Projekt-/Qualitätsziele festlegen

1. Projekt-/Qualitätsziele festlegen

2. Übung: Was sind eigentlich Ziele? • Was sind eigentlich Ziele? • Mit Hilfe welcher Merkmale könnte man sie beschreiben? • Was sind Nicht-Ziele? • Mit Hilfe welcher Merkmale könnte man sie beschreiben? • Zeit: 30 Minuten

3. Ergebnis: Der Begriff „Ziel“ „Ein Ziel ist etwas, was man erreichen will“ Die Definition kann so aussehen: • Ein Ziel liegt in der Zukunft • Es ist vorstellbar und realistisch • Das Erreichen kann gedanklich vorweggenommen werden • Das Erreichen ist nur durch aktives Handeln möglich • Das Ziel wird bewusst angestrebt • Das Erreichen ist gewünscht • Die Entscheidung für das Ziel ist bewusst getroffen worden • Im Interesse des Erreichens werden Einschränkungen und Anstrengungen in Kauf genommen Ziele werden hierarchisch gegliedert, um von allgemeinen Zielen zu konkreten, umsetzbaren Zielen zu kommen Ziele müssen untereinander gewichtet sein, um Entscheidungen bei Zielkonflikten zu ermöglichen („Muss“-Ziele, „Kann“-Ziele) Mögliche Ziel-Kategorien ( Markt/Kunde, Finanzielle Z., Organisation, Humane Z. )

4. Beispiele für Projektziele • Einführung von klaren verbindlichen Projektmanagement- Richtlinien • Verringerung der Mitarbeiterfluktuation auf maximal 10% des Vorjahreswerts (erreichbar???) • Die Betriebskosten des Systems sollen um 10% gesenkt werden • Das System soll Modellcharakter für andere Systeme haben (z. B. objektorientiert) • Die zu entwickelnde Anwendungssystemarchitektur soll unabhängig von der Organisationsstruktur sein

5. Ergebnis: Der Begriff „Nicht-Ziel“ Nicht-Ziele sind: • Gute Vorsätze oder Absichten oder auch Wünsche • Dinge, die nicht zum Projekt gehören • Was sowieso in der Zukunft eintreten wird • Was ohne Aktivität erwartet werden kann • Was zufällig eintreten kann • Was nicht passieren darf • Beschreibungen von Problemlösungen • Beschreibungen von Wegen zur Problemlösung

6. Beispiele für Nicht-Ziele • Überalterung der Technik • Überflüssigwerden von Anwendungen • Abnutzung der Hardware • In einem Versandhaus dauert die Bearbeitung von Bestellungen zu lange. In Zukunft sollen die Kunden ihre Bestellungen auch nachts per Fax durchführen können • Es werden 30 Fax-Geräte angeschlossen und 16 Mitarbeiter neu eingestellt • Ein Bauprojekt soll ein Hotel errichten und baut die Bushaltestelle an der Straße gleich mit auf • In einem Projekt soll ein Hotel am Strand errichtet werden, wobei gleichzeitig ein wertvolles Brutgebiet für seltene Schildkröten vernichtet wird • Er werden Reports programmiert, die niemand gefordert hat

7. Projektziele formulieren: Warum ist das wichtig ? • Klar definierte Projektziele sind die einzig sichere Planungsgrundlage • Die konkrete Zielformulierung fördert eine stark ergebnisorientierte Arbeitsweise • Falsche Erwartungen (z. B. des Auftraggebers) können bereits im Rahmen der Zieldefinition korrigiert werden • Eine klare Zieldefinition ist die Basis für ein gut funktionierendes, systematisches Änderungsmanagement • Eine klare Zieldefinition ist der Gradmesser dafür, ob das Projekt erfolgreich verlaufen ist oder nicht

8. Benachbarte Begriffe: Vorsicht ! • Strategie ...ist "der Weg zu etwas" • Vision ...ist die oberste Stufe von Zielformulierung. Sie dient der Einschwörung der Mitarbeiter auf eine gemeinsame Zukunftsorientierung • Erfolgsfaktoren (kritische) ...sind die Objekte ("Faktoren"), auf die sich Ziele beziehen. Ein Erfolgsfaktor ist z. B Produktqualität, ein Ziel ist es, diese jährlich um 10% zu steigern • Leitlinien / Prinzipien /Geschäftsgrundsätze ... stellen die "Philosophie", "Gesetze" und "Kultur" einer Organisation dar, an denen unter allen Umständen festgehalten werden muss ( Werte und Normen ).

9. Ziele formulieren • Zielfestlegung – 2 Fragen: • Habe ich das richtige Ziel definiert? (Frage nach der Richtigkeit und dem Nutzen des Projekts) • Habe ich das Ziel richtig definiert? (Frage nach der Machbarkeit des Projekts) • Projektziele entstehen durch: • Strategische Ziele • Den Zwang, ein Problem zu lösen • Eine Idee zur Verbesserung des Ist-Zustandes • Eine Idee, ungenutztes Potential besser einzusetzen • Ziele sind nicht Nutzen: • Der Auftraggeber ist für den Nutzen verantwortlich, der Projektleiter für die Erreichung der Ziele, z. B.: • Der Projektleiter ist für die Entwicklung des Systems verantwortlich • Der Auftraggeber muss dafür sorgen, dass der Einsatz der Software den gewünschten Effekt hat

10. Zielfindung bei Kleinprojekten: Wer findet sie? • Folgende Fragen sollten bei der Zusammensetzung des Zielfindungsgremiums beachtet werden: • Welche Personen bzw. welches Unternehmen (welcher Unternehmensbereich) führt das Projekt durch? • Wer ist der bzw. sind die Entscheidungsträger für die Durchführung des Projekts? • Aus welchem Personenkreis setzt sich die Zielgruppe des Projekts zusammen? • Wer ist vom Projekt bzw. vom Ausgang des Projekts direkt betroffen? • Von welchen Personen ist eine Unterstützung des Projekts zu erwarten? • Von welcher Seite könnten dem Projekt Widerstände entgegengebracht werden?

11. Techniken der Zielformulierung (Großprojekte) • LFM Methode (Logical Framework Methode) (USA) • 1. Erfassung und Strukturierung der Problemsituation • 2. Ordnung nach Kategorien (klare Fakten, Ereignisse, Meinungen, Schwierigkeiten) • 3. Problemanalyse • 4. Bewertung der Ursachen • 5. Zieldefinition • 6. Planungsübersicht (zu bewältigende Aufgaben) • ZOPP Methode (Zielorientierte Planung von Projekten und Programmen) • von der Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit aus der LFM entwickelt • Methode der kontrollierten Zielunklarheit, wenn • die Entscheidungssituation komplex ist • das Projekt innovativ ist (z. B. F&E Projekte) • Der Entscheidungsträger begrenzte kognitive Fähigkeiten hat • Ein hohes Maß an Flexibilität wünschenswert ist • Andernfalls Konflikte das Projekt bedrohen

12. Konkrete Zielvereinbarung: Beispiele • Zielformulierungen, die viele Deutungen zulassen: • Niedriger Verkaufspreis • lange Lebensdauer des Produktes • maximale Stückzahl • hohe Produktkapazität • Zielformulierungen, die weniger Deutungen zulassen: • Verkaufspreis tiefer als bestehende Konkurrenz • Lebensdauer mindestens 4000 Betriebsstunden • Stückzahl min. 10.000 / Jahr, max. 20.000 / Jahr • Produktionskapazität mindestens 20.000 / Jahr

13. Ergebnis „Ziele“: Beispiel Nummer Projektziel Messgröße Ist Soll Systemanforderung Zeitpunkt der Ziel- erreichung 1 Reduzierung der Anzahl der 300 100 Intelligente Fehler im Prozess Fehler / Prüfungen im 30.01.2005 Monat der Auftragsannahme System der Auftragsannahme 2 Prozent 20 35 Marktanteil der Vertriebsunterstüt- Produktgruppe zung durch direkte 01.07.2005 XYZ Bestellung 3 100:30 100.40 Höhere Verhältnis Marktinformations- Produktivität des Angebote system mit 30.06.2006 zu Aufträge Vertriebs bei der Informationen über Akquisition unsere Konkurrenz

14. Qualitätsziele • Neben den Sachzielen, müssen im Projekt Qualitätsziele vereinbart werden. Der Grund liegt im „Teufelsquadrat“

15. Qualitätsziele müssen präzise sein! • Q-Ziele sind häufig sehr allgemein formuliert, weil die Beschäftigung mit der Qualität als lästige Nebenaufgabe verstanden wird und kein wirkliches inneres Committment zur Qualität vorhanden ist oder weil der Auftraggeber sich der Bedeutung der Q-Ziele nicht bewusst ist. • Präzise formulierte Q-Ziele sind aber die Grundlage einer realistischen Projektplanung und zum Design von adäquaten Tests.

16. Beispiele für Q-Ziele: präzise??? • Für alle Dokumente, die über das Projektende hinaus von Bedeutung sind, gibt es eine Versionsführung. • Erstellte Dokumente erfüllen alle geltenden Vorschriften und Normen. • Das System erfüllt alle wesentlichen Voraussetzungen. • Das System hat einen Rationalisierungseffekt von 20%.. • Es können nur korrekte Daten eingegeben werden. • Es gibt zu jeder Maske einen speziellen Hilfetext. • Der Benutzer kann einfach durch die Masken navigieren. • Die Grundfunktionen jeder Maske liegen immer auf denselben Funktionstasten. • Goto‘s sind verboten. • Der Programmcode für jedes Modul passt auf eine Seite.