MBA GERÊNCIA DE PROJETOS GERÊNCIA de TEMPO em PROJETOS Edmarson Bacelar Mota

1. MBA • GERÊNCIA DE PROJETOS • GERÊNCIA de • TEMPO em PROJETOS • Edmarson Bacelar Mota

2. Pensando sobre o TEMPO (1) “O tempo perdido jamais poderá ser recuperado” Geoffrey Chaucer (há 600 anos) “O tempo é o recurso mais escasso. Se ele não puder ser administrado, nada pode ser administrado” Peter Drucker “Cada pessoa é criada igual a todas as outras pessoas em matéria de tempo. Nós temos 24 horas por dia. O que cada um de nós faz com essas 24 horas representa uma enorme diferença no que realizamos” Mehdi Fakarzadah

3. Pensando sobre o TEMPO (2) “Não podemos administrar o tempo; podemos apenas administrar a nós mesmos em relação ao relógio, e isso exige tanto organização quanto estrutura” Todd L. Pearson É o único recurso que deve ser gasto (investido ou desperdiçado!) no momento em que o possuímos. Planeje seu dia ou os outros o farão por você. Pense sobre os compromissos (em vez de encontros) com você mesmo e com os outros.

4. Pensando sobre o TEMPO (3) A boa administração do tempo é provavelmente o fator mais importante na administração de si mesmo, de seu trabalho, e até mesmo do trabalho dos outros. Não tente “conquistar” o tempo. Trabalhe com ele. Transforme-o em um amigo. A boa administração do tempo significa diminuir os compromissos marginais e aumentar as verdadeiras prioridades.

5. Pensando sobre o TEMPO (4) Planejamento – Aumente suas chances de sucesso! 1% do seu tempo para 99% do seu sucesso “Quanto mais sistematizado e quanto maior o horizonte de tempo do processo de planejamento com que a pessoa se habitua, maiores serão suas chances de realização”. Jaime Wagner O ótimo é inimigo do bom.

6. Pensando sobre o TEMPO (5) Muitos especialistas estimam que provavelmente todos nós – a não ser que estejamos absolutamente concentrados – desperdiçamos 50 a 70 porcento do nosso tempo e energia em coisas irrelevantes, inúteis e da maneira menos eficiente. Podemos fazer mais e melhor em menos tempo se nos propusermos com firmeza a fazê-lo. Você deve ter a mente aberta quando se tratar de ganhar tempo. Desafie-se em tudo o que você faz para descobrir se não existe uma maneira mais simples, rápida e melhor de fazer a mesma coisa.

7. Administração do TEMPO ALGUNS PROBLEMAS (1)  Planejamento inadequado Administração por crise (estilo bombeiro) Desorganização pessoal / Falta de autodisciplina Problemas de comunicação  Dificuldade de tomar decisões Dificuldade em diagnosticar problemas  Falta de delegação

8. Administração do TEMPO ALGUNS PROBLEMAS (2)  Incapacidade de dizer NÃO Uso inadequado dos meios de comunicação (telefone, email etc) Delegação para cima (delegação reversa) Falta de prioridades  Perfeccionismo Falta de estabelecimento de objetivos pessoais Procrastinação / Protelação / Adiamento / Deixar para Depois  etc

9. A ROTINA MATINAL(UM EXEMPLO PARA ANALISAR) • LEVANTAR • OTIMIZAR O TEMPO QUE GASTA NO BANHEIRO • ACELERAR O PROCESSO DE SE VESTIR • OBJETOS QUE SE “PERDEM” FACILMENTE • PROGRAMAR AS ETAPAS DE PREPARAÇÃO DO CAFÉ DA MANHÃ

10. DO “CONTEXTO” ATÉ A “AÇÃO”UM CICLO DE IDAS e VINDAS (FEEDBACKS) CONTEXTO REFLEXÃO ANÁLISE PLANO ….… AÇÃO

11. COMO PREPARAR UMA BEM-SUCEDIDA LISTA DE COISAS A FAZER • CRIE O HÁBITO DE PREPARAR DIARIAMENTE UMA LISTA DE COISAS A FAZER • SEJA REALISTA E ESTEJA CONSCIENTE DAS LIMITAÇÕES DO TEMPO DISPONÍVEL • NÃO INCLUA ATIVIDADES EM EXCESSO • PREVEJA UMA PEQUENA RESERVA DE TEMPO • REVEJA A SUA LISTA A CADA MANHÃ • ADICIONE MAIS ATIVIDADES À MEDIDA QUE REALIZA OUTRAS • ANTES DE LISTAR OU EXECUTAR CADA ATIVIDADE, PERGUNTE – “POR QUE EU?” • DELEGUE TAREFAS QUANDO POSSÍVEL • AGRUPE AS ATIVIDADES RELACIONADAS

12. PLANEJAMENTOA BÚSSOLA DO TEMPO  COMECE COM O OBJETIVO NA MENTE  PRIMEIRO O MAIS IMPORTANTE (PRIORIZE!) “AQUELE QUE TODAS AS MANHÃS PLANEJA AS TRANSAÇÕES DO DIA, E SE ATÉM A ESTE PLANO, CARREGA A BÚSSOLA QUE VAI ORIENTÁ-LO ATRAVÉS DO LABIRINTO DA MAIS AGITADA DAS VIDAS. ENTRETANTO, ONDE NÃO HOUVER PLANOS, ONDE SE DISPUSER DO TEMPO AO SABOR DO MERO ACASO, O CAOS LOGO REINARÁ.” Victor Hugo

13. PLANEJAMENTO - A BÚSSOLA DO TEMPO… Algumas Recomendações …  Lista de Coisas a Fazer Avalie a Lista de Coisas a fazer diante dos Objetivos Priorize a Lista de Coisas a Fazer Programação e Organização de Tarefas que Envolvem Outras Pessoas  Utilize de forma Eficaz os Recursos que a Tecnologia da Informação e Telecomunicações Propiciam Use Seu Melhor Período de Tempo para as Tarefas Prioritárias  Adote a Técnica Gerencial da “Hora Tranquila”

14. PLANEJAMENTO & CRIATIVIDADE PLANEJAMENTO VERSUS OU E ? CRIATIVIDADE

15. PROATIVIDADE & REATIVIDADE PROATIVIDADE ASSUMIR A RESPONSABILIDADE POR TODAS AS OPÇÕES E OMISSÕES, EXERCENDO A LIBERDADE RESPONSÁVEL, A “LIBERDADE PARA” CUMPRIR OS COMPROMISSOS ESCOLHIDOS. É ASSUMIR O CONTROLE DOS EVENTOS QUE PODEM SER CONTROLADOS. REATIVIDADE LIDAR COM EVENTOS, CONTEXTOS E PROCESSOS ALHEIOS À NOSSA CAPACIDADE DE INFLUÊNCIA, INTERFERÊNCIA OU DECISÃO. A ÚNICA RESPOSTA RAZOÁVEL NESTAS CIRCUNSTÂNCIAS É A NOSSA CAPACIDADE DE ADAPTAÇÃO.

16. Tarefas REPETITIVAS e ROTINEIRAS  DESCOBRIR MEIOS DE REALIZÁ-LAS EM MENOR TEMPO É VITAL DUAS ESTRATÉGIAS SÃO NECESSÁRIAS: 1. SIMPLIFICAR 2. DELEGAR CUIDADO COM A LEI DE PARKINSON: “O TRABALHO SE EXPANDE PARA PREENCHER O TEMPO DISPONÍVEL”

17. DELEGAÇÃO: AS QUATRO REGRAS 1. SEJA PACIENTE 2. ATRIBUA TRABALHO GRADUALMENTE 3. TENTE DELEGAR COM ANTECIPAÇÃO 4. ATRIBUA UM TRABALHO INTEIRO, E NÃO PARTES, SEMPRE QUE POSSÍVEL

18. EFICIENTE& EFICAZ(1) EFICIÊNCIA (associado a …. ???) Do things right (FAZER CERTO) EFICÁCIA (associado a … ???) Do the right thing (FAZER A COISA CERTA) Peter Drucker

19. EFICIENTE& EFICAZ(2) EFETIVIDADE = EFICÁCIA + EFICIÊNCIA IMPLICAÇÕES em … TAREFAS ATIVIDADES ESCOPO WBS DELIVERABLES ESTRATÉGIA PRAZOS QUALIDADE STAKEHOLDERS etc

20. TÉCNICAS BÁSICAS(1) DELEGAÇÃO – Tarefas ABC Tarefas Tipo A AUTONOMIA PARA INICIAR E NÃO PRECISA RELATAR STATUS EXPLICITAMENTE AO SEU TÉRMINO. Tarefas Tipo B AUTONOMIA PARA INICIAR, MAS PRECISA RELATAR STATUS EXPLICITAMENTE AO SEU TÉRMINO. Tarefas Tipo C SOMENTE INICIAR COM AUTORIZAÇÃO EXPRESSA.

21. TÉCNICAS BÁSICAS(2) SISTEMA JPTA J ... Jogar Fora P ... Passar para Outra Pessoa T ... Trabalhar na Tarefa (agora, agendar etc) A ... Arquivar (conforme definições prévias)

22. TÉCNICAS BÁSICAS(3) TÉCNICA do “PONTO” Assinalar no verso do documento com “PONTO” cada vez que fizer um acesso para analisar, pensar etc. Estabelecer o limite de “pontos” que um documento pode ter para obrigatoriamente ser resolvido, encaminhado etc. Observação: Para documentos em mídias magnéticas, óticas, eletrônicas etc, estabelecer pastas diferenciadas, anotações no arquivo ...

23. TÉCNICAS BÁSICAS(4) TÉCNICA do “SALAME” Adequada para lidar com tarefas desagradáveis ou que se tem o hábito de protelar. Estabeleça fatias de tempo e reserve-as para utilizar nestas tarefas. O princípio básico é que nada é insuportável a ponto de não podermos realizar partes desta tarefa em fatias de tempo pré-definidas.

24. TÉCNICAS BÁSICAS(5) CONDUTOR “TEMPO” Distribuir o Tempo em unidades básicas, segmentando-o de acordo com as características típicas das tarefas a realizar. A cada unidade de tempo, ou múltiplos, deve-se planejar a utilização, de modo a realizar “simultaneamente” uma diversidade de funções, completando-as conforme a demanda ou prazos estabelecidos.

25. TÉCNICAS BÁSICAS(6) CONDUTOR “TAREFA” Distribuir o Tempo em Tarefas seqüenciais a realizar integralmente. Nesta técnica, somos conduzidos para concluir a tarefa e para isso será alocado o tempo necessário ou estimado. O foco é a conclusão da tarefa.

26. TÉCNICAS BÁSICAS(7) JANELA de TEMPO Certas tarefas ou interações com pessoas, colaboradores e públicos diversos demandam, para maior efetividade do uso global do tempo, o estabelecimento de JANELAS DE TEMPO (períodos pré-estabelecidos) que serão específicas para aquela finalidade. Exemplos: Verificar e responder emails. Reuniões com ´”públicos” específicos.

27. TÉCNICAS BÁSICAS(8) TEMPO CALMO (ou PRÓPRIO) É um período de Tempo estabelecido para focar tarefas essenciais e de alto valor agregado para as funções ou responsabilidades que temos. O ideal é que os horários estabelecidos sejam de conhecimento das pessoas que interagem mais freqüentemente conosco, para que efetivamente tenhamos este tempo disponível e sem interrupções. Este Tempo tem como foco tarefas importantes e próprias, o que também pode envolver a participação de outras pessoas.

28. TÉCNICAS BÁSICAS(9) DOCUMENTAÇÃO/CLASSIFICAÇÃO DO TEMPO Consiste em documentar o uso do tempo, através de categorias, em um determinado período (semana ou mês, por exemplo) e analisar a adequação do tempo utilizado comparativamente a nossos objetivos ou funções, adotando, então, novas posturas. Há dois fatores relevantes para o sucesso desta técnica: clareza sobre os objetivos ou funções e criação de categorias que expressem de forma adequada o “tempo” utilizado.

29. No HORAS 100 % (C1 + C2) % (C1) % C1 C2 C3 C4 C5 C6 TÉCNICAS BÁSICAS(10) EFEITO PARETO É uma técnica complementar à DOCUMENTAÇÃO/CLASSIFICAÇÃO do TEMPO, onde a quantificação das categorias e sua representação em formato histograma auxiliam na percepção do “desbalanceamento” entre as diversas categorias (efeito Pareto).

30. TÉCNICAS BÁSICAS(11) CALENDÁRIOS & LISTA de ATIVIDADES LISTA MESTRA PARA REGISTRAR E NÃO ESQUECER ACÕES SEM PRAZO DEFINIDO LISTA DE COISAS A FAZER DIÁRIA SEMANAL MENSAL

31. Premência do TEMPO URGENTE NÃO - URGENTE P r e m ê n c i a I M P O R T A N T E Exemplos: Crises Problemas Urgentes Projetos com data marcada 1 Exemplos: Prevenção Atividades “produtivas” Desenvolvimento de relações Identificação de novas oportunidades Planejamento Recreação 2 d a T A R E F A N Ã O I M P O R T A N T E Exemplos: Interrupções Telefone Relatórios Correspondência Questões urgentes próximas Atividades populares 3 Exemplos: Detalhes Pequenas tarefas Correspondência Perda de tempo Atividades agradáveis 4 TÉCNICAS BÁSICAS(12)MATRIZ ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

32. VÁ DEVAGAR ... PARA TERMINAR MAIS RÁPIDO ? !

33. EXERCÍCIO 1DIAGRAMA DE ATIVIDADES • Elabore um diagrama de “ATIVIDADES” ... • Para a preparação e arrumação de um café da manhã doméstico que deva apresentar os seguintes “deliverables” prontos para consumo (2 pessoas): • Suco de laranja natural com duas pedras de gelo em cada copo. • Mamão Papaya (uma metade por pessoa). • Uma porção de granola, servida com iogurte. • Torrada de pão integral em fatia. • Café puro.

34. 1900 1950 1970 1990 2000 DIAGRAMA DE GANTT PERT/CPM PMI PMBoK Evolução PROJETOS

35. DESEMPENHO (Qualitativo, Quantitativo etc) CUSTO TEMPO PRINCIPAIS“ALVOS” em PROJETOS

36. POR QUE OS PROJETOS ATRASAM ?

37. ATRASOS EM PROJETOS… ALGUNS MOTIVOS … • PLANEJAMENTO INSUFICIENTE • PLANO NÃO REALISTA • ESCOPO DO PROJETO SUBESTIMADO • ALTERAÇÕES DOS REQUISITOS PELOS CLIENTES • INCAPACIDADE DE ACOMPANHAR O PROGRESSO (revisões etc) • INCAPACIDADE DE DETECTAR PROBLEMAS COM ANTECEDÊNCIA • NÚMERO INSUFICIENTE DE VERIFICAÇÕES • COMPLEXIDADE TÉCNICA OU ADMINISTRATIVA • ANÁLISE DE RISCO INSUFICIENTE OU INEXISTENTE • MUDANÇAS DE PRIORIDADES • FALTA DE COMPROMETIMENTO DA EQUIPE • GRUPOS DE SUPORTES NÃO COOPERATIVOS • ESPÍRITO DE EQUIPE EM BAIXA • PESSOAL NÃO QUALIFICADO • etc

38. INCERTEZA X COMPLEXIDADE INCERTEZA 4 3 1 2 COMPLEXIDADE

39. PROJETOS“INTEGRAÇÃO” e DESDOBRAMENTOS PROGRAMA PROJETO TAREFA ATIVIDADE

40. TAREFAS e ATIVIDADES • TAREFAS • SÃO TRABALHOS QUE SERÃO DESENVOLVIDOS AO LONGO DE UM PROJETO, ORIUNDOS DA WBS OU DE PACOTES DE TRABALHO. TIPICAMENTE APRESENTAM OS SEGUINTES ATRIBUTOS: • DURAÇÃO • RECURSOS • CUSTOS • EM CADA TAREFA OCORREM: • A EXECUÇÃO FÍSICA DO PROJETO • ATRASOS OU ANTECIPAÇÕES • AÇÃO GERENCIAL EFETIVA (ACOMPANHAMENTO, CONTROLE etc) • ATIVIDADES • AS TAREFAS PODEM SER SUBDIVIDIDAS EM ATIVIDADES. É O NÍVEL DE EXECUÇÃO MAIS “BAIXO” NA DECOMPOSIÇÃO DAS AÇÕES A SEREM EMPREENDIDAS EM UM PROJETO.

41. % TÉRMINO do PROJETO LENTO RÁPIDO LENTO TEMPO CONCEITOS “visuais” (no TEMPO)LENTO – RÁPIDO - LENTO

42. NÍVEL de ESFORÇO TEMPO CONCEITOS “visuais” (no TEMPO)NÍVEL DE ESFORÇO

43. Potencial de ADICIONAR VALOR ou ADEQUAÇÃO A NOVAS NECESSIDADES TEMPO CONCEITOS “visuais” (no TEMPO)POTENCIAL de ADICIONAR VALOR

44. CUSTO das MUDANÇAS ou CORREÇÕES TEMPO CONCEITOS “visuais” (no TEMPO)CUSTO das MUDANÇAS / CORREÇÕES

45. INTENSIDADE INCERTEZA DO RISCO QUANTIDADE ARRISCADA TEMPO CONCEITOS “visuais” (no TEMPO)INCERTEZA DO RISCOX QUANTIDADE ARRISCADA

46. ANÁLISE do CUSTO MELHOR RELAÇÃO CUSTO x BENEFÍCIO TEMPO Projetos com DURAÇÃO REDUZIDA Projetos com DURAÇÃO EXCESSIVA CONCEITOS “visuais” (no TEMPO)ANÁLISE DO CUSTO X DURAÇÃO

47. PERFORMANCE MELHOR RELAÇÃO PERFORMANCE X DURAÇÃO TEMPO PROJETOS COM DURAÇÃO REDUZIDA PROJETOS COM DURAÇÃO EXCESSIVA CONCEITOS “visuais” (no TEMPO)PERFORMANCE X DURAÇÃO

48. PERCENTUAL DE OCUPAÇÃO COMPROMISSOS (A FAZER) AÇÕES (datas, prazos) NÍVEL HIERÁRQUICO CONCEITOS “visuais” (no TEMPO)COMPROMISSOSX AÇÕES

49. Iniciador/Patrocinador do Trabalho Fatores Ambientais da Organização INICIAÇÃO Ativos de Processos Organizacionais PLANEJAMENTO EXECUÇÃO MONITORAMENTO E CONTROLE ENCERRAMENTO CLIENTE

50. PMBOK 2004Fatores Ambientais da Empresa (1) • Durante o desenvolvimento do termo de abertura do projeto, devem ser considerados todos e quaisquer sistemas e fatores ambientais da empresa que cercam e influenciam o sucesso do projeto. Isto inclui, mas não se limita a itens como: • Cultura e estrutura organizacional ou da empresa • Normas governamentais ou do setor • Normas de produtos, padrões de qualidade, • normas/certificações • Infra-estrutura (ex: equipamentos e instalações existentes)