Důvěryhodný elektronický archiv kraje Vysočina

1. Důvěryhodný elektronický archiv kraje Vysočina Petr Pavlinec, KrÚ únor 2008

2. Důvody vzniku projektu I. • Veřejná správa komunikuje interně a externě elektronicky „…české občanské právo akceptuje „písemnou formou“ i tehdy, je-li právní úkon učiněn elektronickými prostředky, jež umožňují zachycení obsahu právního úkonu a určení osoby, která právní úkon učinila …“ § 40 odst.(4) občanského zákoníku Směrnici Evropského Parlamentu a Rady 1999/93/ES ze dne 13.12. 1999, o zásadách Společenství pro elektronické podpisy a Směrnici Evropského Parlamentu a Rady 2003/98/ES ze dne 17.11. 2003, o opakovaném použití informací veřejného sektoru.

3. Důvody vzniku projektu II. Množství dokumentů vedených výhradně v elektronické podobě narůstá Zákon o účetnictví, osobní písemnosti, elektronická pošta, digitální podklady (projekty, mapy, fotografie, diagnostika, provozní databáze,…) Česká ani evropská legislativa neřeší otázku elektronické archivace První nesmělé legislativní pokusy v Rakousku a Anglii V ČR pouze zákon o archivnictví, který pomalu začíná brát zřetel záležitosti jako je el. spisová služba….

4. Důvody vzniku projektu III. Projekty řešící el. archivaci v technické rovinně jsou nedostatečné Archivaci elektronických dokumentů se již zabývá řada zahraničních archivů. Žádný český (slovenský) veřejný archiv se však této problematice dodnes systematicky nevěnuje. Připravované projekty NACR řeší jen nejvážnější problémy (tzv. A dokumenty) Národní úroveň může řešit … Metodiku (média, metadata, formáty, virtualizaci výpočetního prostředí Archivaci nejdůležitější dokumentů u pohledu státu

5. Cíle projektu Nalezení nejvhodnějšího legislativního a technického řešení dlouhodobého ukládání a archivace dokumentů veřejné správy na regionální úrovni Řešení problematiky udržení právní validity dokumentu Po dobu jeho životnosti v tzv. živých registraturách s následným dlouhodobým důvěryhodným ukládáním těchto dokumentů (v rámci spisoven, správních archivů …atd.) před jejich případným následným uložením k archivaci v centrálních archivech (Národní archiv, státní oblastní archivy, specializované archivy …atd.) Dlouhodobá archivace dat důležitých z pohledu paměti regionu archivace dat, která nebude řešit NACR včetně např. snímkování regionálního webu

6. Historie • Listopad 2005 Příprava projektu do Broadbandového fondu MIČR Neschváleno bez dalšího zdůvodnění Předloženo ve spolupráci s okresními archivy a Národní knihovnou (projekt WebArchiv) • Únor 2006 Zkušební archivace webů (regionální „sklizeň“) veřejné správy v kraji Vysočina – WebArchiv • Březen 2007 Projekt snímkování elektronických úředních desek samospráv v kraji Vysočina • Říjen 2007 Kvalifikovaná cert. autorita na KrÚ • Listopad 2007 Předložení projektu do národní strategie eJustice

7. Plánované kroky…. • Pilotně nasadit a prakticky otestovat řízené úložiště elektronických dokumentů, tzv. důvěryhodný archiv. • Zajistit důvěryhodnost, čitelnost a řízenou vzdálenou přístupnost elektronického dokumentu po dobu jeho životnosti, které začíná již v době prvotního zpracování, ale i pro období vlastní archivace. V současnosti se totiž často stává, že platnost certifikátu (popř. časového razítka) vyprší již v době prvotního zpracování dokumentu. • Ověřit důvěryhodné uložení dokumentů pocházejících z různorodých agend orgánů veřejné správy, soudů, různých subjektů z definované oblasti, včetně řízeného přístupu třetích stran k uloženým (archivovaným) dokumentům. • Projekt řeší uložení a zabezpečení dokumentů ve vlastní organizaci („spisovnu“, „archiv“) orgánu veřejné moci, které předchází vlastnímu předání do centrálních archivů.

8. Plánované kroky…. Zmapování požadavků a možností institucí a orgánů státu, územní a profesní samosprávy, pro které platí povinnost předávat dokumentu do centrálních archivů (např. státního oblastního archivu). Výsledky projektu budou sloužit pro přípravu legislativy na národní úrovni upravující oblast elektronického archivnictví a doplnění neúplné legislativy s vazbou na aplikace elektronické podpisu. Vytvořením nové elektronické služby podpořit využití existující veřejné i privátní telekomunikační infrastruktury. Vytvořit sadu služeb, která bude uživatele motivovat k elektronickému zpracování informací a zvýší důvěryhodnost elektronických dokumentů Pro potřeby zálohování, obnovy a dalších úložných aplikací vytvořit základní metodiku pro infrastrukturu orgánů veřejné moci.

9. Technologicky … Smyslem tohoto subsystému je poskytovat přístup k el. datům cestou standardních otevřených protokolů služby dokument managementu (DMS), webových služeb, či XML rozhraním a to při zachování adekvátní bezpečnosti. Zajišťuje uložení dokumentu vstupujícího od orgánů veřejné moci a orgánů veřejné správy. Jelikož dochází k vývoji programového vybavení i změně formátů ukládaných dat, musí důvěryhodný archiv zajistit automatickou konverzi do nových formátů, které budou zajišťovat čitelnost a autenticitu dokumentu v dlouhodobém měřítku. Umožnění vzdáleného přístupu k ukládaným dokumentům, včetně podpory řízení přístupových práv. Tím se umožní přístup nejen badatelům, ale zejména i dalším oprávněným subjektům (např. zpřístupnění podkladů odvolacího nebo soudního řízení). Systém bude transparentní vůči množině certifikačních autorit (resp. poskytovateli certifikátů a časových razítek) a měl by zajistit dlouhodobou validitu elektronického podpisu. Služby tohoto subsystému budou poskytovány prostřednictvím otevřených rozhraní na bázi architektury SOA za použití Web Services. Při vlastní implementaci bude se bude zohledňovat návrh MoReq2 s použitím datových prvků vyhlášených v informačním systému o datových prvcích.

10. Kontakt … Děkuji za pozornost…. Ing. Petr Pavlinec Pavlinec.P@kr-vysocina.cz http://www.kr-vysocina.cz/it