Themen des Workshops

2. Themen des Workshops • Motivation • Theorie I • Theorie II • (Praxis I und II) • Implementierungsaspekte • Restriktionen

3. Motivation Das Kostenrechnungsprojekt der FH Bochum

4. Motivation Daten zur Fachhochschule Bochum(Hochschule für Technik und Wirtschaft) • ca. 4500 Studierende • Haushaltsvolumen ca. 40 Mio. DM • 6 Fachbereiche • 13 Studiengänge • monostrukturiert in technischen Bereichen • internationale Studiengänge FB Wirtschaft • Hoher Konkurrenzdruck im Ruhrgebiet(allein in Bochum 4 Hochschulen)

5. Motivation Centrum für Hochschul- entwicklung CHE Mummert und Partner M+P (pro bono) Projekt- koordination MWF NRW Beratung Software- auswahl Finanzierung Projektgruppe Kostenrechnung FH Bochum wissen- schaftliche Begleitung Betriebs- vergleich FG Empirie Universität Dortmund Fachhoch- schule Osnabrück Interesse an Kooperation Hochschulen im gesamten Bundesgebiet

6. Motivation Projektphasen • Januar bis Juni ‘95: Ausarbeitung eines Konzeptes in Zusammenarbeit mit CHE und FH Dortmund • Juli ‘95 bis Januar ‘96: Formulierung von Softwareanforderungen zur Entwicklung eines Kostenrechnungssystems mit der HIS GmbH • Februar bis Juli ’96: Ausschreibung des Vorhabens und schließlich Kooperation mit der Fa. MACH • August bis Dezember ‘96: Implementierung, Schulung und “Reifung” des Systems • Januar ‘97: Aufnahme des "vorläufigen" Echtbetriebs • Sommer '98: Positive Prüfung durch den LRH NRW • Januar ‘99: Aufnahme des “endgültigen” Echtbetriebs

7. Motivation Ziele der Kostenrechnung FH BO • Stärkung des Kostenbewußtseins • Schaffung leistungsbezogener Kostentransparenz • Unterstützung langfristiger und strategischer Aussagen zum Mitteleinsatz • Vorbereitung auf zukünftige Anforderungen an das Hochschulmanagement ! Reflexion der Kosten politischer bzw. rechtlicher Vorgaben

8. Motivation

9. Motivation Anforderungen an Finanzsystem: Haushalt Zusätzliche Funktionalitäten: • Mittelüberwachung in Abhängigkeit von Mittelherkunft (Normalhaushalt, HSP, Drittmittel, Schöpfungsmittel) • Nachhalten des Mittelverbleibs nach Mittelherkunft (Stichwort: Schöpfungshaushalt) • Vollständige Recherche der Buchungsinformationen bis auf die Ebene des Einzelbelegs • Option auf Doppik • Automatischer Report für die Hochschulfinanzstatistik • Automatischer Report für die Forschungsstatistik

10. Motivation Anforderungen Finanzmanagementsystem: Anlagenbuchhaltung • Inventarisierung mindestens wie bisher • Nutzungsdauer und Abschreibungsfristen • Import von der Buchhaltung (Übernahme Inventarisierungsdaten, Nutzungsdauer) • Export zur Kostenrechnung (Abschreibungsbeträge, Sonderabschreibungen)

11. Motivation Kostenstellenhierarchie der FH Bochum Zentrale Fachbereiche Management Räume Einrichtungen Professuren Betriebsdienst Rektorat Hörsäle Labore/MiLF/LBA Bibliothek Senat Allgemeine Flächen Dekanat Datenverarbeitung Verwaltung Prüfungsamt Druckerei Personalvertretung Fachbereichsräume Medienzentrum Wirtschaftsdienst

12. Motivation Anforderungen Finanzmanagementsystem: Leistungsverrechnung • Option auf automatische Verteilungsschlüssel nach Bezugsgrößen (z.B. flächenbezogene Verteilung der Bewirtschaftungskosten) • Flexible Verteilschlüssel auf der Ebene der Kostenrechnungssichten (z.B. Reisekostenanträge) • Flexibel differenzierte prozentuale Verteilung der gleichen Kostenarten. (Z.B. Heizung und Miete als Raumkosten können kontenabhängig unterschiedlich verteilt werden.) • Unterschiedlich zusammengesetzte Verteilungsschlüssel (z.B. Nebenkosten Heizung 70% nach Verbrauch, 30% nach Quadratmetern)

13. Motivation Kostenträgerhierarchie der FH Bochum andere Lehre Forschung Management Dienstleistungen Architektur Forschungsprojekt 1 Dienstl. an Dritte Hochschulleitung Bauingenieurwesen Forschungsprojekt 2 Interne Dienstl. Fachbereichsgremien ... ... Verwaltungstätigkeiten Wirtschaftsing. Forschungsprojekt N Beauftragtentätigkeiten Verbundaufgabe Lehre Verbundauf. Forschung

14. Motivation Zielerfüllung: Stärkung des Kostenbewußtseins • Erfassung der Kosteninformationen dezentral “vor Ort” (bei Professor, Laboringenieur, Verwaltungsmitarbeiter usw.) und die Abfrage des Kostenträgers setzt die Reflexion der Anschaffungsnotwendigkeit im Hinblick auf die damit zu erstellende Leistung voraus. • Die Verantwortung für die Validität der erhobenen Kostendaten liegt in den Händen der Betroffenen • Die Verteilung der Personalkostenanteile auf die verschiedenen Dienstleistungen ermöglicht einen reflektierteren Umgang mit der Arbeitskraft

15. Motivation Zielerfüllung: Leistungsbezogene Kostentransparenz • Parallele Zuordnung der Kosten auf Organisationseinheiten und Leistungen (Kostenstellen und Kostenträger) macht beide Kostensichten verfügbar • Die Einzelkontierungen sind bis auf die Ebene des Belegs am System rekonstruierbar • Eine differenzierte interne Leistungsverrechnung macht die Zuordnung der Gemeinkosten (Verwaltung, Werkstätten usw.) transparent • Investitionsfolgekosten werden über die Anlagenbuchhaltung offengelegt • Das Potential von Haushaltsreformen (z.B. Schöpfungs-haushalt) wird über differenzierte Nachweise auslotbar (Nachweis der Mittelherkunft und -verwendung)

16. Motivation Zielerfüllung: Unterstützung langfristiger und strategischer Aussagen zum Mitteleinsatz • Unter- und mehrjährige Auswertungen lassen längerfristige Interpretationen und Planungen zu • Die Bugetierung und damit Beplanung von Organisationseinheiten und von “Produkten” (Dienstleistungen) wird unterstützt. (Die kamerale Haushaltsüberwachung wird davon nicht tangiert!) • Daher wird Kontraktmanagement (NSM) auf Fachbereichs- bzw. Fachgebietsebene bezogen auf den Mitteleinsatz ermöglicht. • Investitionsentscheidungen werden durch Informationen aus der Anlagenbuchhaltung unterstützt.

17. Motivation Zielerfüllung: Vorbereitung auf zukünftige Anforderungen an das Hochschulmanagement • Aufgrund der dualen Buchführung (Kameralistik und Doppik) wird der kurzfristige Umstieg auf reine Doppik (Stichwort: Landesbetrieb) vom System ad hoc unterstützt • Unter der Voraussetzung einer Bewertung des bestehenden Anlagevermögens ist die Erstellung einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung problemlos möglich • Das Ausdifferenzierungspotential auf der Ebene der Kostenträger geht bis zur Preiskalkulation auf der Ebene einzelner Lehrveranstaltungen, Prüfungen, Verwaltungstätigkeiten usw.

18. Motivation Kosten der Hochschule insgesamt • Welche Kosten sind für den Gesamtbetrieb der Hochschule im Jahr 1997 entstanden? • Welche Kosten sind in den letzten 10 Jahren aufgewandt worden? • Wie war die Entwicklung an anderen Hochschulen?

19. Motivation Kosten der Verwaltung • Wie hoch waren die Verwaltungskosten eines Jahres? Wie haben sie sich in den letzten Jahren entwickelt? • WieistdasVerhältnis der Kosten für die Verwaltung zu denen für Forschung und für Lehre? Wie gestaltet sich dieses Verhältnis an anderen Hochschulen? • Wie hat die Einführung einzelner Maßnahmen der Datenverarbeitung in der Hochschulverwaltung die Kosten beeinflußt?

20. Motivation Kosten der Verwaltung • Wie hoch sind die Einschreibe- und Rückmeldekosten pro Student? Wie hoch sind sie an anderen Hochschulen? • Welche Kosten entstehen für: • einen Beihilfebescheid • eine Reisekostenabrechnung • eine Druckseite • ein Berufungsverfahren • eine Senatssitzung • eine entscheidungsorientierte Produktbildung ist erforderlich

21. Motivation Kosten der Fachbereiche • Welcher Kostenaufwand ist mit dem Studiengang X verbunden? Wie gestaltet sich dieser im Verhältnis zu anderen (vergleichbaren) Studiengängen der eigenen bzw. an anderen Hochschulen? • Welche Unterhaltungskosten entstehen für Labore und vergleichbare Einrichtungen? Wie hoch ist der Anlagenwert eines Labors? Wie hoch sind die zu erwartenden Folgeinvestitionen in den nächsten 5 Jahren? Welchen Anteil an den gesamten Ausbildungkosten eines Studiengangs hat die praktische Laborausbildung? Was kostet eine Stunde Praktikum im Labor in den verschiedenen Studienrichtungen? Wie verhalten sich diese Kosten zu denen anderer Hochschulen?

22. Motivation Kosten der Fachbereiche • Wie verhalten sich die Grundausstattungen für die Forschung an den Fachbereichen/Lehrgebieten zum Umfang eingeworbener Drittmittel? • Bestehen Zusammenhänge zwischen gesenkten/erhöhten Kosten am Fachbereich X zum Output (Studenten, Absolventen, Drittmitteleinwerbung) • Sind die Gewichtungsfaktoren für die landesweite bzw. hochschulinterne Mittelvergabe vor diesem Hintergrund adäquat oder sollten sie angepaßt werden?

23. Motivation Mittelherkunft/-verwendung Prof. X • Gibt als laufender Bericht ständig Auskunft über die noch zur Verfügung stehenen Mittel. • Zeigt die Herkunft der Mittel. • Zeigt die Verwendung der Mittel.

24. Motivation Berichtswesen Kostenstellenbericht für den einzelnen Professor bzw. Kostenstellenverant-wortlichen

25. Motivation Fachbereichsbericht für den Dekan

26. Motivation Aufstellung der Kostenstellen für den Dekan

27. Motivation Auszug aus dem Bericht an das Rektorat

28. Motivation Fragen zu den Kosten des Outputs • Was kostete ein Student des Studienganges X im Durchschnitt, was im Grundstudium bzw. Hauptstudium? • Wie haben sich diese Kosten in den letzten Jahren entwickelt? Wie hoch sind sie bei vergleichbaren Studiengängen anderer Hochschulen des Landes/der Bundesrepublik? • Was kostete ein Absolvent der Fachrichtung X an der Hochschule im Jahr 1997 durchschnittlich? Wie haben sich die Kosten in der letzten 10 Jahren verändert? Wie hoch sind sie an anderen Hochschulen?

29. Motivation Kostenträger im internen Vergleich Kosten pro Student nach Studiengängen Umlage/Student dir Kosten/Student DM Architektur Mechatronik Maschinenbau Elektrotechnik Betriebswirtschaft KIA - Mechatronik Bauingenieurwesen Vermessungswesen BW-Business .i.Europe BW-Commerce Internat. Berufsintegrierter Ing. Stud. Wirtschaftsingennieurwesen Technische Betriebswirtschaft