Efektivní nákup se SAP SRM Kampaň Best-Run Now – Balíčková řešení pro období ekonomického poklesu

1. Efektivní nákup se SAP SRMKampaň Best-Run Now – Balíčková řešení pro období ekonomického poklesu Vladimír Heřt, SAP ČR Jaroslav Šebesta, con4PAS Webseminář, 30.7.2009

2. Ekonomický pokles má zásadní dopad na podniky všech velikostí ve všech odvětvích Klesající poptávka (omezení výdajů, odkládání nákupu) Zvyšující se náklady (náklady na kapitál, kurzová rizika, inflace, …) Horší dostupnost provozních úvěrů (důkladné prověřování klientů, klesající objem poskytnutých úvěrů) Charakteristika současného ekonomického prostředí Typické projevy Negativními dopady na klíčové ekonomické ukazatele • Ztížený přístup k financování • Vyšší náklady kapitálu • Klesající důvěra spotřebitelů • Dopad na všechna odvětví • Rostoucí riziko inflace • Vyšší volatilita na trhu • Vlna konsolidací • Zesílená regulace podnikání Výnosy, Příjmy Náklady na prodej, zisk Cash flow, likvidita

3. Cílené investice do IT mohou i v této době výrazně posílit ekonomickou výkonnost Zásadní poznatky • Celoplošné snižování investic do IT ohrožuje naplnění strategických cílů společností • Ve srovnání s jinými alternativami má snížení nákladů na IT menší dopad na EBIT • Cílené IT investice mohou mít o řád větší dopad na EBIT než tradiční ořezávání nákladů Zdroj: “Managing IT in a Downturn”, McKinsey & Company., 2008 Balíčky „Best Run Now“ jsou zacíleny na problémy spojené s ekonomickým poklesem, vytváří prostor pro rozvoj v budoucnosti Balíčky „Best Run Now“ Rychlá implementace a okamžité ekonomické přínosy Připravenost pro budoucí rozvoj Kompletní procesy s optimalizovanou tvorbou hodnoty

4. 7 balíčkových řešení připravených pro český trhDefinovaný rozsah, náklady a doba implementace • Rychlé, přesné a informované rozhodování • Efektivní nákup • Flexibilní plánování • Dokonale řízený výrobní podnik • Excelentní provozování řešení od SAP • Řízení lidských zdrojů v dobách nejistoty • Efektivní správa pohledávek Balíčková řešení jsou navržena tak, aby jejich návratnost nebyla delší než 12 měsíců. Pro všechna balíčková řešení je poskytováno výhodné financování prostřednictvím služby SAP Financing.

5. Cíle dnešního websemináře 1 Představení balíčkového řešení EFEKTIVNÍ NÁKUP (nabídka ve spolupráci s firmou con4PAS) 2 Představení analytické aplikace SAP BusinessObject Spend Performance Management

6. Agenda • Úvod • Balíčkové řešení EFEKTIVNÍ NÁKUP • Analýza výdajů se SAP BusinessObjects Spend Perfomance Management • Shrnutí

7. Postřeh z praxe?

8. Business procesy s největším potenciálem úsporVýsledky průzkumu poradenské společnosti AMR Research Potenciál úspor vyjádřen pomocí skóre 1 až 5 (1 nejnižší, 5 nejvyšší)

9. Úspory v oblasti nákupuDalší souvislosti Změna Dopad na zisk Zvýšení obratu o 5% + 5% Snížení výdajů o 5% + 35%

10. Závěr Pro společnosti s vysokým podílem nakupovaných materiálů / služeb je tzv. pákový efekt (tj. vliv na ziskovost) výrazně vyšší při snižování výdajů než při zvyšování obratu !

11. Kde se nachází největší prostor k úsporám a jak velký prostor se běžně jedná? • Efektivní strategie nákupu vycházející z důkladných analýz potřeb a nabídky • Snížení výdajů o 2 - 12% • Snížení objemu nákupu mimo kontrakty na polovinu • Dodatečná úspora 7% výdajů na základě lepšího využití nasmlouvaných podmínek • Výběr dodavatele • Zkrácení procesu o 25 - 50% • Počet nakupovaných položek • Snížení počtu nakupovaných položek o 15% • Náklady na držení zásob • Snížení nákladů o 5 - 50% Zdroj: Aberdeen Group

12. Agenda • Úvod • Balíčkové řešení EFEKTIVNÍ NÁKUP • Analýza výdajů se SAP BusinessObjects Spend Perfomance Management • Shrnutí

13. RFQ Contract SLA Supplier Supplier Supplier Supplier Supplier Supplier Supplier Supplier Supplier INV CPO CPO PO Proces nákupu v řešeních SAPPředstavení SRM: Komplexní podpora zásobovacích procesů Řízení výdajů • Agregace a obohacení informací o výdajích • Poskytuje detailní informaci o dodavatelích a příležitostech k úsporám • Centralizace správy dodavatelů Výběr dodavatelů • Projektově orientované a centralizované • Podpora poptávkových řízení • Podpora analýzy nabídek dodavatelů • Podpora aukcí (včetně holandských) Manufacturing Marketing KEY LINE OF BUSINESS STAKEHOLDERS IT Sales Finance SPEND & SUPPLIER DATA 3 Supplier Management Operational Procurement Operational Procurement Procurement Management Sourcing Professionals Strategic Sourcing 1 2 APPLICATIONS SAP Contract Management 4 PROCESSES PROCESSES Operativní nákup • Automatizace kompletního procesu nákupu (procure to pay) • Podpora nákupu produktů a služeb • Umožňuje připojit více ERP systémů • Podporuje spolupráci s dodavateli Správa kontraktů • Zkrácení cyklu automatizací procesu správy kontraktů • Automatizovaný přenos vyjednaných cen a podmínek • Zajištění shody s kontrakty PEOPLE Legal

14. Proces nákupu v řešeních SAPPředstavení SRM: Komplexní podpora klíčových procesů Manažer dodavatelů Obchodník - Nákupčí Správce kontraktů Obchodník - Nákupčí Výběr dodavatelů Řízení báze dodavatelů & Podpora spolupráce Správa kontraktů Operativní nákup Řízení zdrojů odběru Kvalifikace dodavatelů Analýza výdajů Plánování nákupních kategorií Agregace požadavků Definice vnitřních pravidel Založení kontraktu Správa knihovny klauzulí Sledování naplňování kontraktu Analýza shody dodavatelů Strategické činnosti (Nákup) Operativní činnosti (Nákup) Napojení dodavatelů Hodnocení dodavatelů Správa katalogu Stanovení zdroje odběru Definice poptávek Hodnocení nabídek Naplňování kontraktu Úložiště kontraktů Stanovení zdroje odběru Zpracování objednávky Finanční vypořádání Hodnocení dodavatelů Reporting shody s pravidly Definice požadavku Sledování stavu řešení požadavku Plánování požadavků Založení košíku Potvrzení příjmu zboží / služby Reklamace Interní zákazník Dodavatel Auto registrace Založení nabídky Zpracování objednávky Evidence dodaných služeb Fakturace

15. Proces nákupu v řešeních SAPRozsah řešení balíčku EFEKTIVNÍ NÁKUP Manažer dodavatelů Obchodník - Nákupčí Správce kontraktů Obchodník - Nákupčí Výběr dodavatelů Řízení báze dodavatelů & Podpora spolupráce Správa kontraktů Operativní nákup Řízení zdrojů odběru Kvalifikace dodavatelů Analýza výdajů Plánování nákupních kategorií Agregace požadavků Definice vnitřních pravidel Založení kontraktu Správa knihovny klauzulí Sledování naplňování kontraktu Analýza shody dodavatelů Strategické činnosti (Nákup) Operativní činnosti (Nákup) Napojení dodavatelů Hodnocení dodavatelů Správa katalogu Stanovení zdroje odběru Definice poptávek Hodnocení nabídek Naplňování kontraktu Úložiště kontraktů Stanovení zdroje odběru Zpracování objednávky Finanční vypořádání Hodnocení dodavatelů Reporting shody s pravidly Definice požadavku Sledování stavu řešení požadavku Plánování požadavků Založení košíku Potvrzení příjmu zboží / služby Reklamace Interní zákazník Dodavatel Auto registrace Založení nabídky Zpracování objednávky Evidence dodaných služeb Fakturace

16. Proces nákupu v řešeních SAPRozsah řešení balíčku EFEKTIVNÍ NÁKUP • Požadování • Zadání nákupních požadavků • Schvalování nákupních požadavků • Přiřazení zdroje odběru (dodavatele) – automaticky na základě kontraktů, ručně na základě znalosti nebo prostřednictvím RFx • Podpora výběrových řízení a aukcí • Výběrová řízení ve více kolech • Kvalifikační a hodnotící kritéria • Seskupování požadavků • Schvalování výběrových řízení • Holandské i anglické aukce • Hodnocení nabídek • Schvalování přijatých nabídek • Objednávky • Automatický vznik objednávky na základě úplného požadavku nebo přijaté nabídky • Přímé zadání nákupní objednávky • Schvalování nákupních objednávek

17. Proces nákupu v řešeních SAPRozsah řešení balíčku EFEKTIVNÍ NÁKUP • Nákupní kontrakty • Automatický vznik nákupního kontraktu na základě úplného požadavku nebo přijaté nabídky • Přímé založení nákupního kontraktu • Schvalování nákupních kontraktů Integrace s ERP systémem • Kmenová data • Materiály, dodavatelé • Požadavky na objednávky Připojení pro všechny dodavatele v ceně • Publikace výběrových řízení • Zadávání nabídek, účast v aukcí Prostor pro další rozvoj • Nákup z katalogu dodavatele (lokální/externí) • Hodnocení dodavatelů / nákupčích • Výkaznictví v prostředí SAP BI

18. Proces nákupu v řešeních SAPUkázka: Přiřazení zdroje odběru 1/2 – kokpit nákupčího

19. Proces nákupu v řešeních SAPUkázka: Přiřazení zdroje odběru 2/2 – přiřazení kontraktu

20. Proces nákupu v řešeních SAPUkázka: Zpracování soutěže 1/8 – zadání – hlavička

21. Proces nákupu v řešeních SAPUkázka: Zpracování soutěže 2/8 – zadání – kvalifikační a hodnotící kritéria na hlavičce soutěže

22. Proces nákupu v řešeních SAPUkázka: Zpracování soutěže 3/8 – zadání – předmět, položky, soutěže

23. Proces nákupu v řešeních SAPUkázka: Zpracování soutěže 4/8 – zadání – kritéria hodnocení na položce soutěže

24. Proces nákupu v řešeních SAPUkázka: Zpracování soutěže 5/8 – zadání – stanovení vah pro kvalifikační a hodnotící kritéria

25. Stupňovitá funkce Lineární funkce Fixní hodnocení Manuální hodnocení Hodnocení zadává hodnotitel ručně pro každou nabídku Proces nákupu v řešeních SAPUkázka: Zpracování soutěže 6/8 – zadání – skóre pro kvalifikační a hodnotící kritéria

26. Proces nákupu v řešeních SAPUkázka: Zpracování soutěže 7/8 – zadání – přehled schvalování

27. Proces nákupu v řešeních SAPUkázka: Zpracování soutěže 8/8 – zadání – přehled verzí (změn) vypsání soutěže

28. Proces nákupu v řešeních SAPUkázka: Dodavatel podání nabídky 1/5 – přehled soutěží

29. Proces nákupu v řešeních SAPUkázka: Dodavatel podání nabídky 2/5 – zobrazení soutěže – kvalifikační kritéria

30. Proces nákupu v řešeních SAPUkázka: Dodavatel podání nabídky 3/5 – zobrazení soutěže – předmět poptávky a hodnotící kritéria

31. Proces nákupu v řešeních SAPUkázka: Dodavatel podání nabídky 4/5 – aukční kokpit

32. Proces nákupu v řešeních SAPUkázka: Dodavatel podání nabídky 5/5 – aukční kokpit

33. Proces nákupu v řešeních SAPMožnost hostování vývojového i produktivního prostředí Hostování SRM systémů • Vývojový a testovací systém • Zrychlení implementace SRM pro daného zákazníka • Produktivní systém • Zákazník řeší jen bezpečnou komunikaci s hostingovým centrem, není zatížen zajištěním přístupu pro jednotlivé dodavatele Integrace s ERP systémem • Vybudování bezpečeného tunelu mezi hostingovým centrem ERP systémy zákazníka Připojení dodavatelů • Přístupy dodavatelů jsou řešeny v rámci přístupů k systémům v hostingovém centru

34. Agenda • Úvod • Balíčkového řešení EFEKTIVNÍ NÁKUP • Analýza výdajů se SAP BusinessObjects Spend Perfomance Management • Shrnutí

35. ERP 1 HK Nákupní karty T&E Je třeba specializovaná analytická aplikace?Analýza informací z procesů nákupu nebývá efektivní Izolované zdroje dat Nekonzistentní data Komplikovaný přístup k datům • Různé / Více systémy podporující nákup • Různé účtové osnovy • Outsourcing • Nákupní karty (benzín, …) • Původ dat v různých systémech • Duplikované záznamy dodavatelů • Nesprávně klasifikované položky • Neklasifikované faktury • Složité Excelovské tabulky • Nutná podpora IT při vytváření nových / nestandardních výkazů • Komplikované analytické nástroje • Analytické nástrojenejsou integrovány s transakčními systémy

36. SAP BusinessObjects Spend Performance MgmtKrabicová (out-of-the-box) analytická aplikace Analýza výdajů nákupu Porovnání s plánem • Trendy ve výdajích • Rozpočet vs. Skutečnost • Odchylka nákupních cen • Optimalizace cen • Nákup mimo kontrakty Optimalizace cen Odchylky cen Efektivnost nákupních kontraktů

37. Integrace dat Klasifikace dat a normalizace dodavatelů Specifický datový model pro výdaje nákupu, rozhraní orientované na uživatele, analýzy signalizující efektivní opatření Normalizace dodavatelů Klasifikace výdajů Data Stores Info Cubes ERP 1 Proces HK T&E Nákupní karty • Extraktory dat pro řešení SAP • BusinessObjects Data Integrator pro nonSAP aplikace • Samoobslužný portál pro správu dat Služby vybraných partnerů: • Databáze dodavatelů (100 zdrojů) • Prediktivní kódování • Know-how z akvizice firmy Analytics Inc. • SAP NetWeaver BI 7.0 • Aplikační vrstva založená na technologii Adobe Flex • Webový prohlížeč s přehrávačem Flash • Personalizace prostředí • Řízení výkonnosti procesů nákupu Technology Špičková technologie integrující proces zpracování dat

38. Ukázka SAP BusinessObjects Spend Performance Management

39. ERP 1 HK T&E Nákupní karty Standardní extraktory pro řešení SAP Špičková konektivita na nonSAP zdroje dat • SAP BusinessObjects Data Integrator používá více než 600 zákazníků Know-How a nástroje firmy Analytics Inc • Zkušenosti a algoritmy ze zpracování záznamů nákupu v objemu více než 1.000 mld USD • > 96% přesnost • Znalostní báze umožňuje zvýšit přesnost a pokrytí Nejenom intuitivní analytická vrstva • Personalizace a rozšiřitelnost koncovým uživatelem • Podpora řízení výkonnosti, přípravy rozpočtu, optimalizace cen …. SAP BusinessObjects Spend Performance MgmtKlíčové přínosy Kompletní data … … přesné a harmonizované … … lehce srozumitelné a použitelné … Normalizace dodavatelů Klasifikace výdajů Data Stores Info Cubes

40. Agenda • Úvod • Balíčkového řešení EFEKTIVNÍ NÁKUP • Analýza výdajů se SAP BusinessObjects Spend Perfomance Management • Shrnutí

41. Škoda Auto ČSOB ČSOB Leasing Telefónica O2 Czech Republic Plzeňský Prazdroj Pregis, a.s. (Preciosa) Česká rafinérská Letiště Praha ČEZ Vybraní uživatelé řešení SAP SRM v ČR

42. Proč balíčkové řešení EFEKTIVNÍ NÁKUP Rychlá implementace • 2-3 měsíce Pevná cena implementace • SW licence – 300 tisíc Kč • Při objemu nákupu 300 mil Kč • Implementace – 1,4-2,8 mil Kč • Podle požadovaného rozsahu funkcí • V základní částce je obsažena plná funkcionalita prezentovaného scénáře • Možnosti rozložení nákladů na implementaci • Výhodné financování prostřednictvím služby SAP Financing • Hostování technického prostředí pro vývojový i produktivní systém Řešení s vysokou návratností investovaných prostředků

43. Proč volit krabicovou analytickou aplikaci?SAP BusinessObject Spend Performance Mgmt • Rychle dosažitelné přínosy s nižšími riziky • Analytickou aplikaci lze nasadit v průběhu 2 měsíců • Rychlá návratnost investice • Datový model a analytické výstupy reprezentující „Best Practice“ • Konzistentní soubor KPI • Klasifikace výdajů a rozšíření informací dodavatelích usnadňuje identifikaci příležitostí k úsporám • Flexibilita umožňující zákaznické rozšíření • Analytická aplikace vlastněná byznysem • Rozvoj bez závislosti na IT • Garance technické a obsahové inovace • Garantuje SAP

44. Vladimír Heřt SAP ČR Jaroslav Šebesta con4PAS T +420 261 393 211 E jaroslav.sebesta@con4pas.com T +420257 114 161 E vladimir.hert@sap.com Děkujeme za pozornost!