. W zależności od sposobu ułożenia kart, wyróżniamy kartoteki: szufladowe, książkowe, szafkowe, portfelowe.

12. c). Kartoteki wiszące – składają się ze specjalnych, zawieszonych w szufladzie kartotekowej, pojemników, do których wkładane są teczki z aktami. Strona zewnętrzna teczki spełnia rolę formularza kartotekowego, na którym zapisane są informacje dotyczące zawartości teczki. Na głównej krawędzi umieszczane są okienka sygnalizacyjne, etykietki zawierające zwięzłe określenie zawartości teczki. Kartoteki mogą mieć układ pionowy lub boczny. Znalazły zastosowanie jako kartoteki akt spraw bieżących i załatwionych.

13. d). Kartoteki selekcyjne – składają się z kart selekcyjnych, pojemnika, szczypiec do wycinania dziurek, pręta do wybierania kart. Jest to kartoteka pionowa. W odróżnieniu od kart pamięciowych stosowanych w układzie pionowym, karta selekcyjna dziurkowana jet na krawędzi. Informacja na kartach zapisywana jest na karcie ręcznie, maszynowo na jej powierzchni i poprzez wykonanie odpowiednich wycięć na obrzeżach.

14. Wybór karty ze zbioru dokonywany jest za pomocą wybieraka, metodą selekcji. Po włożeniu wybieraka w odpowiedni otwór, karty nie posiadające danej cechy pozostają w wybieraku, a te z cechami niezbędnymi – odpadają. • Obecnie duże znaczenie w wyszukiwaniu niezbędnych informacji w jednostkach organizacyjnych spełniają komputery. Wykorzystywane są tu programy obsługi baz danych. Zastępują one z dużym powodzeniem tradycyjne kartoteki opisane powyżej. Pozwalają na właściwą klasyfikację i elastyczne wyszukiwanie informacji poprzez ustalenie dowolnego kryterium wyszukiwania.

15. S K O R O W I D Z E Są to urządzenia służące do ewidencji i szybkiego odszukiwania nagromadzonych informacji – na ogół w porządku alfabetycznym – potrzebnych w codziennej pracy. Są to urządzenia, które muszą być zawsze „pod ręką”. Najczęściej sporządzane są skorowidze: • klientów – zawierają wyłącznie nazwiska, adresy i numery telefonów, • zatrudnionych, • wypożyczonych akt, • akt, • akt przechowywanych w archiwum, • zapasów itd.

16. Informacje zawarte w skorowidzu mają bardzo ogólny charakter. Aby uzyskać więcej informacji na określony temat, musimy sięgnąć do odpowiednich akt. Skorowidze mogą mieć układ: • Pionowy – karty ułożone są pionowo, jedna za drugą, • Płaski – karty ułożone poziomo, dachówkowo lub schodkowo, • Bębnowy – karty obracają się wokół osi bębna, w którym został ułożone. W skorowidzach w celu szybkiego odnalezienia informacji możemy stosować różnokolorowe karty lub przekładać kolorowymi wypustkami (etykietami) oddzielającymi poszczególne rodzaje kart informacyjnych.

17. T A B L I C E Są to urządzenia wykorzystywane do przedstawiania zgromadzonych danych planistycznych, ewidencyjnych w sposób graficzny oraz umieszczania informacji w formie napisów na użytek interesantów. Na tablicach dane przedstawiane są w postaci symboli (punktów, linii, znaczków, kartek, sznura). Pozwalają na tworzenie aktualnego obrazu sytuacji. Umożliwiają bez trudu nanoszenie wszelkich zmian. Dzięki tablicom w bardzo szybki sposób możemy zorientować się w przebiegu jakiegoś procesu i dokonać jego oceny.

18. W zależności od rozwiązania konstrukcyjnego wyróżniamy tablice: • Kieszeniowe – wyposażone są w kieszenie, w których umieszczone są kolorowe znaczki (paski kartonowe) zawierające określone informacje z zakresu planowania, realizacji i kontroli stawianych zadań. • Magnetyczne – wykonane są z cienkiej blachy, na których za pomocą magnesów umieszczane są wykresy, rysunki, diagramy. Dane na tablicy oznacza się przy pomocy plastikowych kolorowych kształtek magnetycznych. Tablice te ułatwiają planowanie terminów, ewidencję i kontrolę.

19. Sznurkowe (taśmowa) – składają się z perforowanych segmentów, polistyrenowych, połączonych wkrętami. Linie osi współrzędnych wykonane są z listewek. Podziałki na osiach wyznaczają znaczniki (proporczyki), a napisy umieszczone są na małych tabliczkach. Do przedstawiania danych na tablicy wykorzystywane są kolorowe sznurki. • Perforowane (punktowe) – posiadają na całej powierzchni (wykonane w jednakowych odstępach) otwory, w które wkładane są różnokolorowe i o różnym kształcie znaczki z tworzywa sztucznego. • Z materiałów miękkich (flanela, korek, styropian) – dane na tablicach oznaczone są za pomocą różnokolorowych proporczyków wbijanych w tablicę

20. WYKRESY Cyfry i liczby będące bardziej czytelne, jeśli przedstawimy je w sposób obrazkowy. Ten rodzaj przedstawiania danych nazywamy sporządzaniem wykresów. Każdy wykres składa się z: • Tytułu, • Właściwego wykresu, • Legendy.

21. Do najczęściej stosowanych zaliczamy: • Wykres liniowy – dane przedstawione są za pomocą linii, • Diagramy – wykres przedstawiony za pomocą figur geometrycznych, • Wykres obrazkowy – dane przedstawione za pomocą symboli, • Wykresy specjalistyczne – stosowane są do celów planowania, organizacji przedsięwzięć, pozwalają na przedstawienie kilku elementów jednocześnie.

22. F O R M U L A R Z E Są obecnie powszechnie stosowane w pracy biurowej. Są to opracowane druki z wypisanym tekstem stałym i miejscami do wypełnienia. Stosowane są w celu ułatwienia oraz przyspieszenia zbierania informacji w masowych, wielokrotnych i powtarzających się czynnościach biurowych, np. przy zamówieniach ankiet, sprawozdaniach statystycznych, zaświadczeniach, fakturach itp. formularze ujednolicają proces załatwiania spraw, zmniejszają pracochłonność wykonywania czynności administracyjno - biurowych, zwiększający wydajność w pracy. Formularz jest to dokument, w skład którego wchodzą:

23. Elementy stałe – tekst lub obiekty graficzne, które nie mogą być zmieniane przez osobę wypełniającą formularz; • Miejsca do wypełnienia – puste obszary służące do zbierania i organizowania informacji pochodzących od wypełniającego formularz. Opracowując formularz, przede wszystkim powinniśmy ustalić jego cel, niezbędne elementy tekstu, które formularz powinien zawierać oraz sposób jego użytkowania. Również istotne jest ustalenie powiązań z innymi formularzami już stosowanymi.