T ítulo da apresentação

1. SIG ApexBrasil Gestão de Mudanças JULHO 2010 Título da apresentação

2. O que é mudança no projeto? • Está relacionada a alterações que ocorrem durante a fase de Execução sobre aquilo que foi planejado. • Ex.: • Ações novas ou canceladas • Empresas participantes aderindo e saindo do projeto • Itens de despesa novos ou removidos • Mercados-alvo novos ou removidos - Vou fazer diferente!

3. O que NÃOé mudança no projeto? • Também na fase de execução, são registradas as atividades e despesas realizadas em conformidade com o que foi planejado, mas estas operações não geram mudanças. • Ex.: • Concluir marcos críticos • Lançar despesas realizadas • Prestar Contas - Fiz conforme o planejado!

4. Como fazer um remanejamento? 1º Passo: Consultar o saldo do projeto Este quadro mostra os valores disponíveis para o projeto oriundos das ações canceladas. Para que a mudança seja interpretada como remanejamento de recursos, as despesas acrescentadas devem respeitar o limite de saldo disponível do projeto. Caso contrário, o sistema, automaticamente, acionará o processo de aprovação de aditivo financeiro. Este quadro mostra os saldos gerados com as economias da realização financeira, ou seja, é a diferença entre previsto e realizado das ações concluídas. Após a primeira prestação de contas aprovada, o sistema reconhece o valor da aplicação financeira como um dos componentes do saldo.

5. Como fazer um remanejamento? 2º Passo: Gerar saldo para o projeto - cancelando ações - reduzindo o valor das ações (memória de cálculo) - economizando nos gastos - informando rendimento da aplicação financeira No caso do cancelamento de uma ação, por exemplo, clica-se com o botão direito do mouse no nome da ação e escolhe-se a opção “Cancelar Ação” Neste caso, para fazer o cancelamento ou qualquer outra mudança, deve-se acionar o menu “Mudanças >> Projeto Simulação”. No entanto, se esta operação for feita aqui, o sistema exibirá uma mensagem de erro como esta.

6. Como fazer um remanejamento? 2º Passo: Gerar saldo para o projeto - cancelando ações Ao acessar o menu “Mudanças >> Projeto Simulação”, o sistema abre uma nova tela, em que é exibida uma cópia do projeto original, na qual são registradas e visualizadas todas as mudanças. Uma vez no Projeto Simulação, podemos retomar as mudanças que precisam ser feitas, inclusive o cancelamento da ação, conforme imagem ao lado.

7. Como fazer um remanejamento? 2º Passo: Gerar saldo para o projeto - cancelando ações No Projeto Simulação, é possível visualizar, imediatamente, as mudanças feitas e seus reflexos. No exemplo ao lado, ao acessar a tela do cronograma, a ação cancelada já aparece sinalizada desta forma.

8. Como fazer um remanejamento? 2º Passo: Gerar saldo para o projeto - cancelando ações No Projeto Original, a mesma ação cancelada ainda aparecerá no cronograma, conforme exibido na tela ao lado. Isso acontece para todas as alterações registradas no Projeto Simulação enquanto a mudança não for aprovada pelo gestor do projeto. A tela do Projeto Original sempre apresenta a última situação formalizada entre Apex e Entidade, ou seja, convênio + mudanças aprovadas.

9. Como fazer um remanejamento? 2º Passo: Gerar saldo para o projeto - reduzindo o valor das ações (memória de cálculo) Outra possibilidade de gerar saldo é reduzindo o valor das ações planejadas. No exemplo ao lado, o usuário exclui um item da memória de cálculo, sempre usando a tela do Projeto Simulação. O valor deste item, portanto, passa a compor o saldo do projeto.

10. Como fazer um remanejamento? 3º Passo: Cadastrar e alterar novas ações Tendo gerado o saldo suficiente, pode-se iniciar a aplicação do recurso, por exemplo, cadastrando uma nova ação. Para cadastrar as novas ações, por exemplo, acione a aba Cronograma, e clique no link “Nova Ação”. Depois, clique na opção Editar da nova ação para complementar as informações, se for o caso: Evento, Participantes, NCM/NBS, País alvo.

11. Como fazer um remanejamento? 4º Passo: Inserir memória de cálculo das novas ações A nova ação cadastrada no cronograma aparecerá na memória de cálculo da tela do Projeto Simulação para que seja cadastrado o seu orçamento. Este processo envolve alterar, remover ou inserir os itens de despesa previstos para a ação

12. Como fazer um remanejamento? 5º Passo: Verificar os impactos das alterações registradas No Projeto Simulação, é possível visualizar, imediatamente, as mudanças feitas e seus reflexos. No exemplo ao lado, a ação cancelada já aparece sinalizada desta forma, e a nova ação já é exibida.

13. Como fazer um remanejamento? IMPORTANTE: Projeto original não reflete as alterações imediatamente No Projeto Original, a ação cancelada ainda aparecerá no cronograma, conforme exibido na tela ao lado. Isso acontece para todas as alterações registradas no Projeto Simulação enquanto a mudança não for aprovada pelo gestor do projeto. Isso é útil para que o gerente compare o Projeto Simulação com o Projeto Original antes de submeter as mudanças para análise.

14. Como fazer um remanejamento? O gerente deve escolher entre as seguintes opções: Salvar – caso não tenha concluído a sua justificativa. Enviar – caso deseje encaminhar o conjunto de alterações para apreciação da Apex. Desfazer – caso precise voltar ao status anterior às alterações. 6º Passo: Submeter o conjunto de alterações Todas as alterações feitas são acumuladas na tela “Mudanças >> Enviar” do Projeto Original. O gerente do projeto pode verificar cada alteração comparando antes e depois, justificar e enviar para análise do gestor. Caso o gerente envie as mudanças para a Apex, o gestor do projeto recebe um email solicitando que a análise seja feita.

15. Como as duas versões do projeto são apresentadas em janelas diferentes, recomenda-se o uso desse recurso para avaliação de impactos e visualização da necessidade ou não de aditivo financeiro após as alterações.

16. Gestão de Mudanças

17. Unidade de Planejamento planejamento@apexbrasil.com.br Avaliação e Encerramento