Guarda de arquivos XML Implementações da ferramenta GED KAISEN II Encontro GBrasil TI

1. Guarda de arquivos XML Implementações da ferramenta GED KAISEN II Encontro GBrasil TI Rio de Janeiro, 02 e 03 de Agosto de 2012.

2. AGENDA • Obrigatoriedade • Fluxo dos registros • Implementações do GED KAISEN • Recepção de arquivos XML • Indexação e organização • Controle de status (DANFE e XML) • Validação • Portal de disponibilização de XML

3. AGENDA • Obrigatoriedade • Fluxo dos registros • Implementações do GED KAISEN • Recepção de arquivos XML • Indexação e organização • Controle de status (DANFE e XML) • Validação • Portal de disponibilização de XML

4. OBRIGATORIEDADE Ajuste SINIEF 08/2010 • O Emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, encaminhar ou disponibilizar download do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso ao destinatário e ao transportador contratado, imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e. • O Emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob a sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado. “ ”

5. OBRIGATORIEDADE Protocolo ICMS 42, de 03/07/2009 • Cláusula segunda- Ficam obrigados a emitir Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, modelo 55, em substituição à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, a partir de 1º de dezembro de 2010, os contribuintes que, independentemente da atividade econômica exercida, realizem operações: • I - destinadas à Administração Pública direta ou indireta, inclusive empresa pública e sociedade de economia mista, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios; • II - com destinatário localizado em unidade da Federação diferente daquela do emitente; • III - de comércio exterior. “ ”

6. AGENDA • Obrigatoriedade • Fluxo dos registros • Implementações do GED KAISEN • Recepção de arquivos XML • Indexação e organização • Controle de status (DANFE e XML) • Validação • Portal de disponibilização de XML

7. FLUXO DOS REGISTROS Envia XML + DANFE ao Transportador Fornecedor Transportador 2 Envia XML ao Cliente Autoriza NF-e na SEFAZ 1 Cliente

8. FLUXO DOS REGISTROS COM O GED KAISEN Envia XML + DANFE ao Transportador Fornecedor Transportador 2 Envia XML ao Cliente 3 Autoriza NF-e na SEFAZ O GED captura o XML do e-Mail 1 Cliente 5 GED KAISEN Valida o XML na SEFAZ 4 O cliente confirma o recebimento do DANFE através do código de barras. O GED KAISEN controla os XML e os DANFE pendentes de recebimento.

9. AGENDA • Obrigatoriedade • Fluxo dos registros • Implementações do GED KAISEN • Recepção de arquivos XML • Indexação e organização • Controle de status (DANFE e XML) • Validação • Portal de disponibilização de XML

10. RECEPÇÃO DE ARQUIVOS XML O sistema permite a captura de arquivos XML enviados pelos fornecedores, através da caixa postal do cliente.

11. RECEPÇÃO DE ARQUIVOS XML Podem ser configuradas diversas caixas de mensagens, vinculadas a pastas de destinos específicas, permitindo a organização e a indexação automática do conteúdo na ferramenta.

12. RECEPÇÃO DE ARQUIVOS XML Outra forma de entrada de dados é através do GED SYNC, que permite a carga de diversos arquivos disponíveis em disco.

13. AGENDA • Obrigatoriedade • Fluxo dos registros • Implementações do GED KAISEN • Recepção de arquivos XML • Indexação e organização • Controle de status (DANFE e XML) • Validação • Portal de disponibilização de XML

14. INDEXAÇÃO E ORGANIZAÇÃO Automaticamente, o sistema indexa e organiza os arquivos recebidos em pastas específicas, por período (ano e mês).

15. INDEXAÇÃO E ORGANIZAÇÃO Na consulta de uma NF-e são exibidos os campos preenchidos, de acordo com as informações do arquivo XML.

16. INDEXAÇÃO E ORGANIZAÇÃO O sistema permite a visualização do arquivo no formato de DANFE.

17. INDEXAÇÃO E ORGANIZAÇÃO Em virtude da indexação, é possível utilizar os campos da NF-e para pesquisar registros específicos, através do filtro de informações.

18. AGENDA • Obrigatoriedade • Fluxo dos registros • Implementações do GED KAISEN • Recepção de arquivos XML • Indexação e organização • Controle de status (DANFE e XML) • Validação • Portal de disponibilização de XML

19. CONTROLE DE STATUS (DANFE e XML) • Possíveis controles: • XML pendentes • DANFE pendentes • Data de entrada da mercadoria GED KAISEN

20. AGENDA • Obrigatoriedade • Fluxo dos registros • Implementações do GED KAISEN • Recepção de arquivos XML • Indexação e organização • Controle de status (DANFE e XML) • Validação • Portal de disponibilização de XML

21. VALIDAÇÃO • Além de monitorar o recebimento das informações, o sistema audita o conteúdo dos arquivos XML, contemplando: • Validação da situação do documento na SEFAZ; • Validação do CNPJ do Emitente; • Validação do CNPJ do Transportador; • Validação do CNPJ do Destinatário; • Validação dos valores da NF-e (XML recebido e XML SEFAZ).

22. AGENDA • Obrigatoriedade • Fluxo dos registros • Implementações do GED KAISEN • Recepção de arquivos XML • Indexação e organização • Controle de status (DANFE e XML) • Validação • Portal de disponibilização de XML

23. PORTAL DE DISPONIBILIZAÇÃO DE XML Em sincronia com as NF-e emitidas, através do GED SYNC, o sistema oferece ao cliente um portal para disponibilização de XML de saídas.

24. PORTAL DE DISPONIBILIZAÇÃO DE XML Neste portal, o destinatário da NF-e pode baixar os arquivos XML, informando a(s) chave(s) desejadas e o CNPJ.

25. PORTAL DE DISPONIBILIZAÇÃO DE XML A ferramenta oferece ao destinatário o download do(s) arquivos(s).

26. FIM. ENCERRAMENTO Grato pela oportunidade e atenção, Flávio Farias ACENE Contabilidade. flavio@acenecontabilidade.com.br Fones: 81 2125-0300 | 9188-0909