Welkom

1. Welkom Delen is weten

2. Workshop Planning & Control Provincie Noord-Brabant ‘s-Hertogenbosch, 17 februari 2014 David Zijlmans De 3Ds Beheerst gebudgetteerd

3. Presentatie • De stand van zaken • Planning & Control: 10 mijlpalen en de handreiking • De financiën • Bekostiging • Planning & control cyclus

4. Hoe verhoudt (concern)financiën zich tot de transities? • Houding varieert van “afwachtend kijken” tot “actief participeren”, afhankelijk van o.a. de visie op de verhouding tussen: • concern en beleidssector • gemeente en regionale samenwerking • Waar financiën deelneemt aan het voorbereidingsproces zijn de gemeenten het verst gevorderd. • Koppeling beleid en financiën cruciaal, maar moet nog van ver komen Best practice in Noord-Brabant?

5. Hoe verhoudt concernfinanciën zich tot de “transities”? (2)Gemeenten richt(t)en werkgroep bedrijfsvoering in: • Inrichting Planning en Control • Financieel kader • Inkoopkader • Informatievoorziening en automatisering • Organisatie inrichting / apparaatskosten • Archivering en contractenbeheer • Scholing en training • Betrokken disciplines: • P&C / Financiën • Inkoop en aanbesteding • ICT • Personeel en organisatie • AO/IC

6. Planning & Control: 10 mijlpalen • Beleid is vastgesteld. • Processen zijn vastgesteld. • Rollen, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd en operationeel. • Samenwerking met (regio)gemeenten is vastgelegd. • Samenwerking met ketenpartners is vastgelegd. • Opdrachtgeverschap richting aanbieders is vastgelegd en opdrachten zijn verstrekt. • Doelgroepen en benodigde maatregelen zijn in beeld. • Kosten en opbrengsten zijn in beeld. • Informatievoorziening is operationeel. • Kortom: planning & control is een goede basis voor de realisatiefase. Zeeland, 13 februari 2014

7. De financiën

8. Exploitatiebegroting Zeeland, 13 februari 2014

9. Programmabegroting individuele gemeentenhoofdstuk Sociaal Domein Deelfonds Sociaal Domein Eigen gemeentelijke middelen (GF) Inkomsten Jeugdzorg Huishoudelijke zorg Participatie Begeleiding ondersteuning, Verzorging Eigen Bijdrage Eigen gemeentelijke middelen participatiewet en WMO • Uitgaven • Inkoop • Wijkteams • Subsidies • Uitvoeringskosten: • Personeelskosten • Organisatiekosten • Communicatie • Huisvestingskosten • Opleiding en training • ICT • Innovatiekosten • (Overhead)

10. Raming historische kosten • aandachtspunten: • meest cliënten gebruiken één voorziening, sommige gebruiken vele (zie figuur) • informatiebronnen kunnen elkaar tegenspreken; ga dus niet over een nacht ijs • informatie over 2014 pas ver in 2015 of zelfs 2016 bekend • Mogelijke bronnen: • Eigen begroting / rekening en registraties • Aanbieders • Registraties: • www.vektis.nl • www.cak.nl • www.ciz.nl Bron: Panteia

11. Sociaal deelfonds (1) • ‘Balans tussen bieden van beleidsvrijheid en waarborgen voor een succesvolle uitvoering’ Reikwijdte: Jeugdwet Participatiewet (uitgezonderd inkomensdeel) WMO Bestedingsvoorwaarden gedurende 3 jaar: • Oormerking • Financieel risico voor de gemeente • IV-3 • Onderbesteding aanleiding voor nader onderzoek

12. Sociaal deelfonds (2) • Aandachtspunten: • Oormerking / verantwoordelijk voor tekort • Bestaande WMO en participatiemiddelen • ‘Regeling zonder meer’: begroten en verantwoorden geheel via P&C cyclus individuele gemeenten (rechtmatigheidstoets onderdeel van goedkeurende verklaring eigen jaarrekening)

13. Doorrekening van de beleidsnota • Onder gegeven omstandigheden is omvang van die kosten erg onzeker. De marges van onzekerheid kunnen worden verkleind door een combinatie van invalshoeken: • Inventarisatie van ‘historische’ kosten tot 2015 • Budgetramingen (eerst ‘historisch’, dan nieuw verdeelmodel) • Besparingspotentieel van de lokale beleidsnota • In een formule weergegeven: a – b = c • De combinatie van deze drie invalshoeken geeft zicht op: • de materiële en maatschappelijke opgave • de financieel kritieke onderdelen van de transitie

14. Simulatie financiële consequenties nieuw beleid (3) • Het getalsvoorbeeld leert dat de financieel kritieke onderdelen van de transitie zijn: • prijs van de zorg (P omlaag) • toegang tot de zorg door de wijkteams (Q omlaag) • Minder verwijzingen tweede lijn • Minder dure zorg • zorginnovatie door integratie van de 3 domeinen • (goedkopere P*Q combinaties) • Beperking uitvoeringskosten • Dit zijn de “knoppen” waaraan we kunnen draaien • Reken deze interventies uit de beleidsnota door en bepaal of zo het noodzakelijke resultaat wordt behaald.

15. Bekostiging

16. Bekostiging, een voorbeeld in de jeugdzorg Relevantie bekostiging: • Mogelijkheid om sturing te geven aan de uitvoering door inbouwen gedragsprikkels (voorbeelden P en Q). • In relatie brengen met kenmerken hulpverlening, kwaliteit, innovatie en servicenormen. • Vaak een combinatie van verschillende bekostigingsmodellen. • Andere sturingsmogelijkheden: toegang (soms scheiding tussen toegang en uitvoering), volume, budgetbeheersing en capaciteitsafspraken. Kenmerken hulpverlening: • Beschikbaarheid. • Individuele zorgtrajecten. • Crisishulpverlening. • Groepsgewijs. • Ambulant of residentieel. • Beschikbaarheid capaciteit of gebruikte capaciteit. Zeeland, 13 februari 2014

17. Planning & control cyclus

18. Hoe richten we de P&C cyclus in? (1) • Vorm van P&C-rapportages: • dikker door extra 3 D-onderdelen? • dunner door niet-schriftelijke vormen van rapportage? • Maar toch vooral frequenter voor de kritieke 3 D-onderdelen! • Inhoud van P&C-rapportages: • zó dat alle geledingen - van uitvoerders tot bestuurders - op hun verantwoordelijkheden afgestemde informatie krijgen. • zó dat de administratieve lasten niet de pan uit rijzen. • Proces van P&C: • inrichting van het interne, gemeentelijke proces • inrichting van proces met regiogemeenten, zorgaanbieders en anderen • afstemming van interne klassieke control en externe ‘netwerk-control’ • Vorm, inhoud en proces vereisen dat de administratie en de informatiesystemen van gemeenten, zorgaanbieders en andere partijen goed op elkaar zijn afgestemd.

19. Hoe richten we de P&C cyclus in? (2) • Contracteren • Prikkels • Inkoopprocedures en regels • Verantwoorden en rapporteren • Afrekenen • Communiceren • Samenwerking met externe controllers (netwerk-control) • Stimuleren en faciliteren • Visitatie • Aanspreken EXTERN • Regels en procedures • Autorisatie • Begroting / jaarrekening • Managementrapportages • Bestuurlijke rapportages • Etc. • Leiderschap en voorbeeldgedrag • Motiveren en waarderen • Communiceren en informeren • Stimuleren en faciliteren • Adviseren INTERN HARD CONTROL SOFT CONTROL

20. Samenvattend • Bepaal uw positie t.o.v. de drie D’s: zorg dat u aan tafel zit! • Ga na of de projectorganisatie geëquipeerd is voor alle PIOFA-aspecten van de transities. • Maak ramingen van • de historische kosten • het toekomstig budget • de toekomstige kosten en baten op basis van de beleidsnota’s • Herhaal dit regelmatig op basis van nieuwe informatie • Besteedt expliciet aandacht aan de gewenste werking van de prikkels bij de vormgeving van de bekostigingsmodellen. Vertrouw niet alleen op de harde prikkels, bouw ook ‘soft’ control in. • Richt de P&C-cyclus zo in dat hij past bij de omvang, onzekerheid en dynamiek van de 3 D’s