CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin

1. CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin Nguyễn Văn Mễ, nguyên Trưởng đoàn ĐBQH, nguyên Chủ tịch HDND tỉnh Thừa Thiên-Huế

2. Các nội dung lớn I- Thế nào là thu thập, tổng hợp thông tin? II- Cần thu thập, tổng hợp những thông tin nào? III- Một số kỹ năng phục vụ thu thập, tổng hợp thông tin 1- Lập KH chung về thu thập, tổng hợp thông tin 2- Lập KH chi tiết về tiến độ thực hiện 3- Kỹ năng thu thập, sử lý, tổng hợp thông tin 3- Kỹ năng xây dựng các dạng bộ câu hỏi 4- Sử dụng các dạng biên bản, các phương tiện kỹ thuật để thu thập,tổng hợp TT. IV- Kết luận

3. CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin I- Thế nào là thu thập, tổng hợp thông tin? 1- Thu thập thông tin: • Thông tin là khái niệm cơ bản của khoa học hiện đại, khái quát về các điều hiểu biết, tri thức thu nhận được qua nghiên cứu, khảo sát hoặc trao đổi giữa các đối tượng với nhau( BKTT Việtnam tập 4). • Thu thập thông tin là hoạt động tìm kiếm, lựa chọn những tri thức, điều hiểu biết liên quan đến chủ đề nghiên cứu, khảo sát , trao đổi từ các đối tượng, các nguồn khác nhau; bằng các hình thức, phương pháp khác nhau. • Trong thu thập thông tin cần trả lời các câu hỏi: a- Ai đặt ra nhu cầu cung cấp TT. b-Đâu là nguồn cung cấp TT. c- Hình thức, phương pháp nào sẽ được sử dụng.d- Nguồn lực nào sẽ được huy động.

4. CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin I- Thế nào là thu thập, tổng hợp thông tin? 2- Tổng hợp thông tin: • Tổng hợp thông tin là hoạt động phân loaị, sắp xếp thông tin thu thập được một cách có hệ thống theo yêu cầu của người “ đặt hàng” hoặc của chính cơ quan, cá nhân thực hiện theo các tiêu chí phân loại, sắp xếp phù hợp ( theo nội dung; theo phương thức phản ánh của vật mang tin; theo tính chất của thông tin; theo mức độ sử dụng ; theo sự phân công trong hệ thống, vv..).Ví dụ: Sắp xếp TT theo nhóm văn bản;nhóm băng ghi âm; băng hình... • Trong hoạt động tổng hợp thông tin cần làm rõ vai trò giữa người đặt hàng, người thực hiện cũng như các đối tác liên quan; trách nhiệm; sự phân công giữa các bộ phận và cá nhân; các phương tiện KT để phân tích, lưu giữ , sử dụng thông tin...

5. CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin II- Cần thu thập, tổng hợp những thông tin nào? • Nhu cầu thu thập thông tin của CQ và ĐBDC rất phong phú, đa dạng bao gồm: 1- Nhóm thông tin liên quan đến các văn kiện của Đảng; các Luật, Pháp lệnh, nghị quyết của QH, của UBTVQH; các dự án; các văn bản QPPL của CP và Chính quyền ĐP. 2- Nhóm thông tin về tình hình KT-XH, QP&AN của cả nước và của ĐP. 3- Nhóm thông tin liên quan đến hoạt động thẩm tra, giám sát. 4- Nhóm thông tin liên quan đến tình hình và kết quả thực hiện các hình thức PC và CR; đặc biệt là các hoạt động tiếp dân, TXCT trước và sau các kỳ họp; giải quyết đơn thư KN, TC, kiến nghị của công dân. 4- Thông tin về hoạt động tư pháp; về xây dựng CQ, thực thi PL.

6. CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin II- Cần thu thập, tổng hợp những thông tin nào? • Tính chất và mức độ thu thập, tổng hợp TT phụ thuộc vào: 1- Các thông tin đã có liên quan đến chính sách. 2- Phạm vi của chủ đề và các nội dung trọng tâm. Ví dụ: Nhu cầu TT của việc GS chương trình XĐGN có phạm vi rộng hơn so với TT phục vụ GS chương trình bê tông hoá GTNT. 3- Tính chất và mức độ phức tạp của vấn đề được đề cập. Ví dụ: Để đánh giá kết quả thực hiện các giải pháp kích cầu ĐT ở ĐP theo chủ trương của CP cần thu thập TT từ chuyêngia. 4- Tính khả thi về thời gian và nguồn lực thực hiện. Ví dụ: Khoảng thời gian giữa 2 kỳ họp không đủ để thực hiện một cuộc điều tra XHH để thu thập TT về kết quả thực hiện chính sách NN-NT-ND ở 1 tỉnh miền núi. 5- Khả năng tổ chức sự phối hợp liên ngành, ĐP và một số điều kiện khác.

7. CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin III- Một số kỹ năng phục vụ thu thập, tổng hợp thông tin. 1- Lập KH chung về thu thập, tổng hợp thông tin. • KH thu thập, tổng hợp TT phải gắn liền với KH liên hệ với cử tri và tham vấn chính sách. • Nội dung KH thu thập, tổng hợp thông tin bao gồm các phần: - Tổ chưc, cá nhân đặt ra y/c thu thập, tổng hợp TT. - Nội dung CS; các vấn đề trọng tâm của CS cần có đủ TT để xem xét, quyết định. - Các nhóm đối tượng liên quan đến CS cần được tham vấn để thu thập thông tin. - Các hình thức CR và PC thích hợp để thu thập, tổng hợp TT. - Phân công và tiến độ thực hiện ( ai làm?khi nào bắt đầu và kết thúc? Nhân lực, kinh phí và phương tiện ai lo?..) - Các phương pháp tiến hành phân tích, tổng hợp TT,vv...Vídụ: HĐND Hà tĩnh đặt ra y/c thông tin liên quan đến quyết định XD trường C3 Vũ quang bằng nhiều công cụ CR&PC, cuốicùng bằng HNCBLQ để có QĐ chính thức. • Bên cạnh KH chung cần lập KH chi tiết cho từng hoạt động thu thập, tổng hợp TT.

8. CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin III- Một số kỹ năng phục vụ thu thập,tổng hợp thông tin(tt). 2- Lập KH chi tiết về tiến độ thực hiện. • Lập KH chi tiết về tiến độ thực hiện là việc phân bổ các hoạt động chi tiết theo trình tự thời gian, trong đó xác định mốc khởi đầu và kết thúc của mỗi hoạt động( bao gồm cả khoảng thời gian dự phòng cần thiết). KH tiến độ phải đảm bảo phù hợp với KH chung về thu thập, tổng hợp TT. • Trong KH chi tiết về tiến độ, việc thu thập TT phụ thuộc vào hình thức PC&CR được lựa chọn; trong đó những công việc có tính chất đặc biệt, quan trọng, phức tạp cần được dành nhiều thời gian hơn. Việc lựa chọn thời điểm thích hợp cho từng hoạt động thu thập TT cũng cần cân nhắc kỹ lưỡng. Ví dụ: Không bố trí trùng với thời gian xảy ra các sự kiện quan trong có liên quan đến các đối tượng cung cấp nguồn tin; khi đối tượng chính không thể thu xếp tham dự; khi ở vùng ĐBDT có ma chay, cưới hỏi...

9. CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin III- Một số kỹ năng phục vụ thu thập,tổng hợp thông tin(tt). 2- Lập KH chi tiết về tiến độ thực hiện ( tt ). • Nên sử dụng bảng để thể hiện KH tiến độ; để theo dõi kết quả thực hiện và kịp thời điều chỉnh hợp lý khi cần thiết Ví dụ:

10. CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin 3- Kỹ năng thu thập, sử lý, tổng hợp thông tin. TT phục vụ ĐBDC có hai loại chủ yếu: chính thức và bổ sung. - TT chính thức thu nhận được từ các b/c, văn bản giải trình của cơ quan ĐH; b/c thanh tra, kiểm toán; biên bản HN;đơn thư... - TT bổ sung là các dữ liệu thu thập được từ báo chí; tư vân ; chuyên gia; sổ ghi chép riêng... Khi sử lý TT cần : - Thẩm tra tính chính xác, đầy đủ của TT( tác giả nguồn tin;tính chất pháp lý; sự khách quan; mức cập nhật). Ghi lại những nội dung cần bổ sung. - Xác minh từ nguồn cung cấp hay từ nguồn khác những nội dung chưa thực sự rõ ràng. - Nên phân loại theo yêu cầu phân tích, sử dụng TT.( Theo địa bàn hoặc lĩnh vực; theo phương thức phản ảnh của vật mang tin; theo tính chất của TT là TT nền hay bổ sung; theo mức độ phổ biến; theo chức năng...).

11. CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin 3- Kỹ năng thu thập, sử lý, tổng hợp thông tin (tt). • Vận dụng cách tổng hợp, tập hợp TT theo cấu trúc sẵn theo các bước: a- Tập hợp các nội dung cùng một nhóm; b- Loại bỏ TT trùng. Kết hợp chia ra: TT định tính để xác định mức độ tác động và TT định lượng để khẳng định tính phổ biến. Ví dụ: Ở tỉnh L. khi thu phiếu LYK cử tri về hiệu quả sử dụng các công trình nước sạch, có 54/72 phiếu cho rằng hiệu quả rất thấp. • Khi có những đoạn biên bản ghi không rõ ý cần phúc tra băng ghi âm để chỉnh sửa. • Lưu ý không để xảy ra những lỗi khi tổng hợp như: - Bỏ sót thông tin quan trọng. - Ghi nhầm tên người và địa danh. - Đưa thông tin chưa được kiểm chứng vào b/c tổng hợp. - Lồng YK chủ quan của người tổng hợp.

12. CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin 3- Kỹ năng xây dựng các dạng bộ câu hỏi • Khảo sát XHH bằng bảng hỏi là một phương pháp KH tiếp cận trực tiếp người cần tham vấn để tìm câu trả lời khách quan, chính xác, trung thực về vấn đề mà người khảo sát quan tâm. • Bộ câu hỏi hoặc bảng hỏi là tập hợp các câu hỏi được xếp đặt một cách logic mà người thu thập TT chuẩn bị trao đổi để yêu cầu người được tham vấn trả lời. Ví dụ: Bộ câu hỏi do TTHĐ chuẩn bị để điều hành một Hội nghị nhóm chuyên đề LYK về giải quyết v/đ nhà ở cho CN các khu CN. • Cấu trúc của một bảng hỏi gồm có: • - Phần mở đầu: Giới thiệu tổ chức; mục tiêu khảo sát; chỉ dẫn cách trả lời; nêu qui tắc đảm bảo khuyết danh, bảo mật, tự nguyện • - Phần nội dung: gồm một số câu hỏi chung; câu hỏi về đề tài; về cá nhân người trả lời; • - Phần kết thúc: Câu hỏi kết thúc; thưởng là câu hỏi mở như hỏi quí vị có YK gì khác không?+ Cảm ơn, ghi nhận sự hợp tác.

13. CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin 3- Kỹ năng xây dựng các dạng bộ câu hỏi (tt) • Một số điểm cần lưu ý: - Bảng hỏi cần ngắn gọn, đơn giản. (Không tham nhiều, phức tạp) - Nên bắt đầu bằng những câu hỏi gây hứng thú. - Nên đặt những câu hỏi liên quan vào vị trí gần nhau để tạo mạch trả lời. - Nếu phải hỏi những câu hỏi khó, nhạy cảm thì nên xếp vào cuối bảng hỏi. • Một số loại câu hỏi có thể sử dụng: - Câu hỏi đóng: nêu sẵn một số PA trả lời để người được tham vấn lựa chọn. - Câu hỏi mở: để cho người được tham vấn tự tìm kiếm câu trả lời. - Câu hỏi định lượng: hỏi về số lượng. Ví dụ: Ông/ Bà hiện có bao nhiêu m2 đất ở?

14. CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin 3- Kỹ năng xây dựng các dạng bộ câu hỏi ( tt ). • Một số loại câu hỏi có thể sử dụng: - Câu hỏi định tính: để xác định mức độ tác động; để định danh. Ví dụ: Quý vị là doanh nhân hay công nhân viên chức? Ở nông thôn hay đô thị? - Câu hỏi về sự kiện thực tế: Anh/ chị có biết vụ cá nuôi bị chết hàng loạt vừa xảy ra ở xã X. không? - Câu hỏi về quan điểm, thái độ: Quí vị có hài lòng với công việc đang làm không? - Một số dạng câu hỏi khác. • Áp dụng nguyên tắc SMART và một số nguyên tắc khác khi đặt câu hỏi: a- Ngắn gọn; b- Dễ hiểu( không nước đôi, lờ mờ);c-Đơn giản; d-Vô tư ( không thiên vị, mớm lời);e-Chỉ đặt câu hỏi để đạt mục tiêu đã xác định; không tranh thủ hỏi thêm, hỏi thừa; g- Đặt mình vào vị trí người được hỏi để xem có trả lời được không?

15. CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin 4- Sử dụng các dạng biên bản, các phương tiện kỹ thuật để thu thập,tổng hợp TT. • ĐB / người chủ trì phải biết” đặt hàng ; VP phải biết cách lập các loại BB để thu thập, tổng hợp TT phục vụ ban hành CS. • Có nhiều loại BB:a- Biên bản hành chính và thủ tục.b- Biên bản cấu trúc.c- Biên bản tóm tắt ( báo cáo nhanh ); d- Một số loại biên bản khác. a- Biên bản HC và thủ tục gồm các phần chính sau: • Tên thủ tục/ hội nghị ( nêu rõ CS đưa ra tham vấn) • Danh sách các tài liệu (phát và thu); DS người tham dự, địa chỉ • Thứ tự các mục việc xảy ra của hoạt động PC&CR; giờ theo dõi (để kiểm tra, đối chiếu băng ghi âm) • Kết luận của Chủ toạ • Những vấn đề ngoài thủ tục • Người ghi và ký xác nhận của Chủ toạ

16. CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin b-Biên bản cấu trúc: Ví dụ: ghi theo các nội dung trọng tâm của CS XĐGN/ Dùng các thẻ để ghi YK phát biểu.

17. CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin • BB cấu trúc đòi hỏi phải xác định trước các nội dung trọng tâm liên quan đến chủ đề. Mỗi nội dung được đặt một mã số riêng( có thể dựa vào mã số của hệ thống TKKH; theo phần mềm chuyên dụng hay mã số do cơ quan thu thập TT tự chọn). • Nếu có điều kiện thẻ ghi YK có màu khác nhau theo từng nội dung trọng tâm để dễ tổng hợp; cũng có thể là phiếu ghi YK từng người sau đó tập hợp theo từng nội dung trọng tâm. c-BB báo cáo nhanh phục vụ điều hành là BB tổng hợp ở dạng tóm tắt gởi chủ toạ để điều hành HNTV và có những đặc điểm sau: - Do người làm biên bản cấu trúc thực hiện. - Nêu những kết luận chính,YK chủ đạo, những phát hiện mới. - Ngắn gọn,không quá 1 trang; có thể kèm theo thuyết minh ngắn hoặc số liệu minh hoạ.

18. CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin • Có nhiều loại phương tiện kỹ thuật được sử dụng để thu thập, tổng hợp thông tin: • Các kỹ thuật văn bản thông thường( viết tay; sử dụng máy chữ, máy tính..). • Ghi âm: Thông tin ghi âm có thể dùng để đối chiếu với văn bản viết; để lưu trữ; để làm chứng cứ ( với sự đồng thuận của người được TV) • Ghi hình: thường dùng khi đi GS, khảo sát; khi thực hiện phỏng vấn hoặc một số hoạt động PC& CR... • Chụp ảnh: để ghi lại sự kiện, nhân chứng, cứ liệu. Trông một số trường hợp chụp dữ liệu thành micro phim để lưu trữ lâu dài • Các phần mềm chuyên dụng: dùng để phân nhóm dữ liêu; để tổng hợp nhanh... • Một số phương tiện KT khác. • Một số vấn đề cần lưu ý: - Phân công công việc rõ ràng cho nhóm; cho từng người; có người chịu trách nhiệm chính về lập BB; về quản lý, sử dụng phương tiện KT.

19. CĐ3:Thu thập,tổnghợp thôngtin • Một số vấn đề cần lưu ý ( tt ): • Nên mẫu hoá các loại BB; sử dụng các bản KH chi tiết; kịch bản điều hành; chương trình, nội qui các HN tham vấn, LHCT để đối chiếu các công việc đang triển khai. • Luôn có phương án dự phòng những tình huống ngoài ý muốn để có KH chủ động sử lý. Ví dụ: Sự cố mất điện; phương tiện KT bị trục trặc khi sử dụng; thất lạc tài liệu... IV- Kết Luận: • Thu thập, tổng hợp thông tin phục vụ cơ quan và ĐBDC có vị trí hết sức quan trọng, thường xuyên và có yêu cầu cao; đòi hỏi người chịu trách nhiệm thực hiện phải có kiến thức ; kỹ năng cần thiết; có tinh thần tận tuỵ, hết lòng vì công việc được giao. • Thu thập, tổng hợp TT phải luôn bám sát yêu cầu xây dựng chính sách; phù hợp với hình thức PC & CR đã lựa chọn; bám kịch bản nhưng kịp thời điều chỉnh khi cần thiết. XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN!

20. BÀI TẬP TÌNH HUỐNG • Hội đồng nhân dân tỉnh H. đang xem xét đề án Qui hoạch và quản lý, khai thác tài nguyên trên địa bàn Tỉnh do UBND Tỉnh trình. Để có cơ sở quyết định tại kỳ họp sắp tới, theo Anh/ Chị cần thu thập thông tin gì? Từ nguồn nào? Với đối tượng nào?Bằng hình thức gì? Sử dụng nguồn lực nào? • Thảo luận nhóm: 20 phút. Nhóm trưởng trình bày, cả lớp tham gia 7 phút/nhóm. • Giảng viên bình luận.